Что вам необходимо для того чтобы вы работали максимально эффективно
Как повысить эффективность и выжать из коллектива больше
Мы любим сводить все к простым вещам, и в этом случае поступим также. Итак, по-настоящему работоспособная команда держится на трех китах: профессионализм, мотивация и дисциплина. А во главе всего этого стоит сильный и авторитетный лидер. Поэтому начать придется с себя любимого.
Начните с себя
Как этого добиться? Помните фильм “Александр” с Колином Фарреллом про Александра Македонского? Там есть сцена, которая может служить уроком каждому начальнику. В ней наставник говорит молодому Александру: “Первое правило войны: делай то, что приказываешь своим людям. Не больше и не меньше!”
Мотивация
Символическая мотивация:
Дисциплина
Профессионализм
Насколько бы сотрудники не были трудолюбивы и ответственны, они не будут работать эффективно, если не умеют. Их нужно научить. Это системная работа и проводить ее нужно в несколько этапов:
Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:
Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!
10 советов, которые помогут работать эффективнее
У современной жизни высокий темп, и только тот, кто успевает за ним, может рассчитывать на успех. Ни одна минуты минута жизни успешного человека не уходит в никуда. Он работает быстро, качественно и эффективно. Эти три понятия можно назвать навыком продуктивности.
Вы можете сказать, что тоже не тратите свое время впустую, загружены целыми днями, но, тем не менее, это не отражается на качестве вашей жизни. Так вот, продуктивность, –это не только работа, но и отдых, а точнее качественное их соотношение. Вы не сможете эффективно работать, если будете плохо отдыхать. Не стоит смешивать эти два понятия в одно, должно быть четкое разграничение времени работы и отдыха.
Постоянная занятость так же не влияет на количество выполненной работы. Можно выполнять делатьмного второстепенной работы, очень уставать и при этом не иметь результата. А продуктивность как раз нацелена на результат, то есть количество выполненных важных задач в определенный промежуток времени.
Существует принцип Паретто или закон 20/80, который гласит, что 20 процентов действий дают 80 процентов результата и наоборот. Для того чтобы развить свою продуктивность, нужно вычислить эти 20 процентов и работать в первую очередь над ними, и только потом переходить к оставшимся задачам. Хотя возможно, после исполнения важных задач, второстепенные отпадут сами по себе.
Итак, наша задача – работать меньше, а получать более качественный результат.
В этой статье мы рассмотрим 10 советов о том, как стать продуктивным (читай, успешным) человеком.
1. Список, список и еще раз список
Этот пункт неспроста стоит первым, начинать нужно именно с него.Научитесь составлять список задач и работать с ним. Для того чтобы составить список, желательно выделить 15 минут своего времени вечером, накануне рабочего дня. Хотя можно и утром за чашкой кофе. Преимущество вечернего списка – в лучшем закреплении задач во время сна.
Нужно взять ручку с бумагой либо открыть заметки на телефоне и записать все, что вы считаете нужным сделать в этот день. После составления списка, выделите важные дела. Затем, разделить разделите задачи на краткосрочные и долгосрочные. Краткосрочные, –это те, которые нужно сделать срочно, а долгосрочные – те, на которые есть больше времени. После этого, вам станут видны самые важные дела, которые надо выполнить срочно, то есть в первую очередь. Возможно, это будут самые неприятные дела, но они и есть, те 20 процентов, о которых мы говорили выше. Выполнив их, постарайтесь дать себе время на непродолжительный отдых.
Вы так же заметите, что у вас в списке есть неважные и не срочные дела. Смело откладывайте их на потом. Не бойтесь, что-то пропустить, лучше потратить свое время на отдых, чем на лишние ненужные дела.
Примерный список нужно составлять и на более долгий срок – неделю, месяц, год.
2. Определите ценность задачи
Бывает работа, которую вы не очень хорошо и медленно выполняете, но сделать ее надо. При этом вы понимаете, что можете за это время сделать работу, которая принесет больше дохода. Приведем пример.
Вы работаете дома, за час зарабатываете 200 рублей, но вот вам нужно помыть машину. На мойке ее помоют за 300 рублей, но если вы будете мыть ее сами, то потратите на это 2 часа. То есть потеряете 100 рублей, вместо того чтобы сэкономить.
Поэтому можно передать выполнение задачи кому-то, если у вас на это время есть более прибыльная работа.
3. Воображаемый конкурент
Этот пункт для тех, кто работает дома. Конкуренция всегда мотивирует на выполнение лучше и быстрее кого-то. Вообразите себе конкурента и постарайтесь сделать работу быстрее и качественнее его, чем он.
4. Пунктуальность – вежливость королей
Помните о сроках. Не опаздывайте на встречи и совещания, так вы сэкономите свое время и время окружающих. Попробуйте установить временные рамки и для окружающихостальных, объясните, что тратить свое время на ожидание, –большая роскошь для вас. Пунктуальность выражается и в сроках выполнения работы. Установите напоминание на телефоне о времени сдачи работы за пару часов, чтобы успеть выполнить, если забыли.
5. Извините, но я не могу вам помочь
6. Отвлекающие мысли и предметы
Посмотрите на свое рабочее место. Проанализируйте его на наличие посторонних предметов. Возможно, те папки, с отчетами за прошлый месяц уже не нужны, и их можно убрать в шкаф. А этот сувенир, привезенный из путешествия, может отвлекать вас на воспоминания. Уберите его туда, где вы сможете видеть в нерабочее время. Освободите рабочий стол по максимуму.
Если для работы вам не нужен интернет и телефон – отключите и то, и другое. Если нужны, отвлекайтесь только на звонки и оповещения по работе.
Поверьте, сосредоточившись на работе, вы выполните ее в кратчайшие сроки, и у вас будет время на посторонние дела.
7. Рутинные задачи
Выделите из списка однотипные задачи и выполните их одновременно. Время на подготовку уйдет всего один раз, а заданий можно завершить много. Например, если сегодня нужно совершить несколько звонков, то звоните один за другим, не кладя трубку на место и не переключаясь на другие дела.
8. Крепкое здоровье и образ жизни
До сих пор мы рассматривали списки задач, сроки выполнения, важность, экономию времени, но всему этому не получится следовать, если вы болеете или ведете неправильный образ жизни. Вы наверняка знаете о своих болезнях, и было бы неплохо делать профилактику, на это уйдет гораздо меньше времени, чем на лечение.
Не пренебрегайте здоровым образом жизни. Культ из ЗОЖ делать не надо, но простые правила никто не отменял.Спать слишком много, как и слишком мало – вредно. Сутки за компьютером тоже в будущем плохо скажутся на вашем физическом и психологическом здоровье.
9. Будьте гибкими!
Это значит, что порой по ходу дела выявляются непредвиденные детали, и вам кажется, что все планы рушатся.Главное не паниковать. У вас всегда есть возможность составить новый список, если старый потерпел фиаско. Будьте гибкими и используйте свою логику, чтобы решить проблему с минимальными потерями времени.
10. Время отдыха
Правило, без которого вы будете не в состоянии выполнить все остальные. Обозначайте в своем списке время отдыха. Сколько вы хотите отдохнуть и каким образом. Придумайте такое занятие для отдыха, благодаря которому можно отдохнуть физически и морально.
Решитесь следовать указанным пунктам хотя бы неделю, и вы увидите, что под конец дня у вас чудесным образом появится лишнее время и удовлетворение от чувства выполненного долга. Ставя галочки напротив пунктов, вы будете понимать, что сделали все возможное, и теперь можно качественно отдохнуть без угрызений совести за невыполненную работу.
Как быть эффективным на своей работе
Многие люди считают, что являются эффективными на своей работе, но так ли это на самом деле? 21 век предоставляет массу возможностей как для обучения новым навыкам, так и для новых отвлечений и раздражителей. И последнее является причиной того, что спустя несколько лет человек понимает, что работа ему не дала ничего, кроме денег. После увольнения ему трудно найти новую работу, потому что он бесцельно потратил свое ценное время и ничему не научился. Чтобы не жалеть о потраченном времени, изучайте способы повышения своей профессиональной и личной эффективности.
Какие же шаги нужно сделать для того, чтобы быть полезным как на работе, так и других сферах жизни?
Определите свои приоритеты
Если кто-либо спросить у вас, чего вы на самом деле хотите получить от своей работы, каким будет ваш ответ? Одним из самых важных шагов для повышения эффективности на работе будет определение вашей цели. В конце-концов, если у вы не знаете, чего хотите достичь, то и приоритетов у вас не будет никаких. Вы будете завалены работой, чрезмерно вдаваться в детали и не увидите общую картину. К тому же не заметите разницы между важным и не важным.
Создайте правильное отношение к работе
Каждый слышал о том, что нужно выработать правильное отношение к работе, но что это действительно значит? Люди с правильным отношением берут на себя инициативу и ответственность, они ходят на работу не только для того, чтобы заработать денег, но и для повышения своих навыков. Они помогают коллегам, подменяют тех, кто болен и выполняют свою работу так, чтобы не было за нее стыдно. При этом они постоянно повышают свои стандарты.
Хорошее отношение вырабатывается не только для уважения: такие люди стараются в любой сфере жизни выкладываться на полную, потому что знают, что стоит сделать себе всего лишь одну поблажку и это отразится на всем, чем они занимаются. В конце рабочей недели они чувствуют себя не разбитыми, а удовлетворенными собой.
Выработайте основные навыки
Далеко не все люди обладают даже базовыми навыками для выполнения своей работы. И что хуже всего — даже не пытаются их привить. Мы говорим о тех навыках, которые требуются для выполнения своей работы на достойном уровне.
Кроме этого существуют навыки, которые помогут как в вашей нынешней работе, так и последующих. Советуем вам начать с них, потому что их польза распространяется на всю вашу жизнь и их значение трудно переоценить.
Рассмотрим их подробнее.
Тайм-менеджмент/Продуктивность
В любой работе критически важным навыком является управление временем. Без такого навыка ваш день превратится в крысиную беготню и приведет к повышению уровня стресса.
Рассмотрите свое ежедневное расписание. На что вы тратите свое время? Помните о своих приоритетах и планируйте день, исходя из них. Изучайте основы тайм-менеджмента и научитесь правильно расставлять приоритеты.
Быть продуктивным значит:
Навыки коммуникации
Мы общаемся с другими людьми каждый день в том или ином виде и от этого умения зависит успех в жизни. Вы можете быть талантливым человеком, но если не умеете влиять на людей и поддерживать разговор, вам будет трудно достигать своих целей.
Эффективная коммуникация учитывает:
Управление стрессом
Небольшой уровень стресса может быть даже полезным, однако когда вы морально подавлены, то неспособны проявить свои лучшие качества, а ваша продуктивность падает. Ведите дневник, высыпайтесь, справляйтесь со своими эмоциями и занимайтесь спортом.
Всегда анализируйте прошедший день и выясняйте, что стало причиной вашего стресса. Иногда причина может быть очень проста: вы гуляли допоздна, не выспались и пришли на работу в разбитом состоянии. В этом случае вам снова необходимо определить свои приоритеты.
Обучение
Не имеет значения, чем вы занимаетесь — вам всегда нужно повышать как профессиональные, так и личные навыки. Используйте технику SWOT для этого. Определите:
Приучите себя к тому, чтобы каждый день повышать свои навыки. Основной упор делайте на личностное развитие, потому что оно является универсальным и его можно проявить в любой сфере деятельности: развитие памяти, логики, творческого мышления, скорочтения. Желаем вам удачи!
10 уроков о том, как повысить продуктивность, которые я усвоил, работая по 90 часов в неделю целый месяц
Сколько часов в неделю вы тратите на работу? Около 40, не так ли? А как вы думаете, что будет, если работать 90 часов в неделю?
Автор сайта a Year of Productivity Chris Bailey решил провести такой эксперимент. К чему это привело? Читайте о 10 уроках, которые он извлек, в нашем переводе его статьи.
В среднем, люди работают примерно по 40 часов в неделю или больше.
На поверхности лежит два решения этой проблемы:
1. Продолжайте работать 40 часов в неделю и не добивайтесь успеха.
2. Работайте более 40 часов в неделю и попытайтесь увеличить производительность.
Однако на практике этот выбор непрост. Даже несмотря на то, что кажется, что работа в течение долгого времени позволит справиться с большим количеством задач, это очевидно, неправильное рассуждение: не потому что у вас будет меньше времени на отдых и восстановление, а потому что в долгосрочной перспективе производительность труда существенно снизится. Это было доказано много раз, поэтому тезис совершенно очевиден.
Я считаю себя человеком с высокой продуктивностью, даже несмотря на то, что однажды бездельничал целую неделю. Но сейчас даже не могу вспомнить, когда я был настолько же непроизводительным, как работая 90 часов в неделю.
В феврале у меня была альтернатива: работать 90 часов в неделю, чтобы на следующей работать только 20 часов. Я хотел посмотреть, как экстремальная работа скажется на моей продуктивности. Далее – 10 важнейших уроков, которые я извлек во время эксперимента.
1. Многочасовая работа увеличит вашу производительность, но лишь в краткосрочной перспективе.
Это, пожалуй, важнейший урок, который я для себя вынес: можно добиться больше, трудясь ненормировано, но это продлится недолго.
В долгосрочной перспективе многочасовая работа приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.
Фактически, после 40-часовой рабочей недели, как показало исследование, предельная производительность начинает снижаться, пока «работа в течение восьми 60-часовых рабочих недель не сравняется с продуктивностью восьми 40-часовых рабочих недель». А если мы будем работать 70 или 80 часов за 7 дней, точка безубыточности будет достигнута уже на третьей неделе.
Когда я работал 90 часов в неделю, мне многое удавалось сделать, но лишь на протяжении первых дней недели; после чего у меня не было времени или эмоциональных сил на восстановление, так что моя продуктивность действительно упала. Я убедился, что сон и посещение тренажёрного зала каждое утро помогают мне восстановить энергию, но она всё равно снижалась к среде-четвергу.
Легко обмануть себя в том, что долгая рабочая неделя сделает тебя более продуктивным, в конце концов, так и происходит, но недолго. Но лично я считаю, что есть фундаментальные лимиты общей производительности, и преодолеть их можно, если трудиться умнее, а не больше.
Большинство исследований показывают, что оптимальное количество часов, которое нужно работать в течение недели – около 40. После своего эксперимента, я склонен этому верить.
2. Если вы всё время заняты, это не значит, что у вас высокая продуктивность.
Есть большая разница между занятостью и продуктивностью, но её порой очень трудно уловить.
С моей точки зрения, продуктивность никак не зависит от того, сколько вы работаете; она зависит от того, сколько дел вы доводите до конца. Так, можно начать выполнять множество задач и ни одной из них не завершить в течение недели. К примеру, если у вас 60-часовая рабочая неделя, но вы всё время общаетесь с сослуживцами, проверяете почту, выполняете второстепенные задачи целый день, вы будете куда менее производительным, чем человек, работающий 30 часов в неделю, но реально вовлечённый в важные процессы.
Продуктивность – это не то, сколько вы работаете в течение дня, а то, сколько вы делаете.
3. Ощущение продуктивности не означает ее наличие.
Даже если вы чувствуете, что у вас высокая продуктивность, это не значит, что это так. На самом деле, иногда все обстоит с точностью до наоборот:
• Когда вы трудитесь в многозадачном режиме, вы чувствуете себя более продуктивным, чем когда занимаетесь одним делом, однако исследования подтверждают снова и снова – это не так;
• Когда вы употребляете кофеин, вы чувствуете себя более продуктивным, так как кофе воздействует на мозг. Однако тело привыкает к кофеину, и это вещество может снизить вашу продуктивность в решении креативных задач;
• Вы чувствуете себя более продуктивным, проверяя электронную почту 10 раз в час, вместо подготовки отчёта, потому что получаете фидбэк. Но ведь вам не платят за просмотр почты, а платят за работу и достижение определенных результатов.
То же самое касается и постоянной переработки. Я думаю, что труд на протяжении долгих часов заставляет чувствовать себя более продуктивным, и вы чувствуете себя менее виноватым из-за того, что не успеваете выполнить всю работу вовремя.
4. Планируйте свое время, когда вы не заняты работой.
Интеллектуальная деятельность делает нас более творческими, сконцентрированными, энергичными, потому что позволяет увидеть работу с высоты птичьего полёта. Она позволяет увидеть, что вам нужно делать иначе, чтобы достичь большего за меньшее время. И хотя вы можете почувствовать себя менее продуктивным, но, как в примере с однозадачностью, вы добьётесь большего успеха.
Когда я заставлял себя работать 90 часов в неделю, я постоянно замечал, что работаю с меньшей отдачей, занимаясь ерундой, но при этом не достигаю значительных результатов в конце дня: всё это я заметил после того, как проанализировал свою работу через неделю после окончания эксперимента.
5. Каждая минута, посвященная планированию, сэкономит 5 минут работы.
Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси:
«Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы».
Я бы поспорил насчёт 10 минут (думаю, немного меньше), но принцип совершенно правильный.
Когда всё, чем вы занимаетесь – это работа, и вы никогда не уделяете время планированию, сложно работать по-умному. Даже если вы всегда трудитесь больше остальных, не работая по-умному, не выполняя сверхсложных задач, вы никогда не достигнете уровня производительности других людей, которые могут трудиться вполовину меньше, но достигать таких же результатов.
Когда вы прервете работу и спланируете свою деятельность, то станете более сфокусированным, сможете направить своё время и энергию на несколько концентрированных целей, добиваясь большей производительности.
6. Чтобы добиться большего за меньшее время, ставьте в плане ограниченные сроки на выполнение задач.
Выделение ограниченного количества времени на выполнение задач – прямая дорога к повышению производительности. Хотите успеть больше? Тратьте больше энергии на выполнение задач.
Мой любимый путь – выделение меньшего количества времени на задачи, с которыми мне нужно справиться.
Чем меньше дней (часов) отведено по плану на выполнение задачи, тем больше вы подгоняете себя, тратите больше времени для выполнения работы. И наоборот, если времени много, то человек может дольше принимать решения, сидеть без дела.
В процессе эксперимента у меня была альтернатива: работать 90 часов одну неделю, а следующую – только 20 часов.
Забавно, но когда у меня было только 20 часов на 40-часовые задачи, я находил пути сделать больше за меньшее время. Так как у меня было намного меньше времени, чем требовалось, приходилось задействовать всю энергию ради достижения цели.
Чем больше нужно сделать, тем больше времени, казалось бы, нужно тратить на работу. Это то, что понимают все люди, и то, что, на первый взгляд, кажется правильным. Но, как показал мой опыт, чем меньше времени вы отводите на задачу, тем больше вы сделаете за этот ограниченный срок.
7. Заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы.
Как сказал Брайан Трэйси, автор фантастической книги «Съешь эту лягушку», «если вы хотите оставаться счастливым и иметь высокую производительность, заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы». Например, когда нужно многое сделать, и вы спите всего пару часов, уровень производительности снизится. Но если вы пораньше ляжете в кровать и выспитесь, то сможете быстрее справиться со своими задачами.
Энергия – это топливо, которое вы сжигаете на протяжении всего дня, чтобы справиться с работой, и во время эксперимента я избавился от многих вещей, которые заряжали меня энергией, просто потому что у меня на них не было времени. А если вы хотите делать большее за меньший период времени, о восполнении энергии нужно думать особенно тщательно.
8. Переработка опустошит запас силы воли.
Каждый раз, заставляя себя работать, когда не хочется, вы используете немного силы воли – ментального ресурса, который может истечь.
Заставляя себя работать 90 часов в неделю, я потратил огромное количество ментальных ресурсов, больше, чем при проведении каких-либо других экспериментов. Это привело к целому ряду негативных последствий:
• Я откладывал важные дела чаще, чем когда-либо раньше: иногда на 3-4 часа;
• Моя продуктивность упала в среду и четверг моей 90-часовой рабочей недели, при этом мозг просто отказывался выполнять свою работу;
• Я понял, что концентрируюсь на второстепенных, дурацких задачах (проверка Google Analytics, Твиттера, электронной почты) вместо реальной работы.
Вы можете не заставлять себя работать 90 часов, но каждый раз, вынуждая себя работать больше, чем нужно, вы истощаете свои запасы силы воли, что вступает в конфронтацию с энергией и мотивацией, основными составляющими продуктивности.
9. Одна из худших (и наименее продуктивных) вещей, которые вы можете сделать – это быть нечестным с самим собой.
Вопрос, о котором мне часто хочется написать на своём сайте, – необходимость быть честным с самим собой, потому что любая тактика продуктивности становится бесполезной, если вы сами себе врёте. Например:
• Делаете ли вы то, что нужно делать или просто переносите на потом?
• Вы ставите себе высокие цели, а затем бросаете их через несколько недель, или разбиваете на несколько этапов и все-таки выполняете?
• Вы пробуждаетесь с первого раза вместе с будильником или переставляете его 5 раз, прежде чем поднимаетесь с кровати?
• Слушаете или вы свой мозг, когда он говорит, что устал от работы и хочет отдохнуть?
• Вы проводите несколько часов напротив телевизора, а потом пытаетесь понять, куда ушло время?
На протяжении эксперимента, чем больше я давил на себя, стремясь быть продуктивным, тем менее честным я был с собой. Я пытался усыпить свою бдительность, стремясь быть продуктивным, когда у меня не было сил, что заставляло меня откладывать дела, искать оправдания сделать сегодня меньше. Вместо того, чтобы быть честным с собой и думать, сколько энергии я потратил, я слишком сильно давил на себя, и это уменьшило мою продуктивность.
10. В жизни есть более важные вещи, чем продуктивность.
Вне всяких сомнений, каждая секунда работы – это секунда, которую вы не потратили на что-нибудь менее важное, но более любимое.
Когда я проводил немного времени со своей девушкой, работая 90 часов в неделю, я чувствовал себя гораздо лучше. Есть дела в списке обязательств – важные, но несрочные, и от них мы чаще всего отказываемся в условиях высокой занятости. Я с этим сталкиваюсь столько же, сколько и другие люди.
Когда вы перерабатываете, это лишнее время, которое нужно откуда-то взять, заставляет отказываться от простых вещей, которые дарят энергию (например, времяпрепровождение с любимыми). Как только вы перестаёте тратить время на вещи для души, вы начинаете заведомо проигрышную битву, становитесь раздражительным и менее продуктивным.
В частности, работа много часов подряд продемонстрировала, что по производительности она не отличается от 40-часовой рабочей недели (особенно в долгосрочной перспективе).
Важная вещь, которую можно сделать для продуктивности – это грамотно распланировать свою деятельность. Это поможет восполнить энергию, работать умнее, находить интересные решения, избавляться от второстепенных задач, а самое главное – контролировать свой труд.