хранить параметры outlook в облаке
Импорт и экспорт набора правил
Вы можете импортировать или экспортировать правила для сообщений Outlook, чтобы их могли использовать другие люди. Правила, импортируемые в учетную запись Outlook, добавляются в конец списка правил. Импортировать наборы правил можно только по одному. Экспортируемые правила сохраняются в файле с расширением RWZ. Файлы этого типа можно открывать и использовать только в Outlook.
Дополнительные сведения о работе с правилами в Outlook см. в статье Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.
Откройте вкладку Файл.
Выберите Управление правилами и оповещениями.
Выберите пункт Параметры.
Выполните одну из указанных ниже процедур.
Нажмите кнопку Импорт правил.
Выберите файл правил, который нужно импортировать.
Чтобы импортировать файл, содержащий правила, отличные от находящихся в мастере правил и оповещений (например, правила, совместимые с предыдущими версиями Microsoft Outlook), выберите тип файла в списке Тип файлов.
Нажмите кнопку Открыть.
Нажмите кнопку Экспорт правил.
Выберите папку, в которой требуется сохранить файл правил, а затем в поле Имя файла введите имя набора правил, которые нужно экспортировать.
Если необходимо экспортировать файл, который содержит только правила, совместимые с предыдущей версией Microsoft Outlook, в списке Тип файла выберите один из следующих вариантов:
правила, совместимые с Outlook 2002;
правила, совместимые с Outlook 2000;
правила, совместимые с Outlook 98.
Нажмите кнопку Сохранить.
Совет: С помощью экспорта правил можно создавать их резервные копии.
Использование Outlook для iOS и Android в Government Community Cloud
Сводка. Как организации Office 365 сша облако сообщества для государственных организаций (GCC) могут включить Outlook для iOS и Android для Exchange Online пользователей.
Outlook для iOS и Android полностью проектируется в Microsoft Cloud и отвечает требованиям безопасности и соответствия требованиям всех клиентов правительства США, когда почтовые ящики находятся в Exchange Online.
Для клиентов с Exchange Online почтовыми ящиками, работающими в облако сообщества для государственных организаций (GCC, GCC high или Department of Defense), Outlook для iOS и Android использует родной microsoft sync technology. Эта архитектура соответствует требованиям FedRAMP (определена специальной публикацией NIST 800-145) и утверждена, и отвечает GCC требованиям disA SRG уровня 4 (GCC-High) и Level 5 (DoD), дополнение к федеральным правилам приобретения (DFARS) и международному трафику в правилах вооружений (ИТАР), утвержденные стороной организацией оценки и совместимые с FISMA на основе NIST 800-53 rev 4.
Дополнительные сведения см. в Office 365 плана безопасности системы FedRAMP, расположенного в разделе Отчеты о аудите FedRAMP портала доверия службы Майкрософт.
Клиенты, работающие в облако сообщества для государственных организаций, могут иметь почтовые ящики пользователей, которые также находятся в локальной Exchange гибридной топологии. Доступ к локальному почтовому ящику с Outlook для iOS и Android не использует архитектуру, совместимую с FedRAMP. Дополнительные сведения об этой архитектуре см. в сайте Using Basic authentication with Outlook для iOS и Android.
В этой статье рассматриваются следующие темы:
Включение Outlook для iOS и Android для пользователей Office 365 GCC
GCC (умеренные, высокие и министерства обороны) клиенты могут использовать Outlook для iOS и Android без какой-либо особой конфигурации.
Для Office 365 GCC, которые в настоящее время не используют Outlook для iOS и Android, включение приложения требует разблокирования Outlook для iOS и Android в организации, скачивания приложения на устройствах пользователей и добавления конечных пользователей учетной записи на своих устройствах.
1. Разблокируйте Outlook для iOS и Android
Снимите ограничения, размещенные в Exchange среде, которые могут блокировать Outlook для iOS и Android, обновив правила доступа Exchange мобильных устройств или любые соответствующие политики условного доступа Azure Active Directory, чтобы приложение больше не было заблокировано. В статье Securing Outlook for iOS and Android in Exchange Online вы найдете сведения о том, как сделать Outlook единственным мобильным клиентом для обмена сообщениями в организации.
2. Скачайте и установите Outlook для iOS и Android
Пользователи должны установить приложение на своих устройствах. То, как происходит установка, зависит от того, зарегистрированы ли устройства в едином решении управления конечными точками (UEM), например в Microsoft Intune. Пользователи с зарегистрированными устройствами могут установить приложение через свое решение UEM, например Корпоративный портал Intune. Пользователи с устройствами, не зарегистрированными в решении UEM, могут искать «Microsoft Outlook» в Магазине приложений Apple или Магазине Google Play и скачивать его из одного из этих мест.
Чтобы можно было применять политики условного доступа для приложений на устройствах с iOS, должно быть установлено приложение Microsoft Authenticator. Для устройств с Android используется приложение «Корпоративный портал Intune». Дополнительные сведения см. в статье Условный доступ на основе приложений с помощью Intune.
Отключенные службы и функции
По умолчанию некоторые службы и функции Outlook для iOS и Android автоматически отключены для Office 365 сша облако сообщества для государственных организаций (GCC), так как они не соответствуют требованиям FedRAMP:
Настройка OutlookMobileGCCRestrictionsEnabled к ложному позволяет отправку данных поддержки, диагностики или аварийного сбоя, которые будут отправлены в Корпорацию Майкрософт через поддержку в приложении или с помощью средства сбора диагностики. Данные загружаются в системы Майкрософт, которые находятся вне Office 365 GCC соответствия требованиям, включая Office 365 FedRAMP. Клиенты должны обновить материалы организационной подготовки и политики, чтобы поручить пользователям не включить любые конфиденциальные сведения правительства США в состав отправки поддержки в приложении.
Запросы функций в приложении. Пользователи не могут отправлять запросы на функции в приложении.
Несколько учетных записей. Только учетная запись Office 365 GCC пользователя и OneDrive для бизнеса может быть добавлена на одно устройство. Личные учетные записи не могут быть добавлены. Клиенты могут использовать другое устройство для личных учетных записей или Exchange ActiveSync клиента от другого поставщика.
Приложения календаря: приложения календаря (Facebook, Wunderlist, Evernote, Meetup) недоступны для GCC учетных записей.
Надстройки: надстройки недоступны для GCC учетных записей.
служба хранилища поставщиков: только GCC учетная запись OneDrive для бизнеса может быть добавлена в Outlook для iOS и Android. Сторонние учетные записи хранилища (например, Dropbox, Box) не могут быть добавлены.
Office Lens: Office Lens (например, сканирование визитных карт и съемка), включенная в Outlook для iOS и Android, недоступна для GCC учетных записей.
Выборщик файлов. Выбор файлов, используемый для добавления вложений во время композиции электронной почты, ограничивается вложениями электронной почты, iCloud & Device, OneDrive для бизнеса файлами и SharePoint сайтами. Список «Последние файлы» ограничен вложениями электронной почты.
TestFlight: GCC учетные записи не могут получить доступ к функциям предварительного выпуска при использовании TestFlight версии Outlook для iOS.
Выполнение приведенного ниже Exchange Online позволяет GCC пользователям с Outlook для iOS и Android доступ к вышеуказанным функциям и службам, которые не соответствуют требованиям FedRAMP:
В любое время доступ к вышеуказанным функциям можно отостановить, сбросив параметр обратно к значению по умолчанию:
Изменение этого параметра обычно вступает в силу в течение 48 часов. Поскольку этот параметр является изменением на основе клиента, все Outlook для пользователей iOS и Android в GCC организации.
Дополнительные сведения о проекте см. в сайте Set-OrganizationConfig.
Недоступные службы и функции
Некоторые службы и функции Outlook для iOS и Android недоступны для Office 365 сша облако сообщества для государственных организаций (GCC), так как они не соответствуют требованиям FedRAMP:
Дополнительные сведения о комлете см. в сайте Set-OrganizationConfig.
Экспорт и резервное копирование электронной почты, контактов и календаря в PST-файл Outlook
Если на компьютере установлено приложение Outlook, с его помощью вы можете перенести электронные письма, контакты и элементы календаря из одной учетной записи электронной почты в другую.
Например, у вас есть почтовый ящик Microsoft 365 и учетная запись Gmail. Их можно добавить в Outlook. Можно воспользоваться Outlook для экспорта элементов из учетной записи Gmail и их импорта в почтовый ящик Microsoft 365.
Экспортируйте элементы путем создания PST-файла. Этот файл данных Outlook содержит сообщения и другие элементы Outlook и сохраняется на локальном компьютере. Сведения о том, как импортировать элементы после экспорта, см. в статье Импорт писем, контактов и календаря Outlook из PST-файла.
Экспорт писем, контактов и календаря из Outlook в PST-файл
Воспользуйтесь одним из перечисленных ниже наборов инструкций по экспорту.
