какие инструменты помогут при поиске потери избыточная обработка диаграмма ганта

Диаграммы Ганта: инструмент для планирования проекта

Наряду с досками Канбан, диаграммы Ганта являются одним из наиболее распространенных инструментов управления. А поскольку большинство современных программ для построения диаграмм Ганта легко интегрируется с остальными рабочими инструментами, вы можете воспользоваться всеми преимуществами этого метода.

Что такое диаграмма Ганта?

На первый взгляд диаграмма Ганта выглядит как обычная горизонтальная гистограмма. Когда вы присмотритесь, увидите, что она действительно полна информации о расписании вашего проекта. Вы можете видеть названия проектов, сроки и вехи (контрольные точки), а также связанные задачи, ресурсы и зависимости. Иерархическая структура работ по проекту четко отображается или проиллюстрирована на диаграмме.

Независимо от того, планируете ли вы проект, или являетесь его участником, есть вероятность, что в какой-то момент вы столкнетесь с диаграммой Ганта.

Кто использует диаграммы Ганта?

Эти одноименные диаграммы, разработанные инженером Генри Ганттом более 100 лет назад, заставляют даже самые сложные данные выглядеть как доступный и действенный план, что делает их неизменным фаворитом менеджеров и руководителей проектов.

Ранние последователи использовали схемы при строительстве плотины Гувера. Теперь вы можете найти их в использовании разработчиками программного обеспечения, организаторами мероприятий, в области проектирования, производства и т. д.

Они не только адаптируются к любой отрасли, но и могут соответствовать любой методологии управления проектами. Вы даже можете комбинировать их с другими инструментами, такими как доски Канбан. Эта универсальность помогла диаграммам Ганта стать основным продуктом большинства современных программ для управления проектами.

Элементы диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта работают так хорошо, потому что большинство основных компонентов проекта являются визуальными. А визуальное представление вещей означает, что вам не нужно тщательно изучать данные своего проекта, чтобы понять их смысл. Вот некоторые из наиболее важных элементов, которые вы найдете в стандартной диаграмме Ганта:

Сроки и даты: с чем сравниваются задачи. Вы можете считать это основой вашего проекта. На временной шкале вы можете видеть, как продвигается ваша рабочая деятельность, а также даты начала и окончания. Новые версии диаграмм Ганта позволяют увеличивать и уменьшать масштаб временной шкалы, что упрощает определение точных дат для более точного краткосрочного и долгосрочного планирования.

Панели задач проекта: как ваш проект представлен на диаграмме. В диаграммах Ганта задачи проекта отображаются в виде горизонтальных полос, поэтому вы можете видеть, какие задачи к каким проектам относятся, и сколько времени отведено для выполнения каждого из них.

Зависимости: как ваши задачи соотносятся друг с другом. Зависимости показывают, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, чтобы перейти к следующей части. Часто изображаемые маленькими стрелками, они дополнительно демонстрируют структурную декомпозицию проекта.

Ресурсы: люди, инструменты и оборудование, необходимые для выполнения проекта. Добавление ваших ресурсов гарантирует, что никто не будет недооценен или перегружен, и что у вас будет необходимая мощность на время проекта.

Вехи: это маленькие победы проекта. Их видно в конце задач или фаз. Но вехи могут быть чем угодно, что имеет какое-то значение для проекта.

Совет по автоматизации: вехи важны, и их нужно праздновать! Подберите инструмент, который бы автоматически добавлял вехи в Google-календарь вашей команды. Используйте это как повод для встречи, на которой вы поблагодарите команду за упорный труд и отметите событие.

Преимущества планирования с помощью диаграммы Ганта

Выбор диаграммы Ганта для планирования проекта дает множество преимуществ. Для начала вы заметите:

Шаги по планированию проекта с помощью диаграммы Ганта

При создании диаграммы вам необходимо выполнить ряд основных шагов. Мы изложили их ниже.

1. Создайте проект

Начните с вашего проекта. Какова цель и сроки? Возможно, у вас уже есть предполагаемая дата окончания. Или, может быть, это то, что вам нужно выяснить в следующих шагах.

2. Определите задачи и подзадачи

Каковы компоненты проекта? Как вы достигнете этих целей? Задачи — это действия, которые входят в проект, и вам необходимо распределить их, чтобы достичь целей проекта.

3. Выберите даты начала и окончания

Если у вас нет даты окончания проекта, вы можете рассчитать её, исходя из оценки задач. Определив временные рамки, вы можете добавить проекты и задачи в реальный график, который обеспечит визуальное представление не только компонентов проекта, но и его временной шкалы.

4. Добавьте зависимости

Теперь вы можете приступить к выяснению порядка выполнения задач. На диаграмме Ганта порядок, в котором должны быть выполнены задачи, часто обозначается стрелками. Также важно не забывать учитывать время задержки между зависимостями в случае каких-либо заминок.

5. Определите вехи

Вехи — это контрольные точки проекта. Как таковые, они не могут быть привязаны к конкретному времени, а скорее к конкретному достижению. Хотя вехи не являются необходимостью, они помогают поднять моральный дух и продуктивность. Потому что кто не хочет небольшого признания за их упорный труд? Контрольные точки также гарантируют, что проект идет по плану, и могут быть полезной лакмусовой бумажкой для проверки того, насколько хорошо проект был спланирован.

6. Распределите ресурсов и владения

Кто и что на самом деле приведет к завершению задач и проектов? Назначая право собственности, вы не только гарантируете выполнение задач, но и то, что никто не будет слишком перегружен или недоиспользован в процессе. Это предупредит выгорание сотрудников. А также предотвратит сбои и задержки из-за путаницы в том, кто над чем работает.

7. Добавьте другие необходимые данные

В дополнение к ресурсам проекта некоторые программы для построения диаграмм Ганта позволяют добавлять дополнительные данные. Бюджеты, часовые пояса вашей команды, место выполнения задачи, файлы PDF — всё, что может иметь отношение к успеху вашего проекта. В традиционные диаграммы Ганта было бы слишком беспорядочно включать такие данные, но с современными онлайн-диаграммами все это возможно. И может быть невероятно полезным в зависимости от ваших потребностей в планировании.

8. Наблюдайте и изменяйте

Наконец, проект запланирован, но работа еще далека от завершения. Теперь менеджеру проекта необходимо внимательно следить как за диаграммой Ганта, так и за теми, кто выполняет проект, корректируя планы по мере продвижения работы.

Возможно, выйдет из строя какое-то оборудование, что приведет к переносу даты начала. Или, возможно, команда возьмется за другой проект, который имеет повышенный приоритет. Возможны изменения в финансировании. А может, клиент передумает?

Изменения неизбежны, но, к счастью, современные диаграммы Ганта не требуют, чтобы вы начинали с нуля. Внесите необходимые изменения и держите свою команду в курсе последних событий.

Используйте диаграммы Ганта в своих интересах

Диаграммы Ганта — это простой способ визуализировать планы проекта, отслеживать прогресс и прогнозировать будущие возможности. А используя диаграммы вместе с инструментами, которые лучше подходят для вашего рабочего процесса, вы можете работать более продуктивно с меньшими усилиями. Останется только автоматизировать процессы.

Чтобы ближе ознакомиться с видом и функциями диаграммы, взгляните на шаблон в Google-таблице или ознакомьтесь с подробной инструкцией создания графика в Excel.

Источник

Lego, Excel или Ganttpro: как построить диаграмму Ганта?

Рассказываем и показываем, как сделать диаграмму Ганта, и объясняем, как ее вести. Несмотря на то, что этот метод существует уже более ста лет, он до сих пор остается одним из самых популярных методов планирования рабочего времени и отслеживания процессов для относительно небольших проектов.

Как строится диаграмма Ганта и из чего она состоит

Диаграмма состоит из блоков, расположенных на двух осях: по вертикали располагаются задачи, из которых состоит проект, а время, запланированное на их выполнение, служит горизонтальной осью диаграммы Ганта.

Начала горизонтальных полос — время, когда задача начинает выполняться, конец линии, соответственно, — запланированное время окончания. Задачи могут (но вовсе не обязаны) быть зависимы друг от друга. В таких случаях между ними создается линия взаимосвязи, обозначаемая стрелкой.

На иллюстрации выше вы видите, как вертикальной линией отмечен на диаграмме сегодняшний день: граница, разделяющая уже выполненное и то, что еще в процессе. Также по ней можно судить о степени выполнения задач — по заполненности цветом соответствующих им линий. Инструменты для создания диаграмм Ганта позволяют маркировать задачи различными цветами, вводя визуальное кодирование разных категорий, например, выделив красным то, что связано с программированием, а желтым — с дизайном.

Еще одной важной частью планирования по этому методу являются вехи. Ими отмечаются узловые моменты проекта, показывающие дедлайн по нескольким задачам, а значит, закрытие целого этапа проекта.

Одно из главных свойств диаграммы Ганта, про которые нельзя забывать, — это инструмент планирования. Диаграмма гибка и задачи в ней взаимосвязаны. Так что сдвиг сроков одной может приводить к изменению времени выполнения остальных и увеличению (или уменьшению) времени реализации всего проекта.

