что значит обеспечение жизнедеятельности офиса
Как непросто быть хорошей хозяйкой офиса, или Обеспечение офиса всем необходимым
А что же необходимо? Обеспечение небольшого офиса всем необходимым предполагает следующее:
1. Расчет потребности в необходимых товарах, закупка, учет расходования канцтоваров, расходных материалов и прочих товаров для офиса.
2. Заказ рекламной продукции.
3. Анализ потребности в оборудовании и его закупка.
4. Организация ремонта оборудования (при необходимости).
6. Заключение (перезаключение) договоров аренды, услуг связи (телефоны, Интернет).
7. Организация подписки на периодические издания, получение и отправка почты.
Заказ канцтоваров и рекламной продукции осуществляется периодически, что же касается закупки оборудования и мебели, то эту работу можно отнести к разряду разовых.
В данной статье мы подробно рассмотрим лишь вопрос обеспечения офиса канцтоварами как наиболее регулярно повторяющийся вид работы. Кроме того, умелые закупки канцтоваров позволяют существенно экономить средства.
Прежде всего, хозяйка офиса должна составить свой собственный перечень канцтоваров и хозяйственных принадлежностей, необходимых для нормального функционирования работы офиса. В принципе, стандартный набор канцтоваров для небольшого офиса примерно одинаков, однако у каждой организации есть своя специфика.
Кроме того, если офис новый, необходимо произвести разовые закупки. Так как эти покупки делаются один раз, к ним стоит отнестись более серьезно: изучить различные предложения на рынке, выбрать наиболее подходящий вариант. При этом в расчет следует принимать такие критерии, как соотношение цены и качества, комплексность поставки (чем больше удастся закупить в одном месте, тем меньше времени будет потрачено на закупки), условия доставки (наличие, стоимость и сроки доставки). Кроме того, для каждой конкретной организации могут иметь значение и другие факторы. Например, если компания быстро растущая, то стоит обратить внимание на возможность дополнительной закупки мебели той же партии.
После того как составлены списки всего необходимого, важно точно рассчитать объем и периодичность закупок.
В данном вопросе может быть несколько подходов, в том или ином виде используемых в различных компаниях.
Первый подход – «По ситуации»: канцтовары покупаются «на глазок», если секретарь видит, что что-то заканчивается. Никакой учет не ведется. Покупается и расходуется столько канцтоваров, сколько нужно.
Этот наиболее простой способ используется обычно неопытными секретарями. Однако это не совсем надежный и к тому же это самый расточительный способ. Например, в одной компании в разгар подготовки к выставке закончился порошок в копире, а запасного картриджа не оказалось. И поскольку необходимо было срочно сделать большое количество копий, пришлось делать их платно в копировальном центре. И это при наличии собственного мощного копировального аппарата. Конечно, руководитель был крайне недоволен непредусмотрительностью секретаря.
Второй подход – «Сбор заявок». В этом случае потребность в канцтоварах определяется путем сбора заявок от персонала. Секретарь заранее собирает заявки от руководителей и сотрудников, формирует единый перечень, согласует его с руководством, после чего централизованно и единовременно делает закупки. Это более обоснованный и экономичный способ, он позволяет избежать непредвиденных ситуаций и ненужных трат. Однако при использовании данного способа расходы компании напрямую зависят от экономности и порядочности персонала. Если компания маленькая, то, как правило, злоупотребления довольно редки, потому что все на виду.
Третий подход – «Системный». При этом подходе также используется система сбора заявок, но отличие его в том, что анализ производится с двух сторон. С одной стороны, выясняются субъективные потребности сотрудников посредством предоставления заявок, с другой стороны, проводится постоянный учет и анализ фактически израсходованных канцтоваров. После чего эти данные совмещаются и выводятся нормативы расходования канцтоваров, которые и составляют основу системы закупок.
Правильный офис: на что обратить внимание при организации
Хороший офис хорош во всех отношениях: как с точки зрения комфорта для гостей и партнеров, так и с позиций соответствия организации рабочего пространства, максимальным образом раскрывающего потенциал работников. Чтобы достичь такого уровня оснащения, необходимо оборудовать офис сразу по трем ведущим направлениям.
1. Параметры помещения
Требований к офисному помещению 3, они касаются его:
С местоположением офиса все понятно: чем оно удобнее в плане дорожной развязки и возможности тратить как можно меньше времени и сил, чтобы добраться до него — тем лучше. С размерами тоже неясностей нет: чем просторнее и меньше плотность людей на 1 кв. метр, тем здоровее микроклимат, в том числе и психологический.
С грамотным зонированием сложнее. Различают два типа планировки:
2. Жизнеобеспечение офиса
Под биологическим термином «жизнеобеспечение» подразумевается техническое оснащение помещения, предназначенного для выполнения в нем определенных функций. Главными критериями того, что офис хорошо «приспособлен» для сотрудников, занятых конкретным функционалом, выступают:
При выборе стиля предпочтение может быть отдано тому, который максимально соответствует виду профессиональной деятельности и выражает индивидуальность корпоративного духа компании. При этом к цветовым решениям интерьера стоит подходить с предельной внимательностью: слишком темные тона не только визуально «съедают» метры пространства, но и вызывают ощущение мрачности — если только речь не об офисе ритуальных услуг.
