Что бухгалтеру проверить в договоре
Восемь простых точек контроля главного бухгалтера. Статья, которая вам не понравится
Владельцам бизнеса не всегда удается проконтролировать все действия главбуха: зачастую попросту не хватает компетенций или времени. Консультант по налоговой безопасности бизнеса и программам 1С Евгения Зальцзейлер раскрывает восемь методов контроля предпринимателем главного бухгалтера, которые помогу держать руку на пульсе.
Случаев, когда собственник бизнеса или директор подозревает своего главного бухгалтера в воровстве или некомпетентности — много. Исходя из моего 15-летнего опыта, 70% собственников уверены, что бухгалтеры — «агенты налоговой», бездельники, а иногда и воры. Часто это никак не связано с действительностью, а с отсутствием доверия к собственным сотрудникам и/или нежеланием платить налоги.
Но, надо признаться, бывают случаи, когда подозрения в некомпетентности или в финансовых махинациях подтверждаются. В 90% таких инцидентов собственники предприятий полностью и безоговорочно доверяли своим бухгалтерам и никак их не контролировали.
Доверяй, но проверяй
Эта история произошла в 2008 году, но до сих пор, к сожалению, не потеряла своей актуальности.
В городе N, расположенном в одном из курортных регионов страны, московский бизнесмен купил давно пустовавший участок земли и решил построить гостиницу санаторного типа. Это была отличная и прибыльная идея: в наличии лечебный нарзан, прекрасная природа, целебный воздух.
В качестве куратора стройки он прислал своего сотрудника из Москвы, а весь остальной персонал — от строителей и прораба до бухгалтера — набрали из местных жителей. Такой принцип найма оправдан с точки зрения экономии средств, но на практике все вышло иначе.
Бухгалтер местного подразделения быстро сориентировалась в ситуации. Она оценила финансовые возможности собственника и вступила в сговор с прорабом. Для осуществления своих замыслов они договорились с рядом компаний, торгующих необходимыми им товарами о поставках по завышенным ценам и, так называемом, откате.
Сначала они вели себя очень осторожно и осмотрительно. В плане документации все было сделано так, что «комар носа не подточит»: коммерческие предложения, договоры поставки, товарные и транспортные накладные. Собственник без каких-либо подозрений подписывал предоставляемые документы и оплачивал счета.
Затем в ход пошли липовые контракты. Бухгалтеру была на руку «серая» схема выплаты заработной платы и текучка кадров. Рабочие на стройке, а впоследствии персонал гостиницы и ресторана, менялись быстро. Схема была проста: в штат якобы принимали человека, а на самом деле брали его на испытательный срок, который он, естественно, не проходил. Но увольняли такого сотрудника официально не сразу. Поэтому в зарплатных ведомостях было полно «мертвых душ», которым исправно выплачивались денежные средства. Не меньший «доход» приносили махинации с путевыми листами транспорта и списанием топлива. Я уже не говорю о мелких доходах в виде канцелярских товаров, замены картриджей и прочих хозяйственных расходах.
И все бы им сошло с рук, если бы не чрезмерная жадность и самоуверенность бухгалтера. Попалась она на краже наличных средств из кассы гостиницы. С этого и началась тотальная проверка. Прибыли московские аудиторы, подняли все договоры, документы, отследили цены. Сумму ущерба оценили в полмиллиона рублей. Для провинции в те годы были очень приличные деньги.
Не торопитесь осуждать предпринимателя за доверие и беспечность. С уверенностью могу сказать, что более половины предпринимателей и владельцев малого бизнеса поступают точно так же. Им некогда тратить драгоценное время на контроль каждого сотрудника. Обычно они сильно вовлечены в свою деятельность, и нередко весь бизнес держится только на них. Они платят деньги и ожидают профессионального выполнения своих обязательств от работников, включая главного бухгалтера.
Подобных ситуаций, связанных с деятельностью бухгалтеров, можно избежать, если руководители и/или собственники бизнеса будут применять несложные точки контроля.
Точки контроля главного бухгалтера для руководителей и собственников бизнеса (ИП)
1. Знать систему налогообложения своего предприятия
Отлично, если вы, как руководитель, знаете, какая система налогообложения у вашего предприятия.
Вы удивитесь, если узнаете, сколько индивидуальных предпринимателей и директоров предприятий малого и среднего бизнеса понятия не имеют, какие налоги и в какие сроки они должны уплачиваться. Они считают, что это зона ответственности исключительно бухгалтерии. Но это не так. Бизнес ваш и отвечать за неправильно уплаченные налоги и вам в том числе.
2. Собрать все важные документы в одном месте
Обязательно заведите папку со всеми учредительными и прочими важными документами. Пусть она хранится в сейфе предприятия или лично у вас. Бухгалтерам достаточно копий и сканов этих документов для работы.
3. Контроль сдачи отчетности
Контролируйте сдачу отчетности и наличие на ней отметки налоговой о сдаче (или квитанции о сдаче). Если у вас есть сотрудники и/или ваше предприятие на ОСН, ЕСХН или ЕНВД, то ежеквартально. Если УСН без сотрудников, то раз в год. Желательно, чтобы у вас была табличка со сроками уплаты налогов и сроками сдачи отчетности. Расчет и уплату налогов (авансовых платежей) контролируйте также раз в квартал.
4. Контроль платежей
Если у вас микропредприятие (ИП), занимайтесь платежами лично. В ином случае, заведите привычку утверждать платежные поручения. Так вы будете в курсе, кому, куда и за что вы платите. Всегда просматривайте или требуйте распечатку выписки с расчетного(ых) счета(ов). Если вы ИП и оплачиваете налоги (фиксированные страховые взносы) по квитанциям, обязательно делайте с них себе копии, а также с чеков об оплате.
5. Контроль взаиморасчетов
Обязательно контролируйте взаиморасчеты с контрагентами. Особенно с которыми есть отсрочка платежей или отсутствует 100% предоплата. Возьмите за правило, хотя бы раз в неделю смотреть отчет по дебиторской (вам должны) и кредиторской (вы должны) задолженностях.
Нет времени на постоянные проверки? Делайте выборочные. Попросите предоставить бухгалтера информацию по расчетам с каким-либо контрагентом или списком контрагентов на ваш выбор. Или список просроченной задолженности с объяснением причин возникновения, предполагаемых сроках ее погашения и, конечно, суммы.
Для сверки с бюджетом распорядитесь периодически заказывать «Справку о состоянии расчетов с бюджетом» и/или «Выписку операций по расчетам с бюджетом». Например, раз в квартал.
6. Контроль налички
Контролируйте наличные денежные средства предприятия, особенно, если у вас розничная торговля. Старайтесь не держать больших сумм на предприятии, «не вводите людей в искушение». Лучше инкассируйте наличку в банк.
7. Взаимоотношения с коллективом
Как это ни странно, возможно, для вас звучит, не ссорьтесь с коллективом. Так вашим сотрудникам будет сложнее сговориться против вас. Необходимо найти золотую середину во взаимоотношениях с работниками между диктатурой и полным либерализмом.
8. Внимание к сотрудникам
Обращайте внимание на благосостояние и проблемы своего главного бухгалтера и других сотрудников, которые имеют доступ к финансам. Чрезмерные траты, которые им «не по карману», или наоборот, сильные финансовые затруднения могут стать толчком для кривой дорожки.
К счастью, честных и профессиональных главных и просто бухгалтеров, по моим наблюдениям, все же больше, чем нечистых на руку. Контроль со стороны руководителя позволит ему держать руку на пульсе своего предприятия и держать в тонусе своего главного бухгалтера. Ведь ничто так не организовывает, как грядущая проверка.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Проверка договора с точки зрения бухгалтера
Несмотря на то, что составление и проверка договора относится к работе юриста, все больше компаний не утверждают серьезные договоры до тех пор, пока на нем не будет проставлена резолюция бухгалтера. И для этого есть свои объективные причины.
