Электронное согласование документов помогает сэкономить время и обеспечить прозрачность. В зависимости от цели, в СБИС есть несколько видов согласования:
Создать согласование по документу
Такой вид согласования подходит, когда документ уже создан в системе. Например, прежде, чем приступить к выполнению задачи, нужно утвердить техническое задание с руководителем.
В СБИС согласование можно оформить из задачи. Тогда результат отобразится в ленте событий и будет доступен всем участникам документооборота.
Запросить электронную подпись
Самый безопасный способ согласовать электронный документ — запросить по нему подпись. В этом случае его увидят только сотрудники, у которых есть доступ к данному документу или к диалогу по документу.
Настроить согласование на этапе
Когда в организации много различных согласований, настройте эти этапы в задаче. Например, если договор на поставку продукции утверждает руководитель отдела закупок, а счет на оплату — руководитель экономического отдела, то этапы согласований автоматически будут направлены предустановленным исполнителям.
В процессе согласования может потребоваться подпись. В этом случае настройте подписание документов. Приложенные файлы будут подписаны автоматически.
Согласовать задачу или документ
Утвердить документы и согласовать задачи можно несколькими способами:
Фильтры в разделах «Входящие» и «Исходящие» помогают контролировать состояние документов и следить за их обработкой.
Оповестить партнеров о просрочке
Фильтр «Не получен ответ» отберет документы, подписание которых затянулось. Обзвоните получателей из этого списка и попросите обработать документы.
Разобрать черновики
Используя фильтры «Черновики» и «Незакрепленные», вы получите список документов, которые были созданы, но работа по ним так и не завершилась. Назначьте каждому ответственного и напишите комментарий в «Ленте событий» — сотрудник разберется, что делать с черновиком.
Исправить ошибки
Документы со статусом «Отклоненные» поступают от контрагентов неподписанными. Например, потому что в оформлении допущены ошибки или нет товаров для отгрузки. Проверьте причины отклонения, исправьте ошибки и отправьте документ повторно.
Отобрать недоставленные, аннулированные и прочие «проблемные» документы можно с помощью фильтра.
Проверить сроки и состояние договоров
Просмотрите, сколько договоров находится на согласовании, какие вернулись с отказами и почему. Из-за этого могут откладываться важные и крупные сделки. Чтобы быстро проверить состояние соглашений, в разделе «Документы/Договоры» настройте фильтр по состоянию документа, ответственному или сумме.
Следите за периодом действия договоров, чтобы в срок выполнять обязательства по ним и вовремя продлить документ, если соглашение истекает. Воспользуйтесь фильтром:
Состояние документа или отчета можно легко определить по его статусу, который устанавливается автоматически. Помимо статуса на документе может стоять пометка, которую установил пользователь. Например, чтобы выделить срочную задачу.
Универсальные статусы
—
получатель утвердил документ/контрагент получил письмо/заказчик принял работу;
—
отклонен получателем/аннулирован/не согласован/работа не принята;
—
срок, к которому работа должна быть завершена. Если значок красный — значит, срок истек.
Статусы электронного документооборота
—
отправлен получателю;
—
получатель не зарегистрирован в СБИС и ему направлено приглашение;
—
документ доставлен, адресат подписал извещение о получении;
—
утвержден;
—
ожидает подписания;
—
отклонен. При отклонении получатель добавляет комментарий с причиной;
—
контрагент подписал документ на бумаге;
—
удален контрагентом;
—
возникли ошибки при отправке, подробности описаны в комментарии;
Статусы документов учета
Эти статусы отображаются, только если у вас подключена максимальная конфигурация СБИС.
—
документ оплачен полностью. Наведите курсор на значок, чтобы посмотреть сумму;
—
оплачен частично. Наведите курсор на значок, чтобы посмотреть, сколько осталось оплатить;
—
контрагенту отгружен счет/товары получены по входящему счету;
—
отгружен счет частично/товары получены частично по входящему счету/отгрузка не проведена в учете;
—
по счету требуется создать наряд;
—
по счету оформлен наряд;
—
скидка по счету назначена автоматически;
—
скидка по счету назначена вручную;
—
документ проведен;
—
документ проведен с ошибками;
—
документ не проведен, но закрыт от изменений;
—
документ проведен с ошибками и закрыт от изменений;
—
документ проведен и закрыт от изменений.
Пользовательские пометки и заметки
Кроме статусов, системой предусмотрены пользовательские пометки и заметки, которые сотрудник может сам поставить на документы.
Если контрагент отправил Вам электронные документы (например, акты, накладные или счета-фактуры), то они поступят в Ваш личный кабинет на портале СБиС-Онлайн. Чтобы получить и подписать документы:
1. Перейдите в «СБиС онлайн», нажав соответствующий значок в системе СБиС:Электронная отчетность.
2. В интернет-браузере откроется страница Вашего личного кабинета на сайте online.sbis.ru
3. Если при переходе в личный кабинет появляется сообщение «Установите Нотификатор СБиС», скачайте и запустите указанный файл.
4. После перехода в личный кабинет зайдите в раздел «Документы», далее в подраздел «Входящие».
5. Кликните по нужному пакету документов
6. Нажмите «Подписать извещение о получении»
7. Просмотрите полученные документы. Если замечаний к документам нет, нажмите «Утвердить». Ваш контрагент автоматически получит уведомление.
Поздравляем, электронный документ подписан обеими сторонами! Если по документу есть замечания, нажмите «Отклонить» и укажите причину.
8. Чтобы сохранить электронный документ на компьютер для архивного хранения, нажмите «Выгрузить». Выгруженный файл является подлинником электронного документа.
9. Вы можете сделать бумажную копию электронного документа со штампиком о прохождении документа и подписью сторон. Для этого нажмите «Распечатать».
Если у Вас что-то не получилось, пожалуйста, позвоните по телефону технической поддержки (495) 956-08-80 (с 09.30 до 18.30 по московскому времени) или (495) 988-37-95 (круглосуточно).