3. Техническая составляющая
Для плодотворной работы техническое оснащение офиса играет ключевую роль: даже если помещение идеально оформлено и в нем имеется все с эстетической и практической точки зрения, но на рабочих местах отсутствует хотя бы минимум техники — все, хороших результатов можно не ждать! А ведь для технического оснащения сотрудников нужно всего две базовых составляющих:
При этом работнику недостаточно супермощного компьютера и великолепного ксерокса без наличия телефона. В противном случае офис превращается в немую малопродуктивную систему, не позволяющую использовать весь технический и человеческий потенциал, вложенный в оснащение офиса.
Образец резюме офис-менеджера
Иванов Иван
Контактный эл. адрес
Готов \ не готов к переезду, готов \ не готов к командировкам
Занятость: полная занятость
График работы: полный день
Желательное время в пути до работы: не имеет значения
Октябрь 2015 — Август 2017 2 года 3 месяца
Апрель 2013 — настоящее время 2 года 3 месяца
Ведение документооборота: регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
Организация приема посетителей и телефонных звонков, корреспонденция.
Контроль работы сотрудников ресепшен, клининговой службы, курьера (5 человек).
Жизнеобеспечение офиса, закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ.
Согласование договоров с контрагентами, контроль графика платежей («1С»).
Подготовка аналитических отчетов и презентаций (MS Excel, MS Power Point).
Сентябрь 2012 — Май 2015 2 года 9 месяцев
Сентябрь 2012 — Май 2015 2 года 9 месяцев
Организация и обеспечение эффективной работы команды (10 человек).
Работа с посетителями и формирование положительного имиджа ресторана.
Проведение инвентаризации. Работа с поставщиками.
Ведение кассы (расчет гостей‚ заполнение кассовых отчетов).
Большой опыт административной работы.
Отличные знания ПК (MS Office, «1С», СЭД), кассовой дисциплины.
Опыт работы с оргтехникой, мини-АТС.
Умение эффективно выстраивать рабочие процессы в режиме многозадачности.
Коммуникабельность, активная жизненная позиция, инициативность, пунктуальность.
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Чтобы офис выполнял свои функции, должны быть созданы соответствующие условия и одним из основных является полноценное и своевременное обеспечение канцелярскими товарами, расходными и различными сопутствующими материалами. Перечень необходимых изделий достаточно обширен и поэтому без соответствующего опыта такая задача для многих является непосильной.
Качественное обеспечение офиса всем необходимым для его жизнедеятельности – это важная составляющая стиля работы компании, поскольку отсутствие проблем подобного рода позволяет сконцентрироваться на решении основных задач, поставленных перед ней.
При организации снабжения офиса должно быть уделено внимание качеству товара, что является гарантией его безопасной и длительной эксплуатации. Оно же способно повлиять на имидж компании, который в современном бизнесе играет не последнюю роль и является одним из условий достижения успеха.
Всё вышесказанное ещё раз подтверждает, что составление списка канцелярских товаров и организация их поставки – удел профессионалов. Доверьте решение этой задачи нашей компании, которая за многие годы накопила достаточный опыт в этих вопросах. Наше предложение – комплексные решения или самостоятельный подбор канцтоваров по списку. Об этом мы расскажем подробнее ниже.
Комплексные заказы для компаний и организаций
Мы предлагаем универсальный инструмент, который способен упростить жизнь любой компании. Комплексные решения позволяют осуществить подбор необходимых товаров и оформить заказ за 5 минут. В состав каждого комплексного решения входит набор товаров, который формируется на основании нашего опыта сотрудничества с компаниями, осуществляющими свою деятельность в самых разных направлениях. Уже на следующий день ваш заказ будет доставлен по указанному адресу, а вы сэкономите время, деньги и обеспечите непрерывную работу офиса.
Как воспользоваться данной услугой?
Для того чтобы сделать комплексный заказ необходимо в левой части выбрать тип вашей компании, после чего нажать кнопку «Да, я хочу готовое решение». Офисменеджер предлагает комплексные решения для средних и крупных офисов, компаний с филиалами, складских комплексов, IT-компаний, медицинских центров, образовательных учреждений.
Каждый набор товаров составлен на основании потребностей той или иной компании или организации. Вы можете не использовать все предложенные вам позиции, удаляя то, в чём вы не нуждаетесь. Также к списку можно добавить любой товар из нашего каталога и отредактировать количество.
Популярность данной услуги очевидна и это подтверждают многочисленные положительные отзывы наших клиентов. Отныне, у вас нет необходимости вновь и вновь повторять трудоёмкий процесс по подбору товаров – список всех канцелярских товаров уже в таблице.
Если по каким-либо причинам вам не подходит данный вариант заказа, вы всегда можете самостоятельно составить перечень товаров. О том, как подобрать канцтовары для офиса мы расскажем ниже.
Список необходимых товаров для офиса
Ниже приведены категории товаров для офиса, представленные в нашем каталоге:
Расскажем о каждой категории отдельно. Первая из них включает наиболее востребованные товары, которые используются в работе каждый день. Большинство из них используется десятилетиями, а некоторые появились недавно, но уже успели стать незаменимыми. Блокноты, скрепки, стикеры, бумага для записей, файлы – вот лишь малая часть всего того, что можно увидеть на столе офисного работника.