Прежде всего, главный бухгалтер является едва ли не вторым человеком после директора. И это действительно так, ведь именно от работы бухгалтерии зависит то, насколько предприятие будет финансово защищено.
Начать проверку договора следует с проверки контрагента. Если он относится к числу новых клиентов организации, необходимо уделить некоторое внимание его финансовому и юридическому «прошлому». В частности, при наличии арестов имущества, судебных процессов, а также частых реорганизации, наличия задолженности по налогам и кредитам, будет являться серьезным поводом отложить на некоторое время заключение такого договора до момента полного выяснения ситуации.
Если вы уверены в компетентности и профессионализме вашей юридической службы, то можно проверить только реквизиты. Однако если такой уверенности у вас нет, необходимо провести более тщательную проверку. Предлагаем рассмотреть разделы договора по общепринятой структуре, с подробным рассмотрением наиболее важных разделов с точки зрения присутствия финансовых рисков.
Юридическая практика знает случаи, когда договор был подписан работником, уволенным из организации, или же подпись ставил работник из несуществующего в действительности дочернего предприятия.
В данном случае необходимо сверить сведения, которые указаны в копии учредительных документов фирмы-контрагента, с той информацией, которая внесена в договор.
Особое внимание следует обратить на то, чтобы полномочия должностных лиц, которые подписывают документ, и их ФИО были указаны полностью.
Если сотрудник фирмы-контрагента подписывает договор по выданной доверенности, прежде всего, необходимо проверить его полномочия в вопросах права на заключение и подписания договоров, а также дату выдачи доверенности и срок ее действия.
Расчеты сторон
Если в договоре отсутствуют четкие указания на то, каким образом и в какие сроки производится оплата по договору, это вполне может привести к проблемам с платежами, а также к судебным разбирательствам.
Чтобы предупредить подобный сценарий развития событий, необходимо проанализировать указанную схему взаимных расчетов. Она должна иметь четкие формулировки, изложенные понятия не должны иметь двойной смысл.
В данном случае необходимо проверить:
Ответственность сторон
Случаи того, когда необходимо привлечь недобросовестного контрагента к ответственности, довольно нередки. Чтобы застраховать компанию от возможных убытков из-за задержки поставки товара, либо поставки некачественного товара, в данном разделе договора необходимо прописать штрафные санкции, которые будут применены к контрагенту в случае нарушения условий договора.
Изменение и расторжение договора
Наличие финансовых либо других трудностей у одной из сторон могут послужить причиной того, что в договор необходимо внести некоторые изменения, либо вовсе его расторгнуть.
Такие условия лучше всего уточнить отдельно. Особенно те, которые касаются момента одностороннего отказа от исполнения обязательств. Какие должны быть сроки для уведомления второй стороны, а также форма, в которой это уведомление должно быть сделано. Помимо этого не стоит забывать о санкциях.
Форс-мажорные обстоятельства
Очень многие считают, что это формальный пункт договора, однако участившиеся стихийные бедствия показывают, что лучше, все же, не пренебрегать им.
В этот пункт можно включить все те обстоятельства, которые могут стать причиной невыполнения обязательств по договору в конкретной местности.
Разрешение споров: арбитражная оговорка
Зачастую возникают ситуации, когда решение возникших споров не может пройти без вмешательства суда. Если ваш контрагент из другого города, то лучше заранее оговорить этот момент в договоре: в каком городе будет проходить суд, кто обязан уплачивать командировочные расходы юриста и так далее.
Лучше конечно обойтись без суда, но на всякий случай не помешает указать в договоре свой город, а также проверить, имеется ли в договоре возможность урегулирования споров до арбитража.
Список приложений
Основной договор может иметь в качестве приложений большое количество документов. Каждый из них имеет важное значение, так как отсутствие хотя бы одного вполне может стать причиной признания договора недействительным. Именно поэтому необходимо тщательно проверить пакет прилагаемых документов (спецификаций, доверенностей, техзаданий, актов и т.д.).
