какие журналы должны быть прошиты пронумерованы скреплены печатью
Вопрос: Можно ли, чтобы журнал инструктажа на рабочем месте был ежеквартальным? Т.е. его напечатаем с фамилиями, оставим немного места для новеньких, а потом пустое место перечеркнем и заведем новый. В журнале вводного инструктажа заполняет сотрудник своей рукой графы фамилия, должность. Это ошибка? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2016 г.)
1. Можно ли, чтобы журнал инструктажа на рабочем месте был ежеквартальным? Т.е. его напечатаем с фамилиями, оставим немного места для новеньких, а потом пустое место перечеркнем и заведем новый. 2. В журнале вводного инструктажа заполняет сотрудник своей рукой графы фамилия, должность. Это ошибка?
1. Требования к оформлению журналов: Страницы журнала регистрации инструктажа на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового и целевого) должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны лицом, ответственным за его ведение, и скреплены печатью организации.
2. Заполняет ответственное лицо.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2016 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.
Вопрос: Какое правовое обоснование содержит следующее требование: «Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью» (отрасль машиностроение)? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)
Какое правовое обоснование содержит следующее требование: «Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью» (отрасль машиностроение)?
Законодательство не содержит указанных Вами обязательных требований к журналам регистрации инструктажа. При этом, по нашему мнению, журнал должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью.
Согласно п. 7.1 «ГОСТ 12.0.004-90. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» (утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта СССР от 05.11.1990 N 2797) вводный инструктаж по безопасности труда проводят со всеми вновь принимаемыми на работу независимо от их образования, стажа работы по данной профессии или должности, с временными работниками, командированными, учащимися и студентами, прибывшими на производственное обучение или практику, а также с учащимися в учебных заведениях перед началом лабораторных и практических работ в учебных лабораториях, мастерских, участках, полигонах.
О проведении вводного инструктажа делают запись в журнале регистрации вводного инструктажа (Приложение 4 «Форма журнала регистрации вводного инструктажа») с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего, а также в документе о приеме на работу (форма Т-1).
В соответствии с п. 7.9 «ГОСТ 12.0.004-90. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения»о проведении первичного инструктажа на рабочем месте, повторного, внепланового, стажировки и допуске к работе работник, проводивший инструктаж, делает запись в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте (Приложение 6 «Форма журнала регистрации инструктажа на рабочем месте») и (или) в личной карточке (Приложение 2) с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего. При регистрации внепланового инструктажа указывают причину его проведения.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.
Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция
Содержание
Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.
Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.
Какая документация требует прошивания
Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.
Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:
Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.
Как правильно прошивать документы по ГОСТу
В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.
Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.
Инструменты и подготовительная работа
Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.
Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:
После подготовки всех инструментов нужно:
Инструкция прошивки важных бумаг
Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.
Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.
Два прокола
Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.
Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.
Три прокола
Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.
Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.
Четыре прокола
Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.
Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:
Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.
Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.
Заключение
Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.
Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.
Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.
В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.
Инструкция: нумеруем страницы в журналах правильно
Как правильно нумеровать страницы в журнале: простым карандашом, в правом верхнем углу каждого листа, не задевая текст, в валовом порядке арабскими цифрами.
Где найти правила по нумерации и прошиванию документов
Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.
Однако на практике стоит придерживаться определенных правил. На что ориентироваться? Еще недавно это делали с оглядкой на рекомендации Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденные Приказом № 76 от 23.12.2009, на ГОСТ Р 51141-98 и на отраслевые своды правил делопроизводства (Приказ Минкультуры № 536 от 08.11.2005, Приказ МНС № БГ-3-09/198 от 18.04.2003). Теперь они утратили силу.
Сегодня для работы используют «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, и Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий организацию работы с архивными документами. Изложенные там правила удобны, понятны и практичны.
Как нумеровать журналы
Чтобы понять, с какой страницы начинается нумерация журнала или дела, как и чем пронумеровывать, смотрим Приложение № 20 к указанным выше методическим рекомендациям, которое так и называется: «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение».
Итак, если нам требуется что-то пронумеровать, например произвести нумерацию страниц в журнале по охране труда, делаем следующее:
Шаг. 1. Открываем первую страницу.
Шаг 2. В правом верхнем углу первого (верхнего) листа ставим цифру 1.
Шаг 3. Переворачиваем страницу и на следующей таким же образом ставим цифру 2. Таким образом нумеруем все листы до самого нижнего в возрастающем порядке номеров.