Офисная мебель – именно с её помощью любое помещение превращается в рабочее пространство. Впрочем, несмотря на то, что при создании мебели для офиса основное внимание уделяется её функциональности, она является важной составляющей интерьера и, конечно же, имиджа компании. Шкафы для документации, тумбочки, компьютерные столы, кресла, стулья – всё это поможет создать комфортную деловую среду.
Регулярная уборка офиса – это залог здоровья его сотрудников и доверие клиентов и партнёров. Чтобы она была максимально эффективной, понадобится большое количество средств бытовой химии – моющие и чистящие средства, химия для ухода за различными поверхностями, средства для дезинфекции, освежители воздуха. Чтобы подобрать качественную бытовую химию необходимо быть экспертом в этой области, поэтому мы предоставляем нашим клиентам профессиональные консультации, помогая составить перечень необходимых средств на основании сферы деятельности компании.
Работа с документами – независимо от сферы деятельности компании, она занимает большую часть рабочего времени. Особенно это справедливо для бухгалтерии, юридического отдела, службы снабжения. Организация работы с документами подразумевает полноценное обеспечение всех отделов необходимыми канцелярскими товарами, что позволит избежать сбоев в работе офиса.
Не менее востребованной группой товаров в современном офисе являются компьютерные аксессуары. В неё входят товары, которые используются непосредственно при эксплуатации компьютерной техники или для её обслуживания.
В этой группе товаров:
Современные требования таковы, что для эффективной работы офиса необходимо большое количество технических средств и расходных материалов для них. Сюда входит оборудования для ламинирования и переплёта, батарейки и др. Наша задача – качественное и полноценное обеспечение офисов, поэтому наряду с канцелярскими товарами мы предлагаем и широкий выбор офисной техники, предоставляя вам возможность в одном месте заказать всё необходимое, тем самым сэкономив время и сократив расходы на доставку.
В отдельную категорию выделено презентационное оборудование. Рекламные акции, семинары, лекции, презентации – для того чтобы они были максимально эффективными необходимо использовать современные средства. В нашем каталоге вы найдёте:
Письменные принадлежности
Первые экземпляры шариковых ручек появились в 30 годах прошлого столетия. На сегодняшний момент так и не найдена достойная замена этому приспособлению для письма. Для повседневного использования подойдут недорогие ручки, но не менее востребованы подарочные экземпляры, которые понадобятся в особых случаях, например, в качестве презента руководителю.
Простая шариковая ручка нередко становится важным элементом различных рекламных акций. Для этого на её поверхность достаточно нанести логотип компании, что всегда привлекает внимание людей. Ручка с логотипом может стать прекрасным подарком деловому партнёру или ценному клиенту.
Настольные принадлежности являются прекрасным средством для улучшения эргономики рабочего места, а многие из них могут служить хорошим дополнением к интерьеру кабинета. В эту категорию включены следующие товары:
Офисная бумага
Для выполнения различных офисных задач сегодня используется свой вид бумаги. Это не только обычная офисная бумага, но и специальные её виды: для факса, кассовые ленты, перфорированная и т.д. К качеству бумаги предъявляются особые требования, поскольку от него зависит не только качество печати, но и срок службы устройств, на которых она выполняется. Большой ассортимент бумаги позволяет потребителю сделать оптимальный выбор, основанный на её качественных характеристиках и стоимости.
Штемпельная продукция по-прежнему широко используется в делопроизводстве. Кроме классических печатей, необходимых для подтверждения подлинности документа, сегодня используются и другие виды штемпельных устройств, позволяющих сделать многие процессы проще – датеры, нумераторы, штампы. Не стоит забывать и о расходных материалах для этой группы товаров: оснастки для штампов, красках, подушках.
Подводим итоги
Огромный опыт, который мы успели накопить за время деятельности нашей компании, позволяет нам предлагать высококачественный сервис. Мы готовы взять на себя заботы по обеспечению офиса всем необходимым. Преимущества сотрудничества с нами:
Созданная нами система работает и позволяет вам заниматься решением непосредственных задач, стоящих перед компанией. Сегодня мы можем предложить весь спектр товаров, которые необходимы для полноценной работы офиса: от ручек и файлов до средств бытовой химии и строительных материалов. Несколько минут и все ваши проблемы, связанные с обеспечением, могут быть решены.
Жизнеобеспечение деятельности офиса. Офис-менеджер или секретарь «на хозяйстве»? Изучаем нормативные документы
Давным-давно, на заре моей карьеры, придя работать секретарем-референтом на вновь созданное предприятие, я с первых дней поняла, что имел в виду мой будущий руководитель, говоря на собеседовании, что нужна «настоящая хозяйка офиса». В свой первый рабочий день я переступила порог абсолютно пустого помещения, в котором рабочие спешно заканчивали ремонт. У нас не было ровным счетом ничего: ни мебели, ни оргтехники, да и сотрудников на тот момент кот наплакал.
Прошло совсем немного времени, и сидя в удобном кресле, наблюдая за шныряющими туда-сюда сотрудниками и посетителями, отвечая на звонки и принимая факсы, готовя ароматный кофе «с пенкой» шефу, я время от времени с изрядной долей гордости думала, что все это вертится во многом благодаря и мне. Тогда еще не было на слуху слово «офис-менеджер», просто директор говорил мне: «Нам надо то-то и то-то» – и я делала. Иногда интуитивно, иногда методом «научного тыка», даже не подозревая, что занимаюсь тем, что позже стало называться «обеспечением жизнедеятельности» или «организацией бесперебойной работы» офиса…
Нужен ли офису менеджер?
