Confluence программа для чего нужна

Для чего используется Confluence Cloud?

Все сайты Confluence Cloud работают по-разному, потому что все команды тоже работают по-разному. Confluence способен адаптироваться к потребностям конкретного пользователя, будь то разработчик, планирующий выпуск новой версии, или маркетолог, работающий над очередной кампанией. В дополнение к расширенным возможностям, включая шаблоны, приложения и макросы, Confluence можно быстро превратить из простого инструмента для создания контента в мощное решение для совместной работы и управления проектами, с которым вам будут по плечу самые большие и сложные многофункциональные проекты.

В этом руководстве описываются расширенные возможности и приводятся инструкции для различных типов команд, использующих Confluence Cloud для повышения эффективности своей работы.

Команды ИТ и поддержки

Команды ИТ и поддержки используют Confluence в качестве базы знаний — места для централизованного хранения и упорядочения документации и часто задаваемых вопросов для клиентов и сотрудников. Кроме того, Confluence предоставляет закрытое рабочее пространство, где участники команды могут делиться рекомендациями и знаниями по своей организации. Благодаря этому конечные клиенты получают превосходное унифицированное обслуживание, а решение их проблем ускоряется. Интегрируйте Confluence с Jira Service Management, чтобы клиенты могли самостоятельно находить решения своих проблем и количество заявок в Jira Service Management снизилось.

Источник

Возможности для управления знаниями и совместной работы над проектами

Confluence — это единый достоверный источник информации в организации.

Интуитивная структура упрощает организацию, создание и поиск контента

В Confluence все упорядочено в виде страниц и разделов.

СТРАНИЦЫ

Страницы — это документы, в которых участники создают, редактируют и обсуждают рабочие материалы.

Разделы

Разделы — это области, содержащие страницы для отдельных участников, команд или стратегических проектов.

Создайте базу знаний по документации и требованиям к продукту

Расширенный поиск и дерево страниц

С легкостью упорядочивайте и находите страницы, используя расширенный поиск, метки и интуитивную иерархию страниц.

Рекомендуемые шаблоны

Начните с пустой страницы или выберите один из более чем 75 настраиваемых шаблонов для каждой команды: от документов по стратегии и планированию до отчетов.

Интеграция с JIRA

Свяжите планы с процессом разработки, используя мощные интеграции с Jira, включая отслеживание задач и динамически обновляемые дорожные карты.

Избавились от неразберихи в документах… Confluence — наше ключевое информационное звено.

Эван Лерер
Директор по разработке ПО компании Redfin

Создавайте контент, сотрудничайте и оставляйте комментарии на страницах и в планах проектов

Редактирование в режиме реального времени

Редактируйте документы совместно в режиме реального времени и публикуйте обновления с выделением изменений и историей версий.

Комментирование

Включите всю команду в процесс, используя комментарии внизу страницы или по тексту, а также лайки и такие визуальные элементы, как изображения, GIF-файлы и эмодзи.

Уведомления

Уведомляйте участников команды, когда отмечаете их тегом или назначаете задание, чтобы держать их в курсе прогресса.

Каждый может увидеть, как идея движется от плана действий к осуществлению.

Скай Фростенсон
Директор по управлению технологией продуктов компании VSCO

Предоставляйте доступ к информации командам и всей компании

Права доступа

Предоставляйте сотрудникам открытый доступ ко всей необходимой актуальной информации, защитив конфиденциальные данные при помощи настроек прав доступа.

Индивидуальная лента на персональной домашней странице

Возвращайтесь к недавно посещенным разделам, незавершенной работе или черновикам и оставайтесь в курсе происходящего, просматривая ленты событий и популярного контента на персональной домашней странице.

Объявления и блоги

Делитесь последними новостями и объединяйте сотрудников с помощью блогов, которые поддерживают их вовлеченность и обеспечивают прозрачность взаимодействия.

Если мы хотим что-то узнать или сообщить другим, мы делаем это через Confluence.

Кейти Берк
Руководитель отдела кадров компании HubSpot

Упростите работу с помощью интеграций

Используйте интегрированный набор решений Atlassian, чтобы не прерывать работу, где бы ни находились участники вашей команды.

Jira Software

76 % наших клиентов стали выпускать проекты быстрее. Свяжите отслеживание проектов в Jira Software с документацией в Confluence и присоединитесь к их числу.

Jira Service Management

Расширьте базу знаний для клиентов с помощью интеллектуальных рекомендаций и ресурсов.

Trello

Создайте свою концепцию в Confluence. А затем разбейте ее на небольшие отдельные задания в Trello.

