что значит переслать как icalendar
Как отправить календарь как вложение icalendar в Outlook?
В Outlook люди обычно отправляют запрос на собрание, когда хотят пригласить других на собрание. Помимо использования приглашения на собрание, есть альтернативный способ пригласить других на собрание. Это отправить календарь как icalendar в Outlook. Дополнительные сведения см. В приведенном ниже руководстве.
Отправлять календарь как вложение icalendar с помощью функции «Переслать как icalendar»
Отправлять календарь в виде вложения icalendar с функцией вставки
Подробнее Загрузить
Отправлять календарь как вложение icalendar с помощью функции «Переслать как icalendar»
С помощью функции Переслать как icalendar вы можете легко отправить календарь как icalendar в Outlook. Пожалуйста, сделайте следующее.
Отправить календарь как вложение icalendar с функцией вставки
Вы можете отправить календарь как icalendar, сохранив встречу как icalendar, а затем вставив ее в электронное письмо как вложение.
8. Напишите письмо и затем Отправьте его. И ваш календарь был отправлен как вложение в формате icalendar.
Как прикрепить календарь к письму?
Многие из нас видели подобные письма в Gmail (когда, например, в Google календаре кто-то нам отправляет приглашение). Похожие вложения существуют и в других почтовых клиентах.
Письма с календарём удобны для назначения встреч, для отправки каких-либо событий. И вовсе не обязательно для этого интегрироваться в «тесную среду» Google.
Ранее я уже рассказывал о том, как правильно отправлять письма в PHP и как прикреплять к письмам файлы. Теперь мы попробуем расширить наш класс и прикрепить Гугл календарь к письму. Все наши действия аналогичны для всех библиотек для работы с почтой – PHPMailer, Pear или SwiftMailer.
Формат iCalendar
iCalendar используется и поддерживается большим количеством продуктов, в том числе Календарём Google, Apple Календарём (ранее iCal), IBM Lotus Notes, Yahoo! Календарём, Evolution, частично Microsoft Outlook и Novell GroupWise.
Так что же надо для того, чтобы подключить Google календарь?
Вот наша основная функция, которая формирует набор данных в формате iCalendar:
Также в классе присутствуют методы addEvent и createEvent для добавления событий. Не библиотека, а библиотечка прям какая-то :-).
Тестируем отправку
Возьмём за основу библиотеку отправки почты, которую мы писали ранее. Подключить наш календарик не составит труда
Подключение календаря с нашей новой библиотекой выглядит так:
На почту приходит письмо следующего вида:
Послесловие
Создание файлов iCalendar для событий и сеансов
Для многих деловых людей календари на основе программного обеспечения являются важным организационным инструментом. Когда участники регистрируются на мероприятие, они хотят отслеживать не только дату события, но какие сеансы они планируют посетить.
Редактор сообщений электронной почты Dynamics 365 Marketing включает в себя возможность автоматического создания персонализированных файлов iCalendar для отслеживания событий и сеансов. Используя редактор сообщений электронной почты, вы можете добавить кнопку файла iCalendar, которая персонализирована для контакта электронной почты. Когда контакт выбирает кнопку, файл iCalendar загружается, позволяя контакту добавлять ее в календарь по своему выбору.
Как создать индивидуальный файл iCalendar
Файлы iCalendar создаются с помощью нового параметра кнопки Добавить в календарь в редакторе сообщений электронной почты.
Кнопка Добавить в календарь доступна только в новом редакторе сообщений электронной почты. Чтобы включить новый редактор сообщений электронной почты, администратор должен включить Обновленный интерфейс редактирования электронной почты (переключатель функций).
Чтобы создать кнопку Добавить в календарь:
В редакторе сообщений электронной почты, добавьте кнопку.
Перейдите на вкладку Свойства. Выберите Добавить в календарь в раскрывающемся меню Ссылка на.
Выберите информацию, которую вы хотите включить в файл iCalendar, используя раскрывающийся список Что следует добавить в календарь. Доступны следующие параметры:
Выберите событие, с которым следует связаться.
Введите Текст кнопки, который отображается на кнопке. Вы можете настроить стиль кнопки в разделе Стиль.
Когда вы отправляете электронное письмо с кнопкой Добавить в календарь, контакты, которые зарегистрировались для события, получат персонализированную ссылку для загрузки своей повестки дня в качестве файла iCalendar.
Настройка описаний файлов iCalendar
Каждое событие или сеанс в файле iCalendar содержит настраиваемое описание. Для настройки содержимого описания:
Перейдите в рабочую область Планирование событий и выберите событие, которое вы хотите настроить.
