Что в первую очередь происходит после включения электронных документов
Что в первую очередь происходит после включения электронных документов
4.5. Особенности рассмотрения и регистрации документов,
поступивших по системам электронного документооборота
В прикрепленном к электронной карточке файле сверяется регистрационный номер, указанный в электронной копии документа, с исходящим номером, внесенным в электронную карточку, в случае их несоответствия исправляется номер в карточке.
4.5.3. Все документы, полученные по системе ДоксВижн, направляются на рассмотрение в «Канцелярию руководителя». В этом случае распечатываются поручения Минэкономразвития России, а также электронные копии документов, на которые даны эти поручения.
Если приложение к основному документу является объемным (пакет документов), то оно не распечатывается, а в регистрационном номере и в электронной карточке документа указывается количество листов.
Если в черновике электронной карточки поручения Минэкономразвития России отсутствует вложенный файл сканированного документа (или приложение к нему) или если он низкого качества, карточка остается в статусе черновика и не принимается к рассмотрению до поступления документа в полном объеме, текст которого поддается прочтению.
В электронное обращение могут быть вложены файлы, содержащие дополнительные для рассмотрения материалы.
Информация об авторе электронного обращения может содержаться в поле «От кого/From», в подписи к письму, в тексте письма, вложенного файла.
Регистрация и передача электронных обращений от юридических лиц осуществляется гражданским служащим отдела входящей корреспонденции в порядке, аналогичном для документов на бумажном носителе.
Не подлежат регистрации: электронные обращения информационно-рекламного характера, не относящиеся к деятельности Росреестра; адресованные не Росреестру; текст обращений которых не поддается прочтению либо указанные файлы которых отсутствуют; подпадающие под категорию обращений, порядок прохождения которых определен законодательными и иными правовыми актами в системе электронного информационного поля без включения в документооборот Росреестра; без указания автора обращения (организация, юридическое лицо).
В случае отсутствия необходимой для рассмотрения обращения информации адресату направляется электронное сообщение с просьбой представить недостающие сведения. При поступлении уточняющей информации документ регистрируется в базе СЭД Росреестра.
4.5.5. Факсимильные и электронные сообщения, переданные в отдел входящей корреспонденции на бумажном носителе, регистрируются в базе СЭД Росреестра в общем порядке, установленном Инструкцией для регистрации корреспонденции на бумажном носителе, с пометкой в электронной карточке о способе доставки документа.
4.5.6. В случаях поступления оригинала (или дубликата) ранее зарегистрированного документа, поступившего по каналам электросвязи, в соответствующей электронной карточке этого документа в графе «Комментарии» делается отметка о дате поступления, на оригинале ставится регистрационный штамп с ранее присвоенным регистрационным номером и датой. Документ направляется ответственному исполнителю (в соответствии с информацией СЭД Росреестра) вместе с распечатанной электронной карточкой с пометкой «Оригинал».
4.5.7. Документы, не зарегистрированные в СЭД Росреестра, за исключением документов, не подлежащих регистрации в ней, к рассмотрению не принимаются.
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений: что нужно знать компаниям о нововведениях
 |
| pressmaster / Depositphotos.com |
Эксперимент Минтруда РФ по использованию электронных документов
Во исполнение положений Стратегии одной из наиболее существенных государственных инициатив в сфере реформы электронного документооборота в сфере кадрового делопроизводства стало принятие Федерального закона от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», который проводился до 15 ноября текущего года. Эксперимент, проводимый Минтрудом России, поставил основной целью определение и создание условий для использования документов в электронном виде в трудовых отношениях. Он затрагивал документы, связанные с работой, для которых законодательно предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись. К ним относятся, например, трудовой договор, локальные нормативные акты, например, график отпусков. Как отметила адвокат, советник, КА «Ковалев, Тугуши и партнеры» Ксения Степанищева на XV Профессиональной конференции «Трудовое право: актуальные вопросы и лучшие практики», подводя начальные итоги эксперимента, работодатели отметили ряд существенных проблем. Так, например, затрудняло переход на дистанционный документооборот отсутствие единых требований к формату, хранению и обмену документов в электронном виде. Другая проблема затрагивает отсутствие правил работы с документами по истечении срока электронной подписи.
Поправки в Трудовой кодекс РФ
Наиболее важным этапом цифровой трансформации кадрового документооборота стало принятие Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (далее – Закон № 377), который вступил в силу 22 ноября (за исключением положения, о котором будет сказано далее). Согласно пояснительной записке к законопроекту, на основе которого принят Закон № 377, предлагается оптимизировать взаимодействие работодателя с сотрудниками в части кадрового документооборота, закрепляется возможность и механизмы ведения и использования кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. При этом при оформлении ряда документов должны дублироваться на бумажном носителе, если в соответствии с трудовым законодательством их оформление возможно в письменном виде или ознакомление с которыми может происходить только под роспись работника – например, трудовой договор.
Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила следующие ключевые нововведения:
право работодателя на переход на электронный документооборот;
Закон дополнил ТК РФ новыми ст. 22.1-22.3. Согласно Закону № 377, электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом работодатель может выбрать информационную систему для электронного документооборота. Помимо использования собственной системы (она должна соответствовать трудовому законодательству) предусмотрена возможность осуществлять электронный документооборот посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», включая взаимодействие через портал госуслуг. Путем использования системы электронного документооборота осуществляется взаимодействие работодателя и работника – создание, подписание и предоставление работодателю документов, получение от работодателя документов и ознакомление с ними.
Примечательно, что проведенный эксперимент Минтруда РФ выявил избыточность нормы об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого посчитали аналогичным некоторым положениям трудового договора, в связи с чем авторы законопроекта предложили исключить данную норму из ТК РФ. Прием на работу может осуществляться только на основании трудового договора. Однако сохраняется право оформления приказа при желании.
Также важно обратить внимание, что поправки в ТК РФ вносят пояснения в отношении применения единых требований к составу и форматам электронных документов. Так, Закон № 377 закрепляет обязанность по установлению таких требований за Минтрудом РФ, Роскомнадзором и Росархивом (в соответствии с абз. 13 п. 1 ст. 1 Закона № 377) – данное положение вступит в силу с 1 марта 2023 года.
Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила как положительный момент возможность применения новых норм только к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумаге или ознакомление с ними в письменном виде. Также важным моментом выступает возможность ознакомления сотрудников с локальными актами, которая после принятия закона может проходить в электронном виде. Также эксперт обратила внимание на то, что планируется уменьшение количества проверок работодателя, что также является очевидным плюсом реформы.
При этом она отметила ряд моментов, которые так и остались не урегулированы новыми поправками в трудовое законодательство. Так, закон не регулирует последствия отказа работника от перехода на электронный документооборот. Действительно, Закон № 377 устанавливает только условие, согласно которому такой отказ не может являться основанием для увольнения сотрудника (ст. 22.2 Закона № 377), однако других разъяснений по данному вопросу нет. Эксперта также обеспокоила возможность доступа персональных данных работников для межведомственного действия. И, наконец, прослеживается непосредственная зависимость сотрудников от нормального функционирования электронного документооборота и добросовестность оператора информационной системы.
Рекомендации для организаций при переходе на систему электронного документооборота
Для перехода на электронный документооборот компании следует учитывать ряд важных нюансов. Следует заранее подготовиться к возможности такого перехода, оценив текущие кадровые процессы в компании. Также необходимо юридически оформить переход на данную систему. Рекомендуется обеспокоиться вопросами, которые могут возникать уже после внедрения системы – например, взаимодействие с сотрудниками в рамках споров по вопросам использования системы электронного документооборота.
Как оформить приказ о внедрении системы электронного документооборота? Ознакомьтесь со справкой ГАРАНТ: Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота
Ключевые моменты, которые следует учитывать работодателю при переходе на систему электронного документооборота, выделил руководитель направления методологии кадрового администрирования управления вознаграждения и кадровой экспертизы «Сбербанк» Алексей Юдин. По мнению эксперта, чек-лист по внедрению кадрового электронного документооборота выглядит следующим образом:
Эксперт считает, что в первую очередь следует оценить соответствие компании юридическим и функциональным требованиям и процессам, в том числе выбрать электронную подпись. Еще до внедрения систему следует юридически урегулировать использование системы – составить локальный акт, уведомить работников, конкретизировать и закрепить правила использования системы, сделать правки к стандартным шаблонам трудового договора, а также не забыть о составлении согласия на обработку персональных данных при использовании системы. Отдельное внимание стоит уделить договору с вендором системы электронного документооборота, включая гарантии по доработке, внедрению, поддержке, учитывая обработку персональных данных сотрудников.
Уже после этого Алексей Юдин посоветовал выбирать схему хранения и архивирования документов – у провайдера или компании. Важно также озаботиться планированием действий по тестированию и развертыванию решения, определения владельца. Уже после внедрения системы важно озаботиться обучением сотрудников работе с ней, а также подготовке алгоритма работы с претензиями и спорами, которые касаются кадрового электронного документооборота.
***
Применение электронного документооборота в России не является неким новшеством, так как он уже применялся некоторыми работодателями не только в рамках эксперимента Минтруда РФ, но и самостоятельно, заметила Ксения Степанищева. Проведенный в 2020-2021 годах эксперимент Минтруда РФ в целом продемонстрировал положительные результаты перехода компаний на систему кадрового электронного документооборота. Эксперимент стал важным этапом формирования новых поправок в ТК РФ, так как он позволил выявить ряд критически важных моментов при переходе компаний на систему электронного документооборота.
1 С текстом Публичной декларации целей и задач на 2021 и материалами к ней можно ознакомиться на официальном сайте Минтруда России.
Электронный документооборот (ЭДО) и его виды
Электронный документооборот (ЭДО)
Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.
Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.
Чем будет полезен ЭДО для вас:
Функции электронного документооборота
Основной функционал системы ЭДО заключается в том, чтобы облегчить работу сотрудников. С его помощью вы сможете:
Как работает ЭДО?
Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.
Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.
Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.
Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:
Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:
Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».
На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.
Виды электронного документооборота
Само по себе понятие документооборот подразумевает работу с большим количеством информации, которая подвергается различной классификации. Практически любая компания ведет учет по следующим видам документов:
Документов может быть столько, сколько отраслей деятельности ведет предприятие. Кроме этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:
По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:
Дальше мы подробнее рассмотрим каждый из них.
Внутренний ЭДО
Без внутреннего документооборота сложно представить работающее предприятие. С его помощью осуществляются практически все процессы жизнедеятельности компании. Главная их особенность в том, что внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее.
Документы внутреннего документооборота:
Таким образом, внутренний ЭДО регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота почти не регулируется государством, поэтому руководители могут устанавливать свои правила работы с ним.
Главные задачи внутреннего ЭДО:
Система позволяет фиксировать статусы документов на разных этапах, что позволяет руководителям эффективнее контролировать и оценивать работу. Внутренний ЭДО позволяет также вести учет времени и действий, осуществляемых по документам.
Внешний ЭДО
Внешний документооборот (межкорпортативный) подразумевает работу с входящими и исходящими документами компании. К этому виду документов относится информация о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах. Другими словами – этот вид ЭДО обслуживает внешнюю связь организаций.
Документы внешнего документооборота:
Условно внешний ЭДО можно также поделить на две группы:
ЭДО с государственными органами
В 2011 году МинФин РФ принимает решение, разрешающее использовать счета-фактуры в электронном виде при наличии ЭЦП. Именно это решение стало стартом к дальнейшему созданию различных информационных систем электронного документооборота.
Таким образом большая часть государственных учреждений постепенно стала переходить на систему ЭДО. Индивидуальные предприниматели, юридические лица получили возможность более оперативно взаимодействовать с налоговой службой, фондом соцстраха и пенсионным фондом
Чтобы отправлять документы в Фонд социального страхования компания-организатор должна предварительно заключить договор с оператором ЭДО. Кроме этого потребуется установка необходимого ПО, которое будет совместимо с ПО ФСС, а также получить электронную подпись. Затем потребуется заключить договор о подключении к ЭДО с ФСС. Выполнив эти процедуры, компания-страхователь становится участником системы ЭДО с ФСС и имеет возможность отправлять отчетность в электронном формате.
Для обмена документами с ФНС можно заключить договор с любым оператором ЭДО. Главным условием отправки – является ЭЦП. Документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью
Перед тем как начать обмениваться документами с ПФР необходимо заполнить заявление, что отчетные документы будут поступать в электронном виде. Затем потребуется подписать специальное соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Эти два пункта важны, иначе ПФР не будет принимать ваши электронные отчеты.
Бланки отчетов находятся на сайтах каждого из ведомств. Для ПФР соглашение распечатывается в двух экземплярах, а заявление в трех. После подачи их в ведомство обращение рассматривается от двух неделю до месяца. Решение вы получите в письменном виде.
Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам!
Особенности электронного документооборота
Преимуществ у электронного документооборота много, но мы перечислим основные из них:
Выводы
Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.
Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.
Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:
Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:
Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.
Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.
Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.
Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!
Зачем бизнесу нужен электронный документооборот
Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.
Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.
Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.
Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:
ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге. Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд. Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.
Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.
После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.
При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.
Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.
Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.
Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.
При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.
Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.
Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.
Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.
Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.
ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.
Документы, которые можно передавать через ЭДО
Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:
Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.
Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.
Автоматизация документооборота
В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.
Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.
Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.
Примеры нестандартных документов в ЭДО:
Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.
Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.
Примеры реализации кастомных веб-форм:
Принципы работы в Диадоке
Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.
Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.
Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.
После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.
Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.
Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.
Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.
Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.
Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.
Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.
Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов. Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.
Как выглядит документ в Диадоке?
Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.
Основные этапы перехода на ЭДО
Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.
Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.
После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.
Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.
Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.
Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.
Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.
После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.