что значит отработать ход беседы
Что значит отработать ход беседы
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА
ОБЩЕСТВО “ЗНАНИЕ” САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
И ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
доктор философских наук,
профессор С. А. Сидоров
© Общество «Знание» СПб. и
Ленинградской обл., 2004
ISBN 5-7320-072″-0 © А. П. Панфилова, 2004
Раздел I. Коммуникативная компетентность специалиста 9
Глава 1. Общение как социально-психологический механизм взаимодейст-9
вия в профессиональной деятельности
Глава 2. Виды общения 20
Глава 3. Характеристики делового общения 23
Глава 4. Вербальные средства коммуникации 33
Глава 5. Коммуникативные барьеры * 49
Глава 6. Слушание в деловой коммуникации 75
Глава 7. Вопросы в деловой коммуникации 91
Глава 8. Ответы на вопросы 97
Глава 9. Невербальные средства в деловой коммуникации 114
Глава 10. Какие сигналы выдают неискренность, обман? 166
Глава 11. Репрезентативная система в деловой коммуникации 177
Раздел II. Психолого-коммуникативный потенциал деловых партнеров 194
Глава 1. Психогеометрические характеристики личности 195
Глава 2. Типы посетителей коммерческих ярмарок, выставок 208
Глава 3. Ролевые и манипулятивные классификации 213
Раздел III. Формы деловой коммуникации 232
Глава 1. Деловой разговор 233
Глава 2. Деловая беседа по телефону 253
Глава 3. Деловые совещания 263
Глава 4. Пресс-конференция 279
Глава 5. Деловые переговоры 293
Глава 7. Дискуссия, симпозиум, полемика, дебаты, спор и др 343
Глава 8. Публичная речь 381
Глава 9. Презентация 400
Глава 10. Самопрезентация 409
Раздел IV. Методы стимулирования критического и творческою
мышления специалистов в деловой сфере 429
Глава 1. Обучающие игры 430
Глава 2. Методы генерирования идей 438
Глава 3. Критика в деловой коммуникации ‘/. 453
Глава 4. Комплименты в деловой коммуникации 470
Библиографический список 492
Деловому общению обучают сегодня в школах бизнеса и
менеджмента, его вводят в учебные программы престижных вузов, ему
посвящают международные семинары и симпозиумы. Интерес к нему
велик, а выбор столь необходимых учебников по деловому общению
(особенно отечественных авторов) весьма скуден. Все это делает
появление данного учебного пособия, целиком посвященного деловой
коммуникации, весьма актуальным.
В книге широко использованы достижения отечественной и
зарубежной науки, а также более чем двадцатилетний опыт преподавания
автором этой дисциплины руководителям и специалистам различных
отраслей народного хозяйства, студентам вузов, коммерческих школ и
Перед нами одно из первых учебных пособий, где рассматриваются
практически все наиболее часто используемые формы делового общения, как традиционные, так и получившие распространение в последние годы.
Несомненным достоинством книги является насыщенность
практическими материалами, помогающими освоить описанные в
теоретической части коммуникативные приемы и процедуры.
Книга носит ярко выраженный обучающий характер. Она отвечает
на вопросы: как преодолеть коммуникативные барьеры, как
формулировать вопросы, как готовиться к ответам и как отвечать, как
выявить сенсорный канал и как использовать эту информацию, как
критиковать, как говорить комплименты и т. п.
Безусловный читательский интерес вызовут разделы, посвященные
стимулированию критического, конструктивно-творческого мышления, анализу проблемных ситуаций, ролевым и деловым играм, мозговой атаке
и др. Будучи специалистом по деловым играм, автор ввел в книгу ряд
собственных игровых разработок. Таковы, например, игры “Запрос”
(защита проектов), “Ранадо” (навыки делового общения), деловые
беседы “Прием на работу”, “Поручение задания”.
Автор сделал все, чтобы системно и доходчиво, глубоко и
интересно изложить современное научное представление о деловой
коммуникации, ее роли и возможностях в повышении эффективности
целенаправленной человеческой деятельности на практике.
Книга, безусловно, окажется полезной и будет востребована не
только учащимися, но и действующими практиками: юристами и
психологами, бизнесменами и менеджерами, экономистами и
занятий постоянно вступает в деловое общение.
Заслуженный деятель науки России,
доктор технических наук,
профессор В. А. АБЧУК
Взаимоотношения специалистов в профессиональной
деятельности становятся предметом все более пристального внимания ученых.
Исследования психологов и социологов показывают, что до 70%
управленческих решений принимаются руководителями в устной
J)opMe, в процессе делового взаимодействия.) Без преувеличения
можно сказать, что характер деловых контактов оказывает
решающее влияние на эффективность совместной деятельности, на
успешность проведения бесед, деловых совещаний и переговоров, пресс-
конференций и дискуссий, торгов и презентаций?
Вместе с тем авторский опыт проведения инновационных, поис-
ково-апробационных и деловых игр, а также многолетняя практика
преподавания курса “Деловая коммуникация в профессиональной
деятельности” для руководителей и специалистов самых разных
отраслей народного хозяйства (директора и специалисты заводов и
фабрик; курсы повышения квалификации и переподготовки в
авиационной, судостроительной, медицинской, юридической, педагогической и прочих сферах; коммерческие учебные заведения, готовящие кадры: менеджеров, коммерческих директоров, маркетологов и специалистов по рекламе, секретарей-референтов и
бухгалтеров, имиджмейкеров и специалистов по паблик рилейшнз, торговых агентов и специалистов по переговорам и т. п., а также
руководители государственного аппарата, профсоюзных и
партийных организаций, депутаты и работники культуры) свидетельствуют о наличии идентичных проблем у всех категорий
специалистов. Это и недостаточно развитая коммуникативная и
психологическая компетентность, и низкая культура делового общения, и
эклектика в использовании форм и методов делового
Овладение основами деловой коммуникации позволит
специалистам эффективно взаимодействовать с деловыми партнерами, реализуя комфортно-психологическое общение и разнообразные
стратегии и тактики, ориентированные на достижение компромисса и
сотрудничества. А это, в свою очередь, снизит риск неблагоприятных
последствий решений при ведении переговоров и
консультировании, проведении деловых совещаний и собраний. Использование
рациональных программ делового общения, адекватных
коммуникативному намерению специалистов, позволит завоевать доверие в
деловых круга^ Знание различных психотипов деловых партнеров, клиентов, коллег и руководителей, особенностей их
репрезентативных систем, владение приемами влияния на них, а также действия
разовьет тот коммуникативный опыт, который придаст формирующимся
рыночным отношениям цивилизованный характер, приведет к
эффективной реализации намеченных целей и программ.
Что значит отработать ход беседы
[Источник: Поляков В. А. Технология карьеры. М., 1995, с. 40].
Пять основных требований к стилю написания резюме: • краткость;
• активность (не пишите: “участвовал”, “оказывал помощь”, используйте
“энергичные” глаголы: выступал, делал);
• избирательность (отбирайте только важную информацию); • честность (пишите правду).
ДЛЯ ВЫЯВЛЕНИЯ КОММУНИКАТИВНОЙ КОМПЕТЕНТНОСТИ
1. Какие элементы включает в себя ситуационный контакт?
2. Что вы знаете о когнитивной и аффективной сферах?
3. Каковы основные функции деловой беседы?
4. Какие виды бесед вы знаете?
5. Что значит “отработать ход” беседы?
6. На какие вопросы нужно подготовить ответы перед деловой беседой?
7. Какие приемы называются “запрещенными”?
8. Какова структура деловой беседы?
9. Каковы задачи первой фазы беседы?
10. Назовите примеры “самоубийственного” начала беседы.
11. Назовите приемы эффективного начала беседы.
12. Что необходимо знать для осуществления основной части беседы?
13. В чем суть Вы-подхода?
1.4. В чем особенности фазы “передача информации собеседнику”?
15. Как вести себя во время возражений?
16. В чем специфика стадии аргументирования?
17. Как завершить беседу?
18. Как сделать анализ проведенной беседы?
19. Что влияет на успех деловой беседы?
ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА ПО ТЕЛЕФОНУ
кто собирался его сказать. Когда же слово
сказано, его пленником становится тот, кто
Я написал длинное письмо, потому что у меня
не было времени, чтобы написать короткое.
§ 1. САМЫЙ БЫСТРЫЙ ДЕЛОВОЙ КОНТАКТ
Значение телефонного общения для менеджеров, юристов или
Релайтеров трудно переоценить, так как это самый простой способ
быстрого установления контакта, телексы, телетайпы, факсы лишь
Дополняют его. Умение деловых людей вести телефонную
коммуникацию влияет на их личный авторитет и на реноме фирмы, организации, которую они представляют.
Некоторые американские специалисты в области делового
общения полагают, что одной из причин бедственного положения от-
дельных предприятий являются скверные манеры их служащих, которые проявляются особенно отчетливо при разговоре по телефону.
Большинство специалистов в деловом мире не имеют специальной
подготовки для ведения телефонных бесед и переговоров, зачастую
не имеют ее и секретари приемных, хотя отвечать на телефонные
звонки является их первоочередной обязанностью. При знакомстве
нового секретаря с рабочим местом ему в первую очередь
телефон. В последнее время за рубежом широко практикуются
внутрифирменные краткосрочные курсы по овладению основами
работы с оргтехникой, где особое внимание уделяется телефонам.
Владение беседой по телефону рассматривается как неотъемлемая
часть образования “белых воротничков” новой формации.
Подсчитано, что каждый разговор по телефону длится в среднем
от 3 до 5 минут. Следовательно, в общей сложности, например, руководитель теряет в день на телефонное общение около 2-2,5 часа, а
нормальный режим работы, разбивают рабочий день на короткие отрезки
времени средней продолжительностью 10-30 минут (а порой 5-10
минут), что не позволяет сосредоточиться на проблемах и иногда
провоцирует стресс. Около 60% разговоров по служебному
телефону приходится на первую половину дня; их средняя
продолжительность за последние годы увеличилась в несколько раз. И наоборот, если предприниматели пользуются личным аппаратом сотовой
связи, то разговор становится крайне коротким. Все сказанное делает
такую коммуникацию специфической: требуется не только умение
вести короткий разговор, но и мгновенно перестраиваться, мобильно реагируя на разных партнеров и разные темы.
Психологи утверждают, что время телефонных бесед растет за счет
эмоциональной окраски. Продолжительность телефонных разговоров
формирует у людей речевую нечеткость и неделовитость фраз. Во
время такой беседы линия занята передачей деловой информации
только на 2/3 времени, а 1/3 уходит на паузы между словами и
фразами, на выражение своих эмоций по поводу тех или иных сведений.
Многие специалисты по коммуникации считают, что в реестре
бесцельных расточителей делового времени телефон стоит на втором
месте после неожиданных визитов. Американские психологи, например, пришли к выводу, что телефон при всех его достоинствах
сокращает жизнь современного человека на 3-4 года. Причем дело здесь не
в тех неприятных известиях, которые человек узнает из телефонной
беседы, а в постоянном напряжении нервной системы из-за ожидания
звонка, который может раздаться в любую минуту. В настоящее время
появилась проблема дорожно-транспортных происшествий из-за
разговора по телефону во время движения машины.
§ 2. КОГДА ЦЕЛЕСООБРАЗНО ЗВОНИТЬ
Какой вопрос лучше всего решать по телефону? Эта проблема
стоит перед каждым деловым человеком. Абсолютных правил
поэтому поводу нет, но специалисты в области ведения телефонных
интересующему вас вопросу;
— вам желательно получить согласие на конкретные действия в
— вам надо уточнить: остается ли в силе прежняя договоренность о
§ 3. КАК ПРАВИЛЬНО ВЫБРАТЬ ВРЕМЯ ДЛЯ РАЗГОВОРА?
Чтобы правильно выбрать время для беседы по телефону, следует учесть, что:
а) по вашим сведениям, оно удобно для собеседника; б) вы учитываете распорядок дня партнера, режим работы
в) вы знаете, что именно в это время телефон вашего абонента
менее всего загружен;
г) лично вам удобно звонить в это время;
д) “мелкие” телефонные звонки, которые приходится делать в
течение одного или нескольких рабочих дней, делайте в то время, когда они не нарушают ход основной работы;
е) используйте “холостые” промежутки времени и другие паузы
8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы
длительность разговора по телефону удваивается, решение затягивается, а в
50% случаев абонент не поднимает трубку.
Перед каждым звонком следует ответить самому себе на три вопроса: 1) имеется ли острая потребность в разговоре?
2) обязательно ли знать ответ партнера?
з) нельзя ли встретиться с партнером лично?
§ 4. СЕМЬ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЗАЩИТЕ ОТ ТЕЛЕФОНА
1. Проинформируйте всех свои потенциальных абонентов, с
которыми вы часто говорите по телефону (подчиненных, клиентов, Коллег и пр.) о том, когда они не должны вам звонить.
2. Назначьте по возможности время для ежедневных активных
(исходящих от вас) телефонных бесед.
3. Сообщите своим деловым партнерам, когда вам лучше всего
4. Избегайте в конце разговора фраз типа: “Позвоните мне как-
5. Не заставляйте ждать людей, которые рассчитывают получить
от вас известие, а звоните точно в назначенное вами время, прежде
чем они позвонят вам и напомнят о договоренности.
6. Входящие телефонные звонки целесообразно пропускать через
Этика ведения телефонных переговоров
Современную деловую жизнь невозможно представить без общения по телефону. Существенное значение при общении по телефону имеет умелое проявление убежденности человека в том, что он говорит, в его заинтересованности в решении рассматриваемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Здесь поможет использование методов внушения и убеждения. Этому помогает просодика: голос, тон, тембр, интонация. Они внимательному слушателю говорят очень многое. Говорить нужно ровно, сдерживая свои эмоции, не пытаясь перебивать собеседника.
К телефонному разговору тщательно готовятся: заранее составляют план беседы, подбирают все материалы, документы, необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу и др. До того как вы решили набрать номер, следует точно определить цель разговора и тактику его ведения.
Если обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного вопроса и переходите к следующему. С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого.
Например: Итак, по этому вопросу мы договорились? Могу я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения? Как я вас понял в этом вопросе, мы можем рассчитывать на вашу поддержку?
Снимать трубку лучше всего после первого звонка (до четвертого звонка!). Если вы сидите в комнате один, у вас достаточно времени, чтобы дописать предложение или дочитать абзац в присланном письме. Вполне допустимо снять трубку после второго или третьего звонка.
Сняв трубку, нужно сразу же назвать свое учреждение (а по внутреннему телефону структурное подразделение: отдел, редакция, бухгалтерия и т. п.), а также свою фамилию.
Если ваш собеседник проявляет склонность к спорам, высказывает в резкой форме несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения. Постарайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы.
В разговоре не допускайте выражений: «идет», «добро», «лады», «пока» и др., нежелательно употреблять профессиональные выражения, непонятные собеседнику.
Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи; быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произношением чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, поселков, имена собственные, фамилии и т.п., которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.
Этикет делового телефонного разговора имеет в своем запасе целый ряд реплик для корректировки общения: Как вы меня слышите? Простите, я не расслышал, что вы сказали, не могли бы вы повторить? Извините, очень плохо слышно! и т.п.
* Не давайте выхода вашим отрицательным эмоциям. Вашему собеседнику вряд ли будет интересно, что за пару минут до этого вы имели неприятный разговор с шефом или просто встали не с той ноги.
* Нельзя превращать разговор в допрос, задавать вопросы: «С кем я разговариваю?» или «Что вам нужно?»
* Если ваш собеседник высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: «Это не моя ошибка», «Я этим не занимаюсь» и т. д. Если вы так скажете, это может отрицательно сказаться на репутации вашей организации и не поможет клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку.
* Нельзя употреблять ответы:
«Мы не сможем этого сделать». Вместо отказа «с порога» предложите подождать, подумайте, чем можете оказаться полезным, и попытайтесь предложить альтернативное решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном.
«Вы должны. «. Серьезная ошибка. Ваш клиент вам ничего не должен. Формулировка должна быть мягче: «Для вас имеет смысл. » или «Лучше было бы. «.
«Подождите секунду, я скоро вернусь». Задумайтесь, вы хоть раз в жизни успевали управиться со своими делами за «секунду»? Вряд ли. Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: «Для того чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты. Можете подождать?»
«Нет», произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Универсальных рецептов, чтобы избавиться от «отрицательного уклонения», нет. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать.
Часто при общении с собеседником мы отдаем предпочтение разговору по телефону. Это не вполне логично. Почему тот, кто позвонил вам по телефону, вправе перебить вашу беседу? Ведь он обратился к вам позднее, чем тот, кто рядом с вами и с кем вы вели беседу.
Пришедший вынужден сидеть и ждать, слушая телефонный диалог, а затем восстанавливать оборванные нити прерванного телефонным звонком разговора, а иногда повторно напоминать, о чем шла речь.
Если разговор с сидящим у вас человеком заканчивается, лучше попросить телефонного собеседника подождать, не вешая трубку. Если вы чувствуете, что разговор продлится еще 10-15 минут и он достаточно серьезен, попросите позвонить через четверть часа, когда вы освободитесь.
Когда приходит время заканчивать телефонный разговор и прощаться, следуют правилу: кто позвонил, тот и должен его первым заканчивать.
Как надо прощаться с собеседником? Во-первых, поблагодарите еще раз собеседника, если он поздравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Во-вторых, если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы рады его звонку (встрече), или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего.
По окончании делового телефонного разговора потратьте 3-5 минут на анализ содержания и стиля разговора. Проанализируйте свои впечатления. Найдите уязвимые места в разговоре. Постарайтесь понять причину своих ошибок.
Вопросы для самоконтроля
Почему нужно грамотно разговаривать по телефону?
Что значит «отработать ход» беседы?
На какие вопросы нужно подготовить ответы перед деловой беседой
Что влияет на успех деловой беседы?
Каковы особенности делового телефонного разговора?
Как правильно подготовиться к деловому разговору по телефону?
Деловая этика телефонных переговоров
Этика телефонного разговора – многое ли вы знаете о ней? Преуменьшать её значимость в деловом общении никак нельзя. То, как вы будете говорить по телефону с партнером, клиентом или любым другим лицом, с которым вы общаетесь по бизнесу, будет напрямую влиять на исход вашей беседы.
Ни один современный человек не может представить свою жизнь без средств связи и коммуникации. Телефон стал неотъемлемой частью нашей жизни, а в бизнесе телефонные разговоры играют особую роль. Очень многим телефон помогает зарабатывать огромные деньги. Несмотря на то, что основное средство эффективных продаж и переговоров – это, конечно, прямые встречи с потенциальными покупателями и личные беседы, а разговоры по телефону являются лишь дополнительным, они также очень многое значат в успешном исходе сделки.
Если во время деловой телефонной беседы вы будете разговаривать так же, как бы вы просто болтали со своим другом – то к этике телефонного делового общения это не будет иметь никакого отношения. Деловой телефонный разговор имеет свои особенности и правила, которые обязательно нужно учитывать.
Основные правила ведения телефонных переговоров
Итак, чтобы ваш собеседник чувствовал предельный комфорт во время переговоров с вами по телефону, вы должны выражаться максимально кратко, а ваша речь должна быть структурированной и доходчивой.
Приветствуйте лаконично
Любой деловой разговор предполагает, что время, на него затраченное, будет настолько минимальным, насколько это возможно. Деловой человек, который постоянно занят своими делами, не будет тратить много времени на лишнюю болтовню. Поэтому, вы должны сразу же показать своему собеседнику, что ему не придется тратить много времени на разговор с вами. В обратном случае вы, скорее всего, получите отторжение.
Если вы начнете разговор со слов «Здравствуйте, как ваши дела?», «Добрый день! Как ваше настроение?» или тому подобное, ваш собеседник сразу же поймет, что разговор предстоит быть долгим. Лучше начать с краткого приветствия и сразу же обозначить цель предстоящего разговора. Например, «Здравствуйте! С вами говорит руководитель производственного отдела компании ***. Мне необходимо получить некоторую информацию (или наша фирма хочет предложить вам взаимовыгодное сотрудничество). У вас есть несколько минут?».
Когда вы выясняете, свободен ли сейчас собеседник для разговора с вами, можно использовать и другие формулировки, например, «Сможете уделить мне некоторое время?» или «Вы сейчас свободны для разговора со мной?». Но не стоит задавать вопрос «Вы заняты?», скорее всего, собеседник ответит вам «Да», и дальнейшего разговора не состоится.
Фразы «Вас беспокоит…» или «Вас тревожит…» тоже находятся под запретом, так как собеседник, услышав их, невольно начнет испытывать некий дискомфорт и воспринимать всю дальнейшую беседу именно в форме беспокойства.
Назовите своё имя и фирму, где вы работаете
Ваш собеседник должен знать, с кем разговаривает. После приветствия назовите своё имя (некоторые формы беседы предполагают озвучивания имени и фамилии, в некоторых случаях достаточно только имени). Если вы звоните от имени вашей компании, то озвучьте и название компании, а также вашу должность в ней.
Периодически называйте имя своего собеседника
Как известно, самый приятный звук для каждого человека – это звук его имени. Поэтому ваш собеседник станет к вам более расположенным и лояльным, если вы в течение разговора время от времени будете обращаться к нему по имени.
Заранее продумайте, о чем будете говорить.
