что значит трудовая книжка прошла конвертацию
Электронная трудовая книжка: Информация для работодателей
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:
Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику
Работникам, у которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
— при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность:
— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда;
— за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.
Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
Порядок и сроки предоставления СЗВ-ТД в 2021 году (порядок действует с 27 апреля 2020 года с учетом норм постановления Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц»):
— не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления, в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
— не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица.
Конвертация трудового стажа: проблемы, решения (из опыта работы отдела кадров профессионального лицея)
(«Трудовое право», 2006, N 7)
КОНВЕРТАЦИЯ ТРУДОВОГО СТАЖА: ПРОБЛЕМЫ, РЕШЕНИЯ
(ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ЛИЦЕЯ)
С 2001 г. по стране бодрым шагом идет пенсионная реформа. Но и сегодня, в 2006 г., работник кадровой службы любого предприятия не перестает задавать вопросы работникам Пенсионного фонда о правильности заполнения той или иной формы СЗВК, процедуры конвертирования трудового стажа работников. Пожалуй, тяжелее всех эта процедура проходила и проходит в учреждениях, на предприятиях, работники которых имеют право на досрочную пенсию, в число их входят образовательные учреждения.
Сначала необходимо разобраться, что же такое конвертация трудового стажа работников? Почему возникла необходимость проведения этой процедуры? Как должна быть организована работа кадровика, чтобы работники предприятия не оказались вне пенсионных прав, которые сегодня гарантирует им государство?
Конвертация — это преобразование пенсионных прав в расчетный пенсионный капитал. Иначе говоря, каждому работнику, имеющему трудовой стаж до получения страхового свидетельства, необходимо преобразовать его в денежный эквивалент (начальный пенсионный капитал).
Начальный пенсионный капитал определяется исходя из размера пенсии, которая могла бы быть назначена застрахованному лицу на 1 января 2002 г. Его величина — это эквивалент суммы уплаченных до 1 января 2002 г. страховых взносов в ПФР. Сумма расчетного капитала помимо различных параметров, указанных в статье 30 Закона о трудовых пенсиях, зависит от продолжительности общего трудового стажа застрахованного лица и стажа, дающего право на досрочное назначение трудовой пенсии.
Поэтому для определения расчетного пенсионного капитала на 1 января 2002 г. необходимо на лицевой счет застрахованного лица, открытый в системе персонифицированного учета, поместить сведения о периодах работы до его регистрации в качестве застрахованного лица (то есть до момента открытия индивидуального лицевого счета). И на этом этапе ответственность за достоверность сведений о трудовом стаже работников ложится на кадровика.
Конвертирование трудового стажа не проводилось и не проводится у работающих пенсионеров, а также у лиц, поступивших на работу после 1998 г. (то есть с периода, когда страховые свидетельства стали обязательным документом при устройстве на работу).
Организация работы кадровика по проведению конвертации трудового стажа состоит из следующих этапов.
1-й этап. Составление исторической справки организации. Документ может быть составлен по следующей форме:
Период Номер и Документы, Статус (юриди — Примечание
наименование регламентирующие ческое лицо
учреждения действие или структурное
Учитывая, что и образование последние 10 лет претерпевает стадию реформирования, кадровые работники сталкиваются с проблемами восстановления документов, регламентирующих деятельность образовательного учреждения за более ранние периоды (особенно послевоенные годы и до начала 1990-х гг.). Решение этого вопроса возможно при содействии архивных учреждений, как ведомственных, так и государственных.
2-й этап. Ревизия трудовых книжек работников. На этом этапе кадровик должен внимательно проанализировать трудовые книжки каждого работника. Задача этого этапа — выявление и устранение (по возможности) ошибок и недочетов в заполнении трудовых книжек. Перечислим самые распространенные:
1. «Пересечение» стажа. Термин, который используется в программе «Пенсионный фонд России» и констатирует ошибку в оформлении дат приема и увольнения сотрудников. Например:
Номер Дата Сведения о работе Основание
3 01 02 1996 Уволен по собственному желанию, Приказ от
статья 31, КЗоТ РФ 30.01.1996
Инспектор ОК Иванова
учреждение «Средняя общеобразо —
вательная школа N 25″
4 01 02 1996 Принят учителем физики Приказ от
Возникает вопрос: как работнику за 01.02.1996 проставили смену (8 часов) и оплатили ее в обеих организациях? В этом случае кадровик может самостоятельно принять решение о том, что дата приема будет следующий день после увольнения, то есть в нашем случае — 02.02.1996. Но этот вопрос может быть усложнен следующей ситуацией. Допустим, что работник, работая в организации, которая оформила запись за N 4, имел право на досрочное назначение пенсии, и если кадровик пропустил этот факт, наш работник теряет 1 (один) день льготного трудового стажа. Поэтому работники Пенсионного фонда рекомендуют при обнаружении таких ошибок запрашивать в организациях уточняющие справки и выписки из приказов о фактическом периоде работы.
2. Период работы по договору подряда (договору поручения) не записан в трудовую книжку, и у кадрового работника нет уточняющих сведений по этому периоду работы. В Постановлении Правительства Российской Федерации N 555 от 24 июля 2002 г. «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» говорится о необходимости предоставления договоров гражданско-правового характера и документов работодателя об уплате обязательных платежей (пункт 8 указанного Постановления). Поэтому кадровик должен провести разъяснительную работу с работником о необходимости предоставить или восстановить эти сведения для общего учета трудового стажа. В случае непредоставления этих сведений указанный период не будет засчитан в общий трудовой стаж.
3-й этап. Сверка сведений о трудовом стаже в трудовой книжке и на лицевом счете работника. И на этом этапе работы возможны спорные ситуации и вопросы:
1. Дата приема на работу в трудовой книжке не соответствует дате приема, указанной в лицевом счете сотрудника. В этом случае необходимо поднять приказ о приеме на работу, уточнить этот реквизит, а затем произвести корректировку сведений или на лицевом счете, или в трудовой книжке.
2. В лицевом счете указаны периоды учебного отпуска, отпусков без содержания, отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, а в личном деле сотрудника не сохранились сведения об этих нерабочих периодах работника. В этом случае кадровый работник должен восстановить эти сведения.
3. В трудовой книжке указана должность (профессия), по которой работник имеет право на досрочную пенсию, а в лицевом счете указана другая должность (профессия). В этом случае необходимо на основании распорядительных документов установить, в каких документах допущена ошибка, и устранить ее.
4-й этап. Ознакомление работника с установленными периодами его трудовой деятельности. На этом этапе кадровая служба под роспись знакомит сотрудника с формой справки СЗВК. Первый экземпляр этого документа передается в Пенсионный фонд и является основанием для реализации работником права на будущее пенсионное обеспечение. С какими проблемами сталкивается кадровый работник на этом этапе? Прежде всего это касается все тех же учреждений, работники которых претендуют на досрочное назначение пенсии.
Учитель школы Иванова Анна Ивановна. Общий стаж работы в школе — 25 лет. Но она имеет 2 детей, с каждым из которых она брала отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. Значит, до наступления ее права на досрочную пенсию ей необходимо доработать еще 3 года (за первого ребенка — 1,5 года и за второго столько же).
Это самый простой пример.
А учебные и без содержания отпуска? Во-первых, работники уже давно забыли, что когда-то в их трудовой деятельности были такие нерабочие периоды. Во-вторых, когда работники оформляли эти самые отпуска, они не задумывались, что эти периоды в дальнейшем исключат из их трудового стажа, который дает право на назначение досрочной пенсии. И на этом этапе работнику кадровой службы необходимо проводить разъяснительную работу в коллективе.
5-й этап. Заключительный — передача сведений в Пенсионный фонд.
В Пенсионный фонд сведения передаются как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Свидетельством о том, что процедура передачи данных о трудовой деятельности работников организации завершена успешно, является соответствующая справка Пенсионного фонда.
Таким образом, на сегодняшний день завершен первый этап конвертирования трудового стажа работников учреждений и предприятий.
Конвертация трудового стажа: проблемы, решения
(из опыта работы отдела кадров профессионального лицея)
КОНВЕРТАЦИЯ ТРУДОВОГО СТАЖА: ПРОБЛЕМЫ, РЕШЕНИЯ
(ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ЛИЦЕЯ)
С 2001 г. по стране бодрым шагом идет пенсионная реформа. Но и сегодня, в 2006 г., работник кадровой службы любого предприятия не перестает задавать вопросы работникам Пенсионного фонда о правильности заполнения той или иной формы СЗВК, процедуры конвертирования трудового стажа работников. Пожалуй, тяжелее всех эта процедура проходила и проходит в учреждениях, на предприятиях, работники которых имеют право на досрочную пенсию, в число их входят образовательные учреждения.
Сначала необходимо разобраться, что же такое конвертация трудового стажа работников? Почему возникла необходимость проведения этой процедуры? Как должна быть организована работа кадровика, чтобы работники предприятия не оказались вне пенсионных прав, которые сегодня гарантирует им государство?
Поэтому для определения расчетного пенсионного капитала на 1 января 2002 г. необходимо на лицевой счет застрахованного лица, открытый в системе персонифицированного учета, поместить сведения о периодах работы до его регистрации в качестве застрахованного лица (то есть до момента открытия индивидуального лицевого счета). И на этом этапе ответственность за достоверность сведений о трудовом стаже работников ложится на кадровика.
Конвертирование трудового стажа не проводилось и не проводится у работающих пенсионеров, а также у лиц, поступивших на работу после 1998 г. (то есть с периода, когда страховые свидетельства стали обязательным документом при устройстве на работу).
Организация работы кадровика по проведению конвертации трудового стажа состоит из следующих этапов.
1-й этап. Составление исторической справки организации. Документ может быть составлен по следующей форме:
Номер и
наименование
учреждения
Документы,
регламентирующие
действие
Учитывая, что и образование последние 10 лет претерпевает стадию реформирования, кадровые работники сталкиваются с проблемами восстановления документов, регламентирующих деятельность образовательного учреждения за более ранние периоды (особенно послевоенные годы и до начала 1990-х гг.). Решение этого вопроса возможно при содействии архивных учреждений, как ведомственных, так и государственных.
1. «Пересечение» стажа. Термин, который используется в программе «Пенсионный фонд России» и констатирует ошибку в оформлении дат приема и увольнения сотрудников. Например:
│Номер │Дата │Сведения о работе │Основание │
│3 │01 │02 │1996 │Уволен по собственному желанию,│Приказ от │
│ │ │ │ │статья 31, КЗоТ РФ │30.01.1996 │
│ │ │ │ │Инспектор ОК Иванова │ │
│ │ │ │ │учреждение «Средняя общеобразо-│ │
│ │ │ │ │вательная школа N 25″ │ │
│4 │01 │02 │1996 │Принят учителем физики │Приказ от │
2. Период работы по договору подряда (договору поручения) не записан в трудовую книжку, и у кадрового работника нет уточняющих сведений по этому периоду работы. В Постановлении Правительства Российской Федерации N 555 от 01.01.01 г. «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» говорится о необходимости предоставления договоров гражданско-правового характера и документов работодателя об уплате обязательных платежей (пункт 8 указанного Постановления). Поэтому кадровик должен провести разъяснительную работу с работником о необходимости предоставить или восстановить эти сведения для общего учета трудового стажа. В случае непредоставления этих сведений указанный период не будет засчитан в общий трудовой стаж.
3-й этап. Сверка сведений о трудовом стаже в трудовой книжке и на лицевом счете работника. И на этом этапе работы возможны спорные ситуации и вопросы:
1. Дата приема на работу в трудовой книжке не соответствует дате приема, указанной в лицевом счете сотрудника. В этом случае необходимо поднять приказ о приеме на работу, уточнить этот реквизит, а затем произвести корректировку сведений или на лицевом счете, или в трудовой книжке.
2. В лицевом счете указаны периоды учебного отпуска, отпусков без содержания, отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, а в личном деле сотрудника не сохранились сведения об этих нерабочих периодах работника. В этом случае кадровый работник должен восстановить эти сведения.
3. В трудовой книжке указана должность (профессия), по которой работник имеет право на досрочную пенсию, а в лицевом счете указана другая должность (профессия). В этом случае необходимо на основании распорядительных документов установить, в каких документах допущена ошибка, и устранить ее.
4-й этап. Ознакомление работника с установленными периодами его трудовой деятельности. На этом этапе кадровая служба под роспись знакомит сотрудника с формой справки СЗВК. Первый экземпляр этого документа передается в Пенсионный фонд и является основанием для реализации работником права на будущее пенсионное обеспечение. С какими проблемами сталкивается кадровый работник на этом этапе? Прежде всего это касается все тех же учреждений, работники которых претендуют на досрочное назначение пенсии.
Это самый простой пример.
А учебные и без содержания отпуска? Во-первых, работники уже давно забыли, что когда-то в их трудовой деятельности были такие нерабочие периоды. Во-вторых, когда работники оформляли эти самые отпуска, они не задумывались, что эти периоды в дальнейшем исключат из их трудового стажа, который дает право на назначение досрочной пенсии. И на этом этапе работнику кадровой службы необходимо проводить разъяснительную работу в коллективе.
В Пенсионный фонд сведения передаются как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Свидетельством о том, что процедура передачи данных о трудовой деятельности работников организации завершена успешно, является соответствующая справка Пенсионного фонда.
Таким образом, на сегодняшний день завершен первый этап конвертирования трудового стажа работников учреждений и предприятий.
Как перейти на электронные трудовые книжки
Рассказать сотрудникам и не получить штраф от Роструда
В 2020 году в России начался переход к электронным трудовым книжкам.
С 2020 года сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Пенсионный фонд РФ в электронной форме. Переход с обычных трудовых книжек на электронные продолжается и в 2021 году.
Рассказываем, как это происходит.
Что такое электронная трудовая книжка
Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют новый способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Раньше трудовой книжкой называли бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли кого-то на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь работодатели передают все это в ПФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.
Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.
Новый порядок действует с января 2020 года. Теперь каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. С 1 января 2021 года тем, кто впервые устроится на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят.
ФЗ 439-ФЗ от 16.12.2019 — как формируются сведения о работе в электронном виде
В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести учет в электронном виде, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.
В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек сможет в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.
Что нужно делать работодателям
С переходом на электронные трудовые книжки у компаний появилась обязанность отправлять в ПФР отчет по новой форме, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.
За не сданный вовремя отчет о трудовой деятельности или ошибки в отчете ПФР может выписать штраф от 300 до 500 Р директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением.
Что проверить в локальных актах
Локальные акты — это внутренние документы компании, которые регулируют ее работу вместе с трудовым кодексом. Они не могут ему противоречить, но могут детализировать. В зависимости от размера компании таких документов может быть больше или меньше. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты. У микропредприятий их может не быть вообще, закон это допускает.
Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, их тоже нужно проверить.
Вот что изменилось из-за перехода на электронные трудовые книжки:
В отдельном приказе можно определить сотрудника, ответственного за направление отчетов в ПФР. Это может быть сотрудник кадровой службы или бухгалтерии.
Курс о больших делах
Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в ПФР
С 2020 года все работодатели сдают в пенсионный фонд новый вид отчетности — сведения о трудовой деятельности. Это основа для формирования электронных трудовых книжек. ПФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.
Отчет сдают по форме СЗВ-ТД. Он подается по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, отчет СЗВ-ТД по ним подавать не нужно.
Сведения о трудовой деятельности включают:
Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:
Отчет подается в ПФР, если у сотрудника изменились какие-то сведения из перечисленных. Например, он устроился на работу или получил повышение. Если ничего не меняется, не нужно сдавать пустые отчеты или дублировать сведения из предыдущих.
Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:
Форма для отчета утверждена ПФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как и по обычной отчетности в ПФР: компании, в которых меньше 25 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.
Отчеты по форме СЗВ-ТД сдают только с 2020 года, для сведений о работе за прошлые годы предусмотрели вот такие правила:
Когда сотрудники должны подать заявления
Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, могут сделать выбор, когда устроятся на работу. Люди, которые будут устраиваются на работу после 1 января 2021 года впервые, никаких заявлений вообще не подают. Работодатель по умолчанию заводит им электронную трудовую.
Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую книжку, он имеет право передумать и перейти на электронную позже. Но если он откажется от бумажной трудовой, вернуться к ней не получится.
Что делать с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых
Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:
Выдать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех рабочих дней после того, как он подал заявление. Такой же срок установлен для выдачи сотрудникам документов, связанных с их работой. Если сотрудник согласен, трудовую можно отправить ему по почте заказным письмом.
Сотрудник забирает свою трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у ПФР что-то куда-то пропадет.
Что делать с сотрудниками, которые сохранят бумажные трудовые
Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:
Если сотрудник подал заявление до конца 2020 года, работодатель должен был сообщить об этом в ПФР в очередном отчете СЗВ-ТД.
Если до 31 декабря 2020 года сотрудник не сообщил о своем выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока сам не передумает. Для таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В ПФР дополнительно ничего сообщать не нужно.
Вот что еще должен делать работодатель:
Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее себе.
Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу
Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажную трудовую заводить не нужно. Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.
Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить. Не исключено, что этот порядок упростят или у Роструда будет какой-то другой взгляд на эту проблему. Расскажем об этом, когда появится практика.
Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый сотрудник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о своей трудовой деятельности.
В справке с такими сведениями есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить такую справку человек может в ПФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не может сам запросить ее в ПФР, это персональные данные человека, они под защитой.
Как сделать выписку из электронной трудовой
Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы данных могут выдать работодатель или ПФР.
Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской, а в выписке из ПФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.
Скачать бланк справки СТД-РRTF, 114 КБ
Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:
Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых. Работодатель обязан выдать выписку в двух случаях:
В справке СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:
В каком виде получать выписку, определяет сотрудник. Он имеет право попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. На то, чтобы ее выдать, у организации есть 3 рабочих дня.
Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку в бумажном виде или заказать в ПФР.
Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче справки нужно указать, в каком виде ее выдавать и куда высылать.
Как получить выписку в пенсионном фонде
С 2020 года сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в ПФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.
Выписку из ПФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.
Объем сведений в справке СТД-ПФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов пенсионного фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.
Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в ПФР.
Как получить электронную выписку. ПФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:
Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника ПФР — такая выписка равнозначна бумажной.
Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.
Чтобы получить выписку на сайте ПФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.
Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку в бумажном виде и с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении ПФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете ПФР.