Добавьте свою учетную запись электронной почты Microsoft 365 в приложение Outlook, например Outlook для Microsoft 365, Outlook 2016 или 2013. После этого можно переместить письма, контакты и элементы календаря в почтовый ящик Microsoft 365 с помощью Outlook.
Добавьте исходную запись электронной почты в Outlook. Например, вы можете добавить учетную запись Gmail в Outlook 2016. Подождите немного, пока не появятся все ваши сообщения и контакты.
Добавьте свою учетную запись электронной почты Microsoft 365 в Outlook. После этого Outlook автоматически синхронизируется с Microsoft 365. Содержимое почтового ящика Microsoft 365 появится в Outlook.
Следуйте нужным инструкциям по экспорту электронной почты из исходной учетной записи в PST-файл.
Например, если вы используете Outlook 2016, выберите Outlook 2013 и 2016: экспорт элементов Outlook в PST-файл.
Например, если вы используете Outlook 2010, выберите Outlook 2010: экспорт элементов Outlook в PST-файл.
После экспорта данных электронной почты в PST-файл их можно перенести в другое место. Вы можете импортировать их в другие учетные записи электронной почты. Сведения о том, как это сделать с помощью Outlook, см. в статье Импорт писем, контактов и календаря Outlook из PST-файла.
В верхней части ленты Outlook щелкните вкладку Файл.
Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и найти соответствующие инструкции по экспорту.
Выберите команды Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.
Выберите пункт Экспорт в файл.
Выберите Файл данных Outlook (.pst) и нажмите кнопку Далее.
Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи.
Установите флажок Включить вложенные папки. Это обеспечит экспорт всех элементов учетной записи: календаря, контактов и почтового ящика. Нажмите кнопку Далее.
Нажмите кнопку Обзор и выберите место, где нужно сохранить Файл данных Outlook (PST). Введите имя файла и нажмите кнопку ОК для продолжения.
Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Введите другое имя файла, затем нажмите кнопку OK.
Если данные экспортируются в уже существующий Файл данных Outlook (PST), в разделе Настройка укажите, что следует делать, если экспортируемые элементы уже содержатся в этом файле.
Нажмите кнопку Готово.
В Outlook сразу начнется экспорт, если только не требуется создать новый Файл данных Outlook (PST) или экспорт не выполняется в файл, защищенный паролем.
Создаваемый Файл данных Outlook (PST) можно защитить паролем. В диалоговом окне Создание файла данных Outlook введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку OK. В диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
При экспорте в уже существующий Файл данных Outlook (PST), защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Можно сохранить PST-файл в OneDrive, а затем скачать его на новый компьютер. Также можно выполнить сохранение на переносной носитель, а затем импортировать электронную почту, контакты и календарь в Outlook.
Вверху ленты Outlook выберите вкладку Файл.
Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и понять, какой набор инструкций по экспорту подходит для вашего случая.
В окне «Параметры Outlook» выберите Дополнительно.
В разделе Экспорт выберите Экспорт.
Выберите пункт Экспорт в файл и нажмите кнопку Далее.
Выберите Файл данных Outlook (.pst) и нажмите кнопку Далее.
Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи.
Установите флажок Включить вложенные папки. Это обеспечит экспорт всех элементов: календаря, контактов и почтового ящика. Нажмите кнопку Далее.
Нажмите кнопку Обзор, выберите расположение, в котором будет сохранен PST-файл, и укажите имя файла. Чтобы продолжить, нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Чтобы создать новый файл, а не использовать уже существующий, измените имя файла.
Если данные экспортируются в уже существующий PST-файл, в разделе Настройка укажите, что следует делать, если экспортируемые элементы уже содержатся в этом файле.
Нажмите кнопку Готово.
Экспорт начнется сразу же (за исключением ситуации, когда требуется создать новый PST-файл либо экспорт выполняется в уже существующий файл, защищенный паролем).
При создании нового PST-файла его можно защитить паролем. В диалоговом окне Создание файла данных Outlook введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
При экспорте в уже существующий PST-файл, защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку ОК.
Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Сохраните PST-файл в OneDrive, а затем скачайте его на новый компьютер. Выполните сохранение на переносной носитель для доступа в любом месте, а затем импортируйте электронную почту, контакты и календарь в Outlook.
В Outlook 2007 в верхней части ленты выберите Файл.
Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и понять, какой набор инструкций по экспорту подходит для вашего случая.
Выберите Импорт и экспорт.
Выберите Экспорт в файл и нажмите кнопку Далее.