Сегодня без подобных формулировок не обходится, пожалуй, ни одно из объявлений о подборе секретаря. Правда, у разных работодателей понятие «обеспечение жизнедеятельности офиса» различается по смыслу, точнее – по объему: у одного это «чай, кофе, канцтовары», у другого полный цикл административно-хозяйственной работы по организации оперативного обеспечения офиса компании всем необходимым. И если в первом случае работенка, как говорится, не особенно пыльная, то во втором – это целый пласт разноплановых задач, которого зачастую (вкупе с чисто «секретарскими» обязанностями, а то и с кадровым делопроизводством) может быть многовато для одного человека, особенно, если компания не совсем уж крошечная.
Поэтому я до сих пор не перестаю удивляться, почему в Беларуси, в отличие от той же России или Украины, как-то не приживается институт офис-менеджера. Нет, безусловно, он есть. Но если у наших соседей офис-менеджер – это младшая руководящая должность, подразумевающая, помимо всего прочего, руководство вспомогательным персоналом: уборщицами, курьерами, разнорабочими, водителями, то у нас пока это все же секретарь с более или менее широким кругом дополнительных функций по обеспечению работы офиса. Поэтому зачастую можно прочесть абсолютно идентичный круг обязанностей для претендентов на вакансии «секретарь» и «офис-менеджер» в разных компаниях.
Повторюсь, если фирма небольшая, то секретарь успешно справится с такого рода дополнительными обязанностями. Но для крупной организации, по моему мнению, нужен «специально обученный человек», отвечающий за то, чтобы в офисе было все необходимое для полноценной работы. И это вовсе не из чувства солидарности с секретарями. Мне как-то довелось побывать в организации, где обеспечение офиса было возложено на службу снабжения. Причем не на конкретного ее сотрудника, а на всю службу в целом. Неразбериха, доложу я вам, там царила ужасная! Одни и те же люди одновременно занимались поиском щебня, металла, цемента, метизов, текстовых маркеров, офисной бумаги, дыроколов и заказом визиток. В результате все делалось в авральном режиме, а если вдруг возникала острая производственная необходимость в каких-то узлах и деталях, то визитки можно было ожидать полгода.
Так что я считаю, что офис-менеджеры имеют право на существование. Более того, они просто обязаны существовать! Тех, кто наивно полагает, что им нечем будет заняться, уверяю – еще как будет, проверено.
Список обязанностей по обеспечению бесперебойной работы офиса может довольно существенно варьироваться в зависимости от размеров компании, ее структуры и специфики деятельности. Если попытаться представить его наиболее полно, то получится примерно следующее:
Возьмите за правило
Безусловно, рассмотреть подробно все направления в рамках одной статьи не представляется возможным, поэтому я подробно остановлюсь лишь на нескольких, наиболее типичных для большинства компаний. Однако есть ряд общих правил, которые значительно облегчат вашу работу и избавят от ненужной головной боли.
Начало – половина дела. Проще тщательно все продумать и с самого начала сделать, как следует, создав отлаженную систему, которая впоследствии не будет давать сбоев, нежели потом переделывать. Если же так случилось, что вы пришли на чье-то место и увидели недочеты в работе предшественника – не продолжайте действовать по накатанной, усугубляя ситуацию. Лучше потратить время и силы и все привести в порядок, чтобы потом работалось проще.
Прежде, чем рождать спрос, изучите предложение. Помнится, один мой знакомый директор едва с треском не уволил снабженца, который умудрился закупить что-то там по цене, втрое превышавшей среднюю на рынке по данной категории товара. Нерадивый снабженец был заподозрен в сговоре с поставщиком и получении отката. Когда в ситуации разобрались, оказалось, что виной всему – элементарная лень сотрудника, который вместо того, чтобы изучить предложения от разных продавцов, позвонил в первую попавшуюся компанию и сделал заказ. В итоге он отделался лишением премии, а нам с вами преподал урок того, что к выбору компании-поставщика товаров и услуг, интернет-провайдера, оператора мобильной связи и т.д. следует подходить очень тщательно.
Изучайте предложение по интересующим вас направлениям, создавайте базу данных поставщиков, читайте отзывы об их работе в Интернете. Кстати, «непримиримые враги» секретарей – телемаркетологи в данном случае могут сыграть вам на руку. Поэтому не спешите гневно «отфутболивать» очередного менеджера по продажам, который звонит с предложением товара или услуги, а попросите его прислать на электронную почту информацию о компании и прайс-лист – вполне возможно, что предложение окажется интересным и пригодится вам в вашей работе.
Ориентироваться можно на несколько ключевых моментов:
Раньше спохватились – меньше заплатили. Все, что ни делается, должно делаться вовремя. А еще лучше – заблаговременно. Это не только гарантирует, что организация будет работать без сбоев, возникших в результате вашей недоработки, но и во многих случаях позволит существенно сэкономить. Самый простой пример – заказ полиграфической и сувенирной продукции. Когда это происходит в «штатном» режиме, ваша заявка преспокойно ставится в план и компания оплачивает собственно товар или услугу (по нанесению логотипа, например). Но если сегодня вы вспомнили, что послезавтра выставка, а у вас еще конь не валялся, то, во-первых, придется потратить уйму времени на поиск фирмы, которая выполнит заказ оперативно, а во-вторых, уж будьте уверены, с вас сдерут втридорога за срочность.
