Для чего нужна документация внедрения программных средств
Понятие сопровождения программ для ЭВМ и баз данных: обзор правовых и практических аспектов
Понятие сопровождения программ для ЭВМ и баз данных (далее — ПО и БД) не определено законом, но на практике и в различных официальных документах сложилось достаточно однородное понимание этого процесса — к нему относится, прежде всего, разного рода обучение пользователей работе с продуктом и соответствующие консультации, настройка и адаптация продукта в среде пользователя, поддержание его работоспособности и исправление возможных ошибок, обновление, а иногда и модификация. Состав операций по сопровождению не имеет жестких универсальных границ, а гибко определяется договорами сторон. Важно отметить, что при наличии в составе действий по сопровождению модификации ПО и БД перед участниками сделки встает вопрос о принадлежности прав на модифицированный продукт.
Необходимо отметить, что распространенность сопровождения ПО на ИТ-рынке как формы сервиса влечет проникновение этого термина и в сферу юридических отношений, вследствие чего нередки становятся случаи, когда приходится соотносить с ним те или иные действия сторон договора либо правовые институты, что иногда может оказаться непростой задачей.
Особенно часто потребность в правовой квалификации сопровождения ПО и БД возникает в сфере интеллектуальной собственности, когда необходим учет интересов авторов и правообладателей при конструировании сделки. Для прояснения ситуации в настоящей статье будет произведен обзор категории сопровождения ПО в соответствии с установившимися практиками.
Что является сопровождением ПО
В федеральном законодательстве отсутствует понятие сопровождения ПО и БД (а равно и понятие «поддержка», которое обычно рассматривается как синоним). Вместе с тем на рынке сложилось определенное понимание перечня операций и обязательств сервисной организации, относящихся к сопровождению, притом что данный перечень является широким и продолжает расширяться по мере технологического прогресса. Это понимание основывается в том числе на ряде примеров операций по сопровождению, которые содержатся в различных официальных документах (в том числе подзаконных актах и нормативных актах регионального уровня), и отражается в договорной (контрактной) практике рынка.
Для начала предложим обобщающий взгляд на содержание сопровождения ПО и БД, а ниже поговорим подробнее о его отдельных элементах в контексте конкретных иллюстрирующих примеров. Итак, на рынке устоялись следующие типы сопровождения ПО с нижеследующим характерным наполнением:
Сразу отметим, что приведенный комплекс операций очерчивает границы сопровождения ПО и БД как теоретической категории. На практике же, в рамках конкретных договоров и техзаданий, сопровождение ПО и БД обычно представлено лишь какой-то частью этих операций, интересных и необходимых конкретному пользователю данного продукта с учетом особенностей его технологии, сервисной политики разработчика, объема потребностей и т. д. Таким образом, любой компонент представляет собой сопровождение ПО и БД как сам по себе, так и в связке с другими компонентами.
Распространенность двух выделенных типов сопровождения ПО и БД неодинакова. Первый, наиболее обычный тип, сводится к штатным операциям по поддержке, настройке, адаптации продукта и управлению им, не предполагая его творческую авторскую переработку на стороне исполнителя. Тем не менее иногда сервисной компании отводится более серьезная роль по расширению или изменению функциональности, созданию новых модулей, баз данных в составе продукта и т. п. — по сути, это отдельное направление деятельности, которое серьезно вклинивается в сферу авторского права. В силу последнего обстоятельства второй тип сопровождения обычно требует особых договоров сервисной компании не только с разработчиком, но и с клиентом, учитывающих возникновение в результате расширенного сопровождения новых объектов интеллектуальной собственности. И следовательно, такое сопровождение зачастую уже граничит с другими правовыми категориями (договор авторского заказа, лицензионный договор и др.) и онтологически отличается от обычной сервисной поддержки.
Раскрытие понятия сопровождения ПО в официальных документах
Теперь посмотрим, как отдельные операции по сопровождению ПО и БД из обозначенного перечня отобразились в тех или иных официальных документах.