Чтобы ваша речь не была скомканной и небрежной, вы должны заранее продумать её. Если разговор очень важный, вы можете даже предварительно записать на листке бумаги основные тезисы, которыми будете оперировать во время беседы, и несколько раз просмотрите их перед звонком.
Однако, ни в коем случае не читайте с бумажки текст во время разговора. Интонации голоса человека, который читает текст, и который просто говорит его «из головы», очень различаются. Когда вы читаете, ваша речь становится более «механической» и безэмоцинальной. Это никогда не окажет позитивного влияния на ход беседы.
Старайтесь избегать различных междометий и произношения «ммм…», «эээ…» и так далее. Если вам нужно несколько секунд, чтобы быстро обдумать ответ на только что заданный вопрос, лучше просто сделайте паузу. Если же вам нужно больше времени, то так и сообщите об этом собеседнику.
С готовностью реагируйте на вопросы и замечания собеседника
Если во время вашего монолога, собеседник начинает вставлять уточняющие вопросы, замечания или просьбы пояснить подробнее – значит, вы на верном пути к успешному исходу разговора. Это значит, что собеседник заинтересовался тем, что вы ему предлагаете. Теперь ваша задача состоит в том, чтобы предельно понятно отвечать на все вопросы и комментировать замечания.
Ни в коем случае не игнорируйте ни одного вопроса либо замечания. Это будет воспринято как неуважение с вашей стороны, и естественно, такие переговоры не приведут к тому, чего вы от них ждете.
Не отвлекайтесь во время разговора
Уважайте своего собеседника, и не переносите своё внимание на что-либо другое во время переговоров. Недопустимо, разговаривая по телефону, попутно отвечать на вопрос человека, который находится рядом с вами либо самому что-то спрашивать.
Если произошло что-то, что никак не может подождать до окончания вашего разговора, то обязательно поинтересуйтесь у собеседника, можете ли вы прерваться на определенное время, и закончить разговор чуть позже. Получив согласие, спросите, в какое время можно будет перезвонить и продолжить разговор.
То же самое касается и параллельных звонков с других линий. Прерывайте текущий разговор только в случае крайней необходимости, извиняйтесь и пообещайте, что перезвоните через несколько минут. Также во время разговора категорически запрещено пить, есть или курить. Все эти действия будут отчетливо слышны вашему собеседнику и вызовут недовольство с его стороны.
Старайтесь как можно меньше переспрашивать
Если во время переговоров, ваш собеседник сообщает вам определенную информацию – имена, адреса, телефоны, цены и так далее, старайтесь сразу же всё записывать. Поэтому перед звонком вооружитесь ручкой и блокнотом и держите их наготове.
Не нужно надеяться на свою память и пытаться запомнить всё сразу. В этом случае, скорее всего, в конце разговора вам придется переспросить кое-какие данные заново, что вызовет раздражение у человека на том конце провода.
Завершайте разговор коротко и вежливо
Вне зависимости от того, достигли ли вы желаемой цели разговора, заканчивайте его всегда вежливо. Обязательно поблагодарите собеседника за уделенное вам время и предоставленную информацию и попрощайтесь. Если в дальнейшем планируется встреча с глазу на глаз, то обозначьте время и место и скажите, что будете рады побеседовать лично. Когда вы достигли цели разговора, будет неуместно продолжать его дальше на отвлеченные темы.
Как избежать неловких ситуаций во время телефонного разговора
Чтобы не чувствовать себя неудобно и неприятно, никогда:
1. Не звоните человеку слишком рано или слишком поздно. Рамки этого «слишком» могут быть несколько разными, в зависимости от обстоятельств. Несмотря на то, что общий этикет телефонных разговоров позволяет совершать звонки начиная с 8 утра и заканчивая 11 вечера, деловые звонки лучше всего осуществлять только в рабочее время, то есть, примерно до 5-6 часов вечера. Старайтесь не звонить в выходные и праздничные дни.
2. Не звоните человеку на те номера, которые он не давал вам лично или не размещал их где-либо на всеобщий доступ. Звонить на домашний номер тоже можно лишь в том случае, если вы лично получили разрешение от его владельца звонить ему домой.
3. Не говорите слишком громко или слишком тихо. Выберите оптимальную громкость вашей речи и придерживайтесь её на протяжении всего разговора.
4. Не включайте громкую связь без предупреждения. Если по каким-либо причинам вам необходимо это сделать, обязательно сообщите об этом собеседнику. То же самое касается и записи разговора на диктофон.