Реквизиты сторон
Ошибочное указание одной цифры в номере счета вполне способно отправить ваши денежные средства совершенно другому получателю. Поэтому чтобы впоследствии не тратить время и силы на возврат таких денег, лучше провести проверку правильности указанных данных до момента подписания договора.
Подписи сторон
Ставить подпись на договоре может и сотрудник, который не указан в преамбуле. В данном случае необходимо, чтобы к договору была приложена Доверенность с указанием его инициалов и фамилии, а также полномочий. Если данное условие не соблюдено, договор признается недействительным.
После проверки указанных пунктов вы можете визировать договор и отдавать его на подпись руководителю.
Учет в строительстве: что бухгалтеру надо знать про договоры
Внимательно оцениваем договор и его условия.
Любой бухгалтер, работающий в строительстве, понимает, что договор — это очень важная составляющая строительного бизнеса и он важен по трем причинам:
Сразу отмечу, что п. 2 ст. 54.1 НК РФ предусматривает, что налогоплательщик при исчислении налога на прибыль вправе уменьшить налоговую базу и (или) сумму подлежащего уплате налога при соблюдении одновременно двух условий:
Именно такое понимание договора и особое внимание деталям при заключении его позволят минимизировать правовые, финансовые и налоговые риски.
28 октября на семинаре в Москве соберутся бухгалтеры, которым расскажут все про учет в строительстве. Проведет мероприятие один из ведущих лекторов страны Джаарбеков С.М. Он расскажет про налоги и бухгалтерский учет участников строительной деятельности (подрядчиков, застройщиков (заказчиков), технических заказчиков, инвесторов). Особое внимание будет уделено новым положения законодательства, разъяснениям официальных органов, важным судебным прецедентам, вопросам, которые могут вызывать споры с налоговыми органами, налоговым рискам для строительных организаций. Записывайтесь.
Поэтому, после того как бухгалтер проверил соответствие первичных документов положениям закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и положениям статей 54.1 и 252 НК РФ, необходимо детально ознакомиться с содержанием договора, чтобы понять какие проводки надо сделать в бухгалтерском учете и каким документом оформить операцию в бухгалтерской программе.
Проверяем договор
Строительство — это сложная отрасль, где очень много рисков, связанных с проектировкой объекта, правильно проведенными геодезическими изысканиями, качеством строительных материалов, слаженной работой подрядчиков и прочими условиями. Поэтому договор в строительстве имеет особо важное значение и является одним из самых сложных договоров. Мы разработали свой алгоритм проверки договора, предлагаю вам попробовать использовать его в своей работе. Если вы пользуетесь своим алгоритмом, то, возможно, какие-то пункты, приведенные ниже, могут оказаться вам также полезны.
1. Реквизиты (название, отражающее вид договора, дату, номер, место заключения). Например, для строительной отрасли — это договор подряда, аренды строительного инструмента или строительной техники, субподряда, договор поставки строительных материалов.
2. Вводная часть договора («преамбула»). Как правило, в этой части договора содержится информация, идентифицирующая участников договора: название организации, должность, ФИО лица, представляющего ее интересы (по доверенности или на основании Устава), заключающего договор.
При проверке этого раздела вам необходимо сверять информацию, указанную в договоре с выпиской из ЕГРЮЛ, которую можно найти на сайте ФНС. Помните, что если договор заключен лицами, которые не имеют юридических полномочий представлять интересы организации, то он будет считаться юридически незаключенным. Для строительных организаций в данном разделе по уже сложившейся практике, указываются также данные СРО (номер и дата), так как без СРО строительные работы проводить нельзя. А также многие организации, которые находятся на упрощенном режиме налогообложения, указывают в этом разделе информацию о своем режиме (поставщики сырья и материалов могут применять УСН). Следует обратить внимание на то, что организации, которые выполняют строительно-монтажные работы, имеют право использовать только основную систему налогообложения.