1. Базовый тип сопровождения — в объеме штатной поддержки ПО и БД, предусмотренной разработчиком
1.1. Обучение работе с продуктом и его обслуживание в режиме диспетчерской связи.
К услугам, связанным с сопровождением, технической поддержкой, обновлением ПО и БД, отнесены, в частности:
Поддержка функционирования ПО и БД может включать в себя обучение или работу в режиме диспетчерской связи (п. 6.4.10.1).
1.2. Адаптация, настройка и дальнейшая техподдержка экземпляров с учетом особенностей среды пользователя.
Сопровождение может включать изменение программного продукта после поставки, обеспечивающее его работоспособность в измененных или изменяющихся условиях (среде), то есть модернизацию, позволяющую вносить изменения в эксплуатационную среду программного средства. Данные изменения должны быть внесены для сохранения работоспособности продукта в изменяемой среде. Например, операционная система может быть модернизирована и некоторые изменения должны быть внесены в продукт для его адаптации к новой операционной системе (п. 4.1).
1.3. Профилактика и устранение сбоев в работе пользовательских экземпляров.
Сопровождение может предполагать реактивное изменение программного продукта, выполняемое после его поставки для корректировки обнаруженных проблем (несоответствий, ошибок). Подобные изменения исправляют программный продукт для того, чтобы он соответствовал установленным требованиям (п. 4.3).
Также в рамках сопровождения возможна профилактическая модификация программного продукта после поставки в целях обнаружения и корректировки имеющихся в нем скрытых ошибок для предотвращения явного проявления этих ошибок при эксплуатации данного продукта (п. 4.11).
1.4. Прочие, обычно индивидуально обусловленные операции.
Стороны могут договориться о ряде иных необходимых клиенту операций по поддержанию ПО и БД в требуемом состоянии и облегчению работы с ним. Например, по улучшению дизайна, по корректному выводу из эксплуатации, созданию резервных копий и т.д. Приведем пример.
Сопровождение ПО и БД включает мероприятия по анализу качества, устранению выявленных ошибок, внесению изменений в ПО и документацию, извещение пользователей об изменениях, хранение образов установочных дисков используемого ПО (п. 6.2).
2. Расширенный тип сопровождения — дополнительная доработка (модификация) ПО и БД.
2.1. Модификация эталонных ПО и БД с целью развития и встройки обновлений в пользовательские экземпляры.
Сопровождение может предусматривать модификацию программного продукта после поставки для повышения его рабочих характеристик, и тогда оно обеспечивает модернизацию (усовершенствование) продукта в интересах пользователя, уточнение соответствующих программных документов и его перепрограммирование для улучшения рабочих характеристик, сопровождаемости и других атрибутов программного средства (п. 4.10).
Результат успешного сопровождения ПО и БД, в частности, предусматривает (п. 6.4.10.2):
2.2. Модификация эталонного ПО и БД с целью корректной работы и встройки обновлений в пользовательские экземпляры.
В рамках антимонопольного дела процитирована конкурсная документация заказчика по аукциону на право сопровождения программного продукта, а именно: сопровождение — процесс поддержания работоспособности, а также улучшения, оптимизации и устранения дефектов существующей системы; в ходе сопровождения в систему вносятся изменения, с тем чтобы исправить обнаруженные в процессе использования дефекты и недоработки.
Состав работ по сопровождению ПО и БД в различных схемах обслуживания и контрактах
Как видим, ни закон, ни указанные выше официальные документы не определяют жесткого перечня операций по сопровождению ПО и БД. Причем, как уже было указано, в большинстве случаев в договоры включаются только некоторые элементы сопровождения, интересующие заказчика в контексте специфики имеющегося продукта, собственных сервисных ресурсов, опыта и т. п.
Законодательство также не лишает стороны договора возможности разбить весь комплекс операций (услуг и работ) по сопровождению ПО и БД на несколько «учетных единиц», т.е. товарных позиций, в отношении каждой из которых будут действовать различные договорно-правовые режимы и цены. Например, такая разбивка распространена при расширенном сопровождении, включающем модификацию ПО и БД, когда действия по его доработке (улучшению и/или индивидуализации функционала, созданию новых или расширению имеющихся БД и т.п.) выделяются в отдельную товарную позицию или даже в отдельный договор. Это бывает оправдано, ведь модификацией произведения признается его переработкой и имеет особый правовой режим, требующий согласования с разработчиком (пп. 9 п. 2 ст. 1270 ГК РФ) [10]. Но с другой стороны, в ряде случаев сопровождение ПО и БД сводится к минимальной техподдержке их работоспособности в той или иной форме при различных сбоях, и тогда товарная позиция по договору является узкой и монолитной.
Особенности сопровождения ПО и БД очень сильно зависят от свойств, которые приданы им разработчиком, и от тех правовых и маркетинговых политик, которые практикуются последним. Так, некоторые продукты существуют в свободном для использования онлайн-доступе без каких-либо требований к сопровождающим лицам, тогда как другие распространяются только через сертифицированные организации (дилеров, дистрибьюторов), наделенных специальными инструментами для сопровождения ПО и БД и/или предоставления легального доступа. В последнем случае состав операций по сопровождению ПО и БД также может быть распределен между разработчиком и дистрибьюторами самым различным образом. Частый случай: к деятельности разработчика по сопровождению ПО и БД относятся в основном модификация и обновление эталонного продукта в целях его развития (придание новых свойств, совершенствование функциональности), а к деятельности дистрибьюторов — более широкий спектр операций, исключая саму модификацию.
Можно привести следующие примеры из практики. Пример «широкого» содержания сопровождения ПО и БД — Приложение 4 к Письму Комитета финансов Санкт-Петербурга от 30.11.2010 N 01-02/3067 о финансировании услуг по сопровождению типовых программных продуктов автоматизированного ведения бюджетного учета в 2011 г. Согласно данному документу работы и услуги по сопровождению программных продуктов включают:
Надо сказать, что процитированный документ содержит подробную расшифровку почти каждого пункта описания работ и услуг, составляющих сопровождение. Так что границы его оказываются очень обширными, включая в себя десятки различных операций (установки, выгрузки, диагностика, коррекция, настройки, различные виды обучения и т.д.) [11].
В рамках судебного спора процитировано положение заключенного между участниками спора договора: «…Исполнитель обязуется оказать услуги по сопровождению прикладного программного обеспечения в объеме одного отчета для одного пользователя. Сопровождение — процесс улучшения (не ведущий к трудозатратам, более описанных в Приложении N 1), оптимизации и устранения дефектов прикладного ПО после передачи в эксплуатацию, обеспечение полноценной функциональности прикладного ПО, консультации пользователей» [12].
Заключение
В настоящей статье рассмотрены правовые и практические аспекты понятия «сопровождение программного обеспечения (программ для ЭВМ и баз данных)».
Данное понятие не регулируется в федеральном законодательстве.
На практике и в подзаконных актах к сопровождению ПО и БД относится обширный комплекс различных операций, которые можно сгруппировать в несколько направлений. Очень важно, что данный комплекс не является универсальным, неизменным и обязательным, а регулируется договорами между заказчиками и исполнителями. В ряде случаев в составе сопровождения проводится модификация ПО и БД, которая требует урегулирования вопроса прав на модифицированный продукт.
Наконец, учитывая стремительный темп развития информационных технологий, само понятие сопровождения ПО следует охарактеризовать как достаточно динамичное и отражающее самые различные тренды и перспективы.
Автоматизация документооборота на предприятии: автоматизированные системы управления документами, процесс, технологии, особенности
Рассмотрим более чем востребованные программные решения. В фокусе внимания – системы автоматизации документов и документооборота (СЭД), которые сегодня являются не только эффективным средством для упрощения внутренней работы предприятия, а еще и мощным инструментом внешней борьбы с конкурентами. Расскажем, что за цели они преследуют и какие задачи решают, пройдемся по каждому важному их виду, проанализируем их преимущества – чтобы вам было легче определиться с выбором.
