Paydox программа для чего нужна
О системе PayDox
Система электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox предназначена для комплексной автоматизации всего цикла документооборота, взаимоотношений с клиентами и контрагентами (CRM), коллективной работы сотрудников и бизнес-процессов предприятия. Подходит для всех отраслей бизнеса и может использоваться как малыми предприятиями, так и крупными территориально распределенными организациями.
Преимущества СЭД/CRM PayDox
Преимущества проекта внедрения СЭД/CRM PayDox
Система электронного документооборота PayDox успешно работает на сотнях крупных, средних и малых предприятий различных отраслей:
Учебные курсы по электронному документообороту с использованием PayDox читаются в ряде высших учебных заведений.
Система электронного документооборота PayDox сертифицирована на соответствие требованиям государственных стандартов:
| Операционная система | Windows XP Professional, Windows Vista Home Premium и выше, Windows 7 Home Premium и выше, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10, Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2 (с запущенным IIS)  PayDox не устанавливается под Windows XP Home Edition, Windows Vista Home Basic, Windows 7 Home Basic и Windows 7 Starter |
Сервер PayDox работает под Windows
Рабочие места могут быть под Windows, Linux, Mac OS, iOS, Android OS
MS SQL Server (для версии PayDox Enterprise) — любая версия, в том числе MS SQL 2008/2008R2/2012
Также может использоваться бесплатная версия MS SQL Express
Стоимость лицензии на MS SQL Server не входит в стоимость лицензии PayDox
На рабочих местах под Linux используется Mozilla Firefox
Для работы с документами под Linux — OpenOffice.org
® Windows Server 2003/2008/2012, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10, MS SQL Server, MS Access, MS Internet Explorer являются зарегистрированными сервисными марками Microsoft Corporation
Использование функциональности конфигураций позволяет сформировать необходимый функционал для различных задач или различных групп пользователей.Конфигурации позволяют сделать интерфейс системы или очень простым, содержащим всего несколько кнопок и пунктов меню, или более сложным, позволяющим использовать все многообразие функций PayDox.
Нужную конфигурацию (функциональность) системы можно выбрать из выпадающего списка «Конфигурация» в левом меню любой страницы.
Стандартная конфигурация «Канцелярия» содержит минимум кнопок и пунктов меню для того, чтобы упростить интерфейс системы.
Электронное согласование и утверждение (подписание) документов
Согласование и утверждение документов в электронном виде существенно ускоряет и упрощает процесс ведения документооборота на предприятии. Мониторинг всех документов, находящихся на стадии согласования, осуществляется в режиме реального времени.
См.также Электронное согласование, утверждение и рецензирование документов
PayDox Кейс-менеджмент — управление задачами и совместной работой сотрудников
Простое и эффективное управление текущей деятельностью предприятия и ежедневной работой сотрудников, контроль задач и поручений. Попробуйте, как это работает — прямо сейчас!
PayDox Кейс-менеджмент поддерживает ежедневную коллективную деятельность сотрудников, позволяет организовать корпоративные дискуссионные форумы по различным темам и проектам, выдавать поручения со сроком исполнения отдельным сотрудникам и подразделениям, контролировать сроки исполнения задач и поручений, формировать отчеты о проделанной работе, получать автоматические сообщения от системы документооборота и системы управления бизнес-процессами.
PayDox AJAX-BPM — простое и эффективное управление бизнес-процессами
Управление бизнес-процессами? Легко! PayDox AJAX-BPM. Попробуйте, как это работает — прямо сейчас!
PayDox AJAX-BPM позволяет эффективно и просто структурировать бизнес-процессы и автоматизировать управление бизнес-процессами организации.
Все управление бизнес-процессами предприятия на одном экране. Единый визуальный интерфейс, позволяющий одинаковым способом как описывать бизнес-процессы, так и контролировать их исполнение.
PayDox Каталог — управление файловым каталогом: просмотр документов, фото и видео через Web
Простое и эффективное управление файловым каталогом предприятия возможно. Попробуйте, как это работает — прямо сейчас!
PayDox Каталог позволяет организовать безопасный web-доступ пользователей к вашему корпоративному файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети, а также встроить в ваш собственный web-сайт возможность просматривать фотографии, видеоролики и документы.