3. Предмет договора. В предмете договора указывается информация — что это за договор: подряд, субподряд, поставка сырья и материалов, аренда строительного инструмента или строительной техники с экипажем.
Что строительным организациям важно отразить в данном разделе договора, чтобы не было претензий со стороны контролирующих органов?
При формировании этого раздела очень важно учитывать, что все расходы строительной организации делятся на два крупных блока. Либо это расходы управленческие (административные), либо это расходы, связанные с объектом строительства.
Если расходы, указанные в договоре, связаны с конкретным объектом строительства, то вам необходимо указывать наименование объекта строительства и его адрес буква в букву в полном соответствии с разрешением на строительство объекта либо в договоре подряда с заказчиком.
Также в данном разделе указывается вариант выполнения строительных работ (собственными силами или с привлечением субподряда). Данное условие является очень существенным для строительного договора, т.к. влияет на налогооблагаемую базу по НДС и налогу на прибыль.
Кроме того, вам нужно учитывать, что часто, раздел предмет договора, а также другие разделы договора содержат отсылки на приложения. Сама нумерация разделов договора, абзацев правовых положений внутри каждого раздела, приложений договора, названия приложений должны четко совпадать с информацией текста договора. В реальной жизни на практике этому не уделяется достаточно внимания, при этом такого сорта разночтения могут иметь для организации серьезные правовые последствия.
4. Цена договора и условия оплаты. Это очень важная часть любого договора в бизнесе, а тем более в строительстве. Цена договора должна соответствовать итоговой строке сметы. Когда цена договора указана в формулировке сумма, в т.ч. НДС, то и в смете формулировка должна быть такой же. Не допускайте в формулировке никаких разночтений и обязательно указывайте ставку НДС. Часто, на практике, встречаются варианты, что в смете, в отличие от договора, НДС выделяется сверху без указания ставки. Очень важно выделять ставку НДС и указывать ее, особенно учитывая, что с 01 января 2019 г. она стала 20%.
Практика показывает, что часто в данном разделе есть разночтения следующего характера. Содержится формулировка, что цена по договору устанавливается ведомостью согласования договорной цены, а между тем прикладывается смета. Обратите внимание: это два разных документа. Лучше придерживаться формулировки сметаи в указании цены договора и названии самого документа, которая является приложением к договору и его неотъемлемой частью. Тем более, что ст.743 ГК РФ такой подход поддерживает:»Подрядчик обязан осуществлять строительство и связанные с ним работы в соответствии с технической документацией, определяющей объем, содержание работ и другие предъявляемые к ним требования, и со сметой, определяющей цену работ«.
На практике разночтения в названии документов почти всегда имеют правовые последствия. Если вы упомянули в договоре оба документа (ведомость согласования договорной цены и смета), то они должны быть оба приложены к договору для обоснованности расходов.
5. Права и обязанности сторон— это самый емкий из всех разделов. В договорах подряда и субподряда он содержит детальное описание процедур выполнения, извещения о готовности и сдаче выполненных строительных работ. Обратите внимание на следующие три пункта:
1) Обязательно должна быть прописана в договоре возможность принятия частями работ и расходов для бухгалтерского и налогового учета на подрядные или субподрядные работы. Например, работы сдаются поэтапно или согласно графику выполнения работ (графиком следует предусмотреть хронологию сдачи работ).
2) Возможность отказа в приемке работ с написанием мотивированного отказа. Спорные ситуации, которые возникают при исполнении строительного договора связанны в том числе и с качеством принимаемых выполненных работ. Эти ситуации влияют на расходы и доходы организаций-участников договора подряда и субподряда, а также на обязанности оплаты выполненных работ (т.е. расходования оборотных средств) и формирования налогооблагаемых баз по НДС и, конечно, прибыли у участников договора.
Важно понимать, что существует обратная пропорциональная зависимость между участниками договора. Что для заказчика и подрядчика, для подрядчика и субподрядчика, соответственно, расходы по налогооблагаемой базе по прибыли и НДС к зачету для одной стороны, то является налогооблагаемой базой по этим налогам для другой стороны.
На практике нередко встречаются ситуации, когда заказчик, испытывающий трудное финансовое положение, не готов платить за выполненные работы и отказывает в приемке работ. В такой ситуации для подрядчика важно не допустить, чтобы выполненные объемы работ не стали налогооблагаемой базой по НДС и прибыли и вы, со своей стороны, должны получить мотивированный отказ в приемке работ. Такой отказ должен содержать обоснованную причину в отказе приемки работ и ссылку на ГОСТы и строительные нормативы.
3) Многие строительные подрядные организации прибегают к услугам организаций-субподрядчиков. Строительные организации-заказчики, чтобы обезопасить себя от финансовых потерь в части получения вычета по НДС и расходов по прибыли, когда договор содержит условие выполнения работ с привлечением субподряда, прописывают в договоре свое право компенсации такой потери за счет стороны подрядчика.
Если запишетесь на семинар по учету в строительстве через «Клерк» — будет скидка. В стоимость включены раздаточные материалы по теме семинара, питание, комплекты для записей.
Если при проверке всех субподрядчиков выявится схема или какой-то один субподрядчик будет признан недобросовестным, то указание такого условия в договоре позволит в досудебном или судебном порядке получить компенсацию в размере незачтенного налоговиками НДС и расходов по прибыли.
6. Ответственность сторон. В данном разделе договора предусматриваются пени и штрафные санкции для каждой из сторон участников договора за нарушение сроков оплаты, выполнения работ, использование некачественных материалов и др. Вам как бухгалтеру нужно учитывать, что возможность взыскания штрафных санкций прописывается в договорах строительства вариативно. Это может быть либо правом заказчика, подрядчика, либо обязанностью. Обратите свое внимание на то, что формулировка обязанности имеет налоговые риски, а именно, обязанность начислить эти санкции и включить в налогооблагаемую базу по прибыли.
Статью подготовила Елена Шуганова, бухгалтер отдела бухгалтерского аутсорсинга и налогового консультирования юридической компании «ПРИОРИТЕТ»
Памятка для бухгалтера, заключающего договоры с контрагентами
Данную статью подготовила бухгалтер из города Ливны Екатерина Мотина, которая известна пользователям нашего портала как First-rite.
Вводная часть
Руководители многих малых предприятий экономят на должности юриста, взваливая дополнительные обязанности на главного бухгалтера. Как минимум эти обязанности заключаются в составлении договоров. В свою очередь, бухгалтеры не утруждают себя изучением тонкостей законодательства и повсеместно используют типовые формы, огромное количество которых содержится в интернете. Однако договор — это важнейший этап в установлении гражданских прав и обязанностей. Это документ, фиксирующий факт достижения соглашения сторонами. Именно пробелы и неточности в договорах дают налоговикам широкие возможности для доначислений, о чём свидетельствует обширная арбитражная практика.
Кроме того, бухгалтеры нередко забывают в письменном виде фиксировать дополнительные соглашения или изменения к договорам, что зачастую приводит к налоговым спорам. Так, налоговые органы считают, что получить вычет при возврате аванса налогоплательщик вправе только при наличии соглашения о расторжении договора (основание — п. 5 ст. 171 НК РФ). И, несмотря на наличие большого количества положительной для налогоплательщиков судебной практики, отсутствие вышеупомянутого соглашения есть явный налоговый риск.
В данной статье я хочу рассмотреть основные моменты, на которые бухгалтеру необходимо обратить внимание при самостоятельном составлении договора.
Шаг № 1: проверяем контрагента
С недавних пор бизнесу вменили в обязанность проявлять «должную осмотрительность» при выборе контрагента, толком не объяснив, что же это значит (законодательство не содержит подобных терминов). Ясно, что данное понятие базируется на принципах разумности и добросовестности. Поэтому, прежде чем вступить с контрагентом в какие-либо отношения налогоплательщик должен как можно больше узнать о своем бизнес-партнере.