Сразу отметим, что таким ПО сегодня пользуются юрлица самых разных масштабов – как крупные интернациональные корпорации, так и небольшие частные фирмы, желающие идти в ногу со временем. В числе потребителей те, кто понимает, насколько важно оптимизировать производственные процессы.
Автоматизация документооборота: что это такое
В практическом смысле – это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Также это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок.
И, наконец, это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.
Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации
Она позволит работать по-современному, опережая конкурентов, кроме того, она:
И эти возможности получает бизнес каждой ОПФ (организационно-правовой формы), развиваемый в какой угодно сфере, с любыми оборотами, масштабами, планами и перспективами.
Цели автоматизации управления документооборотом на предприятии
По сути она призвана дать все инструменты для продуктивной работы в условиях современности.
Задачи автоматизации делопроизводства и документооборота
Они во многом перекликаются с целями. Ключевые из них, в зависимости от возможностей имеющихся сегодня программ, – это:
1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.
2. Реализация результативного и удобного управления потоками (то есть процессами и последовательностями стандартных действий).
3. Организация архивов с сопутствующей каталогизацией файлов – для облегчения и улучшения условий хранения.
4. Объединение всех инструментов контроля – чтобы можно было проанализировать, в какой из сфер работы имеются недочеты, и оперативно их устранить.
5. Повышение эффективности использования ресурсов компании, вместе с качественной интеграцией современных решений в процессы руководства фирмой.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Виды систем автоматизации документооборота предприятия
Их классификация условная, но по функционалу, преследуемым целям и предоставляемым возможностям их разделяют на 4 группы. Рассмотрим каждую.
Системы делопроизводства
Ориентированы на те организации, которые работают по строго стандартизированным правилам и обладают вертикальной структурой управления. При этом юрлица могут быть какой угодно ОПФ, развиваться в любой сфере, поддерживать самые разные масштабы производства.
Программы этого класса унифицированы и призваны:
Фактически это преемники бумажного делопроизводства, но уже обладающие гораздо более широкими возможностями.
Электронные архивы (ЭА)
Они ориентированы на содержание внушительных объемов временно неиспользуемой документации, причем с опциями быстрого поиска файлов по мере надобности и с разграничением уровней допуска и прав доступа.
Актуальны в тех случаях, когда требуется структурировать имеющуюся информацию, каталогизировать ее по типу (текст, графика, видео, аудио), объему, степени важности, срокам создания и изменения или по каким-то другим параметрам.
В зависимости от набора функций, помогают:
Сегодня ЭА, как правило, включены в состав комплексных программных продуктов СЭД.
Workflow-системы
По сути вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, потому что оптимизировали не отдельные функции (например, редактирование акта или визирование приказа подписью), а целые процессы (допустим, создание и утверждение инвентаризационной ведомости).
Каждая совокупность действий – поток – четко структурирована: продуманы все возможные варианты. В результате даже тот человек, который впервые запускает программу, интуитивно понимает, как открыть файл, внести в него изменения, отправить на проверку. Допустить ошибки при заполнении практически невозможно, ведь неправильно составленная форма просто не пойдет дальше, случайно сорвать сроки не грозит, ведь предусмотрены напоминания. Руководитель получает уведомления о несоответствиях графику и о других проблемах – есть все инструменты для гибкого и эффективного контроля.
Согласно статистике, workflow-решения наиболее актуальны для компаний с массовым обменом документами при высокой степени формализации процессов. Да, такие продукты сравнительно сложно и долго интегрировать и придется отдельно подумать об архивации, но все эти минусы они перебивают важнейшим плюсом – высоким уровнем оптимизации.
