что значит многозадачность в работе
Многозадачность. Как справиться с призраками посторонних дел
Автор иллюстрации: John Kenn
Многозадачность мешает сосредоточиться, довести начатое дело до конца, вызывает беспокойство и усталость, постоянное ощущение спешки, чувство неудовлетворенности, при этом эффективность работы падает.
О многозадачности, а точнее о том как с ней справиться, в статье и пойдет речь.
Что такое многозадачность
Это способность, а если точнее — неспособность, справляться одновременно с несколькими делами и сосредотачиваться на чем-то одном. И хотя многозадачность считается эффективным методом решения проблем и отличным подходом к делам — это не так. Она легко добавит несколько рабочих часов в конце дня и растянет достижение цели на месяцы, а может, и на годы. Казалось бы, если браться за два дела сразу, время на исполнение сократится наполовину, но, на самом деле, времени и усилий понадобится в два раза больше, а шансы на успех сократятся вдвое.
Как заметить многозадачность
Первичное действие: я отклоняюсь от темы.
На работе мы едва способны проработать час и не проверить электронную почту, отправить СМС, позвонить, посерфить в интернете, залезть на YouTube или Facebook, твитнуть что-то или поискать на Shazam отличную песню.
Во время общения едва выдерживаем часовую беседу с друзьями, не пользуясь смартфоном.
У нас всегда много дел, ведь жизнь состоит из соперничающих за внимание требований. Мы жонглируем задачами и принимаем множество решений, перезваниваем, завершаем проекты, начинаем новые, кого-то куда-то отвозим, а других людей откуда-то забираем. При этом ведем домашнее хозяйство и не теряем голову. Разве это не круто? Не это ли доказывает, что мы мастера многозадачности почти как Юлий Цезарь?
Мы постоянно перегружены, пытаясь уместить в час как можно больше дел: ответ на письмо, участие в конференции, проверка материалов для встречи. Наш ежедневник уже напоминает небольшой роман.
А еще у нас появляются необычные симптомы.
Мы не можем надолго сконцентрироваться на одной задаче, мысли путаются, особенно если дело скучное, трудоемкое или длительное. При этом переходы от дела к делу отнимают все больше сил и вызывают подавленность и истощение. Все чаще задумываемся о качестве работы, но при этом появляется все больше ошибок. Проявляется небрежность и теряются вещи, забываются идеи, пропускаются встречи и не отправляются ответы на письма.
Для нас стало нормой во время разговора не дослушать до конца собеседника и начать придумывать ответ или мысленно его критиковать. А иногда в голову лезут посторонние мысли.
Я выключил газ?
Вам не нужно сосредотачивать внимание. *вжух*
Скрытый механизм многозадачности: неспособность управлять вниманием
Мозг способен работать в многозадачном режиме и делает это отлично. Даже в этот момент, читая статью, мы обрабатываем прочитанное, понимаем смысл написанного и создаем зрительные образы, возможно, даже комментируем про себя. При этом сердце продолжает биться, а легкие наполнятся воздухом. Наш желудок не перестает функционировать, а температура тела не выходит за пределы нормы, мы замечаем звуки и запахи.
Мозг производит миллионы вычислений в любой момент времени, и хотя в фоновом режиме он эффективен и способен работать со многими вещами одновременно, на первом плане всегда будет что-то одно. На чем будет сосредоточен мозг — зависит от задачи и потребностей. При чтении — понимание цепочки символов и смысла написанного. Когда мы слушаем кого-то — смысл сказанного. Во время вождения — дорожная обстановка.
Представим себя в темной комнате с фонариком в руке. Наше внимание — это луч света от фонарика, мы видим только то, что попадает под него. Нужно осмотреться? Для этого надо водить фонарем из стороны в сторону, но при этом будет видно все равно только то, что освещено.
Выделяют четыре типа управления вниманием:
Например, вести автомобиль и разговаривать по телефону или читать книгу и слушать музыку. Но позже обнаружилось, что при этом страдает результативность.
Разделяя внимание на две задачи, мы начинаем делать больше ошибок и пропускать что-то в одной задаче или в обеих.
Разделенное внимание — параллельная многозадачность. При разделении внимание будет делиться между разными задачами, и одна может получить 30%, а другая 70%. Полностью сосредоточиться на чем-то одном не удастся. Такой подход будет полезен при выполнении пары дел, одно из которых выполняется на автомате. Например, когда беседуете с другом, прогуливаясь по парку.
В случае, когда требуется уделять 100% внимания выполняемой задачи, будет полезно переключение.
Чередующееся внимание, оно же переключение — серийная многозадачность. Сначала мы уделяем все внимание одной задаче, потом переключаемся на другую и погружаемся в нее с головой. Например, прерываем беседу, проверяем почту, отвечаем на сообщения, а потом продолжаем разговор. Не кажется сложным, но на это требуется много энергии.
Побочные эффекты многозадачности
В большинстве случаев многозадачность не завидное умение, а дурная привычка. Она мешает сосредоточиться и ухудшает концентрацию — становится сложно разобраться в распределении внимания. Мы становимся рассеянными и хуже сопротивляемся отвлечению. Многозадачность бьет по эффективности, а между ней и топтанием на месте — тонкая грань.
Многозадачность — враг совершенства.
Как бы не хотелось, но, занимаясь несколькими делами одновременно, не получиться уделить внимание деталям, и от этого будет страдать результат. Можно стать мастером на все руки, но в конкретном деле высот достичь не удастся. Еще одно из последствий многозадачности — потеря способности сохранять сосредоточенность. Умение сосредоточиться на одном деле более пяти секунд — почти утраченный навык.
Как преодолеть многозадачность
Тренируем однозадачность
TED 2012, Паоло Кардини рассказывает о однозадачности. Субтитры на русском языке.
Паоло Кардини, на TED 2012 предложил противоядие — однозадачность. Хотим сделать что-то хорошо — концентрируемся на текущей задаче. Главное — помнить о текущей цели. Готовим обед? Тогда ограничимся нарезкой, варкой и жаркой. Не стоит разговаривать по телефону, слушать телевизор, заказывать книгу рецептов по саге «Песнь льда и пламени». Ведем машину? Руки на руль, ноги на педали, а взгляд на дорогу. Не трогаем навигатор, не читаем СМС, не болтаем с пассажирами.
Отдыхаем с друзьями? Тогда забудем о важных письмах, звонках, работе и флирте с официантками.
Конечно, при необходимости можно и отойти немного от однозадачности: если промелькнула отличная мысль — запишем в блокнот и отложим до свободного времени. Так мы ее не забудем, а идея стала побочной задачей. Побочные задания — это как блокнот, только не блокнот, в который записывается все, что отвлекает от текущего дела. Главное ими не злоупотреблять, иначе так недалеко и до многозадачности.
Тренируем мозг
Мозг — это как мускул, хотя и не мускул, и ему требуются упражнения, которые включают и укрепляют механизмы контроля когнитивных функций и делают их эффективными.
Замечаем ловушки
Для большинства людей ТОП ловушек такой:
Списки дел
Главное — перечень дел должен нравиться, иначе мы к нему не будет возвращаться. Не важно, где вести список дел — в блокноте или в приложении, главное чтобы это доставляло удовольствие.
Если взять список задач, то в нем почти не будет пунктов, объединяющих несколько дел. Причина проста — многозадачность интуитивно воспринимается бессмысленной. Важно выработать привычку держать список дел под рукой и регулярно сверяться с ним особенно перед началом работы. Главное — работать по порядку приоритетности задач, а если появилась какая-то новая — фиксируем ее на будущее.
Учимся говорить «нет»
Начальник дал дополнительную работу, а подруга просит помочь с проектом? А может нужна помощь в организации какого-то мероприятия в школе у ребенка?
Часто мы чувствуем себя обязанными делать что-то для других, хотя и своих забот хватает. Многие набирают кучу проектов из рвения, чувства долга или желания быть полезными, хотя отлично знают, что это им не по силам.
Мы обязаны научиться говорить «нет» и отбросить все волнения о чужих проектах и делах, еще важно при этом не корить себя за невозможность кому-то помочь.
Делегируем полномочия
Лучшее лекарство от многозадачности — попросить о помощи. Это сложно и порождает стресс, ведь доверив работу другим, забот может добавиться. Хотя это может быть неприятным, все равно стоит привлекать других. Обращение за помощью можно считать взаимовыгодным сотрудничеством, мы же помогали другим, когда они просили. Настала пора платить по счетам.
Лучший обмен взаимопомощью — просто кого-нибудь нанять.
Тренируем мозг скукой
Хотя многозадачность дает стимулы и энергию, а однозадачность навевает зевоту и оцепенение — неинтересные задачи лучше всего тренируют мозг. Не бросать долгое и утомительное дело — отличное упражнение на внимание.
На этом по многозадачности все.
Надеюсь, что время, которые вы потратили на статью, дали полезную информацию для размышлений.
Всем добра, и да пребудет с вами Сила!
Читайте больше статей в нашем блоге: SmartTalks
Как работать в условиях многозадачности?
Работа в режиме многозадачности что это, поочередное выполнение большого количества дел.
Примеры. Люди завтракают и читают газету, едут в машине и разговаривают по телефону.
Многозадачность – это способность человека довольно быстро с первой задачи переключаться на вторую.
Реже переключайтесь и меньше отвлекайтесь одновременно на несколько дел, тогда вашему самочувствию нечего бояться.
Но необходимо знать, что при каждом переключении затрачиваются жизненные ресурсы, увеличивается стресс, и невольно повышаются чувства тревоги.
Работа в режиме многозадачности что это, читайте советы
Доказано учеными, что можно работать в режиме многозадачности, если вы обладаете:
• способностью анализировать результаты.
Допустим, вы не имеете тех качеств, которые перечислены выше. Не беда, они появятся.
Прислушивайтесь к советам на каждый день:
1 совет. Составляйте бизнес — план на день, неделю, месяц.
• мотивировать на достижение конкретных задач;
• снизить стресс до нуля;
• освободить мозг от лишней информации.
Уделите 10 минут на составление плана. Записывайте в блокноте, дневнике, календаре, приложении Todoist, на доске Trello. Ценную и большую информацию храните на флеш-карте.
У руководителей крупных компаний рабочее время планируется по часам, для каждого дела определенный период времени.
Допустим, у вас появилась неприятная работа, которую обязательно требуется сделать. Обсуждайте о ней с внутренним голосом. Убеждайте себя, и вы почувствуете, что вы в работе, и она началась, осталось — закончить.
2 совет. Сортируйте дела по приоритетам.
Известные специалисты предлагают использовать их разработки для работающего в режиме:
• метод «АБВГД» Брайна Трейси;
• эффект Блюмы Зейгарник;
• матрицу Дуайта Эйзенхауэра.
Мыслите стратегически. Самые важные и объемные дела начинайте выполнять с утра.
Когда жизненный ресурс не истощен, и вы сможете принять правильное решение.
3 совет. Цикличность в работе.
Сосредоточившись над трудной задачей, субъект сможет достичь большего, чем будет распыляться на несколько задач сразу.
Чтобы избежать стресса и понижение в работоспособности, работайте и соблюдайте цикличность в работе при многозадачности.
«Метод Pomodoro» предлагает Франческо Чирилло, как концентрироваться над задачей и делать перерывы.
У каждого человека – свой биологический ритм жизни. Пронаблюдайте за собой, и вы определите период времени максимальной эффективности, если хотите работать в режиме многозадачности.
Возможно, вы работаете 1 час плодотворно, и вам достаточно 10 минут для отдыха. Но к концу рабочего времени, период плодотворной работы необходимо сокращать, чтобы не быть похожим на выжатый лимон.
Иногда можно услышать выражение — «режим полной концентрации», это когда человек полностью погрузился в работу. Или другое слово «режим малого блуждания», что означает – пришло время отдыхать.
Смена режимов концентрации и блуждания позволит выполнить перезагрузку мозга, чтобы повысить эффективность творческой работы на следующий период времени.
Режим многозадачности в работе что это: плюсы и минусы
Многозадачность дает субъекту преимущества:
• помогает в разы увеличить количество решаемых задач;
• концентрироваться на самом главном, развивает мыслительный аппарат;
• моментальное принятие решений, сокращает время размышления;
• изыскание новых открытий, ощущений;
• эффективно работайте и достойно отдыхайте, вам жизнь покажется счастливой.
Но многозадачность имеет и негативные последствия:
• субъект делает работу поверхностно, борясь за количество выполненных работ, и забывает о качестве;
• допускаются порой трагические ошибки, если человек не способен быстро сконцентрироваться и переключиться с первого на второе дело;
• при неправильном планировании задач, увеличивается утомляемость;
• многозадачность снижает умение сконцентрировать ваше внимание на конкретном деле, и ухудшает память;
• напряженный график работы продолжительный период провоцирует в организме людей вырабатывать гормоны систематического стресса. Поэтому, ваш организм устал и измотан до предела;
• отрицательный негатив складывается о сотруднике, когда он во время беседы отвлекается на телефонные звонки, работает на компьютере или жует конфету.
В режиме многозадачности существуют свои правила:
• выдержите 60 секунд перерыва, прежде чем переключиться на второе задание;
• не распыляйтесь в среде дел, доведите первое дело до финиша, затем выполняйте второе;
• объединяйте схожие задания в блоки, и решайте постепенно: друг за другом;
• делайте меньше заданий, но качественно;
• если одно дело требует перерыва, приостановите его. Сделайте пометку, и вернитесь к нему, когда придет время;
• отдыхайте в перерывах, в выходные дни и обязательно выделяйте 8 часов для сна.
Ученые эксперименты, современные полизадачники
Пример. «Нина Петровна – супер сотрудник. Она одновременно выполняет много задач»- говорит начальник.
Значит, многозадачность сегодня приравнивается к увеличенной продуктивности.
Ученые утверждают, что при выполнении одновременно трех или четырех задач, мозг человека теряет время на переключение и погружение в новую задачу. В результате каждая задача выполняется поверхностно, но не до конца, а усилий затрачиваются много, и IQ падает.
Существуют индивидуумы, которые способны выполнять в одно время массу дел. К ним относился Юлий Цезарь. Он мог: слушать, писать, разговаривать, читать.
В настоящее время таких людей называют полизадачными — это Андрей Парабеллум- инфобизнесмен из России и Илон Маск- предприниматель из Америки.
«Внутренняя предрасположенность вырабатывает способность у человека выполнить работу в режиме многозадачности» — дал определение ученый Ален Блюдорн.
История о многозадачности, работе мозга
Слово многозадачность или мультитаскинг применяли в 60-е годы 20 столетия для обработки компьютерных данных. Слово Multitasking – переводиться, с английского, как мультизадачность. Затем стали эти слова употреблять в психологии, а теперь можно часто услышать и в повседневной жизни.
Компьютер может работать в режиме многозадачности долгое время. Например, система Windows выполняет массу процессов и не теряет производительность и качество работы.
А Microsoft Exel хорошо функционирует, когда открывается браузер, затем youtub.
Но мозг человека работает по иному, не как компьютер.
При многозадачности снижается плотность серого вещества, размешенный в передних полушариях мозга, и отвечающий за процессы познавания.
Ученые доказали, что человеку под силу справиться только с двумя делами одновременно.
При выполнении одной задачи обе лобные части нашего мозга участвуют в работе вместе. Когда проблем две, то каждое полушарие работает только над своей задачей.
Но достаточно появиться третьей проблеме, то мозг вытесняет первую и размещает на ее место третью.
Работа в многозадачности режиме создает иллюзию выполнения нескольких планов одновременно, происходит переключения с одной задачи на другую с помощью исполнительных функций головного мозга.
Отказ от вредных привычек
Мультизадачность причиняет вред в период работы.
Поэтому, следует противостоять:
• отключите смартфон, и настройте систему хранения электронной почты;
• установите программу блокировки соц. сетей.
Работа в многозадачности режиме – это трудовая деятельность человека, в которой происходит размеренной планирование задач на день, … год. Последовательное выполнение с большой эффективностью и отличным качеством.
Как справляться с лавиной срочных дел: тренируем многозадачность
Где нужны «многозадачники»
Требование об умении работать в режиме многозадачности встречается в вакансиях все чаще. О чем это говорит — работодатели ищут одного человека на функции для троих? Может быть, иногда так и есть. Но в большинстве случаев дело не в этом.
Среди всех вакансий, размещенных на hh.ru с начала 2019 года, слово «многозадачность» чаще встречается в следующих профобластях:
Функционал соответствующих профессий сам по себе предполагает интенсивную работу одновременно над несколькими задачами в условиях жестких дедлайнов. Значит, дело не только в желании работодателей оптимизировать расходы способом «один за троих».
Многозадачность — наша реальность. Темп жизни растет, поток информации, которая нас ежедневно окружает, сейчас тоже такой, какой прежним поколениям и не снился. Кем бы вы ни работали, нужно уметь быстро переключаться с одного занятия на другое, ни о чем не забывая.
Но возможности человеческого мозга небезграничны. Если одномоментно заниматься несколькими делами, то по-настоящему сосредоточиться не удастся ни на одном из них. Как же быть?
Из чего складывается способность к многозадачности
Есть два способа разгрести гору одинаково срочных дел. Первый — заняться всеми делами параллельно, второй — выбрать, с чего начать, и выполнять эти дела последовательно, одно за другим.
Одновременное выполнение дел. Счастливцев с врожденными способностями заниматься несколькими делами параллельно без ущерба каждому из них — 1–2%. В качестве классического примера все любят вспоминать Юлия Цезаря. Древнеримский историк Плиний Старший писал о нем: «Сообщают, что он умел писать или читать и одновременно — диктовать и слушать. Он мог диктовать своим секретарям по четыре письма одновременно, причем по самым важным вопросам; а если не был занят ничем другим, то и по семь писем».
Что же делать остальным 98–99% «простых смертных», которым это не дано? Можно ли натренировать в себе такую же фантастическую способность, как у Цезаря?
Можно. Американские психологи экспериментально доказали это еще в 1970-х годах. Они тренировали испытуемых одновременно читать текст и записывать слова под диктовку. Цель — добиться того, чтобы участники эксперимента делали и то, и другое не автоматически, а вникали бы как в смысл текстов (их просили потом ответить на вопросы по нему), так и в смысл записанных слов. Для этого требовались одновременно как высочайшая концентрация внимания, так и способность быстро его переключать с одного на другое.
Поначалу у испытуемых возникали проблемы либо с пониманием текста, либо с пониманием записанных слов, но через четыре месяца тренировок нужный эффект был достигнут.
Последовательное выполнение дел. Для большинства, конечно, гораздо более простым кажется вариант выполнения задач одной за другой. Но, если это так просто, почему мы постоянно что-то не успеваем?
Потому что для эффективного последовательного выполнения дел тоже нужно уметь фокусироваться на текущей задаче и правильно переключаться на следующую. Когда мы думаем, что занимаемся только одной задачей, нам это обычно всего лишь кажется. В процессе то мысли убегут куда-то далеко (например, к следующей задаче), то отвлечет сообщение из мессенджера, то захочется проверить, что там новенького у друзей в соцсетях.
Словом, какой вариант решения множества задач ни выбери — последовательный или одновременный, — в любом случае умение делать это хорошо зависит от способностей к концентрации внимания и быстрому переключению от задачи к задаче.
Как развить в себе концентрацию внимания и способность переключаться
Существует много способов тренировки мозга, в любом случае главное условие — регулярность занятий. Важно уделять этому несколько минут каждый день.
25-минутки или метод помидора. Этот, пожалуй, самый знаменитый способ тренировки концентрации внимания можно использовать непосредственно в процессе работы. Засеките таймер на 25 минут и в течение этого времени занимайтесь строго одной задачей, не отвлекаясь ни на что другое. Когда прозвенит звонок, сделайте пятиминутный перерыв и займитесь чем хотите, но следующие 25 минут снова занимайтесь только одним конкретным делом. Кажется элементарным, но вы быстро убедитесь, насколько трудно удержаться от соблазна «перескочить» на что-то еще.
При чем здесь помидор? Совершенно ни при чем, просто у автора метода Франческо Чирилло будильник был в форме помидора.
Концентрация на неподвижном предмете. Если удержать внимание в течение 25 минут на одном деле оказалось для вас слишком сложным, начните с малого. Положите перед собой любую вещь — например, ручку или компьютерную мышку — и сконцентрируйте свои мысли только на ней. Задача — продержаться хотя бы три минуты, в идеале — пять. Тут важен самоконтроль: как только вы замечаете, что отводите взгляд, мысли начинают куда-то «уплывать», нужно вернуть внимание на предмет.
Дыхательные упражнения. Дыхательных гимнастик существует множество, и многие из них направлены именно на концентрацию внимания. Суть в том, что вы дышите определенным образом и внимательно наблюдаете за процессом дыхания, не отвлекаясь вообще ни на какие мысли.
Асинхронные упражнения. Возможно, готовя своих детей к школе, вы занимались с ними такими упражнениями, когда нужно делать некие движения обеими руками, но каждой рукой — разные. Например, правая рука делает круговые движения в воздухе, а левая в это время трет стол. Это и есть асинхронные упражнения. Их польза в том, что они запускают работу одновременно обоих полушарий головного мозга. Это помогает развить как концентрацию внимания, так и быструю переключаемость между задачами.
Рефлексивное (глубокое) чтение. Чтение не просто инструмент для получения информации, давно доказано, что это еще и отличная зарядка для мозга. Но при условии, что речь идет о рефлексивном чтении — это когда вы глубоко погружаетесь в текст и непосредственно в процессе чтения анализируете его. Разумеется, для таких целей не подойдет детектив. Если брать художественную литературу, то что-то посерьезнее и посложнее. Но лучше читать научную литературу.
Тренировки на онлайн-платформе. Можно записаться в онлайн-фитнес для мозга. Например, на платформе «Викиум» есть специальные онлайн-тренажеры — это что-то вроде онлайн-игр, только с интеллектуальной пользой. Есть тренажеры для тренировки памяти и мышления, внимания и умения быстро переключаться с задачи на задачу. Тренажеры разработаны совместно со специалистами когнитивной и общей психологии, нейропсихологами и психофизиологами центра тестирования «Гуманитарные технологии» при МГУ им. М. В. Ломоносова.
Занятия на тренажерах рассчитаны на 15 минут в день, причем по индивидуальной программе. Сначала нужно пройти вводное тестирование, по которому становится ясно, какие из когнитивных функций вам не мешало бы развить, а затем составляется программа развития на каждый день.