где в упд коды маркировки
Где в упд коды маркировки
Дата публикации 13.03.2020
Использован релиз 3.0.75
Обмен электронным УПД при реализации маркированных товаров рассмотрим на примере выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке маркированных товаров (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»:
Формирование, подписание и отправка УПД
Организация ООО «Софтехно» оформляет операцию по реализации маркированных товаров (обувной продукции) с применением электронного УПД (формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров) в соответствии с постановлением Правительства РФ от 05.07.2019 № 860.
В графе «Регламент ЭДО» формы «Настройки отправки документов» необходимо уточнить применяемый порядок обмена электронным УПД (рис. 2):
При составлении документа «Реализация (акт, накладная)» следует обратить внимание на правильное заполнение сведений о кодах маркировки реализуемых обувных товаров. Подбор и проверка кодов обувных товаров производится в форме «Подбор и проверка обувной продукции», в которую можно перейти по гиперссылке Подобрать и проверить обувную продукцию (рис. 3).
До начала формирования электронного УПД гиперссылка под табличной частью документа «Реализация (акт, накладная)», отражающая текущее состояние обмена электронным УПД, будет содержать значение «ЭДО не начат».
Для того, чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам «Подписи» и (или) «Доставка» документа «Реализация (акт, накладная)» (рис. 3) и заполнить открывшиеся формы документов.
При формировании электронного УПД поле «Ответственный за оформление (для УПД)» можно не заполнять, если в программе производится подписание документа одним лицом, которое имеет квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и полномочия на совершение сделки (операции), на ее оформление и на подписание счетов-фактур.
Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму «Доставка» можно внести:
При доставке груза сторонней транспортной компанией в форме «Доставка» можно указать:
В документе «Счет-фактура выданный» (рис. 6), который формируется из документа «Реализация (акт, накладная)» (рис. 3) по кнопке Выписать счет-фактуру, до момента формирования электронного УПД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов «Реализация (акт, накладная)» или «Счет-фактура выданный» программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Перейти в список документов «Текущие дела ЭДО» можно из документов «Реализация (акт, накладная)» или «Счет-фактура выданный» (рис. 7), выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Создать, подписать и отправить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 8) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет тукже написано далее).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного УПД можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 9), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов «Реализация (акт, накладная)» или «Счет-фактура выданный» (рис. 7).
В форме просмотра электронного УПД можно удостовериться в том, что документ дополнительно содержит сведения о кодах маркировки реализуемых товаров. Эти сведения размещены под основной табличной частью документа.
Из формы просмотра также можно выполнить формирование, подписание и отправку электронного УПД с помощью кнопки Подписать и отправить.
Если у текущего пользователя нет права подписи, то даже при выполнении команды Отправить электронный документ из документов «Реализация (акт, накладная)» и «Счет-фактура выданный» (рис. 7) или команды Создать, подписать и отправить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 8) программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированный электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить из папки «Подписать» списка исходящих документов «Текущие дела ЭДО» (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) (рис. 10).
Сформированные электронные документы, отмеченные флажком, подписываются при выполнении команды Подписать и отправить отмеченные (рис. 11).
Если требуется только сформировать электронный УПД, то в форме «Текущие дела ЭДО» необходимо выполнить команду Создать электронный документ (рис. 8). А далее сформированный электронный документ будет проходить стадии подписания и отправки, как было описано выше.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из формы просмотра электронного документа (рис. 13).
Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:
Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов «На контроле» списка исходящий документов формы «Текущие дела ЭДО» (рис. 15).
Просмотреть содержимое отправленного электронного УПД (рис. 16) и состояние обмена данным электронным документом можно:
На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о подписях электронного документа (рис. 17), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 16), можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.
После отправки электронного УПД продавец ожидает:
После формирования, подписания и отправки УПД в документе «Реализация (акт, накладная)» в строке состояния будет содержаться информация «Ожидается подтверждение отправки» (рис. 18).
До получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке «Выставлен (передан контрагенту)», а в информационной строке будет указано, что «Требуются действия со стороны других участников» (рис. 19).
Обработка подтверждения оператора о получении УПД
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
Полученные служебные электронные документы отображаются в форме просмотра отправленного электронного УПД (рис. 21), открываемой из документа учетной системы «Реализация (акт, накладная)» или «Счет-фактура выданный» по команде Просмотреть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 7).
Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически (рис. 22).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» в поле «Выставлен» проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 23), а в информационной строке документа «Счет-фактура выданный» отражается информация «Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников».
Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура (электронный УПД) будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы «Реализация (акт, накладная)» и «Счет-фактура выданный», поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением № 1137).
После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа «Реализация (акт, накладная)» будет отражена информация «Ожидается извещение о получении» (рис. 24).
Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке
Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.
Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО, после чего в документах «Реализация (акт, накладная)» и «Счет-фактура выданный» в информационной строке состояния электронного обмена появится статус «ЭДО завершен» (рис. 25).
После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа от отгрузке товаров (электронного УПД) обеими сторонами сделки (рис. 26).
ЭДО для маркировки: как передаются коды и происходит работа
С введением цифровых меток дата матрикс изменились не только физические процессы обработки продукции. О смене собственника маркированного товара нужно уведомить оператора маркировки. Система Честный ЗНАК получает данные в виде электронных сообщений от участников оборота. Лучшим решением для передачи сведений будет система электронного документооборота. Расскажем, зачем нужен ЭДО для маркировки, как передаются коды и как выбрать и подключить оператора электронного документооборота.
Что такое ЭДО и УПД в маркировке
Электронный документооборот — это обмен между компаниями документами в электронном виде. Передача происходит по специальным каналам связи, которые гарантируют защиту информации. ЭДО — общеиспользуемое сокращение. Чтобы поставить подпись и печать используется ЭП (электронная подпись). Передаваемые файлы с ЭП юридически эквивалентны бумажным формам. Условия, при которых заверенный файл получает юридический статус, описаны в 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Программа электронного обмена напоминает электронную почту. Отправитель заполняет документ, подписывает и направляет получателю. Получатель видит поступивший файл в папке «Входящие», принимает или отклоняет. Актуальный статус виден обеим сторонам.
Оператор ЭДО создает надежный канал передачи, проверяет легитимность используемой ЭП и соответствие форматов. Кроме того, он выступает третьей стороной: может дать подтверждение, что состоялась отправка, получение или подписание.
Универсальный передаточный документ (УПД) — это электронная бухгалтерская «первичка». Содержит сведения об отгруженных товарах, работах или услугах и о передаче прав собственности. Формат УПД и рекомендации по заполнению реквизитов введены в 2013 году письмом Федеральной налоговой службы. В УПД присутствуют признаки первичного документа и счета-фактуры в зависимости от роли:
Содержание УПД соответствует правилам заполнения реквизитов в формах, которые он заменяет. С 1 января 2020 года применяется только новый формат УПД, прописанный в приказе налоговой службы. В том числе в нем отражены изменения, связанные с маркировкой.
При передаче в УПД прописываются коды маркировки. С УПД можно работать в веб-интерфейсе оператора электронного документооборота: оформить накладную или принять товары. У большинства операторов получение документов в базовых пакетах бесплатно. Второй вариант — работа в учетной системе, которая интегрирована с ЭДО.
Кто должен работать с ЭДО и с какими товарами
Внедрение обмена документами через ЭДО – один из обязательных этапов организации маркировки. Электронный документооборот нужен при передаче маркированных товаров между участниками. Приемка с кодами маркировки происходит только через электронные УПД.
Для обуви, легпрома, шин, духов и фотоаппаратов предусмотрена прямая подача сведений в личном кабинете ГИС МТ Честный ЗНАК: зайти в личный кабинет, сформировать отгрузку или приемку, указать коды маркировки передаваемых ТМЦ, подписать УКЭП. Однако такой прямой метод – временный способ, доступный только на этапе внедрения цифровой маркировки.
