арника программа для салонов обучение
«Арника»: всё под контролем!
Обзор крупнейшей в России системы он-лайн управления салоном красоты.
В России около 40 000 предприятий индустрии красоты, и большинством из них до сих управляют буквально в ручном режиме. Учёт ведётся на бумаге; смс клиентам рассылают администраторы салонов; склад контролируется плохо; клиентское поведение, востребованность процедур и прочие ключевые показатели анализируются лишь отчасти; состояние бизнеса оценивается «на глаз». Ожидать максимальной доходности от салона красоты при таком подходе сложно.
Для автоматизации контроля и учёта «красивого бизнеса» была создана «Арника». Это специальная программа, с которой общие для всех салонов красоты бизнес-процессы становятся заметно легче и в разы эффективнее.
«Арника» не требует установки на компьютер. Это он-лайн сервис. Для начала работы нужно лишь пройти регистрацию на сайте. Он-лайн режим позволяет контролировать работу салона из любой точки земного шара; при этом работать в программе сможет неограниченное число сотрудников, получивших соответствующий доступ. Уровень доступа настраивается под функции конкретного работника.
«Арника» очень понятная программа – разобраться в ней сможет любой пользователь компьютера. К тому же разработчики предусмотрели режим подсказок и персонального менеджера, который проконсультирует по любым вопросам.
Функционал программы заслуживает отдельного разговора. Сразу видно, что эту систему придумали не программисты. Её придумали работники индустрии красоты – чтобы облегчить жизнь себе и своим коллегам. «Арника» создавалась не для управления бизнесом «вообще», а именно под нужды салонов красоты.
В программе есть:
• Удобная форма предварительной записи клиентов. В режиме реального времени, с любого компьютера вы можете видеть таблицу записи, кассу на данный момент и начало дня, общее количество визитов.
• Возможность подключить функцию он-лайн записи клиентов с вашего сайта, мобильного приложения, социальных сетей, Яндекса, 2 ГИС и ещё 10 тематических порталов. Спрос на самостоятельную запись через интернет постоянно растёт.
• Автоматическая рассылка сообщений с возможностью разделения клиентов по параметрам: размер среднего чека, частота визитов, потребление определённой услуги и других). Программа сама поздравит ваших клиентов с днём рождения и напомнит о записи на приём.
• Возможность мониторинга эффективности рассылок (сколько клиентов пришло после получения сообщения, сколько денег оставили в салоне, сколько человек из пришедших стали постоянными клиентами).
• Чёткий контроль за складом: учет поступлений, продаж, перемещений товаров; автоматическое списание материалов при оказании услуг.
• Ведение графиков работы; расчёт зарплаты сотрудникам с использованием различных схем сдельной и премиальной оплаты труда.
• Подробная статистика по продажам товаров и услуг по каждому клиенту и всей клиентской базе.
• Учёт финансов: вы всегда будете знать сколько денег в кассе и на расчетном счету салона, от кого они поступили и на что были потрачены.
• Огромные возможности для бизнес-аналитики: вы сможете отслеживать, насколько загружен персонал; выявить, какие процедуры и мастера наиболее и наименее востребованы; проанализировать эффективность рекламных акций и рациональность предоставления скидок.
Вот неполный список возможностей «Арники». Если в вашем салоне красоты всё ещё заполняют журналы учёта от руки или в Word, непременно попробуйте этот современный инструмент управления. Первые 10 дней пользоваться программой можно бесплатно.
Программа для автоматизации деятельности салона красоты Арника
Возможно ли не терять ни одного звонка от нового или постоянного клиента? Есть ли сервис для управления салоном красоты, в котором всё просто, понятно и наглядно? Можно ли заняться другими проектами, не теряя контроля над своим бизнесом? Существуют ли программы, которые показывают актуальные данные по выручке точки, расходам и расписанию мастеров?
В октябре 2012 года на российском рынке был представлен программный комплекс, позволяющий автоматизировать деятельность салонов красоты «Арника». Главную задачу разработчик видит в том, чтобы руководители могли управлять своим бизнесом без каких-либо трудностей и привязки к определенному месту. В настоящее время, данная программа облегчает работу более 2500 салонов красоты в России и СНГ и продолжает приобретать все большую популярность у предпринимателей, стремящихся оптимизировать деятельность своих студий.
Описание программы
Клиентская база
Продажи
Программа также осуществляет детальный анализ эффективности работы мастеров и оказываемых услуг. В частности, «Арника» анализирует загрузку мастеров, увеличение и уменьшение числа клиентов конкретно по каждому сотруднику салона, а также уровень спроса на те или иные услуги. Владелец или управляющий студии красоты получает доступ к следующим данным:
Онлайн запись без перерывов
Самым удобным является формат работы, когда клиент сам выбирает дату и время посещения. Подтверждение заявки приходит ему на мобильный. Также смс приходит мастеру и управляющему. Администратор видит подобные сформированные заявки с пометкой «запись онлайн». Также данный модуль программы имеет следующие приемущества:
Деятельность персонала
Прозрачная работа сотрудников: никаких недобросовестных действий мимо кассы, график работы персонала, автоматический расчёт ЗП. Что ещё предлагает «Арника»?
Учёт материалов
Менеджер «Арники» заносит в программу перечень товаров и привязанных к ним услуг. При оформлении визита посетителя автоматически списываются материалы. Дополнительно:
IP Телефония
Без данного инструмента тяжело понять, какого клиента, когда и по какой причине менеджер упустил. Программа же предлагает ясный отчёт по воронке продаж по телефону: запись в салон или фактический визит. Примечательно, что настройка и обслуживание IP-телефонии включены в стоимость. Предпринимателю также не нужно менять номер телефонии или докупать оборудование.
Управление финансами
Как происходит контроль над финансами? Оплата регистрируется администратором, а руководитель получает информацию об итогах рабочего дня в виде push-уведомлений на смартфон, а также сразу после внесения оплаты.
Приложение для руководителя
Его можно скачать на Google Play или AppStore. Что даёт приложение?
Приложение для клиентов
Менеджер компании оформляет приложение в фирменном стиле салона, помогает разместить фотографии, информацию о мастерах и услугах. Помимо этого существуют и такие преимущества:
Стоимость программы
Предприниматель может опробовать тестовую версию на 10 дней. Стоимость полноценной программы зависит от количества мастеров, работающих в вашем салоне (от 1 до 10 и выше), от срока оплаты, к примеру, выгодно оплачивать сразу 1 год, чем 3 месяца (665 руб/мес. против 950 руб/мес.). Тариф на 2 года выгоднее на 40% по сравнению с оплатой за 3 месяца. Сам функционал не меняется, есть все опции для управления салоном.
Итак, стоимость годового тарифа составляет:
Что входит в тариф?
Дополнительно могут быть расходы на смс-информирование (от 750 руб до 10 150 рублей исходя из пакетов от 500 штук до 5000 штук).
Центр технической поддержки
Как начать работу в Арнике?
Шаг 1 – Знакомство с Арникой
Арника поможет легко и просто организовать учет следующих бизнес-процессов:
Кому подойдет Арника?
Как все устроено?
В разделе «Склад» — все, что нужно, для учета движения товаров (справочник товаров, документы «Поступление товаров», «Перемещение товаров», «Списание товаров», отчет «Остатки товаров» и др.)
Раздел «Сотрудники» предназначен для работы с сотрудниками салона красоты. Здесь хранится справочник сотрудников, документы начисления и выдачи зарплаты, отчет о взаиморасчетах с сотрудниками и др.
В разделе «Финансы» — все, что нужно для учета движения денег — справочники касс и расчетных счетов, документы для оформления поступления, расходования и перемещения средств, отчеты для мониторинга движения средств в разрезе касс и в разрезе статей
«Настройки» — раздел, предназначенный для изменения настроек салона красоты и параметров работы системы, а также онлайн-записи.
В разделе «Тех. поддержка» Вы можете оставить комментарий или задать любой вопрос, связанный с работой в Арнике. Также, в этом разделе указаны контакты персонального менеджера.
Справочники, документы, отчеты
При нажатии на любой пункт меню (кроме пунктов «Расписание» и «Тех. поддержка») можно увидеть разделы, которые находятся внутри этот пункта меню. Разделы разбиты на 3 группы. Например, при нажатии на пункт меню «Склад» можно увидеть следующие разделы:
Справочники
Справочники в «Арнике»
Справочником называется перечень каких-либо объектов, которые используются в учете. Например, в Арнике есть справочник клиентов, справочник сотрудников, справочник услуг и еще несколько справочников.
Например, так выглядит справочник товаров:
В системе есть следующие справочники:
Документы
Например, поступление товаров от поставщика оформляется документом «Поступление товаров» (после сохранения этого документа соответствующие товары появятся на складе салона); поступление денег от клиента оформляется документом «Приход средств» (после сохранения этого документа деньги появятся в кассе, а также изменится остаток взаиморасчетов с клиентом, от которого поступили деньги).
В системе есть следующие документы:
При выборе документа в меню (например, при выборе документа «Визит») открывается перечень документов «Визит», уже существующих в системе:
Отчеты
Пример отчета ( «Расчет зарплаты сотрудников»):
Список отчетов, которые есть в системе:
Шаг 2 – Настройка Арники
Заполните информацию о вашем салоне красоты и настройте график работы салона.
В разделе «Настройки» – «Информация о салоне» хранится следующая информация о Вашем салоне красоты:
— Наименование Вашего салона красоты
— Наименование юридического лица
— Юридический адрес
— Телефон
— ИНН
Наименование, адрес юридического лица и ИНН используются в некоторых печатных формах документов, например, в расходной накладной.
Кнопка «Загрузить логотип» позволяет загрузить и изменить логотип салона красоты.
Чтобы настроить график работы салона и сотрудников, нажмите ссылку «Редактировать график».
График работы салона используется для отображения календаря предварительной записи (запись на выходные дни производиться не может). При создании новых сотрудников для них устанавливается график работы салона. Позже сотрудникам можно настроить индивидуальные графики работы.
График работы показан на месяц. Для выбора другого месяца используйте календарь и кнопки «вперед» / «назад».
В строке «График работы салона» необходимо указать стандартное время работы салона и отметить выходные дни. Также можно задать режим работы салона в отдельные дни, если он отличается от стандартного.
Нажмите на время работы салона, чтобы отредактировать режим работы. Вы можете указать часы работы для дней Пн-Пт и Сб-Вс, а также разные часы работы на каждый день.
После настройки графика работы для салона, далее необходимо задать индивидуальный график работы каждому сотруднику. Для этого нажмите на кнопку настроек, расположенную рядом с именем сотрудника.
Для сотрудника можно выбрать один из следующих видов графика работы:
1) Работает как организация. При выборе этого варианта для сотрудника устанавливается график работы салона.
2) Дни через дни. При выборе этого варианта необходимо указать режим работы сотрудника (сколько дней через сколько) и задать день, с которого он начинает действовать.
3) По дням недели. При выборе этого варианта необходимо отметить галочками дни недели, по которым работает сотрудник.
4) Свободный
При клике мышью по любому дню графика работы сотрудника появится окно, в котором можно сделать этот день выходным / рабочим для данного сотрудника, а также задать время работы сотрудника именно в этот день.
Если Вы решили предоставить сотруднику выходной, но на этот день у него записаны клиенты, то такой день будет помечен в графике красной рамкой. При нажатии курсором мыши на этот день появится всплывающее окно с информацией о визитах, попавших на нерабочее время.
Укажите информацию о мастерах салона в разделе «Сотрудники» и составьте их график работы.
Самый простой и быстрый способ добавить список сотрудников в Арнику – загрузить его из файла MS Excel.
Общая информация
Модуль загрузки справочников из MS Excel предоставляет две возможности:
Загрузить сотрудников из файла MS Excel
Загрузка справочника производится в 4 этапа:
По результатам загрузки данных будет сформирован отчет с информацией о количестве созданных (отредактированных) объектов и количестве ошибок.
Описание шаблона справочника «Сотрудники»
Каждая строка файла для загрузки справочника «Сотрудники» соответствует одному работнику.
Данные о сотрудниках должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка).
Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.
Перед загрузкой справочника «Сотрудники» необходимо создать перечень должностей в справочнике «Должности» раздела «Сотрудники» системы.
Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:
Описание справочника сотрудников
Справочник сотрудников представляет собой таблицу, каждая строка которой соответствует одному сотруднику салона красоты:
Кнопка «Новый сотрудник» предназначена для создания нового сотрудника, таким образом, Вы можете создать сотрудника «вручную».
При нажатии на заголовок столбца таблицы, подчеркнутый прерывистой линией, происходит сортировка сотрудников по соответствующему столбцу.
Для перехода к карточке сотрудника (для просмотра или редактирования информации о сотруднике) необходимо выделить сотрудника и нажать на кнопку «Изменить» или нажать на имя сотрудника.
Для удаления сотрудника нужно выделить его и нажать на кнопку «Удалить» (удаленный сотрудник будет зачеркнут и выделен серым цветом). Для снятия пометки удаления с сотрудника нужно выделить сотрудника и нажать на кнопку «Вернуть» (подробнее об удалении и восстановлении объектов можно прочитать в разделе «Настройки»).
Описание карточки сотрудника
Форма карточки сотрудника разделена на 3 вкладки:
Вкладка «Общая информация»
Описание полей:
Фамилия, Имя, Отчество – хотя бы одно из полей должно быть заполнено
Должность – должность сотрудника. Перечень должностей можно отредактировать в справочнике должностей.
Дата рождения – дата рождения сотрудника
E-mail для уведомлений – адрес электронной почты, по которому будут отправлять системные уведомления
Телефон – номер контактного телефона сотрудника
Опция «Закрепить за сотрудником склад» позволяет выбрать склад, с которого будут автоматически списываться материалы и товары, если сотрудник будет указан в визите в качестве мастера. Если склад не выбран, то материалы и товары будут списаны со склада по молчанию, заданного в настройках.
Кнопка «Загрузить фотографию» позволяет загрузить фотографию сотрудника, которая будет отображаться в календаре предварительной записи.
С помощью галочек «Показывать подсказки» и «Показывать помощника» можно включить или отключить показ подсказок и помощника начала работы при авторизации в системе сотрудника
Вкладка «Схема расчета ЗП»
На этой вкладке можно настроить схему расчета зарплаты для того чтобы зарплата сотрудника рассчитывалась автоматически.
Вкладка «Управление доступом»
Загрузите справочник «Услуги» из файла MS Excel.
Аналогично, необходимо заполнить список услуг.
Загрузка из файла MS Excel
На основании загруженного шаблона подготовьте файл для загрузки.
Для того, чтоб заполнить файл в программе нужно создать категории услуг по которым будут распределены услуги в файлеэ.
Первый столбец с номером оставить пустым.
Загрузите файл в систему. Для этого нажмите кнопку «Загрузить файл», выберите на компьютере файл, подготовленный для загрузки, и кликните по ссылке «Импортировать данные из файла»
По результатам загрузки данных будет сформирован отчет с информацией о количестве созданных (отредактированных) объектов и количестве ошибок.
Загрузка «вручную»
Справочник «Услуги» расположен в разделе «Продажи». Кнопка «Новая категория услуг», расположенная над таблицей предназначена для добавления новой категории услуг (например – «Парикмахерский зал»). Кнопка «Новая услуга» предназначена для создания новой услуги.
Пример заполнения карточки услуги:
Перечень полей, их описание:
Наименование – наименование услуги, под которым услуга будет фигурировать во всех документах и отчетах (поле, обязательное для заполнения)
Категория – категория услуг, к которой относится редактируемая услуга. Для каждой услуги можно задать только одну категорию. Категория – поле, обязательное для заполнения.
Стоимость – стоимость услуги в рублях. Эта стоимость будет использоваться при оформлении предварительной записи и визита клиента. Стоимость услуги – поле, обязательное для заполнения. Необходимо указывать стоимость за 1 единицу услуги (т.е. стоимость за 1 минуту, 1 процедуру, 1 прядь волос и т.д.)
Единица измерения – единица, в которой измеряется услуга. По умолчанию в системе задано несколько единиц измерения – «штука», «процедура» и пр. Этот список можно отредактировать в справочнике «Единицы измерения». Единица измерения используется в отчетах и документах и является обязательной для заполнения.
Продолжительность – время, которое занимает процесс оказания одной единицы услуги. Продолжительность услуги используется в календаре предварительной записи для бронирования соответствующего количества времени сотрудника, оказывающего услугу. Поле «Продолжительность» является обязательным для заполнения.
Используемые материалы. В данной таблице можно задать перечень материалов, которые всегда списываются со склада при оказании этой услуги клиенту. Для каждого материала нужно задать наименование (выбрав материал из справочника «Товары»), количество которое должно быть списано, а также указать, должно ли указанное количество товара списываться за «1 визит» или «1 процедуру» (Например, при посещении клиентом солярия будет использована одна одноразовая шапочка, вне зависимости от того сколько минут клиент находился в солярии. А при оказании услуги «Инъекция диспорта» количество материала должно быть пропорционально «количеству» услуги). При оформлении визита список материалов можно будет отредактировать в соответствии с тем, что было израсходовано фактически.
Комментарий – поле, в котором можно указать любую текстовую информацию об услуге
Загрузите справочник «Товары» из файла MS Excel.
Загрузка таблицы
Загрузка справочника производится в 5 этапов:
По результатам загрузки данных будет сформирован отчет с информацией о количестве созданных (отредактированных) объектов и количестве ошибок.
Каждая строка файла для загрузки справочника «Товары» соответствует одному товару.
Данные о товарах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка)
Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.
Перед загрузкой справочника «Товары» нужно сделать следующие подготовительные действия:
Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:
Ручное добавление товаров
Перейдите в справочник товаров (Справочник «Товары» расположен в разделе «Склад»). Он представляет собой таблицу, разделенную на 2 области – дерево категорий товаров (левая область) и непосредственно перечень товаров (правая область):
Кнопка «Новая категория товаров», расположенная над таблицей предназначена для добавления новой категории товаров (например – «Уход за лицом»)
Кнопка «Новый товар» предназначена для создания нового товара — нажмите на данную кнопку.
Пример карточки товара:
Заполните поля и нажмите на кнопку «Сохранить и закрыть»
Загрузите справочник «Клиенты» из файла MS Excel.
Аналогично загрузите справочник с Клиентами.
Загрузка через Excel
Файл шаблона загрузки справочника «Клиенты» включает 2 листа.
Первый лист «Клиенты» содержит информацию о клиентах салона.
На втором листе («Категории») клиентов можно отнести к определенным категориям. Например, «постоянный клиент», «черный список» или «VIP клиент». Второй лист можно не заполнять (в этом случае клиенты не будут отнесены к каким-либо категориям)
Каждая строка листа «Клиенты» соответствует одному клиенту.
Данные о клиентах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка).
Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.
Перед загрузкой справочника «Клиенты» необходимо создать перечень категорий клиентов в Арнике в справочнике «Категории клиентов» раздела «Продажи» (к созданным категориям будут отнесены загружаемые из MS Excel клиенты).
Таблица листа «Клиенты» содержит следующие столбцы:
Если ID клиента не указан, но в базе уже существует клиент с такими же как в загружаемом файле фамилией, именем и отчеством – новый клиент при загрузке создан не будет, а будет отредактирован существующий.
Второй лист шаблона файла загрузки («Категории») позволяет отнести клиентов к определенным категориям. Данный лист не является обязательным для заполнения.
Лист «Категории» содержит следующие столбцы:
В случае, если клиент относится к нескольким категориям, в таблице должно быть столько строк по этому клиенту, в сколько категорий он входит. Например:
Загрузите данные аналогичным путем, как в предыдущем пункте.
Создание клиентов «вручную»
Перейдите на к справочнику «Клиенты» (расположен в разделе «Продажи»).
Кнопка «Новый клиент» предназначена для создания нового клиента(Нажмите на нее)
Заполните поля и нажмите сохранить и закрыть