Выберите Файл личных папок (.pst) и нажмите кнопку Далее.
Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи.
Установите флажок Включить вложенные папки. Это обеспечит экспорт всех элементов учетной записи: календаря, контактов и почтового ящика. Нажмите кнопку Далее.
Нажмите кнопку Обзор, выберите расположение, в котором будет сохранен PST-файл, и укажите имя файла. Чтобы продолжить, нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Чтобы создать новый файл, а не использовать уже существующий, измените имя файла.
Если данные экспортируются в уже существующий PST-файл, в разделе Настройка укажите, что следует делать, если экспортируемые элементы уже содержатся в этом файле.
Нажмите кнопку Готово.
Экспорт начнется сразу же, за исключением ситуации, когда требуется создать новый PST-файл либо при экспорте в уже существующий файл, защищенный паролем. В этих случаях откроется такое диалоговое окно:
Нажмите кнопку ОК, если вы не хотите защищать файл паролем. В противном случае:
Если вы хотите защитить PST-файл паролем, введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку OK. В диалоговом окне «Пароль к файлу данных Outlook» введите пароль и нажмите кнопку ОК.
Если вы экспортируете существующую папку личного файла (PST-файл), защищенную паролем, в диалоговом окне «Пароль к файлу данных Outlook» введите пароль и нажмите кнопку OK.
Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Сохраните PST-файл в OneDrive, а затем скачайте его на новый компьютер. Выполните сохранение на переносной носитель для доступа в любом месте, а затем импортируйте электронную почту, контакты и календарь в Outlook.
Какие данные экспортируются?
При экспорте электронной почты, контактов и данных календаря в PST-файл создается копия данных. Из Outlook ничего не исчезает. Вы сможете просматривать и использовать сообщения, контакты и данные календаря в Outlook.
В Outlook при экспорте электронных писем также экспортируются все вложения.
Outlook не экспортирует метаданные, такие как свойства папок (представления, разрешения и параметры автоархивации), а также правила обработки сообщений и списки заблокированных отправителей.
Важно: Если вы используете режим кэширования Exchange, Outlook будет экспортировать только элементы, уже находящиеся в кэше. По умолчанию ваш кэш содержит элементы за последние 12 месяцев. Чтобы экспортировать данные за более чем 12 месяцев, сначала отключите режим кэширования Exchange. Дополнительные сведения см. в статье Включение или отключение режима кэширования Exchange.
Когда следует экспортировать (создавать резервную копию) и импортировать PST-файл?
Если вы хотите переместить электронную почту из одной учетной записи в другую:
Например, предположим, что у вас есть старая учетная запись электронной почты Yahoo — vasilybut77@yahoo.com, и вы хотите перенести письма в новую учетную запись электронной почты Microsoft 365 — vasilybut78@contoso.com.
Добавьте обе учетные записи в классическую версию Outlook. Подождите, пока не появятся все сообщения электронной почты (если их много, это может занять некоторое время). Затем с помощью Outlook экспортируйте электронную почту из учетной записи Yahoo в PST-файл. Наконец, импортируйте PST-файл в свою учетную запись Office 365.
Когда вы меняете ПК: если вы переносите электронную почту с одного компьютера, на котором есть Outlook, на другой. Предположим, что на старом компьютере установлено приложение Outlook 2007, а вы только что купили компьютер с Outlook 2016. Экспортируйте данные электронной почты из Outlook 2007 (как описано в этой статье) и импортируйте их в Outlook 2016.
Когда вы меняете ПК на Mac: если вы переносите электронную почту из Outlook на ПК и импортируете ее в Outlook 2016 для Mac.
Если вы хотите регулярно создавать резервную копию всех писем, контактов и элементов календаря и сохранять ее в надежном месте. Создав PST-файл, скопируйте его в безопасное место: на USB-накопитель, на другой жесткий диск или в облачное хранилище, такое как OneDrive или Dropbox.
Автоматического способа периодически выполнять резервное копирование всех элементов (старых и новых) не существует. Функция автоархивации архивирует только старые элементы и перемещает их, а не создает копию.
Если вас интересует только резервное копирование контактов, см. статью Экспорт контактов из Outlook, чтобы скопировать контакты в CSV-файл.
Перенос Microsoft Exchange в облако: пять практических рекомендаций
*Текст подготовлен с использованием материала Dimension Data
Для переноса почтовых ящиков и данных из Microsoft Exchange в облако используют функцию миграции электронной почты на панели управления Exchange. Такой способ называется прямой миграцией. Если рассматривается вариант частичного переноса почтовых ящиков, используют поэтапную миграцию. Чтобы каждый из вариантов прошел успешно, необходимо уделить внимание вопросу планирования.