Настраивайте Confluence с помощью приложений

Настройте Confluence в соответствии с потребностями своей команды: в Atlassian Marketplace есть сотни приложений, позволяющих менять темы, создавать диаграммы и управлять рабочими процессами.

Масштабируйте уверенно и безопасно

Решения корпоративного уровня для масштабирования Confluence в рамках всей организации позволяют работать спокойно.

Конфиденциальность, шифрование и соответствие требованиям

Шифрование при передаче и хранении данных защищает команду и отвечает требованиям GDPR и Privacy Shield. Убедитесь в безопасности, проверив систему на соответствие стандартам SOC2, SOC3, ISO 27001, ISO 27018, PCI DSS и др.

Atlassian Access

Получите продвинутые возможности администрирования и обеспечения безопасности продуктов Atlassian, такие как система единого входа на базе SAML, принудительная двухэтапная проверка, автоматическое создание пользователей и многое другое.

Confluence Cloud Premium

Больше мощных возможностей Confluence для растущей команды: аналитика, расширенные средства администрирования, неограниченное хранилище, SLA с доступностью на уровне 99,9 %, круглосуточная Premium-поддержка и многое другое.

Ваше рабочее пространство — повсюду

Оставайтесь с командой на одной волне и продолжайте работу в любом месте — с любого устройства.

Ваше рабочее пространство — повсюду

Оставайтесь с командой на одной волне и продолжайте работу в любом месте — с любого устройства.

Источник

Основы работы в Confluence

О Confluence

Создавайте контент, сотрудничайте и организуйте всю рабочую информацию в одном месте. Confluence — это пространство для команд, в котором накопленные знания объединены с возможностями для совместной работы. Динамические страницы представляют собой площадку для творчества, сбора информации и совместной работы участников команды над любыми проектами и идеями. Благодаря разделам можно структурировать и организовывать работу в команде, а также предоставлять общий доступ к базе знаний организации и к информации, необходимой участникам для эффективной работы. Подробнее о возможностях Confluence.

Confluence могут использовать команды любого размера и типа — как те, которые занимаются крупными, критически важными проектами и должны строго следовать рекомендациям, так и те, которые ищут пространство для формирования командной культуры и более открытого и естественного способа взаимодействия друг с другом.

Вооружившись Confluence, команда сможет быстро принимать решения, добиться согласованности и достичь больших результатов при совместной работе.

Варианты размещения

Confluence может работать в облаке, в вашей собственной инфраструктуре или в большом масштабе. Изучите предложенные далее варианты размещения и определите, какой из них лучше всего подходит вашей организации.

Cloud

В варианте Confluence Cloud мы разместим сайт за вас: никаких серверов, хранилищ или технического обслуживания не потребуется. Вы получите мгновенный доступ к новейшим возможностям с автоматическим обновлением, оптимальной производительностью и эластичным масштабированием благодаря размещению в облаке AWS.

Data Center

Confluence Data Center — это решение для самостоятельного управления с разными вариантами конфигурации, которые позволят выстроить командную работу с учетом потребностей организации. Режим «Только чтение» и гибкость развертывания с привлечением поставщиков IaaS (таких как AWS и Azure) обеспечат бесперебойный доступ и масштабирование с учетом потребностей ваших пользователей.

Server

При выборе варианта Confluence Server вы размещаете Confluence на собственном оборудовании и можете настраивать параметры установки по своему усмотрению. Этот вариант подходит командам, которые хотят контролировать все детали, установить более жесткие требования к управлению данными и готовы к любым сложностям, связанным с самостоятельным размещением.

Для варианта Confluence Cloud мы предлагаем тарифные планы Free, Standard и Premium, рассчитанные на команды с разными потребностями. Подробнее о планах подписки на Confluence Cloud см. в этом обзоре.

Основные термины

Страница

Контент размещается на страницах — динамических документах, которые вы создаете на сайте Confluence. Страницы могут содержать любую информацию: от планов проектов до протоколов собраний, от руководств по поиску и устранению неисправностей до политик и многого другого. Вместе с Confluence поставляются шаблоны, которые помогают создавать прекрасные страницы для любого контента. Если не удастся найти шаблон для нужного типа контента, всегда можно начать с чистого листа.

Раздел

Страницы хранятся в разделах — рабочих пространствах, предназначенных для совместной работы и упорядочения контента. Связанный контент лучше размещать в одном разделе, но вы можете создать столько разделов, сколько требуется команде. Например, одна маркетинговая команда может хранить всю работу в одном разделе, выделив на каждую маркетинговую кампанию по одной странице, тогда как другая может создать для каждой кампании отдельный раздел. Одновременно с разделом создается обзорная часть (главная страница) и блог. Это облегчает распространение обновлений и объявлений среди участников команды.

Дерево страниц

Систематизировать содержимое раздела помогает иерархическое дерево страниц. Благодаря этому найти нужную информацию можно быстрее и проще. Страницы можно упорядочивать любым способом, создавая вложенные страницы внутри связанных с ними разделов и страниц.

Источник

Использование JIRA и Confluence в большом проекте

Начало нового проекта как правило сопровождается решением массы организационных вопросов: как будут взаимодействовать участники проекта, где будут храниться документы и как будет построено их согласование, как будут ставить задачи и выдавать поручения… В каждой компании, у каждого руководителя проектов, уже есть заготовки и предпочтения. Но всегда полезно посмотреть, как это делают другие. Поэтому предлагаю познакомиться с примером из практики, который вышел весьма удачным.

Для организации работы проектной команды необходим единый информационный центр, с помощью которого решаются следующие задачи:

Портал проекта — Confluence
Confluence — это удобный и продвинутый wiki движок от компании Atlassian. Он позволяет организовать внутренний интернет портал и дать доступ к нему всем пользователям — для редактирования или для чтения.

Проектный портал содержал все проектные материалы, часть которых мы сделали в виде иерархии страниц.

Верхний уровень иерархии — это этапы проекта. На каждом этапе создали страницы-ключевые задачи этапа. Причем на каждой странице — описание задачи, каково ее содержание, зачем она необходима, кто ее выполняет, приложены шаблоны документов.

Все контрактные документы, которые должны сдаваться в качестве результатов проекта, выкладывали на соответствующую страницу в Word, Excel или pdf. Таким образом все проектные материалы, были в одном месте, структурированы, и не было путаницы с версиями.

Масса полезной информации мы организовали в виде специальных страниц. Например, для большой команды крайне популярной является контактная карта, на которой у нас был список проектной команды по группам, с фотографиями и данными участников.

Страница со ссылками на экземпляры системы поддерживались системными администраторами. Там же была схема эволюции технической инфраструктуры — когда какие экземпляры появлялись и выводились из эксплуатации.

Процедуры и регламенты

Собрание всех инструкций и проектных регламентов на портале, в актуальном и удобном для чтения виде позволяет экономить на объяснениях новым участникам и бороться с отговорками «не прочитал, не нашел, не видел». Когда вопрос все-таки возникает, можно выслать ссылку на страничку, чтобы не пересылать документ и тратить время на его поиск. Версия — всегда актуальная, т.к. обновление происходит непосредственно на портале.

Риски и открытые вопросы

Мы вели на портале риски и открытые вопросы. На каждый риск или вопрос мы заводили отдельную страницу, по заранее созданному шаблону. На странице риска, кроме обязательных названия и классификаторов, было подробное описание содержания, последствий, а также план действий со сроками и ответственными, и статус риска. Примерно так же были организованы открытые вопросы.

Специальная страница автоматически собирала список страниц с рисками, образуя таким образом реестр рисков.

Просматривая список можно перейти на соответствующую страницу, прочитать описание риска и посмотреть план действий по нему.

План действий может представлять из себя простой текст, задачу в Confluence или ссылку на задачу в JIRA.

Рассмотрим варианты, которые можно использовать, которые позволяют напоминать о действиях участникам и контролировать их исполнение.

Задача в Confluence — это отдельная сущность, которую можно добавить на страницу. Напоминание о задаче высвечивается для пользователя, когда он входит на портал, значком в правом верхнему углу. Кликнув по этому значку пользователь переходит к списку своих поручений. Когда задача выполнена, он ставит галочку, и статус задачи меняется за завершенный.

Однако так же точно можно снять галочку и задача опять становится не выполненной. Поэтому такая система выглядит не очень надежно и контроль за поручениями в этом случае слабый.

Второй вариант — использование для поручений задач в JIRA. Непосредственно со страницы проектного портала можно создать задачу в JIRA, назначить ответственного и установить срок исполнения. Для этого мы сделали специальный макрос, срабатывающий по кнопке Создать поручение.

В отличие от предыдущего варианта эта задача может быть настроена так, чтобы ее мог закрыть только ответственный, отличный от исполнителя, что дает хороший контроль ее выполнения.

Практика, которой мы придерживались, помогала нам сохранять все решения, которые мы принимали на совещаниях. В ходе каждого совещания мы вели протоколы непосредственно на портале проекта. В начале каждого совещания мы создавали новую страницу протокола на основании шаблона, и записывали основные моменты по ходу обсуждения. В конце формулировали решение и план действий.

Если кто-то после совещания хотел уточнить текст протокола, тот мог это сделать прямо на страничке портала, и было видно, кто и когда какие изменения внес. Протокол считался согласованным сразу после совещания, это экономило массу времени.

JIRA — Система для ведения списков, поручений, задач

JIRA создана как система регистрации и исполнения запросов на обслуживание. Однако она может быть использована для ведения любых реестров и управления любыми задачами.
В нашем проекта мы использовали JIRA для контроля исполнения поручений, ведения разработок и отслеживания задач по конвертации данных.

Ведение разработок с помощью JIRA подробно описано в статье Управление разработками. Здесь я расскажу о контроле поручений и интеграции с Confluence.

Для создания задачи JIRA из Confluence достаточно выделить текст, навести курсор на выделенный текст и нажать кнопку в контекстном меню, чтобы вызвать экран JIRA для создания задачи.

На странице протокола появится ссылка на задачу, а в задаче JIRA будет ссылка на страницу в Confluence.

Таким образом мы можем переходить между этими двумя системами, с одной стороны, чтобы уточнить состояние и историю исполнения поручения, а с другой — посмотреть контекст и причину возникновения задачи.

Интеграция между системами также помогала нам отслеживать списки открытых вопросов, связанными с разработками.

В конце проекта, когда остался список критичных разработок, которые необходимо было закрыть для завершения проекта, мы организовали его в виде таблицы на странице портала проекта, в одной из ячеек которой была ссылка на разработку в JIRA. Кроме номера задачи там отображается и текущий статус. Просматривая список мы можем видеть, какие задачи еще не закрыты, в каком состоянии они находятся, и при необходимости можем перейти к ней, чтобы увидеть всю историю и переписку по ней.

Работа с JIRA требует определенной квалификации и опыта. Здесь я описал некоторые варианты использования, однако на самом деле их гораздо больше. Прелесть в том, что можно начать с самых базовых вещей, и это уже будет работать, а затем развивать систему по мере приобретения опыта и понимания потребностей.

Кроме Confluence, в интеграции с JIRA, мы также использовали BitBucket, также продукт Atlassian — репозиторий разработок, позволяющий отслеживать версии кода. Для этих же целей на другом проекте использовали бесплатный SVN.

Множество плагинов позволяет расширять функциональность системы, в частности, для интеграции с MS Project или реализации диаграммы Гантта непосредственно в JIRA.

Большое количество вариантов использования может стать препятствием для тех, кто берется за использование этих инструментов в первый раз. В этом случае можно воспользоваться опытом других проектов, которых великое множество, либо начать с самого простого.

Организация проектного пространства с помощью JIRA и Confluence доказало свою эффективность и удобство. Ключевые преимущества — это удобство, надежность и широчайшие возможности для адаптации. На наших проектах такая системам стала стандартом де факто.

Источник

Как мы используем Confluence для разработки требований к продукту

В статье описаны наши подходы к использованию Confluence в качестве инструмента для работы с требованиями к продукту. Не претендуем на универсальность, но, возможно, эти подходы будут полезны для решения ваших задач, которые не обязательно связанны с процессами разработки требований (ведение пользовательской документации, описание внутренних регламентов работы отдела, организация базы знаний и пр).

Все изменения в требованиях к новой фиче на одной странице

Мы разрабатываем сложные Enterprise-продукты, которые тиражируются для сотен корпоративных заказчиков. В одном из наших продуктов больше ста функциональных модулей и у каждого модуля есть отдельный документ с требованиями. Фичи нового релиза, как правило, затрагивают несколько (от 3 до 20) функциональных модулей.

Чтобы понять все изменения в требованиях, проектная команда должна прочитать все документы, которые затрагивает новая функциональность, и вдобавок к этому, разобраться, что именно поменялось в каждом из них. Это долго и неудобно.

Для решения проблемы мы сделали сводный документ по каждой новой функциональности. Он содержит только изменившиеся части требований к функциональным модулям. При этом, если в исходном документе что-то изменится, это будет автоматически отражено в сводном документе.

Примерно так это выглядит в жизни:

Теперь проектной команде достаточно прочитать один документ, чтобы понять все изменения. Аналитик же один раз «собирает» документ и не беспокоится, что возникающие изменения нужно поддерживать сразу в двух документах.

Технически это реализовано с помощью плагина Multi Excerpt, который позволяет вставлять части одного документа в разные документы.

В документе с требованиями к функциональному модулю:
Текст изменившейся части требований обрамляется макросом MultiExcerpt. Если изменение небольшое (например, поменялась какая-то одна цифра или небольшое предложение), мы добавляем в макрос немного текста вокруг этого изменения, чтобы читатель понимал контекст.

На странице документа с новой функциональностью:
Добавляем макрос Multiexcerpt include. В нём указываем, какой блок из какой страницы нужно вставлять:

Готовая страница фичи в режиме редактирования выглядит примерно так:

Чтобы одним взглядом охватить и сразу понять статус всех требований по новой функциональности, мы добавили в сводный документ автоматически обновляемую таблицу с перечнем связанных требований, их статусами, ответственным аналитиком и кратким описанием изменений.

Делается это с помощью стандартных макросов «Отчёт о свойствах страницы» и «Свойства страницы».

На каждую страницу с требованиями к функциональным модулям добавляется метка (тэг) новой функциональности и макрос «Свойства страницы». В этот макрос добавляется стандартная таблица, в строках которой заполняются нужные свойства (на первый взгляд кажется сложно, но в документации всё подробно описано).

А на страницу фичи добавляется макрос «Отчет по свойствам страницы», в нем указывается метка фичи, а также список свойств, которые необходимо отображать.

«Трассировка» требований

Изменения в требованиях к одному функциональному модулю могут потребовать изменений и в других модулях. Если забыть про связанные изменения на этапе проработки требований, скорее всего, это станет известно на более позднем этапе (например, во время тестирования) и повлияет на сроки сдачи релиза. К сожалению, у нас бывали такие прецеденты.

Чтобы отследить влияние функциональных модулей друг на друга и не забывать о связанных изменениях в требованиях, мы используем функциональные возможности меток (тэгирование). Получается своего рода трассировка требований, но с крупным шагом: на уровне функциональных модулей, а не атомарных требований.

При более чем сотне функциональных модулей и их взаимосвязи даже такой крупный шаг трассировки позволил нам значительно сократить количество случаев, когда аналитик в процессе разработки требований к новой функциональности забывает учесть связанные требования.

Для этого мы используем стандартную функциональность меток в Confluence и макрос «Результаты поиска».

В режиме редактирования это выглядит так:

А читатель видит так:

Версионирование требований по релизам

Confluence в паре с плагином Scroll Versions позволяет для каждого нового релиза делать отдельную ветку требований, при этом у всех документов в каждом релизе остается собственная история изменений. Переключение между версиями релизов выполняется в пару кликов. Кроме того, можно сравнивать между собой требования как разных релизов, так и разных версий одного документа внутри одного релиза.

Так выглядит в жизни переключение между версиями релизов:

Комментирование

Для работы с комментариями мы используем плагин Talk.

От стандартного функционала комментирования в Confluence мы отказались, потому что у него были критичные для нас минусы:

Создание диаграмм и мокапов

Сначала мы использовали MS Visio и экспортировали схемы в растровый формат, а затем загружали в Confluence. Такой подход был неудобен — актуальность схем приходится поддерживать в двух местах, для этого нужно слишком много действий.

Как оказалось, в Confluence есть множество плагинов для работы с разного рода графическими объектами (диаграммы, схемы, мокапы и пр). Balsamiq Wireframes for Confluence и Draw.io Diagrams for Confluence позволяют редактировать графические объекты, не выходя из Confluence. На данный момент эти плагины почти полностью покрывают наши потребности.

Базовые возможности

Кратко расскажу о базовых возможностях, которые предоставляет Confluence (как и большинство других вики-систем). Чтобы не пересказывать документацию, ограничусь списком того, чем мы в основном пользуемся:

Переход с MS Word

Есть несколько неочевидных вещей, с которыми почти сразу сталкиваешься после перехода с Word на Confluence.

Нумерация заголовков

Чтобы добавить автоматическую нумерацию заголовков, нужно обрамить текст макросом Numbering headings.

Гиперссылка на раздел

Чтобы внутри документа сослаться на какую-нибудь часть документа или заголовок раздела, нужно сначала добавить макроc Anchor (в русской локализации он называется «Анкер»), а затем добавить гиперссылку на него из нужной части документа.

Так он выглядит в документе в режиме редактирования:

В официальной документации сказано, что ссылку на заголовок можно сделать и без макроса Ancor, но тогда ссылка будет терять работоспособность при изменении текста заголовка.

Цвет фона текста

Для заливки мы используем такой код:

Подставьте RGB-код нужного вам цвета.

Для любителей автоматизации есть еще один лайфхак: можно сначала в визуальном редакторе изменить цвет текста, а потом в режиме редактирования исходного кода страницы с помощью регулярных выражений сделать автозамену HTML-разметки выделения текста цветом на заливку.

Это не очень удобно, но другого способа выделять текст заливкой мы пока не нашли.
Из минусов:

Источник