какие инструменты нужны для проведения хронометража

Хронометраж рабочего времени: правильное проведение и методы интерпретации

Автоматизированное построение хронометража

Точный и непрерывный сбор данных без отрыва от работы

Результатом проведенного хронометража рабочего времени является описание последовательности действий (операций) сотрудника с указанием времени начала и времени окончания каждого действия. При этом точка окончания каждой операции должна являться точкой начала следующей (в пределах рабочего дня). Необходимо фиксировать все: регламентированный отдых, простои по производственным причинам и время, потраченное на решение личных (не предусмотренных трудовым договором) вопросов. Только так хронометраж рабочего дня сможет ответить на самые острые вопросы по оптимальному использованию оборудования, загрузке рабочих мощностей, продуктивности сотрудников и выявлению затрат рабочего времени, которые можно и нужно сократить для повышения производительности труда.

Методы получения хронометража рабочего дня

Для проведения хронометража может использоваться ручной или автоматический метод сбора информации. Ручной метод не требует вложений в автоматизированные системы фиксации данных и подходит для персонала, который не работает за компьютерами, но обладает рядом особенностей:

Перед началом замеров должен быть выпущен приказ, в котором будут описаны цели и задачи предстоящего мониторинга, список проверяемых и проверяющих лиц, период и способ его проведения. Следует подготовить бланки для фиксации информации. Не нужно забывать, что они являются документами, поэтому помарки и исправления в них не приветствуются. Необходимо подобрать и проинструктировать лиц, которые будут проводить мониторинг. Желательно, чтобы в их роли выступали средние специалисты: новички не смогут уловить тонкости работы при смене операций, а умудренные опытом сотрудники способны вызвать негативный психологический эффект от наблюдения со стороны всезнающего человека, который подмечает малейшие недостатки. Данный метод скорее подходит для разового или периодического мониторинга. На постоянной и непрерывной основе его использовать невозможно.

Основные минусы ручного метода получения хронометража рабочего дня заключаются именно в факте присутствия наблюдателя. Он может не учесть и не отразить все действия сотрудника вследствии невнимательности или заинтересованности, заполнить бланки неточно (человеческий фактор). Кроме того, сотрудник, над которым осуществляется мониторинг, способен на протяжении этого периода действовать не так, как в привычных условиях, демонстрируя более высокую продуктивность, чем обычно, чтобы произвести положительное впечатление. В этом случае составленный хронометраж не позволит выявить реальные проседания в производительности, вовремя узнав о которых, руководитель мог бы принять верное управленческое решение. Наконец, это значительная психологическая нагрузка и отрыв от повседневного рабочего процесса как для наблюдателя, так и для наблюдаемого.

Как провести хронометраж автоматически?

Плюсы автоматизированного подхода к построению хронометража рабочего дня:

Более точное измерение временных интервалов; Независимость от наблюдателя (даже если сотрудники осведомлены о мониторинге, агент Bitcop никак не проявляет себя и не мешает повседневной работе); Значительно более подробные сведения о программном обеспечении, с которым ведется работа (при ручном построении хронометража часть запускаемых программ может быть не отражена в документе).

Образец заполнения таблицы хронометража на примере Bitcop

Система учета рабочего времени Bitcop подробно фиксирует, какие программы и в течение какого времени были запущены на рабочем месте сотрудника. Например, период, который при ручном заполнении табеля хронометража мог бы быть обозначен как «Работа с электронной почтой», система разбивает на сведения о заголовках принимаемых и отправляемых писем и об открытии вложений. В этой ситуации «замаскировать» факт личной переписки будет значительно сложнее.

Помимо табеля хронометража, Bitcop предоставляет еще целый ряд информативных отчетных форм, которые помогут быстро выявить те периоды, когда сотрудник не проявлял должной рабочей активности. Комплекс отчетов (для бесплатного ознакомления с ним нужно перейти на страницу регистрации) наглядно демонстрирует факты опозданий и ранних уходов, поиска личной информации в рабочее время, запуска нерегламентированных программ и периодов простоя в рабочем процессе. Указание приложений, которые были активны у пользователя в то или иное время, поможет, в частности, отнести факты его переработок к полезным или бесполезным (задержаться можно как для завершения срочного отчета, так и для скачивания фильма через корпоративный интернет-трафик).