«Новогодние» хлопоты стоит начинать уже в сентябре, иначе ресторан или кафе для корпоративной вечеринки вам придется выбирать из того, что осталось после бронирования более расторопными коллегами по цеху. А остается, как правило, либо не самое лучшее, либо не самое дешевое. То же касается календарей, ежедневников, планеров и прочей «сувенирки», которая традиционно заказывается в канун Нового года. Если не поторопиться, то придется либо существенно переплатить, либо смириться с тем, что в офисах ваших партнеров будут красоваться календари компании-конкурента. А дарить датированные ежедневники в марте, даже если они супер-красивые, как-то не комильфо.
Еще один пример – визовая поддержка. Подавайте документы на визу сразу же, как только получите подтверждение зарубежной командировки кого-то из сотрудников. Если откладывать, придется обращаться за помощью в агентства, которые работают отнюдь не бесплатно.
Не пропустите! Все мы не прочь приобрести что-то с существенной скидкой или на распродаже. Сегодня подобная практика используется не только магазинами для привлечения покупателей, но и поставщиками товаров и услуг для привлечения и удержания клиентов: проходят различные акции, предоставляются скидки (порой – весьма существенные) в зависимости от объема заказа и накопительные бонусы. Поэтому держите руку на пульсе, следите за информацией от своих поставщиков – это позволит вам сэкономить деньги или получить в подарок что-то полезное. Только не поддавайтесь извечному женскому соблазну: купить что-нибудь ненужное просто потому, что дешево.
Если вам по долгу службы приходится заниматься закупкой компьютеров-факсов-ксероксов и прочих сканеров, имеет смысл проконсультироваться со знающим человеком. В данном конкретном случае – с системным администратором. Я же предлагаю вам несколько простых советов, которые помогут избежать ненужных ошибок.
Компьютерные технологии развиваются с такой скоростью, что то, что вчера было «последним писком», через год оказывается «вчерашним днем». С одной стороны, это замечательно, поскольку каждое новое изобретение делает нашу работу проще и эффективнее. Но есть и другая сторона медали: офисная техника, особенно компьютеры и все, что с ними связано, довольно быстро устаревает морально. Поэтому при покупке персонального компьютера целесообразно приобрести максимально «навороченный», чтобы как можно дольше не возникало необходимости в апгрейде.
Немаловажный момент – для какого конкретно сотрудника предназначается компьютер, от этого зависят некоторые специфические требования к ПК. Например, для дизайнера будет принципиальным хороший монитор, «шустрый» процессор и мощная видеокарта – этого требует его работа, а бухгалтеру или складскому работнику такие «примочки» ни к чему, следовательно, на них можно сэкономить.
При выборе копировально-множительной техники, факсов и т.п. не соблазняйтесь на эксклюзивные, редкие или только что появившиеся на рынке модели, не успевшие себя зарекомендовать. Во-первых, глупо переплачивать за опции, не относящиеся напрямую к назначению данного прибора. Принтер со встроенной кофемолкой – это, конечно, эксклюзивно, но зачем? Во-вторых, новинки всегда дороже просто потому, что они – новинки. В-третьих, бывает сложно найти расходные материалы, и дорогостоящая модель будет пылиться в углу, вместо того, чтобы приносить пользу, в ожидании, пока вы найдете подходящий картридж. И, наконец, если модель не будет благосклонно принята покупателями, компании-продавцы могут просто прекратить поставку устройств этой линейки, а, следовательно, запчастей и расходных материалов к ним. В результате будет ни себе, ни людям.
Когда офисная техника установлена, рекомендую сразу разобраться со всеми настройками и внимательно изучить руководство пользователя. Некоторые поставщики практикуют выезд своих консультантов «на место» и проведение инструктажа по работе с тем или иным устройством. Если такая услуга предусмотрена, обязательно ею воспользуйтесь: проще получить советы от профессионала, чем самостоятельно разбираться с досадными проблемами, которые могут возникнуть «по ходу пьесы».
Обязательно позаботьтесь о том, чтобы провода от всей офисной техники были расположены максимально компактно и изолированно, иначе сотрудники рискуют растянуться во весь рост, зацепившись в спешке за один из них. Да и гадать, из-за чего же не включается ваш компьютер: потому что сгорел процессор или потому что уборщица случайно что-то там шваброй задела – удовольствие ниже среднего.
Любой компании, будь то транснациональная корпорация или малое предприятие со штатом в два человека, необходим офис. Ведь офис, это не только то место, где мы проводим переговоры с партнерами и принимаем клиентов, но и место, где ведется повседневная кропотливая работа сотрудниками компании, направленная на развитие и процветание нашего бизнеса.
И это далеко не полный список мероприятий, необходимых для успешной работы офиса
Организация и контроль работы офиса – это непрерывный рабочий процесс. Он должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Но зачастую, далеко не всегда офис-менеджеру под силу обеспечить в полной мере выполнение всех мероприятий, для обеспечения бесперебойной работы офиса. Многие факторы просто неподвластны ему.