В событии перейдите на вкладку Дополнительные сведения.
Чтобы отредактировать информацию iCalendar, перейдите в раздел Содержимое календаря. Левый раздел содержимого позволяет редактировать содержимое для календарей, поддерживающих описания HTML, такие как Outlook. Правый раздел содержимого позволяет редактировать содержимое для календарей, которые поддерживают только текстовые описания, такие как Gmail и Apple Calendar. В зависимости от того, в какой календарь импортируется файл iCalendar, будет использоваться только HTML или текст.
Отметки о прибытии транслируемого события
Как помочь подписчику добавить ваше событие из письма в личный календарь
Когда рассылаешь анонс события, стараешься максимально убедить подписчиков прийти. Делаешь рассылку с анонсом за две недели, еще раз за неделю и за полчаса до начала, но половина получателей все равно не приходит.
Сегодня будем работать с явкой на ваши ивенты — разберемся, как прислать подписчику анонс, чтобы он попал в его личный календарь и напомнил о себе оттуда.
Почему стоит заморочиться и предложить подписчику добавить событие из письма в календарь? Потому что вы сами добавите в напоминание любые детали — что за событие, где проходит, кто проводит, какие будут бонусы. К тому же вы сможете выбрать, когда именно напомнить подписчику о предстоящем ивенте — за неделю, день или пару часов.
Два способа добавить мероприятие из письма в календарь
Опишу вам два способа, как добавить событие из письма в календарь. Покажу, как это выглядит у пользователя, и опишу плюсы и минусы обоих способов. Первый — создать ссылки на ивент в конкретном сервисе-календаре. Второй — скачать событие в виде файла формата ics и отправить подписчику этот файл.
Как добавить анонс в календарь ссылкой
Большая часть календарных сервисов работает с напоминаниями по схожему принципу. Вы создаете общедоступное мероприятие, сервис генерирует ссылку на него, вы отправляете эту ссылку подписчику — в письме, чат-боте или любым другим способом. При нажатии на ссылку подписчик переходит в свой аккаунт в этом сервисе, на страницу настройки события — здесь ему нужно лишь подредактировать напоминание.
Давайте сразу посмотрим, как это выглядит для пользователей. Нашла у себя письмо от сервиса TimePad — это площадка для продажи билетов на мероприятия. После бронирования билетов на концерт сервис прислал письмо на email с функцией добавить событие в личный Google Календарь:
Из письма можно сразу добавить мероприятие в свой календарь
Таким образом можно работать с большинством популярных сервисов — например, с календарями Google, «Яндекс», Mail.ru, Yahoo!, Outlook. Делаете событие доступным для всех, копируете ссылку на него и отдаете пользователям.
Плюсы:
Минусы:
Как добавить анонс в календарь файлом ics
Ics — это тип файлов, которые хранят календарные данные. Чтобы использовать этот файл, нужно импортировать его содержимое в свою программу-календарь — все события, записанные в файле, перезапишутся в календарь.
Ics вам понадобится, если нельзя передать мероприятие в виде ссылки. Например, если подписчик использует не онлайн-календарь, а программу на компьютере или приложение на телефоне.
Покажу, как добавить напоминание в приложение-календарь iCalendar на компьютере с MacOS. Пользователю достаточно скачать и открыть файл:
Как ics-файл открывается на компьютере под MacOS
Примерно так же все происходит и на телефоне. Достаточно скачать файл и открыть его, устройство само предложит подходящие приложения:
Как ics-файл открывается на телефоне под Android
На некоторых устройствах файлы даже открываются автоматически, это зависит от пользовательских настроек самого устройства.
Плюсы:
Минусы:
Как создать напоминание со ссылкой
Дальше я покажу на примере Google Календаря, как создать общедоступное мероприятие и ссылку на него для подписчиков.
Выбираем дату и кликаем на нужный временной интервал. Точность не нужна, вы можете позже отрегулировать любые настройки. В открывшемся окне набираем название, либо сразу переходим в «Другие параметры». Здесь самое главное — установить в настройках приватности вариант «Общедоступное», чтобы была возможность поделиться мероприятием. Жмем кнопку «Сохранить» вверху.
Чтобы мероприятием можно было поделиться, сделайте его общедоступным
Создавайте напоминание так, как вы хотите представить его подписчикам — все ваши настройки сохранятся при передаче ссылки или ics файла, включая описание события и интервалы напоминаний.
После этого кликаем на созданное мероприятие, во всплывшем окне жмем на три точки и выбираем опцию «Опубликовать мероприятие». Здесь календарь предложит вам две опции на выбор — кусочек HTML кода или ссылку. Копируйте ссылку и сохраните ее себе куда-нибудь.
