какие журналы ведет кадровик
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция
Юридические лица и предприниматели, которые используют труд наемных работников, обязаны организовать и вести кадровый учет в соответствии с действующими инструкциями. В крупных компаниях им занимается специально выделенный сотрудник или подразделение. На маленьких ООО и у ИП кадровыми вопросами обычно занимается бухгалтер или сам руководитель.
Рассмотрим подробнее основные требования к кадровому учету и документы, которые необходимо вести предприятию.
Понятие кадрового учета
Под термином «кадровое делопроизводство» понимают организацию работы с документацией, которая касается наемных сотрудников. Этот учет строго регламентирован действующим законодательством и контролируется государственными органами.
Вести учет кадров на предприятии могут:
Обязательные кадровые документы
Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:
1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.
2. График выхода в оплачиваемый отпуск. В нем указывается, в какое время в течение года сотрудник может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Наличие этого документа регламентируется статьей 123 ТК.
3. Штатное расписание. В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.
4. Журнал прохождения инструктажей. В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.
5. Инструкция по охране труда. Основной документ, в котором описываются правила поведения сотрудника во время нахождения на производстве. Наличие инструкции является обязательным согласно ст. 212 Трудового кодекса.
6. Табель учета рабочего времени. Документ, в который вносится отработанное время сотрудника. Это обязательный документ, который является основанием для начисления заработной платы.
7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.
8. Положение об оплате труда. В документе отражается порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные дни и сверх установленного лимита часов в неделю. Кроме того, в Положении указывается, в каких случаях и каком размере работник может получать премии за результаты своего труда. Документ составляется согласно Постановлению Министерства труда № 69.
9. Книга учета трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю и выдача ее на руки работнику при увольнении и других предусмотренных законом случаях.
10. Журнал учета бланков трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт поступления на предприятие чистых трудовых книжек и их расходование при приеме на работу новых сотрудников.
Кадровое делопроизводство в 2020 — новые требования
В текущем году изменений в трудовой кодекс и другие нормативные документы, которые регламентируют кадровый учет, на текущую дату внесены. Но законодатели рассматривают законопроект под номером 736 455−7, согласно которому часть обязательных кадровых документов может составляться в электронной форме без бумажных копий.
Инструкция по кадровой работе на предприятии
Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.
1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.
2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.
3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.
4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.
5. Разработайте образец трудового договора. Впоследствии его можно будет без изменений или после адаптации использовать при приеме на работу новых сотрудников. Договор будет легитимным только в том случае, если при его составлении учтены тербования статьи 57 Трудового кодекса.
6. Разработайте типовую кадровую документацию. Рекомендуется заранее составить образцы стандартных бланков документов, которые постоянно издаются при ведении кадрового учета. Например, приказы о приеме на работу и увольнении, направлении в командировку и предоставлении отпуска. Можно использовать типовые образцы или разработать собственные, которые должны быть утверждены руководителем.
7. Заведите журналы регистрации, предусмотренные инструкциями о кадровом делопроизводстве. Обязательно должны быть журнал по учету выдачи трудовых книжек, получении и использовании бланков трудовых книжек, учету проверок, регистрации несчастных случаев и инструктажей по технике безопасности. Можно завести и другие журналы (например, выход в отпуск, больничные, для входящей и исходящей документации). Они не проверяются госорганами, но помогают в работе.
8. Проверьте правильность найма сотрудников на работу. Необходимо удостовериться, что при приеме на работу сотрудников не нарушены требования трудового законодательства. Особенно важно проконтролировать правильность назначения генерального директора, который является должностным лицом. В договоре с ним должны быть прописаны срок действия, возможный испытательный срок, ответственность за нарушения. Устранить неточности и недостатки можно путем заключения дополнительных трудовых договоров (в качестве приложения к основному).
