какие кадровые документы должны быть в микропредприятии обязательно 2020

Кадровые документы для микропредприятия

Микропредприятия имеют право на упрощенный кадровый учет. Уточнения по этому вопросу даются в гл. 48.1 Трудового кодекса. В ней установлены особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей, которые отнесены к микропредприятиям.

Но даже несмотря на существование отдельной гл. 48.1 Трудового кодекса и типовой формы трудового договора, которая по сути освобождает микробизнес от ряда локальных нормативных актов, возникает много практических сложностей. Потому что бизнес, независимо от организационно-правовой формы, будь то ИП или ООО, при наличии сотрудников должен вести кадровый учет.

В этой статье разберемся в следующих вопросах:

Критерии микропредприятия в 2021 году

Понятие микропредприятия введено Федеральным законом от 24.07.2007 № 209-ФЗ. Это могут быть как ИП, так и юрлица.

Есть несколько критериев, определяющих микропредприятие:

Кадровый учет микропредприятия

Так же, как и во всех остальных организациях, кадровое делопроизводство микропредприятия предполагает правильное и последовательное оформление документов. Прежде всего нужно соблюдать правила приема и увольнения.

С 2017 года кадровый документооборот для микропредприятий упрощен благодаря вступлению в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.

Микропредприятие, будучи работодателем, имеет право отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, а именно:

В действительности этот список локальных нормативных актов открытый. Отказ от них — это право, а не обязанность микропредприятий.

В то же время, заключая трудовые договоры с работниками, микропредприятие обязано включить в условия все вопросы, которые регулируются локальными нормативными актами.

Для упрощения работы с документами и формулировки условий Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 была утверждена типовая форма трудового договора, а также порядок ее оформления.

Типовая форма трудового договора

Использование типового трудового договора утверждается локальным нормативным актом. Таким образом на микропредприятии вводится обязательство применять конкретный документ, в котором прописаны одинаковые для всех работников условия.

В той форме, которую предлагается брать за основу, максимально учтены все необходимые вопросы в отношениях двух сторон:​

Необязательно заимствовать всю форму целиком. Работодатель-микропреприятие вправе оставить лишь те условия и положения, которые соответствуют характеру его работы. Такая возможность зафиксирована в Письме Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591.

Обратите внимание, что к типовой форме трудового договора есть примечания. В них указано, какие пункты имеют отношение к отдельным категориям работников. Эти пункты тоже можно исключать в зависимости от конкретного микропредприятия.

На основании подписанного трудового договора работодатель выпускает приказ о приеме на работу. С этим приказом сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.

При приеме на работу сотрудник предоставляет микропредприятию свои персональные данные. Они необходимы работодателю для исполнения требований трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.

Поскольку с недавних пор нормы, регулирующие обработку персональных данных, ужесточились, то важно оформлять согласие работника на такую обработку.

Как вводить упрощенный кадровый учет

Возможность применения сокращенного кадрового учета — это право, а не обязанность микробизнеса.

Прежде чем сделать выбор между упрощенным вариантом и учетом по общим правилам, нужно оценить перспективы развития предприятия. Если расширение штата сотрудников или увеличение дохода не предвидятся, то можете смело делать выбор в пользу упрощенного учета. Для этого необходимо выпустить соответствующий приказ. Он будет служить подтверждением тому, что в данной организации принят упрощенный кадровый учет, который освобождает ее от ряда локальных нормативных актов.

Если вы понимаете, что в ближайшем будущем выйдете за рамки предельных значений микропредприятия, то есть количество сотрудников превысит 15 человек или доход составит более 120 млн руб., то лучше заниматься кадровым учетом по общим правилам. В противном случае возникнут серьезные неудобства.

Утрата права на упрощенный кадровый учет

Когда микропредприятие превышает предельные значения по количеству сотрудников и допустимому доходу, то сведения о нем меняются в едином реестре СМП. С этого момента законодательство устанавливает очень сжатые сроки для перевода трудовых отношений в соответствие с общими требованиями.

Начиная с даты внесения изменений в реестр бизнесу дается всего четыре месяца на то, чтобы создать те локальные нормативные акты, которые ранее он мог не вести.

Как микропредприятию вести трудовую книжку

Поначалу, когда только обсуждалась возможность упрощения кадрового документооборота для микробизнеса, ставился вопрос о том, чтобы разрешить ему не вносить записи в трудовую книжку работника, не оформлять ее впервые трудоустроенным сотрудникам и вносить данные о трудоустройстве непосредственно в трудовой договор. Однако уже по итогам второго чтения законопроекта от идеи изменить требования к оформлению и ведению трудовых книжек решили отказаться.

Таким образом, если у микробизнеса есть оформленные по трудовым договорам сотрудники, то вести их книжки он должен в соответствии с нормами Трудового кодекса и с учетом Инструкции по заполнению (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) и Правил хранения (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

С 1 января 2021 года завершился переходный период на электронные трудовые, и эта реформа коснулась всех работодателей. До этого периода все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Подробнее об этом мы писали в отдельной статье.

Как хранить кадровые документы

Нередко с хранением документов у микробизнеса возникают большие проблемы. Во-первых, непонятно, что именно нужно хранить (постоянно возникают споры об объемах необходимых для оформления документов). Во-вторых, многие не понимают, как хранить.

Год назад был принят Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ, который внес изменения в ст. 13.20 КоАП и тем самым значительно увеличил штрафы за неправильное хранение документов. Власти посчитали, что ответственность, которая была установлена ранее, не соизмерима с последствиями от утраты архивных документов.

Можете сравнить сами:

Чем помимо штрафов чреваты нарушения в хранении документов именно для микробизнеса?

При возникновении конфликтных ситуаций с сотрудником работодатель не имеет возможности защититься и доказать факты, имевшие место в трудовых отношениях с конкретным человеком.

Сроки хранения кадровых документов в 2021 году

Есть документы, срок хранения которых ограничен всего 1 годом, а есть такие, которые приходится хранить 75 лет.

Актуальные сроки хранения можно сверять с Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Так, в частности, для заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий установлен 1 год, а для согласия на обработку персональных данных — 3 года.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Эти же документы, но завершенные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Документы по личному составу хранятся дольше всех остальных, так как отражают трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). К ним в том числе относятся:

Кадровики обычно для удобства использования отдельно хранят разные типы документов — локальные нормативные акты, документы по личному составу и все остальные документы. Микропредприятиям, которые не имеют в штате своего специалиста по кадрам, имеет смысл перенять такой принцип.

Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию

Владельцы малого бизнеса нередко думают, что типовой трудовой договор заменяет собой все кадровые документы. Но это большое заблуждение. На самом деле кадровый учет небольшого бизнеса с работниками практически ничем не отличается от учета по общим правилам. Типовая форма — это единственное послабление, которое у него есть.

Более того, специфика деятельности предприятия часто диктует необходимость введения конкретных документов, учитывающих особенности труда. Например, работа с вредными условиями.

Многое зависит и от количества, «сложности» должностей. Если они разные и включают целый список требований и обязанностей, то лучше микробизнесу составлять отдельные должностные инструкции. Потому что в типовой форме должностные обязанности указываются поверхностно.

Не храните копии документов сотрудников: копии СНИЛС, ИНН, паспорта. Это нарушает закон о персональных данных. Работник предъявляет эти документы при приеме на работу для того, чтобы вы взяли из них данные для записи, а не снимали копии.

Какие документы нужно вести:

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Какие кадровые документы должны быть у ИП с сотрудниками

Если ИП нанимает работников, у него появляются дополнительные обязанности по оформлению кадровых документов. Но кадровый учёт для ИП из микробизнеса проще, чем для других работодателей. Рассказываем, какие документы ИП-работодателю нужны обязательно и без чего можно обойтись.

Какие документы должны быть у работодателя

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций.

Для кадровых документов можно использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, утвержденные Госкомстатом. Есть исключения. Например, трудовую книжку всегда составляют по унифицированной форме.

Документы по учёту рабочего времени, кадрам и по оплате труда — это первичные учётные документы работодателя. Поэтому в самостоятельно разработанных бланках должны быть все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации:

По желанию работодатель может вести журналы регистрации трудовых договоров, личных карточек, учёта срочных трудовых договоров, приказов, совместителей.

Кадровый учёт ИП из микробизнеса

Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:

Также микропредприятиями считаются вновь зарегистрированные ИП или работающие только на патентной системе налогообложения.

Согласно ст. 309.2 ТК РФ такие работодатели могут полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов — внутренних документов, которые регулируют трудовые отношения. К ним относят:

Но есть одно важное условие. Если ИП отказывается от локальных нормативных актов, то всё, что в них обычно содержится, нужно прописать в трудовых договорах. При этом любое изменение придётся оформлять допсоглашениями с каждым работником. Поэтому такой вариант удобен только если условия работы меняются редко.

При отказе от локальных актов трудовые договоры заключают по типовой форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ №858 от 27 августа 2016 г. В ней уже есть почти все условия по работникам микропредприятия, включая дистанционных. При необходимости из типового договора убирают ненужные пункты или добавляют новые.

Микропредприятия могут обойтись без штатного расписания. Тогда кроме должности, в трудовом договоре прописывают вид поручаемой работы, то есть круг обязанностей. Можно не составлять график отпусков, а заменить его письменным соглашением с работником, и указать это в типовой форме договора.

Отказ от локальных нормативных актов обычно оформляют приказом. В нём же можно прописать, что на предприятии действует типовая форма трудового договора

Если ИП утратит статус микропредприятия, у него есть 4 месяца с даты внесения изменений в реестр МСП, чтобы ввести все обязательные локальные акты. Расторгать действующие трудовые договоры не нужно.

Документы, от которых микропредприятиям отказываться нельзя:

Также все предприниматели наравне с организациями сдают обязательные отчёты в ИФНС, ПФР и ФСС по работникам: расчёт по страховым взносам, 4-ФСС, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-Стаж.

Какие ещё привилегии есть у ИП-работодателей

В Главе 48 ТК РФ прописаны особенности регулирования труда работников, работодатель которых — физическое лицо. Даже если ИП не отвечает критериям микропредприятия, в условиях трудового договора он может прописать:

Ещё ИП имеет право заключать срочные трудовые договоры, если он относится к малым или средним предприятиям с численностью работников до 35 человек, или до 20 человек, если он работает сфере розничной торговли и бытового обслуживания.

Источник

Как вести упрощенный кадровый учет для микробизнеса

Упрощенный кадровый учет сокращает документооборот предприятия. Расскажем, кто вправе перейти на упрощенную форму учета, от каких документов можно отказаться, как это сделать, и зачем нужен типовой трудовой договор.

Кто может вести упрощенный кадровый учет

Вести кадровый учет в упрощенной форме вправе организации и ИП, которые имеют статус «микропредприятие» в едином реестре МСП.

Этот статус присваивают субъектам, у которых:

Как вести упрощенный кадровый учет

«Упрощенность» заключается в полном или частичном отказе от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), в которых обычно прописывают нормы трудового права. Такой подход существенно сокращает документооборот и снижает административную нагрузку.

Так, согласно ст. 309.1 ТК РФ микробизнес может не составлять:

Обратите внимание : список открытый, так как набор актов зависит от специфики бизнеса и предприятие вправе само решить, от каких ЛНА оно еще хочет отказаться.

Однако есть ряд документов, которые должны быть у предприятия даже при условии ведения упрощенного учета. Это:

С 01.01.2021 список обязательных кадровых документов пополнился еще одним пунктом. Так, согласно ст. 312.9 ТК РФ компания не вправе отказаться от принятия ЛНА о временном переводе сотрудников на дистанционную работу без их согласия. Причиной перевода персонала на удаленку может послужить решение местных властей. Например: в случае объявления в регионе режима ЧС.

Что такое типовой трудовой договор

Отказ от ЛНА вовсе не означает, что микробизнес перестает подчиняться нормам трудового права. Просто все положения, которые должны быть отражены в этих актах, прописывают в трудовых договорах с работниками.

Правительством была утверждена типовая форма трудового договора (постановление от 27.08.2016 № 858).

Типовая форма содержит необходимый набор условий, которые обеспечивают соблюдение прав сторон трудовых отношений, в частности:

В примечаниях к форме указано, к каким категориям работников применяют или не применяют те или иные пункты.

Работодатель не обязан заимствовать типовую форму целиком. Он может исключить пункты, которые не связаны с характером работы сотрудника, и пункты, указанные в примечаниях (письмо Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591).

Также не возбраняется дополнение типовой формы недостающими условиями. Главное, чтобы они не ухудшали положение работника по сравнению с нормами, установленным трудовым законодательством.

Как перейти на упрощенный учет

Вновь зарегистрированные субъекты микробизнеса могут сразу начать вести учет в упрощенной форме.

Действующие предприятия, которые раньше применяли ЛНА, должны оформить отказ от внутренней кадровой нормативки в приказном порядке. Составить приказ можно в свободной форме.

Кстати, если компания до перехода на упрощенный учет заключила с сотрудниками обычные (не типовые) трудовые договоры, то переделывать их не нужно. Достаточно внести в них соответствующие изменения путем заключения дополнительных соглашений.

Что делать при утере статуса микропредприятия

В случае утери статуса микропредприятия у субъекта есть 4 месяца, чтобы принять все локальные нормативные акты, наличие которых требует трудовое законодательство, и ознакомить работников с ними под роспись (ст. 309.1 ТК РФ).

Срок отсчитывают с даты внесения изменений в единый реестр МСП.

А вот типовые трудовые договоры с работниками менять не обязательно. Такие действия будут лишней тратой времени. Ведь необходимые условия в ЛНА и договорах просто будут дублироваться.

Но если компания надумает позже что-то поменять в локальных актах, то эти изменения нужно будет отразить и в трудовых договорах, чтобы избежать расхождений.

Источник

27 кадровых документов, без которых не обойтись

Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)

А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

3. Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

4. Должностные инструкции

В качестве альтернативы можно составить только должностные обязанности (ДО). Утвердить их и, либо прописать их в трудовых договорах, либо ознакомить с ними сотрудников под расписку. Роструд рекомендует ДО (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, 31.10.2007 № 4412-6). А термин «должностные инструкции» в ТК РФ не упоминается.

6. Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

7. Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Регулируются Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности». Эти договоры могут заключаться лишь с сотрудниками, работа которых непосредственно связана с приемом или выдачей материальных или денежных ценностей.

Мы проверили только наличие нужных документов, провели начальный аудит, разложили по папкам то, что нашли. Теперь нужно подробно проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие бумаги. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления.

Источник