Крупные компании, как правило, запрашивают бумаг больше, чем банк, выдающий многомиллионный кредит. Это копии учредительных документов, копии свидетельства о присвоении ОГРН, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ, копии лицензий, документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих договоры и счета-фактуры, протоколы собраний учредителей и копии паспортных данных руководителя и главного бухгалтера. На мой взгляд, это излишне, о чем свидетельствует и арбитражная практика.
Ее анализ показывает, что существуют всего четыре момента, которые могут свидетельствовать, что компания действовала без должной осмотрительности:
1. Отсутствие сведений о контрагенте в ЕГРЮЛ или регистрация юридического лица по утерянному паспорту либо на недееспособного гражданина;
2. Отсутствие бизнес-партнера по указанному адресу;
3. Подписание документов лицами, не наделенными такими полномочиями;
4. Регулярное предоставление контрагентом «нулевой» отчетности.
Документы, подтверждающие должную осмотрительность
Шаг № 2: выбираем вариант заключения договора
В подпункте 1 пункта 1 статьи 161 Гражданского кодекса сказано, что сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме (простой или нотариальной).
Договоры заключаются следующими способами:
— путем составления одного документа, подписанного сторонами;
— путем обмена документами с помощью средств связи;
— путем совершения конклюдентных действий.
Первый вариант самый надежный и распространенный. Более того, для отдельных договоров закон прямо устанавливает обязанность их заключения именно таким способом. Среди них, например, договор купли-продажи недвижимости (ст. 549 ГК РФ), договор аренды зданий и сооружений (ст. 651 ГК РФ).
При заключении договора путем обмена документами следует помнить: должна быть возможность достоверно установить, что документы исходят от стороны по договору. Здесь самый оптимальный вариант использовать почтовую связь. Иногда контрагенты предлагают обменяться договорами посредством факса и электронной почты. Лично я такой вариант не приемлю, поскольку возникнут реальные сложности с доказательством того, что договор отправлен именно контрагентом. Еще один существенный минус — факсимильная подпись на договоре. Чтобы она была «законной» ее надо предусмотреть в договоре (постановления ФАС Уральского округа от 24.11.09 № Ф09-9173/09-С2, ФАС Московского округа от 05.02.07 № КГ-А40/13863-06).
О заключении договора путем совершения конклюдентных действий можно говорить в следующей ситуации. Компания направляет в адрес потенциального контрагента письмо с предложением заключить договор поставки с указанием точного количества и ассортимента товара. Не отвечая на письмо, контрагент отгружает товар в соответствии с оговоренными параметрами. Здесь имеет место оферта и акцепт (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Этот вариант, на мой взгляд, больше подходит для разовой сделки. Кроме того, закон требует, чтобы акцепт был полным и безоговорочным, в противном случае договор будет считаться не заключенным. Это означает, что отгружено должно быть строго то количество товара (и в том ассортименте), которое оговаривалось в письме о договоре поставки.
Не следует забывать и о протоколе разногласий. Как я уже писала, акцепт должен быть полным и безоговорочным. Если в ответе дается согласие заключить договор на иных условиях, чем предложено в оферте, такой ответ не может считаться акцептом. Здесь имеет место отказ от акцепта и предложение новой оферты. Договор будет считаться заключенным по достижении соглашения по всем ключевым моментам, т.е. после согласования разногласий (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 24.10.06 № Ф04-7033/2006). В окончательном варианте договора желательно, чтобы стороны подписали отдельный протокол согласования разногласий, в котором излагают одни и те же условия в редакции каждой из сторон договора или хотя бы отметили те условия, которые в итоге были приняты как действующие.
Завершая разговор о способах заключения договора, хотелось бы отметить еще вот что. На практике контрагенты очень часто не соблюдают простейшее правило предосторожности, нарушение которого привести к серьезным проблемам. Я говорю о необходимости прошивать многостраничные договоры. Договор нумеруется, сшивается, место сшивки заклеивается, указывается количество страниц, и данная информация скрепляется подписями и печатями. Делается это для того, чтобы ваш недобросовестный контрагент не мог внести в договор неоговоренные изменения. Но можно обойтись подписью и печатью на каждой странице договора.