Дополнительные опции в виде периодического сохранения скриншотов рабочего стола пользователя и экспресс-оповещений о выполнении им действия из перечня запрещенных позволит оперативно реагировать и предотвращать возможные негативные последствия для организации. Все эти возможности в совокупности предоставляют гораздо более качественную, подробную и достоверную информацию, нежели визуальное наблюдение в случае ручного составления хронометража рабочего дня. Поэтому автоматизированный мониторинг посредством Bitcop является предпочтительной основой для серьезного анализа бизнес-процессов и принятия решений по повышению производительности труда.

Источник

Инструменты тайм-менеджмента: Хронометраж

Из всех инструментов ТМ самый «зажигательный» — это, пожалуй, хронометраж.

Но я его очень редко рекомендую своим клиентам — н есмотря на то, что его применение может стать настоящим прорывом в понимании взаимоотношений со временем. Я это знаю по опыту.

А кто будет, тех и убеждать не надо — уже делают.

А я?
Я делаю хронометраж периодами.
Бывали годы, когда я делала его практически постоянно: и ногда брала паузу на пару месяцев, но потом снова возвраща лась к этой практике. Особенно это важно было в самые сложные годы. Начала я его в 1998 году, когда грянул кризис. Очень помогло.

Сегодня хочу подробно рассказать, к каким выводам я пришла относительно хронометража, и поделиться парой практических идей на эту тему.

Название техники: Хронометраж, учет затрат времени

Назначение:

Что нужно для применения:

Я не пишу про способы хронометража, для которых нужны специальные гаджеты или софт. Такого софта полно и для маков, и под windows. Но я его не использую, так же как не использую и будильники, которые противно пиликают каждые 10 минут, или кухонные таймеры, поставленные на время 10 минут.

Сначала я просто писала в блокнот, чем была занята и сколько потратила времени. Потом стала использовать бланки. С бланками обработка идёт быстрее.

Бланк, который получился у меня в результате длительных экспериментов, выглядит вот так:

Тут — одна сторона бланка. А вообще он двухсторонний, распечатывается на листах А4 и сгибается пополам.

Как все это работает и что нужно делать:

Уже на этапе записи хорошо бы понимать, как Вы будете обрабатывать результаты.

Я начинала хронометраж в 1998 году, тогда я вела его 2,5 года вообще не прерываясь ни на день, а толку было маловато.

Потому что я жадничала и писала в деталях, чем именно я занимаюсь: «Пишу диссертацию, 75 минут» или «Мою посуду, 20 минут».

Было полтора десятка категорий: домашние дела, подготовка к занятиям в университете, чтение лекций, дорога, чтение профессиональной литературы и так далее.

Это — избыточная информация, и ее трудно обработать и осмыслить.

Но на самом деле это все полезно только в первые 2-3 недели, когда Вы ловите главных и самых наглых «воришек времени».

Я пришла к выводу, что такие подробности и детали для регулярного мониторинга не нужны.

В итоге у меня все затраты времени относятся к одной из четырех категорий.
Да, всего четыре категории:

1) Потери
2) Главное
3) Рутины
4) Сон и отдых

Всё. Мне этого достаточно.
Что относится к каждой из категорий?

Потери:

Важное:

Так как я вообще по своему характеру не очень склонна развлекаться, то удовольствия и развлечения я записываю в «важное». Это напоминает мне, что надо выныривать из трясины дел и просто рисовать, к примеру, или гулять. Или смотреть кино.
Рисование и прогулка будут зачтены по высшему разряду 🙂

Рутины:

Как решаю, важное это дело или рутина? Если работает на развитие — то «Важное». Если просто поддерживает какие-то текущие процессы на нужном уровне — то «Рутина».

Сон и отдых:

Сюда относится только такой отдых, который может быть приравнен ко сну или превосходит сон. Например, медитации, визуализации, дыхательные упражнения, практики осознанности и аутогенная тренировка.

И что со всем этим делать?

Работа с хронометражем строится в три этапа:

(1) запись — учет;
(2) обработка результатов, осознание;
(3) выводы и изменения в планах.

Пройдемся по первым двум этапам (с третьим все и так ясно).

Заполнение бланка (учет времени)

Если Вы пользуетесь бланками типа того, что показан выше, то по идее надо просто каждые 10 минут отмечать в бланке соответствующую ячейку. Даже не писать ничего — просто крестик поставить в нужной ячейке или заштриховать её.

Сложно отмечать что-то каждые 10 минут?

Честно говоря, и мне сложно. Я так никогда и не делала.

Я вообще очень не люблю отвлекаться, если уж начинаю что-то делать.
И на хронометраж тоже не люблю отвлекаться.
Поэтому я просто начинаю дело, отметив начало в бланке. А когда заканчиваю дело или прерываюсь (потому что устала) — сразу отмечаю, сколько 10-минутных промежутков времени на него потрачено. Если я отвлеклась — ставлю отметку, что дело прервано.

Бланк просто лежит рядом, когда я работаю за компьютером, или вложен в блокнот, если я где-то на встрече.

Пример:

Предположим, в полдень я начала писать какой-то «проходной» рабочий текст или отчет и делала это 30 минут (три пометки в столбце «рутины»).

П отом пошла пообедать на 40 минут (4 отметки подряд — и тоже в столбце «рутины», потому что нет серьезной разницы между обедом и рядовым, проходным текстом).

П отом вернулась с обеда и ответила на письмо (еще один 10-минутный промежуток «рутин»). П отом перешла по какой-то ссылке и 15 минут читала какие-то глупости в интернете в полной бессознательности. Это уже не «рутины», это — «потери», две ячейки по 10 минут (на самом деле, было потрачено 15 минут, но округляем до 20 минут).

Потом я снова взялась за рабочий текст и работала 50 минут (пять отметок в столбце «рутины» я поставлю, когда допишу текст).

Затем я решу прогуляться и отдохнуть, отпраздновав завершение отчета (20 минут в столбце «Важное», если я именно гуляла, или в столбце «Потери», если вместо отдыха опять был бестолковый серфинг в интернете).

Потом я пошла к коллеге и мы 60 минут обсуждали какой-то важный проект, по-настоящему думали, придумали нечто новое. Вернулась и поставила 6 меток в столбце «Важное».

В результате заполненный за это время бланк выглядит вот так:

Если же вместо распечатанного заранее бланка у меня — простой блокнот с табличкой, то выглядеть это будет так:

Обработка и осмысление результатов

Бланк дает возможность очень быстро подсчитывать затраты времени по категориям: просто считаем, сколько ячеек отмечено в каждом столбце, и умножаем это число на 10. Получаем затраты времени в минутах.

Рукописные таблицы — не намного сложнее. Обратите внимание, второй столбец в рукописном варианте — это не время окончания дела, а длительность, с точностью до 5 минут.

При каждом из этих двух вариантов (бланк и блокнот) на сам хронометраж и перенесение результатов в таблицу уходит 10 минут в сутки. И еще около часа в неделю полезно выделять на планирование, анализ результатов. То есть, 20 минут в день.

Очень полезно сравнивать результаты по неделям, по месяцам.

Плюсы методики:

Держит в тонусе. Это — главный плюс.

Ограничения методики:

Как усовершенствовать методику?

Дополнительная информация:

Информации о разных методиках хронометража можно найти очень много. Вот лишь некоторые источники:

В какие моменты начинать и когда прекращать хронометраж?

П еред защитой магистерской диссертации в 2013 году я переста вала делать ежедневный хронометраж — это хоть и очень мощный инструмент, но его стимулирующее влияние похоже на действие кофе. Можно переборщить, как и с кофеином.

В тот период мне нужно было скорее снять напряжение, блокирующее работу, и вызвать творческий подъём, а не «закручивать гайки».

Вот уже неделя прошла, как я снова его делаю — сплошной, то есть все 24 часа все 7 дней в неделю.

В очередной раз радуюсь, что в моем распоряжении есть эта кнопка «форсаж». Стало заметно легче, хотя успевать я сразу стала больше. И удалось найти время, чтобы не только делать почти всё, что я должна, но даже и отдыхать.

Это — первая неделя за долгое время, когда я сплю по восемь часов в сутки 🙂

Чаще всего хронометраж прерывают во время отпуска — и это, пожалуй, правильно.

Вообще, техники тайм-менеджмента очень помогают мобилизовать силы. В том числе — в сложные периоды жизни, когда ресурсов (сил, времени) не хватает, а задач много. А когда нужно просто отдыхать — можно и нужно ослабить самоконтроль.

Вы можете распечатать его на листе А4 с двух сторон, согнуть пополам и заполнять в течение дня. Когда накопится три-четыре заполненных бланка — посчитайте, сколько минут в день вы тратите на каждую из четырех категорий дел. Скорее всего, вы увидите, что даже сама по себе запись уже очень «собирает». А уж вдумчивый анализ вообще открывает бездны 🙂

Что вы про всё это думаете? Буду рада вашим комментариям и вопросам!
Здесь, прямо под текстом, есть возможность оставить комментарий. Не стесняйтесь ею воспользоваться 🙂

© Мария Долинова, Психологическая мастерская «Просто», 2017

Источник

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

Источник