В соответствии с Постановлением Правительства N2464 от 31 декабря 2020 года предусмотрен обязательный переход на использование ЭДО для всех товарных групп и всех участников. С 1 января 2022 года метод прямой подачи сведений будет отключен. Предприниматели не смогут передавать данные напрямую в Честный ЗНАК, только с помощью ЭДО.
Напомним, какие группы товаров сейчас подлежат обязательной маркировке:
Также в системе Честный ЗНАК проводятся эксперименты по маркировке:
Маркировка без ЭДО — возможно?
Как уже писали ранее, отгружать и принимать товары с цифровой маркировкой без ЭДО не получится. Однако, есть варианты работы без подключения к коммерческому документообороту. Например, в сервисе автоматизации маркировки и учета продукции GetMark ЭДО уже встроен, и обмениваться УПД с контрагентами можно сразу после подключения и оплаты лицензии.
GetMark упрощает работу с маркировкой:
✓ При отгрузке: возможна автоматическая агрегация из заказа кодов маркировки с печатью этикетки в формате «на упаковку», товар добавляется в заказ при сканировании кода маркировки, заказ на отгрузку создается из заявки на «ввод в оборот», программой выполняется проверка на пересорт;
✓ При приемке: карточки товаров создаются автоматически при загрузке поступления, приемка создается из данных Честного ЗНАКа после отгрузки поставщиком, возможно автоматическое создание возврата из отгрузки;
✓ Встроенный сканер: бесплатное в рамках лицензии мобильное приложение позволяет сканировать маркировку через камеру мобильного телефона;
✓ Все нужные интеграции: встроен автоматический обмен данными с Честным ЗНАКом, GS1 и Национальным каталогом. Открытое API позволит настроить обмен с любыми учетными системами: 1C, SAP, Мойсклад и наладить работу маркетплейсами;
Созданное в партнерстве с ЦРПТ, программное решение GetMark позволяет предпринимателям использовать преимущества цифровой маркировки, внедрять на ее основе автоматизацию бизнес-процессов и аналитику;
✓ Подходит под все виды бизнеса: производители, оптовики, поставщики маркетплейсов, импортеры и розница — подберем решение для компаний любой структуры и размера;
✓ Использует современные технологии: на всех тарифах бесплатно предоставляется мобильная УКЭП и мобильное приложение — весь необходимый функционал для работы через смартфон. Веб-интерфейс упрощает организацию работы в сервисе для сотрудников;
✓ Дает детальную картину: ведение нескольких юридических лиц в рамках одного личного кабинета, возможность организовать адресное хранение, учет ТМЦ и складов, встроенная аналитика.
Узнайте больше о возможностях и протестируйте программу, заказав презентацию системы GetMark — IT-решения, с которым работа с маркировкой станет быстрее и проще.
Как передаются коды маркировки через электронный документооборот
Информация о сделке передается в систему Честный ЗНАК только в электронном виде. Документ, в котором содержатся сведения о смене собственника — электронный УПД. При отгрузке маркированной продукции поставщик формирует УПД и указывает данные о маркировке. Вместо кодов маркировки каждого товара УПД может содержать КИТУ — коды идентификации транспортной упаковки. КИТУ наносится на логистическую упаковку и содержит информацию о дочерних кодах.
Каждый код при отгрузке сканируется. Проверка, что отгружаемые коды считываются и находятся в обороте, позволит избежать несоответствий в приемке на стороне покупателя. Удобно совмещать операции и наполнять заказ на отгрузку сканированием кодов дата матрикс. Так организован процесс в сервисе GetMark.
Готовый документ подписывается ЭП и через оператора электронного документооборота передается покупателю. Как только грузополучатель подтвердит приемку и подпишет УПД электронной подписью, сведения о смене собственника поступят в систему мониторинга и коды маркировки перейдут с отправителя на получателя.
Честный ЗНАК получит данные о сделке, если:
Напомним, что передавать сведения в систему мониторинга участники оборота обязаны по закону, иначе грозят штрафы. Расхождение данных по маркировке в УПД и на товарах может вызвать вопросы у налоговой службы. Товары без маркировки нельзя хранить, перевозить и продавать. С поставщиком, не зарегистрированным в системе Честный ЗНАК, контрагенты откажутся работать.
Как принимать маркированные товары в ЭДО
Покупателю товара по системе электронного документооборота поступает УПД. При приемке ТМЦ проверяется не только по качеству и количеству. Для маркированной продукции добавляется еще одна операция — сканирование кодов маркировки. С помощью 2D сканера или терминала сбора данных сотрудник считывает коды дата матрикс. Каждый код сверяется с документом поставщика и параллельно проверяется на факт регистрации в системе мониторинга. Если товар собран в транспортную упаковку — сканируется этикетка с КИТУ и проверяется состав агрегата.
Распоряжаться полученным маркированным товаром покупатель не сможет до передачи сведений о сделке в Честный ЗНАК, а также в случае несоответствия данных о маркировке. Если коды в УПД не совпадут с фактически поступившими, коды маркировки не будут принадлежать покупателю, а значит реализовать такую продукцию не получится.
Если найдены несоответствия при приемке по качеству, количеству или кодам маркировки, поставщику направляется сообщение о выявленных несоответствиях в виде ТОРГ-2, Уведомления об уточнении или в свободной форме, например, электронного письма. Эти сведения в Честный ЗНАК не передаются: система не обрабатывает электронную версию ТОРГ-2 и уведомление об уточнении.
Поставщик вносит изменения или формирует УКД (универсальный корректировочный документ) и направляет корректировки получателю. Откорректированный комплект подписывается УКЭП. Оператор ЭДО отправляет в систему маркировки необходимую информацию и Честный ЗНАК регистрирует сведения об обороте кодов маркировки. Как при приемке, так и при отгрузке лучшим решением для передачи сведений в систему Честный ЗНАК является ЭДО.
Как выбрать и подключить цифровой документооборот
При подключении электронного обмена документами, в первую очередь, стоит проанализировать как организованы процессы в компании и взаимодействие с контрагентами. ЭДО подойдет для обмена УПД, организации документооборота с партнерами или создания системы электронного документооборота, затрагивающей как внутренние, так и внешние процессы.
Оператор маркировки ЦРПТ для малого и среднего бизнеса создал бесплатный сервис — ЭДО Лайт. В нем реализована работа с электронным документооборотом через личный кабинет Честного ЗНАКа. Работает Лайт только со стандартными форматами УПД и УКД. В сервисе невозможен обмен документами без кодов маркировки. В год через api ЭДО Лайт пропускает до 1000 пакетов документов. Для крупных компаний и если обмен не ограничивается документами с маркировкой, функционала ЭДО Лайт будет недостаточно. В этом случае лучше выбрать и подключить коммерческий сервис.
Альтернативой коммерческому сервису станет программное решение по работе с маркировкой, в котором ЭДО уже встроен. Такую возможность дает Saas-сервис по автоматизации маркировки и учета товаров GetMark.
Критерии выбора оператора ЭДО
Операторы отличаются не только ценой за пакет отправленных документов, но и набором возможностей по организации электронного обмена документами.
Роуминг.
Если контрагенты уже используют электронный документооборот, для организации обмена нужно подключиться к тому же оператору или настроить роуминг. Не все операторы совместимы друг с другом. Подобрать подходящих поможет таблица РОСЭУ. Это название организации, координирующей развитие систем электронного взаимодействия.
Типы документов.
Важно уточнить какие типы документов поддерживает система ЭДО. Сравните формализованные, произвольные формы или электронные файлы, например, XML со списком применяемых в вашей организации.
Хранение документов.
Документы, подписанные УКЭП — юридически значимые. Их достаточно хранить только в электронном виде. Уточните у оператора стоимость, сроки хранения и емкость электронного архива. Выясните, как организовано хранилище и насколько оно надежно.
Интеграция.
ЭДО предстоит встроить в текущую информационную систему. Обратите внимание на возможности интеграции, например, с внутренними учетными системами компании. Проверьте, насколько совместимо решение с текущей IT-инфраструктурой компании и потребуются ли программные доработки.
Интерфейс.
Оцените удобство программы для пользователя: чем проще и логичнее организован интерфейс, тем меньше времени потребуется на обучение персонала и внедрение электронного документооборота.
Надежность.
На сайте федеральной налоговой службы ведется реестр операторов ЭДО. Это проверенные организации, подтвердившие свою надежность и доверие. Лучше выбирать из указанного списка.
Стоимость.
Сравните тарифные планы операторов и включенный в них пакет услуг. Полезно еще до заключения договора обратить внимание на дополнительные услуги. Возможно, какие-то из них понадобятся на постоянной основе и это сильно изменит расклад по цене.
Как начать обмениваться электронными документами
Как только оператор ЭДО выбран и с ним заключен договор, организовать обмен просто.
Какое-то время потребуется на внедрение системы электронного документооборота: настройку бизнес-процессов, обучение персонала и организацию обмена. Зато потом можно будет всецело оценить преимущества ЭДО для бизнеса.
Преимущества использования электронного документооборота
Экономия на канцелярии и содержании архива.
ЭДО позволит отказаться от бумажного документооборота. Как только обмен документами перейдет в электронную систему, статья расходов на бумагу сократиться. Каждый лист обходится компании в 60 копеек и это без стоимости печати и ФОТ. Сюда же прибавляются расходы на конверты и цена почтовых и курьерских услуг. Дополнительно сэкономите на содержании архива — не придется оборудовать отдельное помещение.
Ускорение бизнес-процессов.
Электронная система обмена — возможность для автоматизации процессов. Сканирование, формирование комплектов, заверение подписью и печатью организации, на эти операции на больших объемах отгрузок тратится много времени. С ЭДО формирование и отправка комплектов займет считанные минуты. Процесс обмена происходит моментально. Актуальный статус виден обеим сторонам.
Гарантия конфиденциальности.
Юридически значимые документы при использовании ЭДО защищены. Обмен происходит по специальным каналам связи, доступ к папкам закрыт от посторонних. Документ не будет утерян или испорчен.
Удобство и прозрачность
Каждый этап работы с документом фиксируется. Оператор ЭДО проверит подпись и соответствие формата, зафиксирует время отправки и данные пользователя. Работать с документами можно в любое время и на любом устройстве.
Автоматизация процессов повышает скорость работы и снижает количество ошибок. При использовании электронного документооборота документы будут оформлены корректно, ведь система сопоставит данные автоматически. Останется только подписать файл ЭП и отправить его контрагенту.
УПД с маркировкой
Обмен документами, в которых содержится номенклатура с маркированной продукцией, должен выполняться через систему электронного документооборота или по API.
В качестве формата обмена данными по ЭДО выбран универсальный передаточный документ (УПД). В СБИС он формируется автоматически, достаточно выбрать формат «УПД» в конфигурации.
УПД объединяет в себе счет-фактуру и первичный учетный документ. К обработке в ГИС МТ принимается УПД с функциями «СЧФДОП» и «ДОП». В нем содержатся файлы с данными покупателя и продавца, поэтому оба участника обмена должны подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Как формируется идентификатор файла УПД
СБИС формирует идентификатор файла автоматически. Если вы создаете УПД вручную, убедитесь, что формат файла соответствует требованиям «Честного знака».
Идентификатор файла должен иметь следующий вид: ON_NSCHFDOPYYXXXX и ON_NSCHFDOPYYYXXXX, где:
Как заполнить УПД
СБИС автоматически заполнит УПД на основании реализации.
Если вы отгружаете маркированную продукцию, сканируйте в реализацию коды маркировки каждой единицы товара или транспортной упаковки. Коды идентификации будут указаны в УПД по правилам маркировки.
Лицензия
Чтобы отправить документы покупателю, достаточно тарифа «Обмен с контрагентами» сервиса «Электронный документооборот».
Для работы с маркированной обувью потребуется: