какие закрывающие документы предоставляет самозанятый

Документооборот при работе с самозанятым гражданином

Автор: Герасимова Н. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Организация планирует заключить договор об оказании транспортных услуг (доставка продуктов питания для кафе гостиницы) с самозанятым гражданином. Какие документы необходимо запросить для заключения данного договора? Как осуществлять документооборот с самозанятым гражданином, учитывая, что он не ведет бухгалтерию и не составляет акты?

Документы при заключении договора

При заключении договора об оказании транспортных услуг с самозанятым гражданином у него можно запросить справку о его постановке на учет в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД).

ФНС на своем официальном сайте ответила на вопрос, каким образом плательщик этого налога может получить справку о постановке на учет. Ответ таков:в мобильном приложении «Мой налог» и веб-кабинете, расположенном на сайте ФНС России https://npd.nalog.ru, «самозанятый» налогоплательщик может самостоятельно сформировать Справку о постановке на учет, в электронном виде, которая приравнивается к справке, выданной на бумажном носителе в налоговом органе.

Кроме того, проверить статус физического лица (является ли он самозанятым гражданином) организация может на официальном сайте ФНС по ссылке https://npd.nalog.ru/check-status/.

Документооборот

Единственный и обязательный первичный документ, который оформляется в рамках взаимоотношений с самозанятым гражданином, – это чек, который сам гражданин обязан сформировать и передать покупателю (заказчику).

Согласно ч. 8 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ организации – плательщики налога на прибыль при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у физических лиц, являющихся плательщиками НПД, при отсутствии чека, сформированного продавцом (исполнителем) в порядке, предусмотренном ст. 14 указанного закона.

Таким образом, для организаций, заключивших договор об оказании услуг с самозанятым гражданином – плательщиком НПД, наличие чека, сформированного исполнителем (то есть самозанятым гражданином), обязательно для учета расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль. А вот составлять акты оказанных услуг в целях документального подтверждения расходов в виде стоимости оказанных услуг не требуется (Письмо Минфина РФ от 26.03.2020 № 03-11-11/24008). В то же время это не означает, что стороны не могут составить акт оказанных услуг.

В частности, ФНС в Письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@, отвечая на вопрос о возможности учета в составе расходов денежных средств, уплаченных плательщику НПД, на основании акта по итогам месяца, а не на основании чеков, указала следующее.

Согласно положениям ч. 8 – 10 ст. 15 Федерального закона № 422-ФЗ для организаций и индивидуальных предпринимателей наличие чека, сформированного плательщиком НПД (продавцом, исполнителем), является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы. Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя, например при наличии предоплаты.

Порядок формирования и передачи чека

На основании ст. 14 Федерального закона № 422-ФЗ при произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом налогообложения, плательщик НПД обязан с использованием мобильного приложения «Мой налог» и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию передать сведения о произведенных расчетах в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику). Состав передаваемых сведений о расчетах и порядок их передачи через мобильное приложение «Мой налог» установлены порядком использования данного приложения.

Чек должен быть сформирован налогоплательщиком и передан покупателю (заказчику) в момент расчета наличными денежными средствами и (или) с использованием электронных средств платежа. При иных формах денежных расчетов в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан покупателю (заказчику) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты.

Чек передается покупателю (заказчику) в электронной форме или на бумажном носителе.

В электронной форме чек может быть передан путем:

направления покупателю (заказчику) на абонентский номер или адрес электронной почты, предоставленные им;

обеспечения покупателю (заказчику) возможности в момент формирования чека в месте продажи считать компьютерным устройством (мобильным телефоном, смартфоном или компьютером, включая планшетный компьютер) QR-код, содержащийся на чеке.

В связи с этим чек может храниться как в электронной форме, так и в распечатанном виде.

В чеке должны быть указаны:

1) наименование документа;

2) дата и время осуществления расчета;

3) Ф. И. О. (при наличии) налогоплательщика-продавца;

5) указание на применение специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»;

6) наименования реализуемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг;

8) ИНН юридического лица или ИП – покупателя (заказчика) товаров (работ, услуг, имущественных прав) в случае осуществления реализации указанным лицам. Обязанность по сообщению идентификационного номера налогоплательщика возлагается на покупателя (заказчика);

9) QR-код, который позволяет покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг, имущественных прав) осуществить его считывание и идентификацию записи о данном расчете в автоматизированной информационной системе ФНС;

10) ИНН уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);

11) наименование уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);

12) уникальный идентификационный номер чека – номер записи в автоматизированной информационной системе налоговых органов, который присваивается чеку в момент его формирования.

Обязанность передачи чека плательщиком НПД заказчику услуг установлена Федеральным законом № 422-ФЗ и корреспондирует его обязанности по отражению доходов от реализации таких услуг в налоговой базе. В случае нарушения соответствующих положений заказчик вправе сообщить об этом в ФНС, в том числе с использованием сервиса «Обратиться в ФНС России», размещенном на официальном сайте этой службы.

Из новости, размещенной на официальном сайте ФНС 29.10.2019:

Вопрос

Ответ

Каким образом юридическое лицо может оформить сделку с плательщиком налога на профессиональный доход?

При сотрудничестве юридических лиц с плательщиками НПД необходимо руководствоваться нормами гражданского законодательства, в соответствии с которыми сделки можно оформлять устно или письменно, обычным договором или с участием нотариуса.

Если сделка исполняется немедленно, то договор может быть заключен и в устной форме. В этом случае заключение договора будет подтверждаться уплатой заказчиком денег за оказанные услуги.

Оформление платежных документов при перечислении денег за товары, работы, услуги юридическими лицами происходит в общепринятом порядке.

Как происходит расчет между юридическим лицом и плательщиком налога на профессиональный доход?

При расчетах исполнитель – плательщик НПД обязан сформировать и передать компании-заказчику чек, сформированный в приложении «Мой налог». В нем содержатся такие сведения, как наименование товара, работ, услуг и ИНН юридического лица или индивидуального предпринимателя, который является заказчиком услуг. Этот документ и подтверждает расходы юридического лица.

Передача чека юридическому лицу происходит в момент расчета, если этот расчет произведен наличными денежными средствами или с использованием электронных средств платежа. При других формах расчета чек передается до 9-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором была произведена оплата

При заключении договора об оказании транспортных услуг у самозанятого гражданина можно запросить справку о его постановке на учет в качестве плательщика НПД. Самозанятый граждан должен сформировать и передать заказчику чек при произведении расчетов за оказанные услуги.

Источник

Закрывающие документы по самозанятым и другим физлицам: что учесть

какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Смотреть фото какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Смотреть картинку какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Картинка про какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Фото какие закрывающие документы предоставляет самозанятый

Дизайнеры, веб-программисты, копирайтеры, переводчики, консультанты — одним словом, фрилансеры — документы по ним надо оформлять едва ли не более тщательно, чем по штатникам. Налоговики часто видят в наемниках по ГПХ — схемы.

О том, как не налететь на проблемы из-за договора ГПХ, мы говорили в прошлом посте.

Расчеты по таким договорам бывают как авансом, так и постфактум. Но в любом случае необходимы закрывающие документы. Они констатируют тот факт, что работы выполнены, а услуги оказаны.

Итак, с какими трудностями по документам сталкиваются бухгалтеры при работе с договорами ГПХ, когда исполнители — это физлица («простые» физлица, ИП или самозанятые).

Если компания заключила договор с ИП, то после окончания работ предприниматель должен выставить акт.

Унифицированной формы акта нет. Все пользуются тем, чем им удобно.

Но надо не забывать, что по ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ, в любой первичке должны быть обязательные реквизиты:

Договор, заключенный с ИП, не сулит бухгалтеру много «бумажных проблем»: подписываем акт, перечисляем на расчетный счет деньги и всё.

Физлицо. Просто физлицо

А вот привлечение к работам/услугам физлиц, не зарегистрированных как ИП, означает, что на бухгалтера ляжет дополнительная работа.

Во-первых, надо проследить, чтобы закрывающие документы были составлены. Не всякий «свободный художник» сможет сделать это самостоятельно, а значит составление документа ляжет на плечи бухгалтера компании-заказчика.

Но составить документ — это еще полдела. Пока на нем нет подписей обеих сторон — это просто бумажка, а не документ. С подписью возникают проблемы, когда, например, заказчик — московская фирма, а исполнитель — житель Дальнего Востока. Приходится обмениваться документами через почту, и этот процесс может быть очень небыстрым.

Есть сервис, который избавит бухгалтеров от бумажной волокиты с актами. Solar Staff автоматизирует документооборот и выплаты фрилансерам.

Вы заключаете единственный договор с Solar Staff вместо отдельных договоров с каждым исполнителем.

В начале каждого месяца вы получаете полный комплект закрывающих документов с указанием реально выполненных работ. Документы будут с НДС.

Вот что рассказывают наши клиенты:

«Сколько существовали фрилансеры, столько существовала проблема получить от них нормальные закрывающие документы. Сейчас мы работаем через Solar Staff, и такой проблемы больше нет. И это очень сильно облегчает жизнь и мне, и менеджерам»,

Лариса Шубина, главный бухгалтер в агентстве PRT.

«Солар Стафф решил нашу проблему оформления фрилансеров. Раньше было сложно подписать акты — надо было чтобы исполнители приезжали в офис, теперь всё автоматизировано. С Солар Стафф стало все прозрачно, легко оформлять отчёты и нет вопросов от ИФНС»,

Татьяна Егорова, главный бухгалтер в Brand Connection.

Самозанятые

Главный документ при работе с самозанятыми — это чек, который они формируют в программе «Мой налог».

В чеке обязательно должны быть наименование оказанных услуг и ИНН юридического лица или ИП — заказчика услуг.

А как же акт? Акт тоже можно составить. Он станет дополнительным документом, который отразит период или дату оказания услуги для целей налогового учёта расходов заказчика.

Но имейте в виду, что учесть расходы на основании только акта по итогам месяца нельзя. Обязательно нужен чек.

Для организаций и ИП наличие чека от самозанятого — обязательно для учета расходов!

Это подчеркивает ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.

Кому было лень читать все

Если наняли ИП или обычного «физика», акт нужен. Форму можете разработать сами. С самозанятыми акт — на ваше усмотрение. Хотите облегчить себе работу по закрывающим документам, спросите у Solar Staff, как.

Источник

10 лайфхаков по сотрудничеству юрлиц с самозанятыми

какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Смотреть фото какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Смотреть картинку какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Картинка про какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Фото какие закрывающие документы предоставляет самозанятый

По данным ФНС, в России уже 2 миллиона самозанятых. Режим НПД набирает все большую популярность и все более прочно и гармонично вписывается в деловую среду.

Если поначалу многие компании и ИП опасались сотрудничества с этой новой категорией бизнесменов, то сейчас сделки между юрлицами и самозанятыми гражданами — уже не редкость.

Такое сотрудничество, безусловно, выгодно компаниям — нет взносов, кадрово-зарплатной отчетности и прочих «радостей», с которыми сталкивается бизнес при найме физлиц.

Однако в погоне за выгодой не стоит забывать о правилах осторожности. Сотрудничество с самозанятыми имеет ряд нюансов.

Приведем несколько лайфхаков, которые помогут заказчикам обойти острые углы и избежать ненужных проблем.

1. Заключаем договор

Лайфхак № 1: перед заключением договора с самозанятым убедитесь, что этот человек в течение последних 2-ух лет не работал в вашей фирме по трудовому договору.

Конечно, в малом бизнесе, где каждый сотрудник на счету, можно, не вороша кадровые архивы, по памяти определить, что нанятый исполнитель никогда ранее не состоял с фирмой в трудовых отношениях.

Но даже в среднем бизнесе, не говоря уже про крупный, да еще с большой текучестью кадров, память может подвести, и лучше заглянуть в список уволенных ранее сотрудников.

Если компания случайно наймет по договору ГПХ самозанятого исполнителя, который менее 2 лет назад был штатным сотрудником, эта сделка не подпадет под НПД и придется платить НДФЛ и взносы по полной программе.

Лайфхак № 2: укажите в договоре, что исполнитель является плательщиком НПД.

Это необходимо, чтобы избежать неожиданных сюрпризов как со стороны самозанятого гражданина, который может заявить, что выступал в этих отношениях как обычное физлицо, и извольте заплатить за меня взносы на формирование моей будущей пенсии, так и со стороны налоговиков, которые могут предъявить аналогичные претензии.

Обычно в преамбуле договора с самозанятым пишут так:

ФИО, являющийся налогоплательщиком налога на профессиональный доход, именуемый в дальнейшем Исполнитель.

Лайфхак № 3: «пробейте» самозанятого на предмет наличия у него данного статуса на момент заключения договора.

Здесь действует правило «доверяй, но проверяй». Не будет лишним убедиться, что данный гражданин — тот, за кото себя выдает, то есть действующий плательщик НПД.

Проверить это совсем не трудно. На сайте ФНС есть специальный бесплатный сервис, который выдает данные о наличии статуса плательщика НПД на заданную дату.

Если вдруг статуса самозанятого у исполнителя не окажется, то компанию не спасет то, что в договоре об этом упоминается. НДФЛ и взносы с вознаграждения такому исполнителю придется платить.

Лайфхак № 4: пропишите в договоре санкции за трансформацию самозанятого в обычное физлицо в процессе сотрудничества.

Дело в том, что самозанятый может сам передумать и сняться с учета, или превысить лимит дохода и принудительно быть снят с НПД налоговиками.

По закону такой неприятный сюрприз грозит заказчику финансовыми потерями. ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ предупреждает, что на юрлицо возлагается обязанность по исчислению и уплате НДФЛ и страховых взносов в отношении физлица, с даты утраты последним права на применение НПД.

Поэтому лучше перестраховаться и обезопасить себя. В договоре, например, можно написать так:

В случае утраты Исполнителем своего статуса плательщика налога на профессиональный доход, Заказчик вправе потребовать от Исполнителя уплаты компенсации НДФЛ, взносов, пеней, штрафов, которые будут вменены Заказчику.

Лайфхак № 5: не допускайте в договоре с самозанятым признаков трудовых отношений.

Налоговики и Трудовая инспекция, проанализировав ваши договоры с нпдшниками, могут прийти к выводу, что под видом гражданско-правовых отношений скрываются трудовые.

Чтобы этого не произошло, при составлении договора ГПХ максимально старайтесь избегать трудовых признаков.

Для сведения — перечень оснований, полагающих считать договор ГПХ трудовым, содержит Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15. И хотя этот документ был принят еще в «доНПДшные» времена, многие критерии актуальны и при сотрудничестве с самозанятыми.

Кроме того, есть специальная памятка, разработанная ФНС совместно с Рострудом, в которой содержатся критерии различия услуг самозанятого (гражданско-правовые отношения) от услуг штатного сотрудника (трудовые отношения).

2. Производим оплату

Лайфхак № 6: еще раз проверьте наличие статуса плательщика НПД у исполнителя перед тем, как отправлять в банк платежку на выплату ему вознаграждения.

То, что самозанятый был таковым при заключении договора, увы, не означает, что он сохранил свой статус, когда наступил час расплаты. Поэтому будет не лишним еще раз обратиться к сервису ФНС.

3. Получаем закрывающие документы

Лайфхак № 7: Требуйте от самозанятого чек из приложения «Мой налог».

Даже если оплата производится безналом (а в большинстве случае это именно так), самозанятый обязательно должен выдать чек, который он формирует в приложении «Мой налог».

При безналичном расчете чек должен быть сформирован и передан заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты.

Если происходит наличный расчет, то чек должен быть сформирован налогоплательщиком НПД и передан заказчику в момент расчета.

Без чека учесть эту выплату в составе расходов заказчик не может. Чек из «Моего налога» — это самый главный документ. На этом регулярно акцентирует внимание ФНС. Например, в письме от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@.

Лайфхак № 8: проверьте чек.

К сожалению, иногда самозанятые допускают ошибки при формировании чеков. Некоторые серьезные ошибки легко просмотреть, поэтому получив чек, следует внимательно с ним ознакомиться.

Например, в чеке может быть неверно указан ИНН компании-заказчика. Выходит, что услуги самозанятый оказал какой-то другой компании и принять в расходы суммы по такому чеку нельзя. В этом случае самозанятый должен аннулировать неправильный чек и сформировать новый, с правильными данными.

Лайфхак № 9: составьте акт выполненных работ.

Конечно, составление закрывающего акта — это, как правило, обязанность исполнителя, так как он заинтересован в фиксации факта сдача результата работ.

Но в случае, когда контрагент — самозанятое физлицо, обычно этот документ готовит бухгалтерия заказчика.

И хотя самым важным закрывающим документом по сделке с самозанятым является чек, акт понадобится как минимум для того, чтобы зафиксировать сам факт выполнения работ.

Так, ФНС в письме № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019 сообщает, что акт также влияет на отражение расходов в налоговом учете, например, в случае предоплаты. Ведь в этом документе отражается период или дата оказания услуги.

Кроме того, наличие акта — еще одно доказательство, что имеют место именно гражданско-правовые отношения, а не трудовые.

Лайфхак № 10: «пробивайте» контрагентов-ИП не только по ЕГРИП, но и по сервису плательщиков НПД.

Казалось бы, заключая договор с индивидуальным предпринимателем, компании вообще не о чем тревожиться — налоги с вознаграждения ИП в любом случае платит сам независимо от применяемого им режима налогообложения.

Однако с введением в России режима НПД, возникли некоторые нюансы при сотрудничестве с ИП, которые перешли на этот режим.

Во-первых, если ИП является бывшим сотрудником компании, то это не запрещено только в том случае, если он не перешел на НПД. Поэтому если оказывать вам услугу будет бывший работник, а ныне бизнесмен в статусе ИП, убедитесь, что он не самозанятый.

Во-вторых, при перечислении вознаграждения ИП на УСН, его можно включить в расходы на основании акта и платежки. А если этот ИП применяет НПД, с него надо требовать еще и чек. Не имея информации о применении им данного спецрежима, заказчик может «прокрыть» момент с чеком и потом налоговики признают расход неправомерным.

Надеемся, что эти простые правила помогут компаниям при сотрудничестве с самозанятыми избежать возможных неприятностей в виде претензий налоговиков, влекущих финансовые потери.

Источник

Закрывающие документы по самозанятым и другим физлицам: что учесть

какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Смотреть фото какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Смотреть картинку какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Картинка про какие закрывающие документы предоставляет самозанятый. Фото какие закрывающие документы предоставляет самозанятый

Дизайнеры, веб-программисты, копирайтеры, переводчики, консультанты — одним словом, фрилансеры — документы по ним надо оформлять едва ли не более тщательно, чем по штатникам. Налоговики часто видят в наемниках по ГПХ — схемы.

О том, как не налететь на проблемы из-за договора ГПХ, мы говорили в прошлом посте.

Расчеты по таким договорам бывают как авансом, так и постфактум. Но в любом случае необходимы закрывающие документы. Они констатируют тот факт, что работы выполнены, а услуги оказаны.

Итак, с какими трудностями по документам сталкиваются бухгалтеры при работе с договорами ГПХ, когда исполнители — это физлица («простые» физлица, ИП или самозанятые).

Если компания заключила договор с ИП, то после окончания работ предприниматель должен выставить акт.

Унифицированной формы акта нет. Все пользуются тем, чем им удобно.

Но надо не забывать, что по ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ, в любой первичке должны быть обязательные реквизиты:

Договор, заключенный с ИП, не сулит бухгалтеру много «бумажных проблем»: подписываем акт, перечисляем на расчетный счет деньги и всё.

Физлицо. Просто физлицо

А вот привлечение к работам/услугам физлиц, не зарегистрированных как ИП, означает, что на бухгалтера ляжет дополнительная работа.

Во-первых, надо проследить, чтобы закрывающие документы были составлены. Не всякий «свободный художник» сможет сделать это самостоятельно, а значит составление документа ляжет на плечи бухгалтера компании-заказчика.

Но составить документ — это еще полдела. Пока на нем нет подписей обеих сторон — это просто бумажка, а не документ. С подписью возникают проблемы, когда, например, заказчик — московская фирма, а исполнитель — житель Дальнего Востока. Приходится обмениваться документами через почту, и этот процесс может быть очень небыстрым.

Есть сервис, который избавит бухгалтеров от бумажной волокиты с актами. Solar Staff автоматизирует документооборот и выплаты фрилансерам.

Вы заключаете единственный договор с Solar Staff вместо отдельных договоров с каждым исполнителем.

В начале каждого месяца вы получаете полный комплект закрывающих документов с указанием реально выполненных работ. Документы будут с НДС.

Вот что рассказывают наши клиенты:

«Сколько существовали фрилансеры, столько существовала проблема получить от них нормальные закрывающие документы. Сейчас мы работаем через Solar Staff, и такой проблемы больше нет. И это очень сильно облегчает жизнь и мне, и менеджерам», —

Лариса Шубина, главный бухгалтер в агентстве PRT.

Самозанятые

Главный документ при работе с самозанятыми — это чек, который они формируют в программе «Мой налог».

В чеке обязательно должны быть наименование оказанных услуг и ИНН юридического лица или ИП — заказчика услуг.

А как же акт? Акт тоже можно составить. Он станет дополнительным документом, который отразит период или дату оказания услуги для целей налогового учёта расходов заказчика.

Но имейте в виду, что учесть расходы на основании только акта по итогам месяца нельзя. Обязательно нужен чек.

Для организаций и ИП наличие чека от самозанятого — обязательно для учета расходов!

Это подчеркивает ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.

Кому было лень читать все

Если наняли ИП или обычного «физика», акт нужен. Форму можете разработать сами. С самозанятыми акт — на ваше усмотрение. Хотите облегчить себе работу по закрывающим документам, спросите у Solar Staff, как.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *