Для чего используется кнопка к исполнению в почтовой программе
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2003
Отметка сообщений «К исполнению»
Каждое сообщение в папке Inbox (Входящие) имеет затемненный значок Flag Status (Состояние отметки), обозначающий, что сообщение отмечено или его исполнение уже завершено. Можно отмечать сообщения в любой папке, однако значок Flag Status (Состояние отметки) отображается только в активных папках Inbox (Входящие).
FrontPage 2003 содержит функцию Quick Flags (Быстрые отметки), обеспечивающую быструю отметку сообщения. Нужно просто щелкнуть на затемненном значке Flag Status (Состояние отметки) справа от сообщения один раз для отметки «к исполнению» и еще раз для отметки «завершенное». Чтобы сменить цвет текущей отметки, щелкните правой кнопкой мыши на отметке и выберите нужный цвет в появившемся меню. Чтобы изменить цвет отметки по умолчанию, щелкните правой кнопкой мыши на отметке, наведите указатель мыши на пункт Set Default Flag (По умолчанию) и выберите нужный цвет. Чтобы удалить отметку, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите Clear Flag (Удалить отметку). Также можно создать оповещение для любого отмеченного флагом элемента.
Важно
Так как столбец Flag Status (Состояние отметки) не отображается в папках учебного файла, данное упражнение будет построено на вашей собственной папке Inbox (Входящие). Сообщения, о которых пойдет речь в данном упражнении, будут отличаться от сообщений в папке Inbox (Входящие).
В данном упражнении вы отметите полученные сообщения, обновите флаги, просмотрите сообщения по состоянию отметки и пометите новое исходящее сообщение для привлечения внимания получателя.
Откройте свою папку Inbox (Входящие).
Персональный сайт учителя информатики
Сайт учителя о компьютерах и программном обеспечении (пакет MS Office 2010), методические разработки
Создание и отправка сообщений в программе для работы с электронной почтой MS Outlook.
Здравствуйте, уважаемые читатели блога!
Продолжаем тему программа для работы с электронной почтой – MS Outlook. Сегодня разберем процесс создания и отправки сообщений.
Создание и отправка сообщений.
Пользователь ПК связан с десятками внешних корреспондентов. Он должен составлять и пересылать сообщения, использовать адресную книгу, прикреплять вложения в сообщения, создавать новые сообщения электронной почты. В этом поможет программа для работы с электронной почтой MS Outlook.
Для создания сообщения необходимо:
Как установить в сообщении дополнительные параметры.
Установка флажка К исполнению.
Флажок К исполнению используется для установки напоминания о необходимости напоминания о необходимости осуществления задания адресатом и для примечаний и отслеживания последовательности действий. (Например: напомнить об ответе на данное сообщение, о дальнейшей проверке информации и так далее)
На ленте, во вкладке Теги нажать пиктограмму К исполнению.Для установки флажка К исполнению необходимо:
Установка параметров важности.
При подготовке сообщения можно указать его степень важности. Для установки этих параметров используются соответствующие кнопки во вкладке Теги.
Для упрощения поиска, сортировки, фильтрации или группировки электронных сообщений используются ключевые слова или фразы, называющиеся Категории.
Присвоить категорию можно во вкладке Параметры и выбрав Дополнительные параметры. В списке с категориями необходим выбрать нужную и установить флажок.
Создание категории
Если требуемой категории нет в списке, ее можно добавить. Выбрать в этом же окне раскрывающийся список Категории – Все категории и в появившемся окне создать новую категорию или переименовать существующую. (Например: Друзья, Поздравить, Дела).
Сохранение сообщения электронной почты как Черновик.
Если возникает ситуация, в которой пользователь не успевает дописать электронное сообщение, то его можно дописать и отправить позже, предварительно сохранив как черновик.
Для создания черновика необходимо:
Очень некрасиво выглядят сообщения с ошибками. Поэтому перед отправкой электронного сообщения его необходимо проверить на предмет ошибок. Для этого на вкладке Рецензирование необходимо выбрать кнопку Правописание.