Шаг № 3: подписываем договор
В подавляющем большинстве случаев договор подписывает руководитель. Только он имеет право действовать без доверенности, все остальные лица при подписании договора обязаны иметь надлежащим образом оформленную доверенность. Отсутствие на доверенности любого из обязательных реквизитов делает ее недействительной.
В соответствии с пунктом 1 статьи 186 ГК РФ, срок действия доверенности не может превышать трех лет. Поэтому если ваш контрагент впишет больший срок, доверенность будет считаться выданной сроком на один год. То же самое происходит в случае, когда контрагент вовсе не указывает срок действия доверенности.
Обязательно прочтите, какими полномочиями, согласно доверенности, наделено лицо. Они должны быть четко сформулированы (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22.09.09 № Ф04-5669/2009).
На практике нередки ситуации, когда руководитель организации выступает ее контрагентом. И здесь возникает вопрос: правомерно ли заключение такого договора? Судебная практика склоняется к следующему: если директор не является одновременно учредителем организации проблем быть не должно, но если директор, единственный учредитель и контрагент — одно лицо, сделка с большой долей вероятности будет признана недействительной (постановление ФАС Уральского округа от 01.03.07 № Ф09-1319/07-С5). Основание: в рассматриваемой ситуации организация и исполнительный орган — это одно целое. Соответственно все действия, совершаемые лицом в отношении организации, совершаются им в отношении себя самого, что согласовывать абсурдно. Не бесспорно, но пока так.
Моменты, которые требуют особого внимания
1. Договор положено хранить не менее четырех лет с момента его исполнения. Обратите внимание: именно исполнения, а не заключения.
2. Следует скрупулезно соблюдать все условия договора. Любые отступления или изменения условий должны быть документально оформлены.
3. Соответствие дат. Дата сделки не может быть раньше даты заключения договора (если договор не имеет обратной силы). Директор не мог подписать договор, если в этот день был в командировке; если организация не работает 1 января, то вряд ли договор может быть подписан в этот день и т.п.
4. Соответствие времени и места. Не может руководитель подписать в один день три договора — один в Москве, другой в Новосибирске, третий в Казани.
5. Номер вашего договора должен быть идентичен номеру договора контрагента. Хоть это и не закреплено законодательно, но лишние судебные споры из-за данной неточности никому не нужны.
6. Не оставляйте в договорах пространства для домысливания. Например, договор аренды заключен на срок с 01.01.2009 г. по 29.12.2010 г. Новый договор будет заключен 31.12.2010 г. А как же 30.12.2010 г.? Вряд ли вы освободите помещение на один день.
7. Все расходы, связанные с исполнением договора обязательно пропишите в тексте. Например, в соответствии со статьей 616 ГК РФ капитальный ремонт производится за счет арендодателя. Соответственно, если капитальный ремонт за свой счет будет производить арендатор, и при этом он не отразит данный факт в договоре, налоговики не позволят списать расходы на ремонт при расчете налога на прибыль.
8. Название и содержание договора должны соответствовать фактически совершенной хозяйственной операции, иначе не избежать переквалификации договора.
9. Будьте осторожней с замысловатыми терминами, не рискуйте зря. Например, вместо «договора толлинга» напишите «договор переработки давальческого сырья», а вместо «договора аутсорсинга» имеет смысл заключить «договор возмездного оказания услуг».
10. Будьте внимательней с ценами. Так, согласно подпункту 3 пункта 2 статьи 40 НК РФ, налоговики вправе проверять цены по внешнеторговым сделкам. На практике под контроль попадают и сопутствующие им сделки.
11. Заключение договора должно быть экономически обоснованным. Если в договоре не усматривается стремление получить экономический эффект, то есть все шансы быть обвиненными в получении необоснованной налоговой выгоды и получить клеймо недобросовестного налогоплательщика (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.01.06 № А39-106/2005-81/11).