ECM-системы
Максимально гибкие, так как дают возможность работать как со структурированным, так и с некаталогизированным контентом. При этом позволяют настраивать права доступа, собирать, редактировать, перенаправлять и хранить файлы, то есть делают все то же, что и решения из уже рассмотренных категорий, но не только.
Также они управляют записями и библиотеками знаний, поддерживают разделение на workflow-потоки, оставляют возможность чутко контролировать веб-содержимое, задания и поручения.
Как автоматизировать документооборот, какое решение выбрать
Сложность в том, что можно приобрести программный продукт, который будет качественным сам по себе, но не особенно поможет конкретной компании, так как он в принципе ориентирован на другие задачи. В результате фирма (или непосредственно руководитель) потратит деньги на ПО, зачастую весьма немалые, и время, чем вполне способны воспользоваться конкуренты.
Чтобы не допускать таких ошибок, необходимо сразу определить свои цели и ориентироваться на те задачи, которые номинально должна выполнять СЭД. Если нужно наладить только потоки действий, следует обращать особое внимание на workflow-решения, если требуется еще и обеспечение доступа к обширному информационному архиву, стоит присмотреться к ECM.
Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации
1. Воспользуйтесь помощью экспертов: если в штате компании нет ответственного сотрудника, способного однозначно сказать, какая программа будет лучшей конкретно в вашем случае, спросите об этом у специалиста (консультанты «Клеверенс» тоже помогут).
2. Познакомьтесь со всеми предложениями, не отбрасывайте какие-то из них сразу же. И не гонитесь только за функционалом, смотрите еще и на масштабируемость, тогда в будущем инструментарий ПО точно можно будет расширить.
3. Обращайте внимание на качество аппаратных решений: на характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную IT-структуру фирмы и так далее.
4. Взгляните, как на практике работает автоматизированная система управленческого документооборота (если есть такая возможность); демоверсия будет являться самым верным первым впечатлением о программе.
5. Сразу смотрите, насколько лично вам (или другим сотрудникам и подчиненным, проводящим тестирование) удобно пользоваться продуктом, эргономичен ли его интерфейс, все ли команды меню понятны, легок ли он в понимании изначально. Если да, то и дальнейших проблем с освоением не должно возникнуть.
Отдельно отметим, что сначала можно поработать с базовым ПО, а потом, если оно подойдет и докажет свою эффективность, нарастить его возможности до максимальных (на текущий момент, с хорошей масштабируемостью можно будет еще не раз модернизировать в будущем).
Преимущества системы автоматизации управления документооборотом
Итак, современная и правильно выбранная программа:
Внимание, выгоды от эксплуатации СЭД могут быть как материальными, так и репутационными. Она помогает улучшить дисциплинированность и корпоративное сознание сотрудников, а оформленные по единым стандартам акты, выписки, приказы говорят инспектирующим органам о солидности фирмы, о серьезном отношении к бизнесу.
Какие технологии автоматизации документооборота считаются современными
Они также дают возможность пользоваться передовыми функциями вроде поточного сканирования, штрих-кодировки, поиска по атрибутам, полному тексту, оптического распознавания, создания электронно-цифровых подписей.
Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы
В общем случае он состоит из следующих этапов:
Непосредственные работы по подключению СЭД выполняют специалисты, они же осуществляют пусконаладку и обучают персонал основам, а также проводят консультации.
Результаты внедрения автоматизированной системы управления документами
Главный итог – это появление всех возможностей и инструментов для более продуктивной деятельности. Также это создание внутрикорпоративного архива, с удобной логической структурой и неограниченным объемом. Не менее важную роль играет и улучшение политики безопасности, с более тонким разграничением прав доступа. И, наконец, каждая логическая процедура будет определена, четко описана, регламентирована, что поможет избежать ошибок и накладок.
Но вот как оценить всю степень пользы, которую она начинает приносить, особенно на первых этапах? Для этого нужно проводить мониторинг, обращая внимание на ключевые показатели. Какие именно? Сейчас рассмотрим.