Ведь обеспечение бесперебойной работы систем вентиляции, электроснабжения, водоснабжения, отопления и других инженерных систем; обеспечение охраны и пожарной безопасности; содержание в чистоте и исправном состоянии лифтов и мест общего пользования – это те факторы, выполнение которых лежит тяжким грузом на плечах собственника арендуемого офиса. При этом они оказывают немалое влияние на устойчивое функционирование офиса, и как следствие на развитие и процветание бизнеса.
Арендуя офис в офисном центре, обратите особое внимание на то, в каком состоянии содержится здание, и удостоверьтесь в том, что собственник прилагает все усилия для обеспечения комфортной работы Вашего офиса, и только тогда вы сможете быть уверены в плодотворной работе и грядущих успехах Вашего бизнеса.
Но нерациональные требования, конечно, тоже бывают и очень, очень задалбывают.
Я уже десятки раз пожалела о том, что в момент устройства на работу похвасталась знанием двух европейских языков.
Позвони в Гонконг и узнай, как мне открыть счёт в их банке.
Свяжись с бразильскими логистами и выясни, на каких условиях они согласны работать… С какими бразильскими логистами? Как с какими? Ну, найди в Гугле каких-нибудь, что ты такая беспомощная!
А переведи мне вот десять страниц техдокументации, только срочно.
Ребят, услуги переводчика в мои обязанности уж никак не входят.
Н., почему ты уже две недели не возвращаешь мне подписанный договор?
Ну, я даже не знаю. Наверное, потому что вы кинули его в кучу бумаг на моем столе без каких-либо идентификационных признаков? Вас в офисе двадцать человек, из которых подписывать свои бумажки умеют трое. Я не телепат. Я вам регулярно заказываю красивые разноцветные стикеры специально для этой цели, но вы их почему-то усиленно экономите.
Дедлайны. Классика. Весь месяц можно не шевелиться, чтобы в последний день отчётного периода завалить офис-менеджера килограммами бумаги, которую нужно отправить срочно, вот прям сейчас. Если курьер в итоге простоял на почте с этим добром до десяти вечера и всё равно отправил не всё, то виноват либо он, либо офис-менеджер, потому что беленький няшный бухгалтер постарался и сдал отчёт аж за полдня до крайнего срока.
Добил коллега, который три дня кряду дёргал меня с просьбой помочь структурировать архив. На такую масштабную помощь времени у меня не было, поэтому я отмахивалась, пока сегодня не выяснилось, что несчастному надо было всего-то напечатать этикетку и наклеить её на новую папку. Три дня мальчик маялся и играл на планшете, ожидая, когда же у меня появится время сделать это тяжёлое дело за него.
Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала. К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи
Современные средства оргтехники разделяют на следующие виды:
ü электронные (персональный компьютер);
ü коммуникационные (телефон проводной, сотовый, факс, электронная почта);
ü печатающие (печатная машинка, принтер);
ü множительные (копировальный аппарат, сканер);
ü презентационные (multi-media проектор);
ü многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).
Основными группами средств оргтехники являются:
1. Копирование и оперативное размножение документов :
· фотографическое копирование (самый давний способ копирования, в результате которого получается фотография документа-оригинала. Обеспечивает высокое качество и точность копирования, но требует дорогих расходных материалов);
· ксерография (является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.);
· термография (самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу);
· Светокопирование (применяется для копирования большеформатной чертежно-технической документации); цифровое копирование и др.)
· Электронно-графическое копирование (оно основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии);
· средства оперативной полиграфии (гектографическая печать; офсетная печать, трафаретная печать. Ризография).
2. Составление и изготовление текстовых документов: ПК; ПМ; Диктофонная техника.
3. Обработка документов:
· адресовальные машины (широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов);
· Штемпелевальные устройства (нуменаторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т.д.
· маркированные машины (вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны);
· ламинаторы (машины для защиты документов от влаги, пыли, масла, небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню, визитки, технические талоны и многие другие документы).
· Брошюровальные (устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок);
· Степлеры (выполняют скрепление брошюр проволочными скрепками. Степлеры работают с блоками стандартных скрепок. Они могут быть ручными и электрическими. Ограничением толщины скрепляемой стопки листов являются используемые скрепки);
· переплетное оборудование (выполняют скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами; скрепление блока бумаг пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом);
· машины для уничтожения документов (все производимые в настоящее время уничтожители бумаг различаются по видам резки документов, своими размерами, скоростью резки и производительностью, отсутствием или наличием бункера для измельченных документов, его емкостью, шириной щели для разрезаемых листов бумаги);
· Фальцевальные машины (устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их);
· Листоподборочные машины (автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например, для последующего изготовления книг, брошюр и т.д.);
· Листоукладочные машины (вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг);
· Пачковязальные машины (служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.)
· Бумагорезательное оборудование (предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов и для обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр).
4. Поиск, хранение и транспортировка документов: папки; микрофильмы; картотеки; тележки; транспортеры и др.
5. Административно-управленческая связь: телефонная связь; офисные АТС; радиотелефонная; пейджинговая; телеграфная; факсимильная; Глобальная информационная сеть Интернет; Сотовые системы связи; Персональная спутниковая связь; Видеоконференции (по видеотелефону).
6. Презентационные средства:
· проекционный аппарат (портативный и стационарный) позволяет проецировать на экран изображение с прозрачной пленки или специальной жидкокристаллической панели.
