access что это за программа и для чего она нужна
Microsoft Access для чайников – что это за программа и как ей пользоваться
Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.
Что такое Microsoft Access
Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.
В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX. Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.
Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.
Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.
Зачем используется
Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.
Структура приложения
Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.
Взаимосвязь с другими СУБД
Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.
Обзор интерфейса пользователя
Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с БД.
Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны
Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.
Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.
Работа с базами данных в Access
Далее будут подробно рассмотрены основные нюансы и особенности работы с базами данных в Access для чайников и начинающих.
Создание базы
Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.
Чистая база
Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:
Создание из шаблона
Работа с шаблоном выглядит следующим образом:
Наполнение базы
Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.
Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт. Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее» и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.
Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.
Далее требуется создать новую таблицу с заголовком «Поставка» и делаем это следующим образом:
Проект №1 «Продукция»:
Проект №2 «Поставка»:
Схемы данных
Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.
Устанавливаем взаимосвязь между проектами:
Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:
Создаем запросы
Далее требуется создать запросы, предназначенные для быстрой обработки и внесения информации в базу данных.
Классическая выборка
Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».
Процесс выглядит следующим образом:
Создание сущности
Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.
Процесс выглядит следующим образом:
На добавление, удаление, редактирование
Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.
Создаем запрос следующим образом:
Запрос на добавление:
На редактирование:
Создание и оформление форм
Формы являются одним из элементов, которые предназначены для правильной организации хранения данных.
Для чего нужны формы:
Используем «Мастер форм» для создания объекта:
После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена в виде формы. Как можно заметить, восприятие информации стало намного удобнее.
Рассмотрим вариант создания форм через Конструктор:
Создаем форму с нуля при помощи «Конструктор форм». С помощью этого варианта, можно настроить оформление, изменить заливку поля, добавлять файлы мультимедии, и т.д.
Для рисунка также можно настроить требуемые параметры: «Цвет фона», «Тип фона», «Границы» и т.д.
Формируем отчеты
Для работы с отчетами будем использовать «Мастер отчетов»:
Отчет с помощью Конструктора:
Microsoft Access
Скриншот Microsoft Access 2010
Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная система управления базами данных (СУБД) [1] корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
Содержание
Состав программного продукта [ ]
Основные компоненты MS Access:
Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД.
Microsoft Jet Database Engine (англ.), которая используется в качестве движка базы данных MS Access является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к приложениям, работающим с небольшими объёмами данных и при небольшом числе пользователей, одновременно работающих с этим данными. Непосредственно в Access отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских базах данных, таких, например, кактриггеры.
Взаимодействие с другими СУБД [ ]
Встроенные средства взаимодействия MS Access со внешними СУБД с использованием интерфейса ODBC снимают ограничения, присущие Microsoft Jet Database Engine. Инструменты MS Access, которые позволяют реализовать такое взаимодействие, называются «связанные таблицы» (связь с таблицейСУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД).
Корпорация Microsoft для построения полноценных клиент-серверных приложений на базе MS Access рекомендует использовать в качестве движка базы данных СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.
Известны также реализации клиент-серверных приложений на базе связки Access 2003 c другими СУБД, в частности, MySQL [1].
Совместимость Access со сторонними источниками данных [ ]
| СУБД (Источник данных) | Версия Access | Драйвер | Обновляемые запросы |
|---|---|---|---|
| Файлы Excel | все | встроенный | Нет |
| SQLite | Да | ||
| MySQL | 2000-2003 | MyODBC v.3.51.X, 5.1.X | Да |
| PostgreSQL | Да | ||
| Firebird | Да | ||
| 1C v.7.7 (dbf) | 2003 | Visual FoxPro ODBC driver v.6.01.8629.01 | Нет |
| Paradox | |||
| Oracle | |||
| Текстовые файлы | все | встроенный | Нет |
| Таблицы html | все | встроенный | Нет |
Сохранение в Access [ ]
Access, при работе с базой данных, иначе взаимодействует с жёстким (или гибким) диском, нежели другие программы.
В других программах, файл-документ, при открытии, полностью загружается в оперативную память, и новая редакция этого файла (изменённый файл) целиком записывается на диск только при нажатии кнопки «сохранить».
В Access новая редакция содержимого изменённой ячейки таблицы записывается на диск (сохраняется) сразу, как только курсор клавиатуры будет помещён в другую ячейку (или новая редакция изменённой записи записывается на диск сразу, как только курсор клавиатуры будет поставлен в другуюзапись (строку)). Таким образом, если внезапно отключат электричество, то пропадёт только изменение той записи, которую не успели покинуть.
Целостность данных в Access обеспечивается также за счёт механизма транзакций.
Кнопка «Сохранить» в Access тоже есть, но в Access в режиме просмотра данных она нужна, в первую очередь, для сохранения изменённого режима показа таблицы или другого объекта — то есть, для сохранения таких изменений, как:
Кроме того, в Access эта кнопка нужна в режиме «Конструктор» для сохранения изменений структуры объекта базы данных, сделанных в этом режиме.
Уход за базой данных [ ]
Даже если в процессе работы с файлом базы данных не применялся режим «Конструктор» и новые данные в базу данных не добавлялись (то есть если база данных только просматривалась), то всё равно файл базы данных имеет тенденцию со временем, в процессе работы с ним, всё больше и больше увеличиваться в размере. Очень способствует увеличению размера файла применение новых сортировок и фильтров (особенно если было применено несколько разных, сильно отличающихся друг от друга сортировок/фильтров).
Это приращение размера файла является, фактически, пустотой, но эта пустота лежит внутри файла, увеличивая его объём.
Версии [ ]
Практические аспекты лицензирования Access [ ]
Microsoft Access является проприетарным программным обеспечением, то есть для его использования необходимо приобрести лицензию. Однако для использования готовых приложений, созданных с помощью Access, лицензия не требуется. Для работы такого приложения необходима runtime-версия Access [2], которая распространяется бесплатно.
Корпорация Microsoft распространяет полнофункциональную версию Access как отдельно, так и совместно с другими приложениями (Word, Excel и др.) в составе пакетов Microsoft Office Professional, Microsoft Office Professional Plus и Microsoft Office Enterprise.
Знакомство с Microsoft Access.
Microsoft Access – это интерактивная реляционная СУБД (relational database management system – RDBMS) для WINDOWS.
Это программа, которую можно использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые установлены. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши.
Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД.
СУБД – система управления базами данных.
Функции СУБД
1. Определения данных
СУБД должна допускать определения данных (внешние схемы, концептуальную схему, внутреннюю схему, а также все связанные отображения) в исходной форме и преобразовывать эти определения в форму соответствующих объектов.
2. Обработка данных
СУБД должна уметь обрабатывать запросы пользователя на выборку, изменение или удаление соответствующих данных в базе данных или на добавление новых данных в базу данных.
3. Безопасность и целостность данных
СУБД должна контролировать пользовательские запросы и пресекать попытки нарушения правил безопасности и целостности, определенных АБД.
4. Восстановление данных и дублирование
Восстановление и дублирование данных осуществляется СУБД или администратором.
5. Введение словаря данных
Словарь данных – это исчерпывающий набор таблиц или файлов, представляющий собой каталог всех описаний данных.
6. Производительность
СУБД должна выполнять все указанные функции с максимально возможной эффективностью.
Характеристика СУБД Microsoft Access
СУБД MS Access похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц MS Excel. Однако между ними существуют принципиальные и существенные различия:
Объекты СУБД MS Access
Таблицы
Таблицы базы данных могут иметь различное назначение:
Таблицы постоянной информации должны содержать данные, не меняющиеся в течение длительного времени (списки сотрудников, название технических операций).
Таблицы переменной информации – это таблицы, информация об объектах в которых постоянно дополняется или изменяется пользователем.
Запросы
Запросы базы данных представляют собой некоторый набор команд, предназначенных для поиска и обработки информации в таблицах по заданным пользователем условиям. Современные СУБД позволяют формировать запросы:
– на выборку (поиск (выбора) информации в конкретной таблице).
– обновление (предназначены для автоматического обновления данных в отдельных ячейках).
– добавление (предназначены для автоматического добавления записей в таблицы).
– удаление (предназначены для автоматического удаления записей из таблиц БД).
– создание таблиц (создание новых таблиц на основе уже имеющихся).
Формы
Формы при разработке ИС предназначены для организации «дружественного» интерфейса между пользователем и компьютером. По назначению формы можно разделить на следующие группы:
Отчеты
Отчеты – это виды документов для вывода результатов обработки информации. Как правило, отчеты могут соответствовать формам отчетности, принятым на предприятии. Это могут быть формы бухгалтерской отчетности или формы технологической документации.
Отчеты разрабатываются на основе информации, содержащейся в таблицах БД или формирующейся в результате выполнения запросов.
Страницы
Страница доступа к данным – предназначена для связи переданной Web – страницы с базой данных, которая находится на сервере. Web – страница, имеющая подключение к БД, позволяет просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать сохраненные данные.
Модули
Модули – объекты, содержащие программы, созданные с помощью языка VBA, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. Модули могут быть независимыми объектами или относиться к формам, отчетам.
Макрос
Макрос – программа, состоящая из последовательности макрокоманд. Макрокоманда – это инструкция, ориентированная на выполнение определенного действия над объектами Access и их элементами.
Скачать Microsoft Access
Microsoft Access для Windows
Access — мощное программное решение для работы с таблицами и базами данных разных типов. Впервые программа была представлена в 1992-м году для ОС Windows 3,1. Второе поколение Access вышло в 1993-м году и уже поставлялось в пакете Microsoft Office.
Интерфейс Access
Софт обладает большим количеством возможностей, она подходит как для построения простых баз данных, так и для сложных, которые разработаны для связи с внешними файлами. Он полностью поддерживает работу с базами данных MySQL, Firebird, SQLite и многие другие.
С помощью решения можно создавать базы данных для интернет-проектов любой сложности, где используется модель динамического обмена данных.
История версий
| Access | Особенности |
|---|---|
| 2007 | Обновленный ленточный интерфейс и поддержка проектов объемом до 2-х гигабайт |
| 2010 | Формат ACCDB, поддержка веб-службы SharePoint |
| 2013 | Новая архитектура, сохраняющая данные в SQL Server |
| 2016 | Встроенный помощник, ускоряющий выполнение многих задач |
| 2019 | Новые диаграммы и поддержка SQL_BIGINT |
Функции и возможности
Внешне и по набору инструментов эта программа напоминает Excel. Также Access позволяет импортировать таблицы Excel. В программе имеется огромный набор инструментов для работы с таблицами, так как они являются основой любой базы данных. Как и в других новых офисных программах Microsoft, здесь тоже есть встроенный помощник, который ускоряет работу и позволяет быстро находить те или иные функции.
Работа с таблицами
Как и Excel, эта программа открывает новый документ в виде готовой таблицы, где можно сразу приступать к заполнению ячеек. В решении имеется мощный конструктор таблиц, где можно прописать свойства полей, сделать связь с внешними файлами, назначить все необходимые атрибуты. В программе предусмотрена функция быстрого преобразования информации разного типа в таблицы и наоборот.
Работа с таблицами
Импорт таблиц
Access позволяет импортировать разные типы таблиц. Здесь есть возможность импортировать документы Excel для их последующей конвертации в базу данных. Программа также работает с документами Word. Разумеется, что в Acces можно открывать для редактирования и конвертации базы данных MySQL, Firebird, SQLite и многих других.
Работа с графиками и диаграммами
С помощью графиков и диаграмм можно отображать разные виды информации в понятном формате. В Acces присутствует множество различных графиков и диаграмм: пользователь может использовать финансовые, точечные, номинальные, объемные графики. Удобно также то, что инструменты для работы с этими видами объектов аналогичны тем, которые используются в Word и Excel.
Работа с формулами
Встроенный редактор формул позволяет производить как сложные, так и простейшие математические вычисления. Это необходимо для формирования записей, в которых требуются вычисления. Версии Acces 2016 и 2019 поддерживают рукописный ввод формул с сенсорного экрана.
Создание форм
Форма — один из основных объектов при работе с базами данных. В специальном конструкторе форм пользователь может быстро создать ту, которая ему требуется в данный момент. Настроить структуру созданной формы удобно в режиме макета, где можно перемещать объекты, изменять их размеры и параметры, редактировать в них данные.
Экспорт данных
Готовый документ можно быстро экспортировать в другие форматы, а проект сохранить не только в формате базы данных, но и как документ Excel, RTF, HTML, PDF, XML. Также с помощью инструмента экспорта любой проект можно сохранить в виде текстового документа.
Преимущества и недостатки
Главное достоинство программы — удобный интерфейс с большим количеством визуальных конструкторов. К другим преимуществам следует отнести:
Многие пользователи отмечают, что самое слабое место Acces — низкий уровень защиты информации. К другим недостаткам надо отнести:
Скачать бесплатно
Microsoft Access версии 2016 доступна для скачивания с помощью MultiSetup или официального сайта. Программа распространяется бесплатно, поддерживает Windows 10, 8, 7 и имеет интерфейс на русском языке.
MS Access: Что такое база данных? Отличие Access от Excel.
На этой статье вы узнаете о базах данных и о том, как они используются. Вы познакомитесь с различиями между управлением данными в Access и Microsoft Excel.
Что такое база данных?
Самый простой способ понять, что такое база данных это подумать о ней, как о наборе списков. Подумайте об одной из упомянутых выше баз данных: базе данных о пациентах в кабинете врача. Какие списки содержатся в такой базе данных? Ну, для начала, есть список имен пациентов. Затем есть список прошлых встреч, список с историей болезни для каждого пациента, список контактной информации и т. д.
В Access списки немного сложнее, чем те, которые вы пишете на бумаге. Access сохраняет свои списки данных в таблицах, что позволяет хранить еще более подробную информацию. В приведенной ниже таблице список людей в базе данных пекаря любителя был расширен, чтобы включить другую соответствующую информацию о друзьях.
Если вы знакомы с другими программами в пакете Microsoft Office, это может напоминать вам Excel, что позволяет организовать данные аналогичным образом. Фактически, вы можете создать аналогичную таблицу в Excel.
Зачем использовать базу данных?
Если база данных по существу представляет собой набор списков, хранящихся в таблицах, и вы можете создавать таблицы в Excel, зачем вам нужна настоящая база данных? В то время как Excel отлично справляется с хранением и упорядочиванием номеров, Access намного более эффективен при обработке не числовых данных, таких как имена и описания. Нечисловые данные играют значительную роль практически в любой базе данных, и важно иметь возможность сортировать и анализировать ее.
Отличие Access от Excel
Excel рассматривал бы все эти вещи как отдельные и несвязанные фрагменты информации. В Excel вам нужно будет вводить каждую отдельную информацию о человеке или типе печенья каждый раз, когда вы упомянули об этом, потому что эта база данных не будет относительной, как база данных Access. Проще говоря, реляционные базы данных могут распознавать, что может сделать человек: если одни и те же слова появляются в нескольких списках, они ссылаются на одно и то же.
Тот факт, что реляционные базы данных могут обрабатывать информацию таким образом, позволяет вам вводить, искать и анализировать данные более чем в одной таблице за раз. Все эти вещи было бы трудно сделать в Excel, но в Access даже сложные задачи могут быть упрощены и сделаны достаточно удобными для пользователя.