Что было положительного в приказном делопроизводстве

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из управления удельным княжеством, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением, так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма), свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться столбец. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 метров!

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды:

G царь издавал грамоты: указы, поступавшие в приказы, и наказы, поступавшие воеводам и другим местным начальникам;

G Боярская дума издавала приговоры;

G приказы представляли царю доклады;

G приказы между собой сносились памятями;

G от воевод с мест в приказы поступали отписки;

G обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому. »

«. князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами. »

Челобитные и отписки начинались с обращения:

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

«Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1667 года, марта в 17 день».

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: «. вели государь мне дать. », а заканчивалось: «. царь-государь смилуйся пожалуй. ».

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

— вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

— постановления о финансовом управлении;

— отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;

— постановления о полицейской деятельности воеводы;

— определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к инозем-цам.

Считается, что в этот период родились термины«дело» как собрание документов по какому-либо вопросу, и «делопроизводство» как процесс производства («вершения») дел. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

— поступление документа на рассмотрение;

— подготовка дела к «докладу»;

— рассмотрение и решение дела;

— оформление документа, содержащего решение.

Порядок составления документа в приказе был следующий. При поступлении указа на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой проекта ответного документа (решения по делу) к рассмотрению («докладу») занимались столы (повытья), где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал. Далее проект поступал на рассмотрение к приказным судьям.

В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Источник

ЛЕКЦИЯ 1. 2. Приказное делопроизводство

«РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ТРЕБОВАНИЙ К ДОКУМЕНТАМ»

2. Приказное делопроизводство

3. Коллежское делопроизводство

4. Исполнительное делопроизводство

5. Российские технологии делопроизводства в ХХ веке

Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.

Документы, иначе официальные документы, или «бумаги», сопровождают человека с самого начала жизни.

Делопроизводство является основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И как бы не были насыщены предприятия техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остаётся документ.

2. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений ещё не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления, явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников.

Однако письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показываю, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов (договоры с Византией).

В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Тогда же возникают и достаточно крупные, ещё не разделённые на документные архивы и книжные библиотеки, собрания письменных материалов.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения (обычно центральные храмы). Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счёт церковных псаломщиков и диаконов.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались «ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей.

С образованием центрального государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться аппарат государственного управления. Одновременно на основе обычаев формируется система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным учреждением стала Боярская Дума.

В целом управленческий аппарат того времени носил название «приказные избы» или «приказы», которые формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления.

Поэтому период становления и развития государственного делопроизводства с XV по XVII вв. принято называть приказным.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

1) поступление документа на рассмотрение;

2) подготовка дела к «докладу»;

3) рассмотрение и решение дела;

4) оформление документа, содержащего решение.

В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства»: собирался свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец. При необходимости вставить документ столбец расклеивался.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться книжная (тетрадная) форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

В тот период сформировались системы бухгалтерской, военной, дипломатической, статистической и других обосабливающихся систем документации. Все остальные документы, не сформированные ни в столбцы, ни в тетради, собирались в связки, где порой вместе оказывались самые разнообразные документы.

Таким образом, история делопроизводства в XVI – XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений создаётся и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приёмы их составления, хранения и учёта.

3. КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утверждённый Петром I в 1720 г.

«Генеральный регламент» ввёл систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой входили президент, вице-президент, 3 советника, асессоры.

С изданием «Генерального регламента» делопроизводство становится на твёрдую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь.

«Генеральный регламент» установил процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала в себя:

2) подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению);

3) слушание дела и принятие решения;

4) оформления решения и доведение его до исполнителя;

5) контроль за исполнением решения;

6) архивное хранение дел.

Вопросы регистрации полученных и «отпущенных» документов были разработаны с особой тщательностью. Основной целью регистрации была их охрана, но одновременно регистрационные массивы представляли собой систему научно-справочного аппарата как для контроля за исполнением документов, так и для наведения необходимых справок.

Существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало их составлять.

В целом делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

XVIII в. в развитии делопроизводства – это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

4. ИСПОЛНИТЕЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В 1801-1811 гг. Российская империя проводит реформы высшего и центрального аппарата государственного управления.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено всё «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

Для решения общих дел, относившихся ко всем департаментам, а также дел, подлежавших непосредственно разрешению министра, в каждом министерстве была создана канцелярия. Она делилась на отделения и столы, управлялась директором.

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях.

Весь процесс делопроизводства делится на следующие этапы:

1) порядок вступления дел;

2) движение их; или собственно так называемое производство;

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами:

q организация приёма документов;

q направление на исполнение и исполнение;

q регистрация документов и контроль за их исполнением;

q отправка документов.