· Видеоролик (это небольшой сюжет о фирме и ее услугах. Длительность видеоролика не должна быть более 5-10 минут, чтобы: во-первых, не утомлять зрителя, во-вторых, впечатление о фирме у зрителя складывается уже в первые минуты просмотра, и нет смысла тратить дальнейшее время.
· Мультимедиапроектор (является, по сути, большеразмерным монитором компьютера со всеми его возможностями.
Что подразумевается под оргтехникой для офиса и для чего она нужна
Мультимедиапроектор способен выводить информацию как с компьютера, так и с видеомагнитофона. В последнем случае он выступает как проекционный телевизор. Такие возможности проектора наиболее эффективно используются, если в качестве презентации выступает или видеоролик, или презентационная программа, подготовленная, например, в Microsoft Power Point).
Общие требования безопасности при работе с оргтехникой:
Требования охраны труда в аварийных ситуациях: В случае появления неисправности в работе прибора следует выключить его. При плохом самочувствии, появлении головной боли, головокружения и пр. прекратить работу. При поражении электрическим током немедленно отключить видеотерминалы, оказать первую помощь пострадавшему.
Воспользуйтесь поиском по сайту:
Ключевые навыки успешного офис-менеджера
Дата не установлена.
Что должен знать Офис-менеджер. Организация офисного переезда. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Документооборот Компании. Организация корпоративных мероприятий
Целевая аудитория
тренинг предназначен для офис-менеджеров, административных менеджеров, административных сотрудников.
— Получить теоретические знания в области менеджмента организации
— Получить представление о закупочной деятельности
— Получить информацию о принципах обеспечения жизнедеятельности офиса
— Узнать все об организации офисных переездов, о работе с арендодателями
— Приобрести навыки планирования
— Повысить стрессоустойчивость и коммуникативную компетентность
Результат
Результат для участников:
— сформировано представление о функциях, целях и задачах офис-менеджера, его месте в структуре организации
— получены знания об организации жизнедеятельности офиса, различных аспектах офисного администрирования
— получены теоретические знания в области менеджмента организации
Результат для компании:
— офис-менеджер эффективно решает вопросы, входящие в сферу его компетенций
— снижаются затраты на офисные товары и услуги за счет проведения тендеров, грамотного выбора поставщиков и их глобализации
— снижаются материальные и временные затраты на офисный переезд, организацию корпоративных мероприятий
— офис-менеджер правильно организует офисное пространство
— офис-менеджер грамотно организует документооборот компании
Программа
1. Понятие Офис-менеджер. Функции Офис-менеджера.
Оргтехника: что к ней относится
2. Что должен знать Офис-менеджер:
3. Организация офисного переезда:
4. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
5. Документооборот Компании:
6. Организация корпоративных мероприятий:
Мы будем рады видеть Вас на тренинге!
Дополнительная информация
Участники обеспечиваются питанием (кофе-паузы, обед) и методическими материалами.
Каждому участнику выдается именной сертификат.
Место проведения
Россия, Москва, Наши мероприятия проходят в современных и комфортабельных отелях и бизнес центрах
Почти все бытовые приборы создают электромагнитные поля. Электромагнитные поля невидимы, но окружают нас повсюду — дома, на работе, в транспорте.
Влияние ЭЛЕКТРОМАГНИТНЫХ ПОЛЕЙ на здоровье человека
Технологический бум последних двух десятков лет привёл к тому, что сегодня мы живём в сплошном электромагнитном поле.
Каково же влияние электромагнитного поля на здоровье человека?
При определённой интенсивности поля промышленной частоты 50 Гц (его, к примеру, генерируют холодильники с системой «No frost» или работающие СВЧ-печи) воздействие прибора на человека становится сходным с воздействием слабого канцерогена. «Достоверно установлено, что любое поле вызывает отклик в нашем организме, — говорит Олег Григорьев, директор Центра электромагнитной безопасности. — Наиболее чувствительные — нервная, иммунная, эндокринная и половая системы. Первые тревожные признаки — утомляемость, раздражительность, нарушения сна, памяти и внимания. При продолжительном воздействии электромагнитного поля защитные ресурсы организма начинают истощаться быстрее».
В США установили, что электромагнитные поля негативно воздействует на мозг : существует прямая зависимость между развитием злокачественных образований и определёнными профессиями. Среди тех, кто постоянно работает с видеодисплейными терминалами, радиотелефонами и радиопередатчиками, число поражённых раком мозга больше. В группу риска, например, попали американские полицейские, вынужденные постоянно пользоваться радиопередатчиками.
Шведские учёные выяснили, что у беременных женщин, работающих на компьютере, в 1,5 раза чаще происходят выкидыши и в 2,5 раза выше риск рождения детей с врождёнными нарушениями центральной нервной системы. В этой стране вообще рекомендован гигиенический норматив интенсивности электромагнитного поля, равный 0,2 мкТл (микротеслы). Для сравнения: в батарее сотового телефона ЭМП может достигать 6 мкТл (в 30 раз выше), в троллейбусах и трамваях — 250 мкТл (в 1250 раз выше), в вагоне метро — 450 мкТл (в 2250 раз выше).
«Важны многие параметры — интенсивность поля, продолжительность излучения, сочетание частот и пр., — продолжает О. Григорьев. — Скажем, на пассажиров метро ЭМП оказывает разовое воздействие, а машинисты подвержены ему постоянно.