Итак, вы решили перенести Exchange в облако. Что дальше? Для начала ответьте на вопросы:
Списком этих вопросов поделился Дэвид Оделл, сервис-архитектор компании Dimension Data, специализирующейся на предоставлении услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий. Оделл и его команда накопили колоссальный опыт по переносу почтовых серверов Exchange в облако. В этой статье поделимся практическими советами Dimension Data, которые облегчают процесс переноса почтовых сервисов на облачную площадку.
# Рекомендация 1: Оцените собственное окружение Exchange
«Легко переехать в облако, но нелегко перенести то, что должно находиться в нем. Для успешного переноса инфраструктуры определите, из каких компонентов она состоит и как используется. Это один из сложных и важных моментов», — отмечает Оделл.
# Рекомендация 2: Придерживайтесь стратегии дозированной, последовательной миграции
Многие организации привыкли к онпремизной миграции, которая выполняется в условиях высокой пропускной способности. При миграции в облако этот показатель значительно ниже. Облачные поставщики, защищая себя от потенциальных нарушений SLA, регулируют трафик согласно требованиям, необходимым для осуществления миграции клиента.
Оделл приводит пример, в котором компания переносит в облако 12 Тб данных, которые используют 8 тыс. пользователей. Ограничивающим фактором здесь выступает то, насколько быстро возможно осуществить перенос. Учитывая, что в среднем за час переносится 20 Гб данных, мы получаем 614 часов, необходимых для завершения процесса, или 50 дней при условии, что каждый день на миграцию уходит 12 часов. Такие сроки для миграции приемлемы. Если же за час удается скопировать 2 Гб данных, на их перенос с учетом затраченных 12 часов в сутки уйдет минимум 500 дней, а это не очень хороший показатель.
Проще говоря, чем больше данных — тем дольше перенос. Оделл советует переносить данные порционно, передавая сначала необходимый минимум, а затем остальное. Ниже еще несколько советов:
# Рекомендация 3: Уделяйте внимание вопросу управления миграцией
Организации с количеством рабочих мест от 1 тыс. и выше, следуя советам поэтапной миграции, уходят от локального Exchange в сторону облака. В момент миграции одни пользователи работают с локальным Exchange, другие с облачным. Уровень такого гибридного сосуществования определяется бизнес-требованиями. Не переносите Exchange под конец года — в это время стабильность работы систем обработки электронной корреспонденции имеет особую значимость для пользователей.
Сегодня существует огромное количество инструментов миграции для Exchange, но функционал каждого из них отличается. Одни инструменты маршрутизируют почту между двумя площадками, используют маршрутные правила, обеспечивающие доставку почты. Другие работают с локальным почтовым кэшем, помогая исключить проблему «загрузки первого дня».
# Рекомендация 4: Избегайте проблем идентификации в Active Directory
Проработайте вопрос идентификации конечных пользователей. Как правило, на стороне облачного провайдера разворачивается контроллер домена (Active Directory, AD), выполняется синхронизация атрибутов объектов пользователей, куда входят логин и пароль. Для таких задач используйте инструменты управления объектами AD, которые умеют синхронизировать необходимые атрибуты.
# Рекомендация 5: Помните, счастливый клиент — залог успеха
На перенос 1 тыс. пользователей в среднем уходит две недели. Поскольку процесс миграции выполняется постепенно, в этот период возможны следующие проблемы:
С точки зрения Оделла, «необходимо наладить коммуникацию с пользователями до, в процессе и после миграции. Сообщить им, чего ожидать, и озвучить временные ограничения сервиса на момент миграции».
Заключение
Проверив работоспособность перенесенного в облако почтового сервера и убедившись в корректности доставки почты, процесс миграции можно считать завершенным. С этого момента нет необходимости в поддержке локальной почтовой инфраструктуры и можно приступать к выводу Exchange-серверов из организации.
Сегодня компании чаще отдают предпочтение облачной инфраструктуре, вынося туда ключевые сервисы. Сеть магазинов Hamleys тому подтверждение: ретейлер разместил в облаке «ИТ-ГРАД» Microsoft Exchange, который одновременно выполняет функцию сервера клиентского доступа (CAS) и транспортного концентратора (HT). Размещаясь в облаке IaaS-провайдера, почтовые сервисы вот уже более четырех лет обеспечивают бесперебойную и надежную почтовую коммуникацию.