что значит заверенная копия аттестата
«Копия верна», или Как правильно заверять документы
Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).
Зачем заверять копии
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Кто вправе заверять документы
В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.
Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:
Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.
Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какими НПА руководствоваться
Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.
При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:
Процедура заверения в организации
При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.
Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:
Вот пример, как это выглядит:
Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.
| Начальник отдела кадров | Степанов | Степанов С.С. |
Образец
Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.
Можно ли заверить документ надписью от руки
Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.
Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.
Как заверить электронный документ
Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:
Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.
Как правильно заверить копию документа
В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.
Зачем нужно заверять копии
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Внимание
Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса « Коннектор Контур.Экстерн ». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Чем руководствоваться при заверении
Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016 ).
Совет
Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Кто вправе заверять документы
Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Образец правильного заверения копии документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.
Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.
Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.
Внимание
Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.
При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.
Приведем примеры правильного заверения копий.
1. Копия для «внутреннего» использования без печати
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
2. Копия для «внутреннего» использования с печатью
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
3. Копия для «внешнего» использования
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.
4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».
5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования
Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
Совет
Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
А где нужно заверять копию аттестата о среднем общем образовании?
А где нужно заверять копию аттестата о среднем общем образовании?
Ответы на вопрос:
Этим занимается нотариус. Любой, по вашему выбору.
Похожие вопросы
Как мне заверить копию аттестата нотариально. Что для этого нужно?
Какие нужны документы, чтобы сделать заверенную копию аттестата об общем среднем образовании?
Можно или нет поступить на вечернее отделение в колледж с копия аттестата заверенная нотариально.
Как заверяется копия аттестата для поступления? Достаточно печати школы или ещё надо подпись директора что копия верна?
Действительна ли копия аттестата с печатью школы, а не нотариуса?
При переезде был утерян аттестат о школьном образовании. Сейчас проживаю в другом городе. Была сделана нотариальная доверенность на мою мать, что бы она могла подать документы на восстановление и получить с правом подписи и всего, что потребуется. В школе ей отказали, говоря, что мне лично нужно написать заявление и заверить его у нотариуса и так же заверить копию паспорта. И только тогда они примут документы. Так ли это?
Нужно ли заверять ксерокопию аттестата при подаче документов в Суз?
Колледж копия аттестата или.
Можно или нет поступить на вечернее отделение в колледж с копия аттестата заверенная нотариально.
Ответы на вопрос:
Для поступления в учебное учреждение необходимо представить оригинал документа об образовании или даже его ксерокопию. Порядок приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования утвержден Приказом Минобрнауки России от 23.01.2014 N 36. Если даже представите оригинал, то можете сразу просить его обратно, а работники образовательного учреждения могут его копию заверить.
Приказом Минобрнауки России от 23.01.2014 N 36 установлено:
21. При подаче заявления (на русском языке) о приеме в образовательные организации поступающий предъявляет следующие документы:
21.1. Граждане Российской Федерации:
оригинал или ксерокопию документов, удостоверяющих его личность, гражданство;
оригинал или ксерокопию документа об образовании и (или) документа об образовании и о квалификации;
При личном представлении оригиналов документов поступающим допускается заверение их ксерокопии образовательной организацией.
28. По письменному заявлению поступающие имеют право забрать оригинал документа об образовании и (или) документа об образовании и о квалификации и другие документы, представленные поступающим. Документы должны возвращаться образовательной организацией в течение следующего рабочего дня после подачи заявления.
Нет, при зачислении нужно свидетельство об образовании в оригинале.
А для подачи заявления на поступление достаточно копии свидетельства об образовании, заверенного нотариально.
Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в ст. 60 не признаёт нотариальные копии.
Документ об образовании, выдаваемый лицам, успешно прошедшим государственную итоговую аттестацию, подтверждает получение общего образования следующего уровня:
1) основное общее образование (подтверждается аттестатом об основном общем образовании);
2) среднее общее образование (подтверждается аттестатом о среднем общем образовании).
—Здравствуйте, Обязаны принять по заверенным копиям. Т.к. у вас имеется право получить одновременно несколько профессий. И оно никем не может быть ограничено. можете обжаловать отказ в приёме документов в суде. Федеральный закон РФ «Об образовании в Российской Федерации», N 273-ФЗ от 29.12.2012. На основании статьи 218, 219 КАСС. Всего хорошего.