Системы управления бизнес-процессами, адаптивный кейс-менеджмент и актуальность принципа бритвы Оккама
Системы управления бизнес-процессами позволяют автоматизировать структурированные и формализованные (или, как минимум, повторяющиеся) перечни работ, выполняемые на предприятии (например, обработка заказов клиентов, оформление командировок, процессы закупки оборудования и материалов и т.п.).
Однако, достаточно большая часть работ, выполняемых сотрудниками совместно, во взаимодействии между собой, слабо структурирована, требует обсуждений, выдачи поручений на основе анализа текущей ситуации и контроля сроков исполнения задач и поручений. Для решения подобных задач коллективного взаимодействия сотрудников, управления социальными бизнес-процессами и предназначены системы ACM (Adaptive Case Management).
Таким образом, управление бизнес-процессами и адаптивный кейс-менеджмент дополняют друг друга и позволяют автоматизировать как структурированные устоявшиеся бизнес-процессы предприятия, так и ежедневную коллективную работу сотрудников.
«Pidgin-BPM» или недостающее звено BPM?
«BPMs vs. ACM» – противопоставление или интеграция? ACM это часть BPM или самостоятельная концепция? Многочисленные дискуссии на эту тему постоянно возникают в разных концах Интернета и на страницах ИТ-изданий.
Ответ на этот вопрос зависит от позиционирования ACM. Можно наблюдать 2 тенденции среди экспертов.
Одни эксперты считают, что ACM это «Pidgin-BPM», примитивная версия BPM, вульгарным способом решающая те же проблемы, что и BPM. «Серьезные специалисты», отдавшие годы BPMN, BPEL etc., принять такую концепцию ACM не готовы, максимум, на что они вынуждены идти – это считать ACM опцией, дополнительным «бантиком» к BPM. Однако именно практическим внедренцам прекрасно известно, что реальные системы BPM имеют вполне реальные проблемы с целостностью, под которой в данном случае понимаем возможности для удовлетворения всей полноты требований заказчика по автоматизации бизнес-процессов. Хорошо известно, что частенько происходит при возникновении непредвиденных (для системы BPM) проблем. Отодвигаемся в сторону от компьютера с его BPM-игрушками и беремся за телефон, чтобы «контролировать ситуацию» – со всеми вытекающими последствиями, в том числе и с последствиями для такой системы.
Естественно, поставщики давно видят наличие недостатков у «традиционных» BPM систем. Изобретаются различные возможности добавлять в экземпляр бизнес-процесса в режиме реального времени ad-hoc activity, появляются расширения BPEL для учета коллективного взаимодействия, такие как BPEL4People – однако эти возможности обладают общими недостатками BPM в сравнении с ACM – требуют сложных настроек (а в ACM их минимум), в них затруднены средства контроля доступа, адресации и фильтрации таких ad-hoc activities, нет средств загрузки файлов, фотографий пользователей, средств для ведения дискуссий – все это элементарные средства, которые обязаны быть в любой ACM.
Результатом такого подхода является ненужный антагонизм между ACM и BPM.
Другие эксперты считают, что ACM это collaborative BPM, social BPM, agile BPM, в которой следующий шаг процесса определяется в социальной среде решением человека. А этот как раз то «недостающее звено», чего не хватает традиционному BPM и почему изобретаются BPEL4People etc. В такой интерпретации ACM это как раз то, чего жаждет BPM, можно сказать, без чего BPM не сможет развиваться, чтобы наконец стать эффективным инструментом. И интеграция BPM и ACM в этом случае расширяет сферу применения BPM, делает системы BPM более привлекательными и эффективными. И те вендоры и интеграторы BPM, кто начинает интегрироваться с ACM, получают конкретные конкурентные преимущества
BPM без ACM «выражает одну из основных черт буржуазного мировоззрения — его бесчеловечность, стремление превратить трудящихся в придаток машины, заменить живого, мыслящего, борющегося за свои интересы человека машиной» (1954, Краткий философский словарь о кибернетике). Ну, а если это выразить более современно, то ACM привносит в BPM необходимую гибкость социальных сетей, «очеловечивает BPM», позволяя средствами web 2.0 интегрировать системы BPM с возможностями систем коллективной работы, помогающих принимать решения о следующих шагах бизнес-процесса в социальной среде, с помощью обсуждений и поручений.