9. Проконтролируйте правильность организации работы с трудовыми книжками. Работник предоставляет книжку при приеме на работу, после чего этот документ хранится в компании. Юридическое лицо несет ответственность за его сохранность и правильность оформления. При проверке необходимо учитывать требования статьи 66 ТК, а также инструкций № 69 и 225.
10. Оформите карточки на сотрудников. Карточки заводятся на всех работников, в том числе удаленных, сезонных, по совместительству. Не нужно оформлять этот документ на сотрудников, которые работают по гражданско-правовому соглашению.
11. Проконтролируйте правильность ведения воинского учета. В маленьких компаниях эта ответственность также ложиться на сотрудника, который ведет кадровое делопроизводство. Необходим приказ о назначении ответственного лица, план работ на год. Данные с военных билетов сотрудников заносятся в их личные карточки. Также в военный комиссариат подаются предусмотренные законодательством отчеты.
12. Организуйте правильное хранение документов. Особенно важно ограничить доступ к трудовым книжкам и бланкам для них, а также другим подобным документам строгой отчетности. Они помещаются в несгораемых сейф или стальной шкаф.
Обратите внимание, что по мере роста компании сложность кадрового учета будет возрастать. Поэтому следует заранее побеспокоиться о правильной организации работы с документацией. Например, нумерацией документов, их регистрацией.
Рекомендуется также составить инструкцию по кадровому учету. Она не является обязательной, но позволяет унифицировать работу на будущее. В ней указываются требования по работе с документацией, закрепляется форма бланков и т. п. На основе инструкции легче передавать обязанности по ведению учета другим лицам.
Ответственность за нарушение требований кадрового учета
Если компания нарушает требования трудового законодательства о ведении учета наемных работников на предприятии, виновное должностное лицо привлекается к административной ответственности согласно статье 5.27. Санкцией предусмотрены:
Кроме того, компания несет ответственность за неправомерное использование личных данных сотрудников, которые стали известны при приеме на работу. За это должностных лиц и компанию наказывают по статье 13.11. Санкция предусматривает наложение штрафа до 20 тыс. на директора и до 75 тыс. на юрлицо.
Что относится к обязательной кадровой документации?
Кадровая документация служит отражением трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. Основные и наиболее часто встречающиеся ее виды будут перечислены в статье.
Что такое кадровое делопроизводство?
Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.
Кадровая документация в компании состоит из:
Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.
Какие документы кадрового делопроизводства бывают?
Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:
1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.
2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.
К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:
Ко второй группе относятся:
Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии?
В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:
Важно! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.
Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.
Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.
Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?
Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.
Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:
Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.
ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:
Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:
Как оформляется спецоценка рабочих мест?
В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.
Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 2 закона № 426-ФЗ).
Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).
К документам, которые формируются во время оценки, относятся:
Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании – 60 000–80 000 руб.
Все ли компании обязаны вести воинский учет?
Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.
Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).
Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).
В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:
Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).
Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.
Итоги
Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.
Кадровое делопроизводство: способы организации и важные документы
Любые кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления. Как организовать кадровое делопроизводство с нуля маленькой компании?
Ответственность
Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового законодательства. Основная ответственность, связанная с ним, лежит в ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП: «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. ».
Если работодатель совершает ошибки при заключении трудового договора, подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми или вообще уклоняется от оформления трудового договора, то это считается отдельным самостоятельным правонарушением. Так, если при проверке госинспекция по труду обнаружит, что работодатель не оформил обязательные локальные нормативные акты, например, правила внутреннего распорядка, плюс ко всему найдет ошибки в ненадлежащем оформлении трудового договора, то работодателю будут грозить сразу два штрафа. Что касается ошибок в трудовых договорах, то штрафы назначаются за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор.
Согласно ч. 4 ст. 5.27 КоАП, уклонение от оформления трудового договора или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.
Способы организации кадрового делопроизводства
В зависимости от масштабов деятельности компании, ее финансовых возможностей и количества работающих в ней сотрудников кадровым делопроизводством могут заниматься самостоятельное структурное подразделение или специалист по кадровому делопроизводству, также эта функция в компании может быть подработкой в виде совмещения для какого-то работника.
Пожалуй, это самый удобный способ организации кадрового делопроизводства и самый простой для соблюдения трудового законодательства. В этом случае есть целое структурное подразделение с начальником отдела кадров во главе и несколькими подчиненными, которые занимаются исключительно вопросами трудовых отношений и кадровыми процедурами. В то же время это и самый затратный способ, который зачастую выбирают только крупные компании с большим штатом сотрудников.
Небольшие организации предпочитают не создавать отдельное структурное подразделение, а выделять отдельную штатную единицу, ответственную за кадровое делопроизводство. Например, это может быть специалист по кадровому делопроизводству.
Такой способ организации кадрового делопроизводства актуален для субъектов малого предпринимательства, которым даже отдельная штатная единица не по карману. Некоторые маленькие организации предпочитают доверять кадровую работу бухгалтеру. В таком случае всегда стоит помнить о требованиях ст. 60.2 ТК РФ:
Итак, если вы собираетесь поручить ведение кадрового делопроизводства бухгалтеру, который работает с 9 до 18 часов, прежде всего нужно отразить в штатном расписании такую трудовую функцию, как специалист по кадровому делопроизводству, поскольку исходя из определения, которое дается в ст. 60.2 ТК РФ, это работа по другой профессии (должности), а другая должность, трудовая функция всегда отражается в штатном расписании. То есть единица вводится в штат, но отдельный трудовой договор не оформляется.
Вебинары по кадровому учету
При поручении дополнительной работы работодатель оформляет отдельное письменное соглашение. В письменном соглашении необходимо прописать следующие условия:
Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений
Единой классификации кадровых документах, которые появляются в работе, нет. Но можно выделить:
Разрабатывать документы может только работодатель. Кадровику или бухгалтеру могут поручить разработать проект документа. Самым главным при разработке документов, помимо Трудового кодекса, является ГОСТ р 6.30-2003, в котором рассматривается состав реквизитов документов, а также требования к их оформлению.
Кадровый учет без проблем и ошибок
Существует пять обязательных реквизитов, которые встречаются почти на каждом виде документа в кадровом делопроизводстве:
1. Наименование организации
Проставляется двумя способами — цифровым или словесно-цифровым. В первом случае дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 07.12.2016.
При словесно-цифровом способе оформление даты осуществляется следующим образом — 07 декабря 2016 г. Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца — 2016.12.07.
Дата документа зависит от типа документа и может быть:
При разработке проекта документа дата не проставляется. Она появляется только после совершения определенного события.
3. Регистрационный номер документа
Часто у работодателей возникают вопросы: нужно ли регистрировать документы; нужен ли журнал регистрации приказов по личному составу, журнал регистрации трудовых договоров? Есть ряд журналов, наличие которых требует законодательство:
Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а требования к их оформлению находятся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Причем требования к оформлению предъявляются очень жесткие: книги должны быть не просто пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью работодателя, они должны быть еще скреплены сургучной печатью или опломбированы.
К этим журналам требований нет. Выбор за работодателем — вести журнал в бумажном или электронном виде. Но нужно помнить о том, что любой документ нужно регистрировать, так как без регистрационного номера он не будет иметь юридической силы. При этом нужно выбирать для себя тот способ, который будет не только удобен, но и позволит в случае возникновения спора с работником максимально доказать в какой именно момент наступило то или иное событие.
Регистрационную систему документов разрабатывает сам работодатель. Самое главное, чтобы по номеру было понятно: когда, в какой год создавался документ и в какой папке его можно найти.
Существует несколько важных документов, где прописываются требования к содержанию документа:
С 2013 года, с вступлением в силу Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация, если она не является государственной организацией, может разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Но в целях ведения бухучета эти формы должны утверждаться приложением к учетной политике. Либо можно просто брать те формы, которые предлагает Госкомстат.
Этот реквизит состоит из трех элементов: название должности, личная подпись, расшифровка.
Минимум обязательных внутренних документов и локальных нормативных актов
Не любой обязательный внутренний документ будет являться локальным нормативным актом. Определение локального нормативного акта дается в ст. 8 ТК РФ. Прежде всего, он утверждается уполномоченным органом или должностным лицом, уполномоченным на утверждение локальных нормативных актов. Кроме того, нормативным локальным акт становится тогда, когда в нем есть нормы трудового права, заложены определенные правила поведения. Так, например, штатное расписание и график отпусков не являются локальными нормативными актами, хотя есть письма Роструда, говорящие об обратном.
1. Штатное расписание (ст. 15, ст. 57 ТК РФ). Можно использовать форму, которую предлагает Госкомстат, либо утвердить свою (не забудьте при этом о приложении к учетной политике).
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 100, ст. 189, ст. 190 ТК РФ). Поскольку это обязательный локальный нормативный акт, то нужно убедиться в том, что правила в организации есть и они утверждены работодателем (утверждаются либо через гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, либо через приказ).
Трудовой кодекс предъявляет требования к тексту документа. В ст. 189 ТК говорится о том, что обязательно должно включаться в раздел правил внутреннего трудового распорядка.
3. Локальные нормативные акты по оплате труда (ст. 135 ТК РФ). Требования по локальным нормативным актам, которыми установлены системы оплаты труда, содержатся в ст. 135 ТК. Относительно мотивирования работников деньгами работодатель сам решает и прописывает, будут ли у него стимулирующие выплаты (надбавки, доплаты, премии) или нет.
Компенсационные выплаты, которые тоже относятся к составляющей заработной платы, — это доплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. И если работник действительно работает в условиях, отклоняющихся от нормальных, компенсационные выплаты должны обязано быть в организации.
Даже если в организации нет стимулирующих компенсационных выплат, все равно какой-то локальный нормативный акт по оплате труда в ней обязательно должен быть. Причем это не обязательно должен быть отдельный самостоятельный акт. Если организация небольшая и в ней нет серьезной дифференциации по оплате труда, это могут быть те же самые правила внутреннего трудового распорядка, но с хорошо прописанным разделом по оплате труда.
Важно обратить внимание на требования ст. 22 ТК РФ. Если у вас не было локального нормативного акта и вы его только принимаете, то документ начинает распространяться на работника с того момента, как он ставит роспись о том, что с актом он ознакомился. Ознакомить можно любым удобным способом — через журнал ознакомления, листы ознакомления.
Согласно требованиям ст. 68 ТК, до подписания Трудового договора работодатель обязан ознакомить работников под роспись с локальными нормативными актами. Именно поэтому важно понимать, какие внутренние документы являются локальными нормативными актами, а какие таковыми не являются. Так, если штатное расписание не является локальным нормативным актом, то знакомить с ним под роспись не надо.
4. Положение по защите персональных данных (ст. 86, 88 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). В Трудовом кодексе требование о наличии документов, с которыми должны быть ознакомлены работники под роспись, содержится в ст. 86. Называть этот локальный нормативный акт можно как угодно: Положение по защите персональных данных, Положение о персональных данных. Основные вопросы, которые в нем должны быть отражены: какие персональные данные обрабатываются, способы обработки персональных данных, способы защиты персональных данных, каковы права, обязанности и ответственность сторон по участию в обработке персональных данных. С этим документом работники также должны быть ознакомлены под роспись. Наличие его в компании обязательно.
5. Правила, инструкции по охране труда (Раздел X ТК РФ).
6. Локальные нормативные акты вводящие нормы труда (гл. 22 ТК РФ). В соответствии со ст. 162 ТК у работодателя должны быть локальные нормативные акты по нормам труда, которыми вводится порядок изменения этих норм труда.
7. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). В соответствии со ст. 123 ТК должен утверждаться не позднее чем за две недели до наступления календарного года.