Что будет если работодатель потерял трудовую книжку
Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника
Утеря трудовой книжки работодателем может принести множество неприятных последствий, поэтому нанимателю необходимо знать, как разумно действовать в этой неприятной ситуации.
Особой инструкции и порядка восстановления настоящего документа в Трудовом Кодексе или любом другом нормативном акте нет, есть только значимые указания и статьи, которым стоит непременно следовать при восстановлении трудовой книжки.
Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:
А терялась ли книжка?
Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.
В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.
В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
Оформляем дубликат
Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.
Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.
Возможно несколько вариантов развития событий:
Ответственность работодателя за утерю трудовой
VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.
Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:
Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:
Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.
Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:
Действия сотрудника при потере трудовой книжки работодателем
Что делать, если работодателем утеряна трудовая книжка? В этом случае, как ни странно, основные действия нужно будет производить работнику. А именно (п. 27 Правил ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н):
О том, как оформить дубликат, говорится в этой публикации.
В дубликате отражаются сведения:
Данные о стаже оформляются на основе документов, которые могут быть запрошены:
При массовой утере трудовых книжек основные действия выполняет уже работодатель — в порядке, определенном п. 31 Правил. В этом случае учреждается специальная комиссия, которая оформляет дубликаты.
Однако, несмотря на то что при утере трудкнижки в единичном экземпляре значительный объем обязанностей, связанных с оформлением дубликатов, возложен на работника, виновный работодатель не должен оставаться в стороне. В любом случае он обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже.
Не считая указанной выше обязанности, для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки.
С 2020 года все работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном формате. Данная статья описывает действия работника и работодателя при ведении трудовых книжек в бумажном виде. О нюансах оформления и ведения электронных трудовых книижек, а также о порядке и сроках представления сведений в ПФР, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?
Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести:
1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:
Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.
О том, как внести исправления в трудкнижку, читайте здесь.
2. К обязанности возместить моральный ущерб работника на основании решения суда (ст. 21, 237 ТК РФ).
3. В случае утери и, как следствие, невыдачи трудовой книжки при увольнении — к обязанности платить де-факто не работающему, но де-юре еще не уволенному сотруднику зарплату до выдачи ему трудкнижки (ст. 234 ТК РФ). Об этом также см.: «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».
ВАЖНО! Чтобы обезопасить себя от неприятностей, связанных с возможной потерей трудовой книжки, советуем вам делать на каждом последнем месте работы ксерокопию ее страниц, заверенных работодателем. И тогда восстановить записи в трудовой можно будет без серьезных проблем.
Итоги
При потере трудовой книжки работодателем оформляется дубликат документа на основании заявления сотрудника. Работодатель обязан содействовать ему в сборе документов для подтверждения стажа. Сотрудник, не удовлетворенный содействием работодателя в восстановлении книжки или иными действиями фирмы, потерявшей документ, вправе взыскать с работодателя моральную компенсацию. Утеря трудкнижки фирмой — повод для применения к ней штрафных санкций по КоАП РФ.
Работодатель потерял трудовую книжку работника
О т утраты трудовой книжки не застрахован даже работодатель. Это может быть как собственно потеря книжки конкретного работника, так и ее порча до такой степени, что записи становятся нечитаемыми. В законодательстве не прописан порядок действий работодателя при единичном факте утраты трудовой книжки. Рассмотрим, что рекомендует делать в таких ситуациях Роструд.
Единичная утеря трудовой книжки
Оформляем дубликат
Получаем заявление от работника
Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).
Документы, подтверждающие стаж
Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы 8 :
Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:
Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).
Заполняем дубликат
Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).
Порядок заполнения дубликата трудовой книжки следующий:
1. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).
2. Титульный лист трудовой книжки заполняется в обычном порядке (п. 7.1 Инструкции) (Пример 2).
3. При заполнении раздела «Сведения о работе» соблюдаются правила (п. 7.2 Инструкции):
Сначала в графу 3 проставляют запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Далее сведения о работе записывают в хронологическом порядке:
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывают дату увольнения, а в графе 3 – причину (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Обратите внимание, что оформление дубликата отличается от обычного заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела 21 (Пример 3).
4. Сведения о награждении (поощрении) вносятся только по текущему работодателю (п. 32 Правил).
Порядок действий при утере трудовой книжки
Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.
Потеря трудовой книжки сотрудником
Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.
Порядок действий
Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:
Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.
Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.
ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.
ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.
Восстановление книжки через ПФР
Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:
ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.
Восстановление через государственный архив
Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:
Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.
ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.
Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?
Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.
Потеря документа работодателем
Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:
Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.
В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.
ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.
Действия сотрудника
Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:
Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.
ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.
Особенности заполнения дубликата ТК
В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.
Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.
Если в компании потеряли трудовую книжку
Инспектор по кадрам не может найти трудовую книжку одного из работников. Какую ответственность несет работодатель, а какую – непосредственно ответственный работник за утрату трудовой книжки? Может ли работодатель в случае назначения штрафа ГИТ потребовать с работника, который должен был следить за их сохранностью, его возмещения?
При утрате трудовой книжки работодатель обязан ее восстановить. Причем одним восстановлением дело может не закончиться.
Напомним, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее – Правила). Потеря трудовой книжки работника работодателем – это нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.
Задержка трудовой книжки: накажут или обойдется?
Государственная инспекция труда имеет право привлечь работодателя и его должностное лицо (ответственное за хранение трудовых книжек) к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде.
Как об этом нарушении они узнают? Пожаловаться может работник. Правда может стать известной и на проверке, например, когда ГИТ будет проверять правильность ведения трудовых книжек работников.
Напомним, за это нарушение госинспекторы труда могут вынести предупреждение или штраф:
Добавим, что в последнее время появилась положительная для работодателей динамика, согласно которой при первом нарушении вместо штрафов сотрудники ГИТ стали чаще выносить работодателям предупреждения (см. Отчет о деятельности Федеральной службы по труду и занятости и ее территориальных органов в 2017 году, опубликованный на сайте ведомства).
Если же нарушение окажется повторным, то размер штрафа возрастет:
Более того, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.
Конечно, организации не очень приятно получить штраф в размере 50 000 рублей за ошибку работника. Но можно ли потребовать возмещения наложенного на организацию штрафа с виновного сотрудника? Позиция судов в этом случае практически единодушна – нельзя.
В арбитражных судах организации пытаются оспорить наложение административного штрафа, ссылаясь на то, что нарушение произошло из-за того, что сотрудник ненадлежаще исполнял свои трудовые обязанности (См., например, решения Арбитражного суда Новосибирской области от 09.04.2015 по делу № А45-4330/2015 и от 19.08.2015 № А45-15070/2015, Арбитражного суда Оренбургской области от 15.06.2015 по делу № А47-3924/2015 и пр.).
С 6 октября 2020 действуют новые правила подсчета страхового стажа
Суд в таком случае отмечает, что административное производство возбуждается в отношении юридического лица. Его вина по части 2 статьи 2.1 КоАП РФ определяется путем установления следующих обстоятельств:
Систематические нарушения, допускаемые сотрудниками работодателя, лишь свидетельствуют о неэффективности принимаемых мер по соблюдению правил, что, как следствие, означает наличие вины юридического лица в совершении административного правонарушения.
Суды не принимают во внимание ссылки на то, что допущенные нарушения совершены сотрудниками организации. Компания должна обеспечивать соблюдение своими работниками положений законодательства. По факту – контролировать действия сотрудников и принимать меры, чтобы требования закона соблюдались. Поэтому наложенный штраф – это не ущерб, а санкция за нарушение закона, и переложить ее на работника нельзя.
Несмотря на то, что работник ненадлежаще исполнял свои трудовые обязанности, это не является обстоятельством, освобождающим само юридическое лицо от ответственности за административное правонарушение.
Более того, согласно части 3 статьи 2.1 КоАП РФ назначение административного наказания юридическому лицу не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение виновное физическое лицо. Аналогично привлечение к административной и уголовной ответственности работника не освобождает работодателя от административной ответственности за данное правонарушение.
В судах общей юрисдикции рассматривались непосредственно споры с работниками (см., например, апелляционные определения Саратовского областного суда от 02.11.2017 № 33-8200/2017, Республики Татарстан от 09.11.2017 № 33-18096/2017, Ростовского областного суда от 27.02.2018 № 33-3330/2018 и пр.). Суды отказывают в удовлетворении требований работодателя о взыскании с работника материального ущерба, который понес работодатель в виде штрафа от проверяющих органов. Организацию ГИТ привлекает к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ (Встречается также судебная практика, в которой штраф на организацию наложен в связи с нарушением работником правил дорожного движения), после чего уплаченный штраф работодатель считает понесенным убытком и просит взыскать материальный ущерб с работника, по вине которого произошло нарушение закона.
Трудовая книжка: оформляем в штат по закону
Суд, как правило, ссылается на часть 2 статьи 238 ТК РФ, согласно которой понятие прямого действительного ущерба не является идентичным с понятием убытков, содержащимся в пункте 2 статьи 15 ГК РФ, и не предусматривает обязанности работника возмещать работодателю уплаченные им суммы штрафа, пеней за нарушение третьими лицами действующего законодательства. Штрафные санкции на работодателя накладываются за нарушение трудового законодательства. То есть ГИТ устанавливает состав правонарушения именно в действиях (бездействии) работодателя (а не работника).
Поэтому привлечение организации к ответственности с назначением наказания в виде штрафа не может быть отнесено к прямому действительному ущербу, который обязан возместить работник организации.
Трудовая книжка: как распознать подделку и что делать при утрате
Добавим, что некоторые специалисты ссылаются на старое письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, а также письмо Минфина России (от 22.08.2014 № 03-04-06/42105), в которых прозвучало мнение, что работодатель может привлечь работника к материальной ответственности и взыскать с него уплаченный штраф, который был наложен на работодателя по вине работника. Поскольку из-за штрафа имущество работодателя уменьшилось и ему причинен действительный ущерб.
Вместе с тем судебная практика в этом вопросе в настоящее время на стороне работника. И если работодатель попытается взыскать с него штраф, а тот не согласится и пойдет в суд, то организация с большой долей вероятности проиграет.
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.