Порядок приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования утвержден Приказом Минобрнауки России от 23.01.2014 N 36., где пунктом 21.1. допускается предоставление ксерокопии документов. :sm_bus:
Колледж поступает неправомерно, отказывая вам в приеме аттестата, заверенного нотариально Пункт 21.1 Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования дает вам возможность предоставить нотариально заверенную копию аттестата. Лично, я вам советую, по поводу отказа на основании ст 10 ФЗ О прокуратуре РФ написать жалобу в прокуратуру. Дума, что вопрос решится в вашу пользу быстрей, чем вы обратитесь в суд Нарушение со стороны колледжа настолько очевидное, что прокуратуру без проблем вынесет в адрес руководителя колледжа представление об устранении нарушения законности
Приказ Минобрнауки России от 23.01.2014 N 36 (ред. от 11.12.2015) «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.03.2014 N 31529)
IV. Прием документов от поступающих
21. При подаче заявления (на русском языке) о приеме в образовательные организации поступающий предъявляет следующие документы:
21.1. Граждане Российской Федерации:
оригинал или ксерокопию документов, удостоверяющих его личность, гражданство;
оригинал или ксерокопию документа об образовании и (или) документа об образовании и о квалификации;
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 11.12.2015 N 1456)
Нужно ли заверять копию аттестата для поступления в ВУЗ?
Поступление в институт или университет – это весьма ответственная процедура. Она фактически является первым шагом вчерашнего школьника в самостоятельную, взрослую жизнь. Желающим получить высшее образование, прежде всего, следует обратиться в приемную комиссию выбранного ВУЗа. На этом этапе иногда возникают различные проблемы организационного характера – абитуриенты часто представляют неполный пакет документов или в их бумагах выявляют ошибки.
Какие документы требуются
У каждого высшего учебного заведения есть свои требования к пакету документов, но во всех случаях абитуриент пишет заявление, в котором выказывает желание поступить в данный конкретный ВУЗ.
Кроме того, обязательно понадобится принести:
При этом молодые люди еще должны представить свое приписное свидетельство или же военный билет, если таковой им получен.
Начиная с прошлого, 2017-го, ввели ограничения на количество ВУЗов для поступающих. В текущем же разрешено подавать не более чем 15 пакетов документов. То есть абитуриенту не возбраняется обращаться максимум в 5 институтов или университетов, и при этом они могут выбрать в каждом до 3-х направлений.
Следует ли заверять копии документов
Светокопии в обязательном порядке требуется заверять у нотариуса лишь в одном единственном случае, если документы подает не сам абитуриент, а его представители. Также этой формальности не удастся избежать при отправке бумаг по почте.
В отдельных ВУЗах есть требование к поступающим, согласно которому все ксерокопии нуждаются в заверении, но подобное правило скорее исключение нежели общеприменимая практика. В прочих ситуациях приемная комиссия рассматривает дубликаты так же, как и оригиналы.
В обязательном порядке нотариально удостоверяются копии документов, подтверждающих смену имени или фамилии поступающего гражданина. Иностранцы в свой черед представляют заверенные переводы всех подаваемых бумаг.
Так нужно ли заверять обязательно копию аттестата для поступления в тот или иной ВУЗ
В данном вопросе все предельно просто. Для того чтобы поступить в высшее образовательное заведение, хватает и обычной светокопии. Приемная комиссия сверит ее с принесенным оригиналом и если никаких разночтений ее члены не выявляют, то заверяют отксеренный аттестат самостоятельно и подшивают его к личному делу.
Нотариально удостоверенный документ у вас также примут, но его подача является правом абитуриента, а отнюдь не обязанностью. Когда молодой человек становится официально студентом, оригинал аттестата передается в канцелярию института и хранится там до выдачи диплома.
Вывод
Заверенные в установленном порядке документы подаются только в ситуации, если оригиналы по какой-то причине предъявить невозможно. Так, к примеру, часто происходит при поступлении в несколько институтов одновременно.