Спорное убеждение некоторых, что ACM это часть BPM, а не самостоятельная «фича», можно усилить идеей о том, что ACM это не просто дополнительный «бантик» BPM, а критически важная часть, без которой практическая система BPM не является целостной – а отсутствие целостности, недостаток инструментов, собственно, часто и создает известные проблемы при внедрении, то самое желание отодвинуться в сторону от компьютера и взяться за телефон.
Отсюда практический вывод – хотите, чтобы конкретная система BPM внедрялась успешно – интегрируйте ее с ACM и в этой связке внедряйте. Можно добавить и еще одну идею – более того, двигайте ACM первой – это проще, не нужен трудный инкубационный период анализа бизнес-процессов и создания их описаний для BPM, когда ничего еще не работает, но время и деньги заказчика вовсю тратятся. Имея работающую ACM, можно детально описать бизнес-процессы и внедрять BPM «поверх» работающей ACM, тем самым минимизируя известные проблемы запуска.
Такая тактика, как выясняется является успешной и позволяет за счет ACM сгенерировать новую волну интереса и к системе BPM, которая, при наличии в ней «недостающего звена» ACM, становится существенно более функционально привлекательной для заказчиков и более презентабельной внешне.
Добавление гибкости, адаптивности и средств коллективной работы в систему BPM, как уже совершенно очевидно, очень существенно повышает ценность такой системы BPM. Унаследованные приложения уже с трудом конкурируют с новыми web 2.0 системами, имеющими схожие функции, а «офейсбученный офисный пипл» жаждет привычного интерфейса и на работе тоже.
Из-за множества «исключений», сопровождающих бизнес-процессы в реальной корпоративной жизни далеко не все удается автоматизировать «традиционными» BPMS. Реализации получаются очень громоздкими из-за множественности и неопределенности этих исключений. В «обычной» системе BPM вы должны изначально скрупулезно и детально перечислить все возможные варианты до начала процесса, в ACM эти варианты «подгружаются» из библиотеки шаблонов или создаются вручную по мере их появления в реальности. Это как сравнивать простую статичную HTML-страницу, которая содержит сразу все нужное и ненужное, и HTML-страницу с ajax, которая подгружает данные на страницу по мере необходимости. В принципе, можно как-то и простыми HTML-страницами обойтись, зачем этот ajax? Однако, с ним лучше получается. Так и ACM «проявляет» процесс по мере его исполнения.
Принцип Оккама безвозвратно забыт
Однако, забыть-то принцип Оккама можно, но только так же, как склероз, который забыть можно, а вылечить нельзя.
И появление ACM можно трактовать как ответ рынка на затянувшиеся мучения пользователей с BPM. Как возврат к простоте и фундаментальному принципу монаха Оккама.
Есть простая и важная вещь, о которой все знают, но значения которой не придают. Пользователи готовы пожертвовать функциональностью в пользу простоты. Это и есть причина появления концепции ACM. Грубо говоря, с BPM намучились, долго ждали чего-то простого и доступного – и вот дождались ACM.
Все гениальное простым становится позже, сначала оно кажется примитивным
Вместо сложных описаний бизнес-процессов весь Adaptive Case Management крутится фактически вокруг чек-листов, представляющих собой список из чек-пойнтов или milestones – контрольных точек, задач, которые необходимо выполнить.
Для ACM такой чек-лист из контрольных точек – это то же самое, что для «традиционного» BPM «happy path» – основной перечень действий, которые надо сделать и представление о которых имеется перед началом процесса. В ACM этот перечень по мере исполнения процесса корректируется и дополняется.
Собственно, обработка статусов контрольных точек (открытие, закрытие, отмена, деактивирование, приостановка, назначение и контроль сроков исполнения) + информационные сообщения (дискуссии и отчеты о предпринимаемых действиях) – это и есть основной функционал ACM.
Последовательности сообщений, содержащие описания проблем, дискуссии пользователей, поручения и файлы образуют прецеденты, которые можно копировать в библиотеку шаблонов и использовать при решении аналогичных проблем и задач.
Именно так управление контрольными точками, задачами и поручениями для сотрудников реализовано в PayDox Case Management. Задачи и поручения для сотрудников можно создавать вручную (причем стандартные задачи для «ближнего круга» пользователей, с которыми общаешься чаще всех, создаются за пару кликов мыши), а можно одним нажатием кнопки создать из библиотеки шаблонов сразу целый кейс, т.е. иерархический список поручений и задач, которые необходимо исполнить. Адаптивность системы в том, что нет необходимости заранее планировать весь список задач для какого-либо проекта или проблемы. Можно «решать проблемы по мере их поступления», создавая сотрудникам поручения по ходу дела. После завершения проекта все связанные с ним задачи можно пачкой скопировать в библиотеку шаблонов, отредактировав и удалив лишние и нетипичные. После этого для решения аналогичной проблемы или проекта можно одним кликом мыши создать из библиотеки шаблонов новый кейс, уже содержащий весь перечень задач, которые необходимо выполнить и список исполнителей, которые такие задачи уже решали. При активизации нового кейса исполнители получат уведомление по e-mail и смогут немедленно подключиться к работе, а весь процесс будет контролироваться системой.
Т.е., в отличие от систем Business Process Management систему Adaptive Case Management можно начать реально использовать практически немедленно после инсталляции, постепенно создавая и совершенствуя кейсы (последовательности задач и поручений) на любые темы — прием на работу и увольнение сотрудников, выполнение работ по договорам, обработка заказов и т.п. В системах BPM необходимо сначала описать и спроектировать все бизнес-процессы, что часто является камнем преткновения для реального внедрения BPMS.
Малому бизнесу нужны «варенки с вьетнамского рынка»
2 простых вопроса – какой процент крупных компаний используют системы BPM? 15%? Значит есть куда расти. А какой процент малых предприятий используют системы BPM? 0,01%? Значит, тут у «традиционных» систем BPM шансов нет.
Так что для элитарных BPMS со стороны ACM опасности никакой – BPMS на рынок SMB особо и не претендуют, их присутствия на этом рынке не ощущается – у них достаточно проблем и с крупными заказчиками пока.
И еще о «мейнстриме». Уж лет пять как можно заметить, что мейнстримом стали flea-markets. В Европе блошиные рынки и вьетнамские распродажи стали вытеснять обычные магазины. В самом центре Вены между Оперой и Гранд-отелем, где еще недавно был обувной бутик, теперь китайский магазинчик со всякой мелочью от 2 до 10 евро! К чему бы это?
Видимо, все банально – и блошиные рынки и ACM это ответ на вызов рынка. ACM это «BPMS для бедных»? А почему бы и нет? Вот только и крупные и богатые организации в наше время также требуют удобства и простоты в работе информационных систем, большей их социализации.
И еще о сложных и простых ИТ-платформах
Известный факт – автоматизация на предприятии, в общем случае, вовсе не приводит к облегчению жизни пользователей, а часто совсем наоборот – пользователей вынуждают протоколировать все свои действия в автоматизированной системе, что отнимает у пользователей кучу времени и монополию на корпоративные знания, а, соответственно, и статус незаменимости у ключевых пользователей. От автоматизации выигрывают не сотрудники, а предприятие в целом. Ну а сотрудники иногда недовольны. И именно айтишники компании-заказчика часто влияют на выбор неоправданно более сложной системы с неоправданно более сложной архитектурой, тем самым укрепляя свою незаменимость. А пользователи интуитивно это чувствуют. Но доказать и поделать ничего не могут. И недовольны, кто-то осмысленно, кто-то интуитивно.
Известный факт, что сисадмина, у которого все хорошо, никто не замечает, а сисадмина, у которого все ломается, носят на руках, как героя, который всех спасает в критический момент.
И еще на тему влияния корпоративной психологии на ИТ-архитектуру. Есть известная поговорка: «Ни одного менеджера еще не уволили за то, что он выбрал решения от IBM». И чем крупнее компания-заказчик, тем проще принимать такие решения. При этом такие очевидные факты, что «решениям от очень крупного вендора» свойственны очень высокая стоимость владения (TCO), сомнительный возврат инвестиций (ROI) и высокий риск провала внедрения, в расчет не принимаются – ИТ-бюджет позволяет за все заплатить. Фактический провал такого внедрения долго никем не признается – никому это не выгодно – и решение существует в вялотекущем режиме, используется 10% заявленной функциональности. Но архитектура используется очень крутая (ну,и дорогая, соответственно). Виноваты все, кроме принявшего «правильное» решение менеджера.
Иногда только публике становятся известны удивительные факты судебных исков против поставщиков ERP о возмещении убытков на сотни миллионов долларов. Большие, сложные и дорогие ИТ-платформы нужны. Но в области систем управления бизнес-процессами они как-то уж очень превалировали, более того, малому бизнесу в этой сфере почти не на что было рассчитывать – в отличие, например, от бухгалтерских систем. Теперь возможности цивилизованно управлять бизнес-процессами появились у всех. Down-sizing приложений в этой сфере дает шанс малым предприятиям строить свой бизнес цивилизованно, с использованием самых современных информационных технологий.
Система PayDox
Оглавление
Общие сведения
Архитектура системы
Система разработана с использованием самых современных подходов к построению корпоративных систем.
Выгрузка настроек на типы документов в файл и загрузка настроек из файла
Настройки на типы используемых документов и спецификаций могут быть выгружены во внешние текстовые файлы, и соответственно, могут быть загружены из внешних текстовых файлов. Таким образом разные инсталляции системы могут обмениваться между собой настройками на документы и спецификации. Если некоторые типы документов перестают использоваться, то настройки на них могут быть выгружены, а сами типы документов удалены из системы. В дальнейшем при появлении необходимости использования этих типов документов настройки на них могут быть загружены извне. Поставляемая версия системы также содержит набор настроек на часто используемые типы документов.
Контроль исполнения поручений и контрактов
Сотрудники, контролирующие исполнение документов, либо являющиеся исполнителями по документам, автоматически получают информацию о наступлении сроков исполнения документов и о неисполненных документах.
Контроль платежей
Для финансовых и платежных документов ведется учет баланса платежей по документу, позволяющий получать оперативную информацию о состоянии дел по данным финансовым и платежным документам.
В системе поддерживается также механизм частичных оплат, позволяющий вести накопительную информацию о произведенных частичных оплатах по платежным документам.
Функциональность PayDox также позволяет автоматически отражать остатки на банковских или внутрикорпоративных счетах при обработке платежных документов, а также вести учет платежных транзакций в разрезе счетов и получать выписки по счетам. Каждая транзакция содержит как ссылку на платежный документ, к которому она относится, так и информацию о счете, по которому проводится платеж. Поддерживается как возможность отражения на счетах операций по произвольным платежным документам, так и возможность проведения операций между счетами, в том числе мультивалютные операции с автоматической конвертацией суммы в валюту счета.
Контроль движения товаров и материалов и складской учет
Для документов материально-технического учета создаются отчеты, позволяющие осуществлять материальный учет и контроль движения товаров и материалов по всей номенклатуре единиц материального учета предприятия. Для сложных составных изделий система позволяет вести спецификации состава изделий. При подготовке учетных документов система может автоматически рассчитывать спецификации на комплектующие для сложных составных изделий. Система настраивается на ведение справочников номенклатуры изделий. Такие справочники могут содержать сотни тысяч возможных наименований и кодов изделий. При формировании учетных документов система позволяет удобным образом использовать справочники номенклатуры изделий для ввода информации и производить быстрый поиск необходимой информации в справочниках. Расчет и ведение остатков изделий на складе ведется за текущий и прошлый год помесячно, при необходимости ведение остатков может производиться за любое число лет. Архитектура системы позволяет вести централизованный складской учет для произвольного количества складов и получать отчеты о движении товаров и материалов и остатках на складах в режиме реального времени.
Планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов
Новые создающиеся в системе документы имеют статус «на стадии разработки», что позволяет не учитывать их вместе с уже действующими документами, а создавать по таким документам отдельные отчеты, позволяющие спланировать бюджет предприятия будущих периодов и оценить влияние разрабатываемых документов на бюджеты будущих периодов.
Визирование и утверждение документов
Электронные формы документов могут быть просмотрены, завизированы и утверждены. Если электронная форма документа была изменена после визирования или утверждения, система информирует об этом пользователей. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.
Маршрутизация при согласовании и визировании документов
При указании списка визирующих можно задать порядок визирования (маршрутизацию) документа. Возможно как параллельное визирование, при котором пользователи могут просматривать и визировать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное визирование, при котором пользователи могут визировать документ только в определенной последовательности. Обе этих возможности могут комбинироваться.
Контроль версий документов
Система позволяет хранить практически произвольное количество версий документа вместе с текстовыми комментариями для каждой версии. Любая версия документа может быть получена на компьютер пользователя простым нажатием на соответствующую ссылку. В качестве версий документа могут быть как графические файлы образов документа, так и файлы MS Word, MS Excel или файлы любых других форматов, например музыкальные или видео-файлы.
Архивация документов
Система имеет отдельную базу данных для документов, списываемых в архив. Операция списания документов является групповой и доступна системному администратору. Критерии для документов, списываемых в архив, настраиваются при установке системы и могут быть впоследствии изменены. При необходимости нужный документ может быть восстановлен из архива в основную базу данных.
Контроль работы сотрудников с документами
Система записывает информацию о действиях пользователей с документами в системный журнал. Это позволяет контролировать всю работу сотрудников с документами.
Контроль исполнения документов и поручений
Система позволяет осуществлять контроль исполнения поручений и документов с наступающими сроками исполнения.
Ведение справочников и баз данных
Система позволяет вести внутрикорпоративные справочники и базы данных. Справочник пользователей содержит информацию о сотрудниках предприятия и их уровнях доступа к системе. Справочник подразделений содержит информацию о подразделениях предприятия (отделах, управлениях, филиалах). Информация о принадлежности документа подразделению предприятия указывается в карточке документа. Справочник должностей содержит информацию об используемых на предприятии названиях должностей. Справочник типов документов позволяет настроить систему на используемые на предприятии типы документов. Справочник типов операций позволяет настроить систему на используемые на предприятии типы финансовых, платежных или учетных операций. База данных единиц материального учета позволяет вести всю номенклатуру единиц материального учета предприятия, как внутрикорпоративного использования, так и товаров для поставки контрагентам или розничной продажи. Справочник контрагентов содержит информацию о деловых партнерах предприятия. Информация о связи документа с конкретным контрагентом указывается в карточке документа. Справочник спецификаций позволяет настроить систему на типы используемых в документах предприятия спецификаций.
Простой конструктор отчетов
Система имеет встроенный конструктор отчетов, позволяющий пользователям самостоятельно формировать необходимую отчетность. Пользователи просто указывают, по каким критериям они хотели бы сформировать отчет и какую информацию необходимо представить в отчете. Присвоив запросу наименование (например, «Платежный баланс по договору Д-162/2001» или «Ведомость движения товарно-материальных ценностей за текущий год»), пользователи сохраняют запрос в системе и в дальнейшем для получения отчета им нужно просто выбрать нужный запрос из списка и запустить его на выполнение.
E-mail уведомления и рассылки
Система позволяет делать e-mail уведомления пользователям о необходимости завизировать или утвердить документы. Также система позволяет делать e-mail рассылки всем пользователям, имеющим право просмотра данного документа. Данная функция удобна для обеспечения пользователей информацией, обязательной для ознакомления (общекорпоративные приказы, правила и др. информация).
Интеграция с корпоративным web-сайтом и электронной почтой
Система легко интегрируется с уже существующим на предприятии корпоративным web-сайтом и системой корпоративной электронной почты и может использоваться с ними как единая система.
Данная функциональность включает в себя возможность согласовывать документы, добавлять свои комментарии в карточки документов, посылать файлы в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей.
Наличие такой функциональности позволяет безопасно работать с сервером системы извне корпоративной компьютерной сети, не используя при этом никакого программного обеспечения, кроме клиента электронной почты.
Интеграция с MS Office
Система интегрирована с MS Office. Документы MS Office могут храниться как в системе (в этом случае данные из карточек документов могут автоматически «на лету» подставляться в вызываемый с web-сервера пользователем документ MS Word или MS Excel), так и вне ее и использоваться как документы системы, так и независимо. Эта возможность позволяет настраивать систему на изменяющиеся требования государственных регулирующих органов к форме документов государственной отчетности.
Мы перечислили только некоторые из основных возможностей системы управления документами и бизнес-процессами PayDox. Гибкость и возможности настройки системы под нужды конкретного предприятия в сочетании с простотой освоения и эксплуатации позволяют осуществить внедрение системы в короткие сроки.
Интеграция с другими корпоративными приложениями
Данные из внешнего источника можно либо разрешить редактировать либо запретить редактировать и только просматривать и использовать при формировании отчетности. Внешние источники данных можно также использовать в качестве справочников при подготовке документов.
Эти возможности позволяют использовать PayDox как корпоративный портал, интегрирующий всю корпоративную информацию и предоставляющий единый унифицированный интерфейс для доступа к корпоративной информации.
Управление бизнес-процессами
Система позволяет осуществлять управление бизнес-процессами предприятия.
Проекты или документы, содержащие набор подчиненных документов и задач, могут объединяться в бизнес-процессы. Исполнение длительных договоров, обработка заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, любые виды деятельности, требующие координации работ сотрудников и оформления набора документов, могут быть представлены как бизнес-процесс. Под бизнес-процессом в системе понимается последовательность этапов, состоящих из документов и задач. Этапы выполняются последовательно. Задачи и документы в рамках одного этапа могут выполняться (обрабатываться) параллельно. Пользователи могут видеть текущее состояние исполнения всех документов и задач бизнес-процесса, к которым они имеют доступ. Задачи и документы, для которых еще не наступила очередь выполнения, считаются неактивными. Неактивные этапы бизнес-процесса выделяются серым цветом, они видны пользователям, имеющим право доступа, но работа с ними не ведется. Неактивный этап бизнес-процесса автоматически становится активным, когда выполнен предшествующий этап. Всем сотрудникам, участвующим в выполнении активного этапа бизнес-процесса система отправляет e-mail уведомления о необходимости начать работу с задачами и документами.
В демонстрационную версию PayDox включен пример программной настройки бизнес-процесса.
Система позволяет вести справочники обслуживаемых пользователей, консультантов PayDox Service Desk и администраторов PayDox Service Desk в стандартном справочнике пользователей PayDox, при этом есть возможность публиковать или, наоборот, защищать от публикации данные о пользователях.
Сервис технической поддержки PayDox Service Desk полностью интегрирован с подсистемой генерации отчетов PayDox, что позволяет строить произвольные отчеты о реализации технической поддержки клиентам.
Решенные инциденты (исполненные запросы на техподдержку) публикуются для просмотра всеми пользователями и постепенно формируют базу знаний PayDox Service Desk.
По сравнению со стандартными функциями Help Desk (диспетчеризация обращений пользователей) диапазон услуг PayDox Service Desk существенно расширен и не ограничиваются только обработкой запросов на техподдержку, но также позволяет развивать другие виды деятельности в соответствии с ITIL (Information Technology Infrastructure Library), такие как обработку запросов на изменения (change requests), диспетчеризация и устранение неисправностей IT-системы (Incident Management), выявление и устранение проблем (Problem Management), управление контрактами и др.
Сбалансированная Система Показателей (Balanced Scorecards, BSC)
Данная функциональность позволяет настроить визуальную панель иерархических показателей, обеспечивающую сбор и систематизацию информации, необходимой для принятия управленческих решений. Перечень формируемых показателей может быть сколь угодно широким и включать в себя как экономические показатели, автоматически рассчитываемые на основании имеющихся в системе электронного документооборота первичных финансовых документов, так и любые неэкономические показатели, отражающие параметры функционирования предприятия.
Информационной базой для Панели Показателей PayDox может служить как база данных документов PayDox, так и любые внешние данные, в том числе содержащиеся в базах данных других корпоративных приложений.
Иерархическое представление показателей возможно как с учетом временных периодов, так и с учетом любой другой иерархической зависимости. Для примера, можно настроить систему иерархических показателей так, чтобы при просмотре годового показателя в разбивке по кварталам можно, кликнув мышью на определенном квартале, просмотреть квартальный показатель в разбивке по месяцам, а кликнув мышью на показателе месяца, тут же просмотреть месячный показатель в разбивке по дням и перейти на любой первичный документ, участвующий в формировании показателей. Точно так же можно настроить иерархию показателей по подразделениям предприятия вплоть до отдельного сотрудника, по контрагентам, категориям товаров и услуг и т.п.
Критические и предупреждающие значения показателей выделяются нужным цветом.
Построение отраслевых решений на основе PayDox
Внедренческие компании, консалтинговые компании и системные интеграторы могут строить на основе PayDox тиражируемые отраслевые решения для своих заказчиков. Используя PayDox как инструментальное средство автоматизации деятельности предприятия, можно создавать типовые решения для предприятий и организаций похожего профиля.
Система PayDox изначально создавалась с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их бизнес-процессы и работу с документами. Мы надеемся, что наше программное обеспечение поможет повысить эффективность управления Вашим предприятием, позволит оперативнее решать многие вопросы управления и текущей деятельности предприятия, оптимизировать работу с документами. Мы будем стараться и дальше совершенствовать и развивать наше программное обеспечение, чтобы вместе с Вами идти в ногу со временем и удовлетворять Ваши растущие потребности.