Ссылка на мероприятие в Google Календаре лежит в разделе «Опубликовать мероприятие»
Дальше в статье я покажу, как вставить эту ссылку в письмо.
Как создать напоминание с файлом формата ics
Теперь создадим ics-файл. Я выбрала два способа: с помощью Google Календаря — одного из самых популярных календарных сервисов, и c помощью бесплатного сервиса Event Generator от Emailmatrix, которым очень просто воспользоваться любому желающему.
Создаем ics-файл из Google Календаря. Для начала создайте и настройте свое мероприятие. Желательно создавать его в отдельном календаре — вы будете скачивать именно календарь со всем содержимым, а не только отдельное мероприятие.
Теперь на панели слева найдите нужный календарь. Нажмите на три точки справа от названия. В открывшемся меню выберите пункт «Настройки и общий доступ», а на следующем шаге нажмите кнопку «Экспортировать календарь». На ваш компьютер скачается zip-архив, в котором и будет нужный нам ics.
Экспорт ics файла из Google Календаря
Обратите внимание, что календарь необязательно делать общедоступным, ведь вы не делитесь доступом к календарю онлайн, а сразу передаете подписчику копию данных.
В прочих онлайн-календарях процесс будет аналогичным — создать новый календарь с нужным мероприятием и скачать его. Нужно только найти соответствующие пункты в настройках.
Создаем ics-файл в сервисе Event Generator. Перейдите на страницу сервиса и заполните все графы. Их здесь немного — время начала и окончания, часовой пояс, заголовок и описание мероприятия, по желанию ссылка на сайт и адрес проведения. Нажмите «Создать событие», и сервис отдаст вам два готовых варианта. Первый, нужный нам — ics-файл, который можно либо скачать, либо взять ссылку его скачивание. Второй вариант — ссылка на событие в Google Календаре.
Создание ics-файла и ссылки на Google Календарь в сервисе Event Generator
Как вставить мероприятие из календаря в письмо
Сейчас я на примере конструктора рассылок SendPulse покажу, как тремя разными способами добавить напоминание из календаря в письмо.
Обратите внимание! Если собираетесь использовать ics-файл, загрузите его в какое-то облачное хранилище, например, Google Диск. Лучше выдавать ссылку на скачивание, чем прикреплять файл к письму — почтовые системы не очень хорошо относятся к письмам с вложениями.
Если вы хотите прямо сейчас попробовать добавить календарь в письмо, зарегистрируйтесь в SendPulse — это займет минуту, зато вы сможете бесплатно создавать email рассылки, push сообщения и чат-ботов.
Потренироваться работе с календарем можно на наших готовых шаблонах. Для это зайдите в аккаунт, выберите на панели слева раздел «Шаблоны», нажмите на любой понравившийся и кликните «Редактировать». Вы попадете в конструктор рассылок SendPulse и сможете начать работу над выбранным шаблоном.
Потренироваться можно на готовом шаблоне, они находятся в аккаунте в разделе «Шаблоны»
Ссылка в тексте
Самый простой способ добавить мероприятие из календаря в письмо — вставить гиперссылку в текст. Не нужно ставить «голые» ссылки в текст: они бывают огромными, выглядят неаккуратно и портят впечатление от письма.
Я сделаю гиперссылку. Для этого добавлю в письмо блок текста с приглашением добавить мероприятие в свой календарь. Для примера использую ссылки на Google Календарь и скачивание ics-файла, которые получила при создании события в сервисе Event Generator.
Добавление ссылки на календарь в письмо в виде гиперссылки
Обратите внимание! В каком виде добавлять напоминание в письмо — это ваше решение. Отталкивайтесь от того, на каких устройствах аудитория читает ваши рассылки. Вы можете либо вести подписчиков на онлайн-календари, либо выдать ссылку на скачивание ics-файла, либо скомбинировать эти способы.
Ссылка на кнопке
Чтобы поставить несколько элементов в горизонтальный ряд, нам понадобится опция «Добавить структуру», она находится сверху в левой панели. Кликайте на нее и выбирайте нужную структуру.
После этого перетаскивайте в каждое окошко структуры нужные элементы, в нашем случае это кнопки. Учтите, что в SendPulse максимальное количество элементов в ряду — четыре (я для примера сделаю структуру с двумя кнопками). Напишем для кнопок названия и добавим ссылки.
Элемент «Структура» в конструкторе SendPulse понадобится, чтобы добавить несколько кнопок в ряд
После этого можно настроить внешний вид кнопок — цвет, размер, форму.
Кнопки настраиваются — текст, ссылки и внешний вид
Иконки
Если вы знакомы с HTML разметкой и не боитесь залезть в исходный код письма, можете создать кастомные иконки календарей, ведущие на нужные ссылки. Наша команда сделала для вас уже готовый код, в который нужно лишь вставить ссылки на ваше мероприятие — фрагменты текста под замену будут: «Ссылка на Google Календарь», «Ссылка на ics-файл», «Ссылка на Mail.ru календарь», «Ссылка на Яндекс.Календарь», «Ссылка на Outlook календарь».
Добавить напоминание в календарь:
Покажу, как применить его в конструкторе SendPulse. Зайдите в нужный вам шаблон. Код мы будем вставлять в текстовый блок, поэтому перетащите на рабочую область новый элемент «Текст». Теперь, если щелкнете на этот элемент, увидите всплывающее окно с опциями форматирования. Раскройте это окно щелчком на стрелку в правом углу и выберите значок исходного кода “<>”. В открывшемся окне вставьте подготовленный код и нажмите «Ок». Готово!
Вставить иконки календарей в письмо можно через опцию «Исходный код»
Добавляем событие из календаря в письмо: что стоит запомнить
Подписчик может перенести готовое напоминание о событии из письма к себе в календарь в пару кликов. Так и ему меньше хлопот, и для вас чуть выше шанс, что он не забудет про ивент.
Есть два способа, как добавить напоминание о мероприятии из календаря в письмо:
Можете скомбинировать способы — добавить в письмо и ссылки, и ics-файл. Красиво вставить готовый результат в письмо можно тремя способами:
На следующий ивент обязательно попробуйте добавить напоминание из календаря в письмо и смотрите, как это повлияет на количество участников. C конструктором SendPulse эта работа не займет много времени.
Рассказываю, как делать по-настоящему крутые email рассылки. Помогаю найти баланс между заботой о клиенте и успешными продажами.
Маркетолог SendPulse. Приверженец омниканальной системы коммуникации, поэтому на равне уделяю внимание как построению email стратегий, так и Facebook чат-ботов.
Как работать со встречами, собраниями и событиями в MS Outlook
Встречи – это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы. Для встреч могут быть заданы напоминания. Кроме того, имеется возможность задать вид календаря при его просмотре другими пользователями, указав время встречу как занятое (блоки времени, помеченные как занятые, отображаются с заполненным индикатором доступности. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные.), свободное (при просмотре календаря другими пользователями свободное время отображается как доступное с пустым индикатором доступности.
Встреча нулевой длительности, отображаемая в выбранном интервале времени при просмотре по дням, отображается для других пользователей как свободное время.), под вопросом (блоки времени, помеченные как время под вопросом, отображаются со штрихованным индикатором доступности и как доступные при просмотре календаря другими пользователями.) или как время отсутствия на работе (блоки времени, для которых указано отсутствие на работе, отображаются с заполненным индикатором доступности и затененным фоном встречи. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные). Могут быть запланированы повторяющиеся встречи. Например, к повторяющимся элементам можно отнести такие регулярные встречи и задачи, как еженедельное совещание или ежемесячный визит к парикмахеру. Встречи могут просматриваться по дням, неделям и месяцам.
Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как частные (элемент, помеченный как частный, не отображается для других пользователей, даже если они имеют права доступа к вашим папкам).
Собрание – это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Можно создавать и рассылать приглашения на собрания – обычные или сетевые, а также резервировать ресурсы (помещение, компьютер или другое оборудования, необходимое для проведения собрания. Имеется возможность просматривать доступность ресурсов, сравнивать их расписания с расписаниями пользователей и блокировать время в их календарях. Привлечение ресурсов на собрания выполняется так же, как приглашение пользователей.). При создании собрания определите приглашаемых лиц, а также необходимые ресурсы; выберите время проведения собрания. Ответы на отправленные приглашения направляются в папку Входящие. После создания собрания можно расширять круг приглашенных, а также переносить собрание.
Событие – это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий являются выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней, но ежегодные события, такие как дни рождения и годовщины, происходят ежегодно в определенный день. Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются на титульных страницах. Название события или праздника, которое отображается в верхней части дат, указанных в календаре, именуется заголовком.
Заголовок может относиться к нескольким дням. Если на дни с заголовком попадают какие-либо элементы, соответствующее время помечается как свободное и отображается белым цветом при просмотре календаря. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время обычного или ежегодного события – как свободное.
Сохранение встречи в формате iCalendar или vCalendar
Назначение собрания
Чтобы использовать в данной процедуре программу Microsoft NetMeeting, необходимо иметь Microsoft NetMeeting 2.1 или более поздней версии. Для проведения конференции Microsoft Exchange необходимо выбрать ресурс конференции. Для этого нажмите кнопку «Кому». В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов в списке Источник адресов выберите значение «Все ресурсы конференций», а затем выберите ресурс в списке. Нажмите кнопку «Ресурсы», а затем — кнопку «OK».
Чтобы быстро начать собрание в программе Microsoft NetMeeting с участием контактного лица, выберите его в папке «Контакты», затем в меню Действия выберите команду Вызов с помощью NetMeeting. Чтобы отправить повестку дня или замечания, вложите файл в приглашение на собрание. Если участники находятся в другом часовом поясе, их интервалы занятости (блоки времени, отображающиеся с заполненным индикатором доступности) подстраиваются под часовой пояс организатора собрания. Можно запретить отправку ответов получателями приглашения. В приглашении на собрание выберите в меню Действия команду Запросить ответы, чтобы снять флажок рядом с ней.
Создание события на целый день
В представлении «День/неделя/месяц» можно быстро создать ежедневное событие, дважды щелкнув заголовок дня, на который оно приходится.
Планирование встречи
В календаре для создания встречи можно выделить блок времени, щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Новая встреча или Создать повторяющуюся встречу.
Отмена собрания
Изменение встречи, события или собрания
Откройте встречу, событие или собрание, которое требуется изменить, и выполните одно из следующих действий:
Чтобы перенести встречу, событие или собрание на другую дату, перетащите этот элемент в календаре. Чтобы изменить Тему, щелкните текст описания и внесите необходимые изменения. Для преобразования события во встречу снимите флажок Целый день и введите время начала и время окончания. В результате этот интервал времени в календаре будет заблокирован. По определению События продолжаются от полуночи до полуночи. Чтобы задать другой интервал, снимите этот флажок.
Преобразование сообщения в приглашение на собрание
Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.
Преобразование встречи в собрание
Преобразование встречи или собрания в повторяющиеся
Обновление приглашения на собрание
Ответ на уведомление или приглашение на собрание
Эти настройки могут быть изменены для отдельных собраний. Для этого в открытом приглашении на собрание выберите в меню Действия одну из двух команд: Отклонить и предложить новое время или Поставить под вопрос и предложить новое время. Чтобы изменить решение, откройте элемент Календаря и выберите команду Принять, Под вопросом, Отклонить или Предложить новое время. Чтобы изменить решение по отклоненному приглашению, проверьте папку «Удаленные» или попросите организатора послать вам новое приглашение.
Автоматическая обработка приглашений на собрания
Выберите в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря». В группе «Дополнительные параметры» нажмите кнопку «Управление ресурсами». Установите флажок Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы. Затем могут быть включены следующие параметры:
Предоставление права на просмотр частных встреч
Возможно скрытие личных сведений от назначенных вами представителей, имеющих доступ к вашим папкам. Для этого откройте защищаемый документ и установите флажок Частное. Чтобы переопределить этот параметр, выполните следующие действия.
Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.
Отправка приглашения на собрание для Интернета (iCal)
Чтобы отправлять приглашения на собрания для Интернета (iCal), необходимо включить соответствующие параметры. Для этого следует выполнить описанную ниже процедуру и затем отправлять приглашения на собрания как обычно. Выберите в Календаре, в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря». В группе «Дополнительные параметры» установите флажок При отправке приглашений через Интернет использовать формат iCalendar. Чтобы отключить использование формата iCal, снимите этот флажок.
Просмотр событий Windows SharePoint Services
Просмотр списка событий, предварительно добавленного в Outlook – В папке «Календарь» в группе «Общие календари» установите флажок для нужного элемента Windows SharePoint Services. Снимите флажки для тех календарей, которые не требуется отображать в представлении. Просмотр списка событий, который не был добавлен в Outlook – Добавьте список событий в Microsoft Outlook. В web-обозревателе откройте список событий Windows SharePoint Services, к которому необходимо иметь доступ из программы Microsoft Outlook. Щелкните ссылку Связать с календарем. После выдачи запроса нажмите кнопку «Да», чтобы добавить список событий Windows SharePoint Services в Microsoft Outlook.
Списки событий Microsoft Windows SharePoint Services могут быть отображены в Microsoft Outlook, но они должны быть созданы и отредактированы на web-зле Windows SharePoint Services при помощи web-обозревателя.