Нумерацию делаем по следующим правилам:
Пронумеровав все, составляем лист-заверитель, где указываем количество листов документа, их физическое состояние, особенности, которые хотим отметить. Все подписывается составителем с указанием должности и даты составления. Можете воспользоваться установленной формой (Приложение № 23 к вышеуказанным Методическим рекомендациям Росархива). Подойдет обычный формат А4, который либо подшивается в журнал самым последним, либо приклеивается на внутреннюю сторону обложки журнала. Вот образец бланка:
С вопросом о том, как нумеровать страницы в журнале инструктажа или любого другого журнала правильно, как нужно пронумеровать сформированные дела, разобрались. Теперь требуется все прошнуровать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить журнал регистрации уведомлений о начале ежегодных отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как и какими нитками шнуровать
Чтобы ничего не выпало и не потерялось, документ прошнуровывается. Для объемных журналов или стопок бумаг используем прочный материал — прошивные нитки ЛШ-210, банковский шпагат или любую прочную нить, например капроновую или лавсановую. При небольшой толщине допускается использование простой швейной нити. Сложите ее в несколько раз и прошивайте. Вот как это делается правильно:
Шаг 1. Просматриваем страницы журнала или дела, чтобы оценить величину левого поля. Когда его размер слишком узкий — приклеиваем полоску бумаги, которую будем использовать для прошивки.
Шаг 2. Выравниваем все.
Шаг 3. На левом поле, отступив 2 см от края текста, делаем отверстия. Используем шуруповерт, дырокол, шило, иглу.
Шаг 4. Берем нить и прошиваем все страницы.
Шаг 5. Оба конца используемой нити пропускаем через среднее отверстие на наружную сторону обложки.
Шаг 6. Завязываем обе нити узлом.
Шаг 7. Лишнюю длину нитей отрезаем так, чтобы остались кончики около 5–6 см.
Шаг 8. На завязанный узелок крепим специальную наклейку или приклеиваем кусок бумаги размером 6 на 4 см. Вот образец:
Всего прошито, пронумеровано
и скреплено печатью
__________ (_______________________________________) листов
Подпись _____________________ /___________________________/
«______» _____________________20 ____ г. М.П.
Шаг 9. После высыхания (если пользовались клеем) заносим информацию о том, сколько листов в документе пронумеровано и прошнуровано, кем и когда это сделано, подпись ответственного лица.
Шаг 10. Заверяем запись печатью организации (если есть).
Прошивка Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей имеет важную особенность: их следует скрепить сургучной печатью или опломбировать (пункт 41 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).
Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование
При работе с журналами административная ответственность отсутствует. Ответственное лицо, допустившее ошибку в работе с такими документами, в том числе при их нумерации, можете привлечь к дисциплинарной ответственности на основании ст. 192 ТК РФ. Но необходимо соблюдать условие: обязанность, которую работник не сделал или сделал плохо, допустив ошибку, возложена на него трудовым договором или должностной инструкцией.
Ошибки в нумерации и несоблюдении правил шнурования Книги учета движения трудовых книжек и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей чреваты наказанием на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г. специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство». С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.
НУЖНО ЛИ ПРОШИВАТЬ ЖУРНАЛЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА
Федеральное законодательство такого требования не содержит.
Требование содержится в некоторых межотраслевых/отраслевых правилах. Например, в Межотраслевых правилах по охране труда на автомобильном транспорте есть требование сшивать, нумеровать и скреплять печатью журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Правилами по охране труда при эксплуатации электроустановок предусмотрено сшивать журналы учёта работ по нарядам и распоряжениям и журналы учёта проверки знаний правил работы в электроустановках для организаций электроэнергетики.
Требование о необходимости прошивки журналов можно установить локальными нормативными актами работодателя по делопроизводству.
Таким образом, руководствуясь требованиями нормативных правовых актов, вывод таков, что если в межотраслевых/отраслевых правилах либо локальных нормативных актах работодателя установлено требование прошивки жунралов по охране труда, их нужно обязательно прошить. Если же такого требования нет, прошивать журналы не нужно.
Но на практике не прошитый журнал может стать причиной претензий со стороны надзорных органов. При проверках должностные лица указанных органов требуют, чтобы журналы были прошиты.
Это происходит потому, что журналы должны быть защищены от изъятия страниц и вложений так, чтобы можно было установить существование журнала как единого документа. Для этого страницы нумеруются, а журнал прошивается.
Поэтому для того, чтобы избежать рисков, журналы, обязанность по ведению которых возложена на работодателя, лучше прошить, пронумеровать и скрепить печатью.
Информация: ст. 212 Трудового кодекса РФ; ГОСТ 12.0.004-2015. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения (введен в действие Приказом Росстандарта от 09.06.2016 № 600-ст); Письмо Минтруда России от 16.07.2018 № 15-2/ООГ-1744; Вопрос-ответ на сайте Онлайнинспекция. РФ, дата обращения: 28.04.2018 (https://онлайнинспекция. Рф/questions/view/89279)
#инструктаж #журналинструктажей #охранатруда #ОТ #ОТиТБ #кадры #кадровыедокументы #кадровоеделопроизводство #работники #работодатели #ТКРФ #трудовойкодекс #трудовоеправо #труд #трудовыеотношения #законодательство #закон #трудизакон.