Письма «к исполнению»
Письма «к исполнению»
Как правило, приходящая к нам в письмах информация требует от нас определенной реакции. Разные письма требуют разных действий, а именно:
? ответа – то есть сообщения какой-то информации или принятия решения;
? размышления – когда для принятия решения вам требуется некоторое время;
? постановки на контроль – вам необходимо через некоторое время вспомнить об этом письме, чтобы проверить состояние вопроса;
? принятия к исполнению – когда в письме содержится некая задача для вас.
Начнем с писем «К исполнению» как самых важных, требующих от вас большого количества действий. Для работы с такими письмами в Outlook есть специальный инструмент – флаг «К исполнению». Он устанавливается справа от темы письма в специальном столбце.
Поставив на письме один из флагов к исполнению (их несколько, разных цветов), вы фактически превращаете письмо в задачу. С этого момента в Outlook 2010 и 2007, в отличие от предыдущих версий, оно видно в панели задач при календаре, его так же, как и любую задачу, можно помещать в категории «1-День» и «1-Неделя» и контекстные категории («Шеф», «Клиенты», «Поставщики» и т. д.). Письмо становится полноправным элементом вашей системы управления задачами.
Бывает, что на письмо нужно отреагировать в какой-то точно определенный момент. Например, в письме содержится просьба «Позвоните мне, пожалуйста, во второй половине дня в четверг». В таком случае стоит установить время оповещения. В нужный момент, например в 15.00 в четверг, прозвучит сигнал и в окне оповещений появится это письмо.
Отметить письмо «к исполнению» и поставить на него оповещение можно следующим образом.
1. Кликните на письме правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать категорию», а в подменю – «Все категории».
2. Присвойте категорию «1День», если содержащуюся в письме задачу нужно выполнить в течение дня; «1Неделя» – если в течение недели.
3. Присвойте письму и контекстные категории, если это необходимо (например «Клиенты», если оно потребуется в момент общения с клиентами).
4. Опять кликните на письме правой кнопкой мыши и в контекстном меню в пункте «К исполнению» выберите подходящий флажок.
5. Если необходимо оповещение о письме – в том же контекстном меню выберите пункт «Добавить напоминание». В появившемся окошке введите время напоминания и текст, который появится в окне напоминаний. Например: «Нужно позвонить!» или «Необходима встреча».
Иногда есть смысл не превращать письмо в задачу с помощью флажка «К исполнению», а просто перетащить его мышкой в раздел «Задачи». Тогда создастся новая задача, в которой в поле заметок будет продублировано содержание письма. Аналогично можно создать встречу, перетащив письмо в раздел «Календарь».
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Состав письма
Состав письма Подготовка каждой рассылки начинается с ответа на вопрос: о чем будет это письмо? Унас уже есть перечень контента, остается только выбрать, что из него подойдет на этой неделе. Например: анонс текущей акции и подборка хитов.Решение нужно принять минимум
Верстка письма
Верстка письма У нас есть функциональный шаблон, внедренный в рассылочный сервис. Остается только вставить в него подготовленные материалы:• подгоняем компоновку шаблона под текущий состав письма (например, выстраиваем следующую последовательность блоков:
Пишем письма
Пишем письма А теперь – момент истины:-) Мы заложили прочный фундамент из типов контента, универсального шаблона и отлаженного процесса подготовки e-mail кампаний. Остается начать писать письма.Конечно, это непросто. Сделать творческий процесс более гладким вам поможет
Тема письма
Тема письма Тема письма – как правило, первое, что видит подписчик в почтовом клиенте и что привлекает его внимание. Именно тема (а в случае, если рассылка уже зарекомендовала себя, то и имя отправителя) побуждает подписчика открывать письмо и знакомиться
50. «Письма счастья»
50. «Письма счастья» Еще один психологический прием, который основывается на том, что люди любят побеждать.Вы делаете простую вещь, рассылаете потенциальным и существующим клиентам письма или листовки с текстом: «Поздравляем! Вы выиграли возможность приобрести по
V. Манера письма
V. Манера письма Теперь, когда вы знаете все элементы продающего текста и понимаете, в каком порядке их лучше располагать, настало время изучить способы подачи текста. Как именно строить фразы, на что делать акцент? И чего лучше
Письма «к исполнению»
Письма «к исполнению» Как правило, приходящая к нам в письмах информация требует от нас определенной реакции. Разные письма требуют разных действий, а именно:? ответа – то есть сообщения какой-то информации или принятия решения;? размышления – когда для принятия решения
Письма на контроле
Письма на контроле Предположим, пришедшее вам письмо не содержит задачи, которую необходимо исполнять. Но оно требует от вас ответа, либо размышления, либо сохранения вопроса на контроле.Обычно такое письмо оставляют в папке «Входящие», чтобы потом оно напомнило о себе.
Письма на контроле
Письма на контроле Предположим, пришедшее вам письмо не содержит задачи, которую необходимо исполнять. Но оно требует от вас ответа, либо размышления, либо сохранения вопроса на контроле.Обычно такое письмо оставляют в папке «Входящие», чтобы потом оно напомнило о себе.
Вид письма
Вид письма Большое значение имеет то, в каком виде рассылается электронная почта. Результаты исследования японской компании е-mail-маркетинга ROOT Communications Inc. показали, что HTML-письма с рекламой имеют больший успех, чем текстовые. В ходе исследования было разослано (с
Пишите благодарственные письма
Пишите благодарственные письма Слово «спасибо» никогда не выйдет из моды. Нам всем приятно принимать благодарность, так как она подтверждает значимость наших поступков. Их отмечают с положительной стороны, мы помогли другим людям. Настроение улучшается.В деловой среде
Для чего используется кнопка «К исполнению»?
Digital
Содержание
При отметках к исполнению на приглашениях, письмах, записках и контактах рядом всегда отображается флажок. При использовании отметки «К исполнению» на сообщениях и контактах появляется визуальное напоминание о том, что в отношении выделенного элемента требуются какие-либо действия.
Флаги применяются для того, чтобы напоминать пользователям о необходимости выполнения поставленных задач. Данная отметка еще используется в качестве установки напоминаний для контактов.
Как управлять и для чего используют кнопки «К исполнению»?
С целью управления элементами входящих писем на электронной почте можно воспользоваться пометками, которые бывают 6-ти различных цветов. Их устанавливают к сообщениям. К примеру, для отметки сообщений срочного порядка принято применять красные, а для менее срочных – синие флажки.
После того, как будут добавлены метки, поменяется и цвет всего столбца. Таким образом упрощается процесс поиска сообщений во время прокрутки перечня. Каждый элемент с флагом появляется в папке под названием «К исполнению» в автоматическом режиме. При этом сообщения с пометкой не видно в каталоге, если сама метка не ставится пользователем.
Получая сообщение со значком, человек видит отображение ее предназначения. При установленном напоминании сверху отображается дата выдачи.
Чтобы добавить отметку:
Для быстрой отметки на одном сообщении или целом списке следует выбрать сообщение и нажать на «Ins».
Как изменить цветовое решение пометки на сообщениях?
Для начала подбирают сообщение, где надо поменять цветовую гамму отметки. Затем щелкают правой стороной мыши по необходимому значку и делают выбор в пользу оттенка.
Смена цвета по умолчанию используется к отмеченному письму. Изменение отметки:
Как выводить столбцы меток?
Столбец с состоянием метки дает возможность проставлять и помечать отметки максимально быстро.
Чтобы вывести столбец, выбирается команда упорядочения в меню «Вид», в нем – «текущее представление», а потом команда с изменением. После этого необходимо перейти в другие настройки и подобрать флаг для отображения столбца в категории «другие параметры». Надеемся, благодаря приведенной нами информации задача будет решена!