Порядок составления документов и оформления реквизитов документов каждой разновидности зависел не столько от назначения документа, сколько от инстанции государственного управления, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи» наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок документу. Бланки в начале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

При ревизии дел должно было проверяться:

q в порядке ли дела содержатся;

q верно ли составляются им заглавия;

q нет ли медленности в делопроизводстве;

q не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более чёткая организация хранения документов.

Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

5. РОССИЙСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ХХ ВЕКЕ

Современные российские технологии делопроизводства развивались постепенно.

Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в Государственном институте техники управления (1926 г.).

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах:

организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощённой форме;

отказ, где возможно, от регистрации вообще;

число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определённое лицо.

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нём был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных учёных.

В 1941 г. собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике.

Однако вопросы, рассматриваемые на этом совещании, реально были воплощены в жизнь спустя почти 20 лет, в 1960 г.

В 1973 г. были одобрены «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства». Документ был комплексным и включал не только вопросы делопроизводства, но и содержал рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.

В 1988 г. была утверждена «Государственная система документационного обеспечения управления, основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», которая до настоящего времени остаётся основным нормативным документом по организации делопроизводства в России.

В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путём внесения их в табель форм, утверждаемый руководителем организации.

Традиционная российская технология процессов ДОУ (делопроизводства) имеет следующие особенности:

четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;

отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства и т.д.;

ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек, журналов);

для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб;

относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

основы технологии делопроизводства закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, т.к. эта технология требует как получения современной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек.

При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Традиции западной системы ДОУ (делопроизводства) существенно отличны от российской и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников и большей демократичности.

К особенностям западной технологии процессов ДОУ (делопроизводства) можно отнести следующие:

1. характер движения документов преимущественно горизонтальный, с правом подписи документов, направляемых должностному лицу, имеющему равный статус;

2. обработка получаемой корреспонденции предусматривает возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;

3. регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручатель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются;

4. отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;

5. до согласования проекта документа с высшей должностной инстанцией проект содержит все варианты правки, перепечатка и подписание одобренного варианта становится технической операцией и может исполняться без участия исполнителя;

6. широкое использование бланков с рукописным внесением переменной информации;

7. использование пакетов бланков на цветной бумаге, что практически исключает неправильное адресование каждого экземпляра;

8. в иерархических системах управления руководитель каждого уровня имеет должностные обязанности по самостоятельной личной подготовке ряда документов, в основном отчетного и распорядительного характера;

9. специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, как правило, не создается;

10. в обязанности секретаря входит хранение локального архива руководителя (в подлинниках или копиях документов).

Внедрение в офисы новых информационных технологий в общегосударственном масштабе связывалось не с комплексным совершенствованием ДОУ, а с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) и подгонки под них делопроизводства.

Концепция ОГАС была в 1980-х гг. реализована в народном хозяйстве лишь частично. В 1990-х гг. та же участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Существенная разница заключается в том, что идеи ОГАС были хотя бы частично реализованы, а последняя концепция до настоящего времени даже окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Особенно наглядно отставание в технологиях ДОУ (делопроизводства) выявилось в 1980-1990-е гг., когда теоретические изыскания в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели в ведущих странах к широкой информатизации, внедрению в реальную управленческую деятельность организаций новых технологий, к разработке концепций «безбумажного офиса».

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Источник

Сущность и особенности образования приказной системы

Этапы становления и формирования приказной системы в России, ее особенности и функции. Приказная бюрократия в системе государственной власти, основы построения делопроизводства. Исследование деятельности и анализ правовой природы Приказа тайных дел.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Помимо приказной службы все перечисленные чины должны были нести государеву службу, т.е. в случае необходимости выступать на защиту города, в котором они находились. В связи с этим периодически устраивались специальные смотры боеспособности приказных людей. В 1659г. все подьячие Москвы были организованы в семь сотен.

Основная служба приказных людей имела специфический характер, т.к. по содержанию она все более смыкалась с приказной работой, отличаясь от неё в основном местом. Она может быть разделена на 3 части : полковую, посольскую и придворную.

Посольская служба заключалась в присутствии на приёмах и проводах послов.

К полковой и посольской службам примыкали так называемые «посылки», т.е. участие в работе временных учреждений на местах, создававшихся для выполнения различных правительственных заданий. думные дьяки почти не принимали участия в подобных делах, иногда для этого использовали приказных дьяков, а чаще всего подьячих. При этом большинство из них были заняты в работе писцовых комиссий.

Были и другие виды служебной деятельности, присущие только московским приказным людям. К ним относились службы в объездах по городу и участие в дворцовых церемониях. В объездах обязательно участвовали вместе с объезжими головами дьяки и подьячие приказов. Включение их в объезды было связано с тем, что они по мере необходимости вели записи о происшествиях и другую документацию. Разница между обязанностями дьяков и подьячих состояла только в районе объезда.

Обязательной для московских приказных людей являлась дворцовая служба, т.е. участие в разного рода дворцовых церемониях, парадных обедах и др. Особенно сильно были с этим связаны близкие ко двору думные дьяки. К дворцовой службе следует отнести и участие московских приказных людей в торжественных встречах и проводах приезжавших в столицу иностранных послов, к которым привлекались все служилые чины, начиная со стольников.

2.3 Приказное делопроизводство XVXVII вв.

В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлось органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки от одного до трех, а концу XVII в. в крупных приказах от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячии, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «средних» и «молодых» (младших). В крупных приказах подьячии объединялись в «столы», или повытья, структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали различные особые должности толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся в суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалования.

Сам процесс приказного делопроизводства шёл по старинке, следуя старым привычным обычаям. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. своя, отечественная. Первую бумажную “мельницу” (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Писали самодельными чернилами. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают исследователи, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Написанный текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Составные части столпа назывались “поставами”. Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная же использовалась лишь для проставления помет, резолюции или адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг более трехсот. Это ужинные, умолотные, денежные и другие книги. Но основной формой документа всетаки оставался столбец, включавший все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, отписки, доклады, памяти, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана

Анализируя формуляр документов приказного периода отмечаются наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

· вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

· постановления о финансовом управлении;

· отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;

· постановления о полицейской деятельности воеводы;

· определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

· поступление документа на рассмотрение;

· подготовка дела к «докладу»;

· рассмотрение и решение дела;

· оформление документа, содержащего решение.

Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных; ответы воеводам отсылались не с нарочным гонцом, а при случае.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. С середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

По итогам проведенного исследования можно сделать следующие выводы. Приказы это органы центрального управления, существовавшие в России в XVI начале XVIII вв. Приказы являлись постоянно действующими учреждениями и в основу их деятельности был положен (хотя и не полностью выдержан) функциональный принцип. Сам термин произошел от слова «приказ», подразумеваемого как поручение. В удельную эпоху князь поручал «приказывал» определенный круг дел «боярину введенному». Со временем вокруг единоличного исполнителя возник целый штат помощников. Прообразами приказов были так называемые «пути», «избы» и т.п., а первое упоминание о приказах относится к 1512 г. Приказная система складывалась постепенно.

В 1534 г. возник Приказ Большого дворца, в 1549 г. Посольский, в 1554 Приказ Большого прихода и т.д. Административные, судебные и финансовые функции в приказах не была разделена. Приказы являлись типичными феодальными учреждениями, которым для обеспечения их деятельности давались в управления отдельные города и местности. Поэтому даже Посольский приказ, являвшийся дипломатическим ведомством, одновременно с этим управлял четырьмя городами внутри страны и собирал с них налоги. Приказы непосредственно подчинялись царю и Боярской думе.

Во второй половине XVII в. неоднократно предпринимались попытки преобразовать громоздкую приказную систему. В 80х годах часть второстепенных учреждений была подчинена важнейшим приказом. Нередко, руководство несколькими приказами передавалось одному боярину. Однако такое соединение во многом было механическим, например, в ведение Посольского приказа передавался не только Малороссийский приказ, что по условиям того времени можно было бы назвать логичным, но и Новгородская, Владимирская и Устюжская четверти, занимавшиеся в основном сбором податей. В целом приказная система оказалась плохо реформируемой, и при Петре I была заменена коллегиями. В XVIII в. сохранились лишь немногие приказы, например, Сибирский приказ, просуществовавший до 1763 г.

Анализ динамики создания новых приказов на протяжении XVI XVII вв. выявляет тенденции к усилению государственного регулирования различных сторон жизни общества. Важным представляется то, что к концу XVII в. среди вновь созданных приказов нет тех ведомств, компетенция которых определялась бы признаком принадлежности к определенному сословию. Характер возникновения приказов на протяжении XVI XVII вв. выявляет определенные объективные тенденции в эволюции государственного механизма и, вместе с тем, позволяет говорить о системности приказных учреждений.

1. Белковец Л.П., Белковец В.В. История государства и права России. Новосибирск. 2000

2. Веселовский С.Б. Московское государство: XV XVII вв. Из научного наследия. М. 2008

3. История отечественного государства и права / Под. ред. О. И. Чистякова. Ч. 1., М. 2003

4. История российской государственности / Сост. Л.А. Коханова, Т.С. Алексеева. М. 2007

5. Рогожин Н.М. Посольский приказ: Колыбель российской дипломатии. М. 2003

Источник