Офисная техника
Особенно мощный импульс излучается при разгоне и торможении поезда. В группе риска и сотрудники мелких кафе, которые вынуждены крутиться на пятачке возле аэрогриля и микроволновок».
Особое беспокойство вызывает распространение беспроводной связи (Wi-Fi), генерирующей пульсирующее электромагнитное излучение.
Эта технология беспроводного доступа в интернет может нанести вред формирующейся центральной нервной системе ребенка, считают эксперты
Специалисты из Всемирной организации здравоохранения рекомендуют воздержаться от использования системы беспроводного доступа в интернет через Wi-Fi в учебных заведениях для детей.
По мнению медиков, она, как и другие системы широкополосного беспроводного доступа в сеть, отрицательно влияет на развитие центральной нервной системы детей. Причиной этому является электромагнитное излучение, которое может создать дополнительную нагрузку на организм ребенка.
ВОЗ отмечает, что пока располагает недостаточным объемом данных, позволяющих делать однозначные выводы о вреде Wi-Fi для детского организма. Поэтому организация относит использование этой системы, как и мобильников, к факторам недоказанного риска.
В 2010 году ученые из Нидерландов выяснили, что излучение Wi-Fi заставляет деревья «болеть» и сбрасывать часть листьев.
Один из авторов исследования, ученый-инженер Алистер Филипс, заявил тогда о возможной опасности для людей Wi-Fi и радиоволн. По его данным, пульсирующий сигнал Wi-Fi может быть даже вреднее для человеческого организма, чем стабильные разновидности радиоволн.
По мнению Филипса, облучение может сказаться на способности молодых людей быть отцами. Особенно это касается тех мужчин, которые любят держать ноутбуки на коленях, отметил ученый. Также Wi-Fi пагубно отражается на способности человека соображать, то есть, оказывает непосредственное влияние на мозг и способность мыслить, подчеркнул специалист.
Итак, подведем итоги.
Первые симптомы воздействия электромагнитного поля:
Продолжительное влияние электромагнитных полей может вызвать:
Как уменьшить влияние электромагнитных полей?
В статье использованы материалы сайта http://www.aif.ru.
Мало собрать компанию профессионалов, найти удобное помещение под офис, наладить контакты с клиентами. Работоспособность его надо постоянно поддерживать. Обеспечение деятельности офиса – это кропотливая и многогранная работа.
Из статьи вы узнаете:
Работающий офис – как отдельный сложный организм. Все происходящие в нем процессы, которые напрямую не связаны с выполнением функциональных обязанностей сотрудников, нельзя пускать на самотек. Слаженно работающий офис – это не только залог прибыльности бизнеса, но и гарантия того, что сотрудники будут чувствовать себя комфортно, удобно, не будут отвлекаться на выполнение работы, не имеющей отношения к бизнес-процессам. А комфорт сотрудников напрямую связан с их мотивацией, отдачей, заинтересованностью в работе. Вот в чем важность организации работы офиса.
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Хозяйственное обеспечение офиса
Организация обеспечения офиса включает в себя один из главных пластов – наличие всего необходимого в офисе в его хозяйстве. Сюда входит:
Обеспечение жизнедеятельности офиса предполагает в первую очередь решение вышеуказанных задач, именно эта категория вопросов относится к хозяйственному обеспечению.
Техническое обеспечение офиса
Пожалуй, эта сторона организации работы наиболее приближена к бизнес-процессам. Сюда входит такой функционал:
Разумеется, перечислены лишь наиболее типичные задачи, которые ложатся на плечи организатора офиса, а конкретные обязанности такого сотрудника прописываются в его должностной инструкции применительно к каждой конкретной фирме.
Комплексное обеспечение офиса
В зависимости от задач конкретной компании организация работы офиса может ограничиваться лишь хозяйственным обеспечением, либо сочетать хозяйственное и техническое, а может быть комплексным – т.е. включать еще ряд разнообразных обязанностей. Например:
хранение, сопровождение договоров, связанных с жизнедеятельностью офиса;
организация получения сотрудниками периодических изданий и профессиональной литературы;
работа с курьерами, водителями, уборщицами, охранниками и иным персоналом;
организация командировок руководителя и сотрудников (заказ отелей, билетов, обеспечение всем необходимым);
работа над корпоративными мероприятиями;
поздравление контрагентов и клиентов компании;
составление графика работы подчиненных сотрудников.
Организация обеспечения офиса
Как же организовать решение всех этих задач? Компании подходят по-разному к данному вопросу. Одни обходятся должностью секретаря, возлагая на него хозяйственное обеспечение офиса (если режим работы и количество сотрудников позволяют совмещать выполнение данных задач). Техническое обеспечение офиса при этом передается в отделы информационных технологий или отделы снабжения.
Если речь идет о комплексной организации работы компании, то такая должность в настоящее время называется «офис-менеджер». Именно этот сотрудник является «хранителем очага» компании и именно он знает, как поступать после полученного распоряжения руководителя, что «фирме надо то-то и то-то».
Набор функциональных обязанностей офис-менеджера в большинстве компаний стандартный. В крупных фирмах весь комплексный набор задач может быть разделен между разными сотрудниками. Иными словами, каждая отдельная компания самостоятельно решает, как ей удобнее и экономичнее организовать обеспечение жизнедеятельности офиса.