Аналоговая версия

Почти полвека составить диаграмму Ганта было целым приключением: линованный ватман, цветные полоски бумаги, кнопки. К концу работы над проектом лист покрывался ровным слоем дырочек, а кое-где и рвался. Уже к середине работ менеджер забывал сдвинуть время окончания какой-нибудь задачи, а через несколько проектов в замене нуждалась и доска, к которой крепились диаграммы. Со временем появились куда более удобные стикеры, кто-то догадался лепить диаграммы из пластилина или собирать из LEGO. До сих пор многие любят бумажные прототипы в UX или картонные макеты в архитектуре — сюда же можно отнести и эти способы. Но хорошенько подумайте, готовы ли вы тратить время не на реализацию проекта, а на возню, пусть и развивающую мелкую моторику.

К сегодняшнему дню созданы куда более технологичные методы, позволяющие и автоматизировать ведение диаграмм и работать с ними удаленно. С такими программными решениями мы и познакомим вас дальше.

Диаграмма Ганта в Excel

Как известно, в главном бухгалтерском инструменте люди ведут расчеты, используя его как калькулятор, собирают системы для ведения домашнего бюджета и даже пишут игры (и играют в них). Понятное дело, довольно быстро кто-то додумался и до того, как построить диаграмму Ганта в Excel. Этот трюк можно провернуть и в других программах для табличной работы с данными. Как и все, связанное с Excel, это довольно просто, но долго. Сначала вам понадобится создать таблицу с данными, внеся в нее колонками список задач, их планируемую длительность и даты начала и окончания. Затем в пункте меню «Вставка» выберите «Линейчатую гистограмму с накоплением».

Кликнув правой кнопкой по появившейся пустой диаграмме, перейдите к «Выбору источника данных». Добавляя в «Элементы легенды», соотнесите ряды гистограммы с данными созданной вами таблицы. Для этого поочередно кликайте на пустые поля «Имя ряда» в диалоговом окне и соответствующие им ячейки в таблице.

Для того, чтобы назначить имена рядов, кликните по иконке с таблицей рядом с полем «Значения», а после этого выделите диапазон дат в таблице (или введите диапазон ячеек вручную).

Закончив гистограмму, выделите ее и, кликнув правой кнопкой, в пункте «Формат оси» выберите «Обратный порядок категорий». Это позволит отобразить данные в логичном для методологии Ганта порядке.

Добавив пустое пространство и выключив разлиновку ячеек, вы, наконец, получите готовую диаграмму.

Впрочем, если вы не хотите возиться с таблицами, построением гистограмм и прочими штуками, похожими на работу бухгалтера, можно просто использовать Excel как разлинованный бумажный лист, раскрашивая ячейки.

Подсказка: чтобы не сбить сроки связанных задач, двигая одну из них, и точно не забыть про остальные, используйте вставку новых столбцов. Но и вручную проверять свою диаграмму не забывайте!

Как создать диаграмму Ганта онлайн

Excel — это, конечно, хорошо. Но сегодня существует множество куда более удобных специализированных инструментов. В том числе и для диаграмм Ганта. Во-первых, почти все программы, предназначенные для управления проектами, начиная с MS Project и заканчивая Smartsheet, имеют функции трекинга времени, выполненные как раз в форме удобных диаграмм.

Но есть и специализированные инструменты, например, Ganttpro, целиком заточенная под эту задачу. Выбрав один из них, вы сможете иметь доступ к своим диаграммам, где бы вы ни находились. Вдобавок службы поддержки, обычно доступные в любое время, вместе с системами подсказок для начинающих помогут быстро освоить функционал. (Впрочем, там он куда проще и понятнее, чем в Excel).

Источник

Примеры Диаграммы Ганта в Управлении Проектами

В управлении проектами существует множество инструментов, которые делают рабочий процесс более прозрачным и согласованным на каждом этапе проекта.

В этой статье мы подробнее расскажем о графике Ганта и его использовании в управлении проектами.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это инструмент планирования проектов, который помогает визуализировать рабочий процесс. Диаграмма Ганта состоит из:

Используя графики Ганта, руководители и менеджеры делят комплексные и долгоиграющие проекты на этапы и задачи. Это облегчает взаимодействие в команде, а также делает рабочий процесс более прозрачным и понятным каждому участнику.

Преимущества диаграммы Ганта:

Пример диаграммы Ганта

Ниже изображен классический пример диаграммы Ганта. Слева по вертикали в хронологическом порядке перечислены задачи, которые необходимо выполнить для завершения проекта.

По горизонтали сверху расположена временная шкала, с помощью которой можно узнать как длительность каждой задачи, так и всего проекта.

Рядом с каждой задачей можно увидеть одного, а иногда и нескольких исполнителей, назначенных на ее выполнение.

Самый популярный вид зависимости. Он означает, что выполнение задачи, к который проведена стрелка, не начнется до момента окончания задачи, от которой эта же стрелка проведена.

Задача, к которой проведена стрелка, должна начаться одновременно или позже задачи, от которой эта стрелка исходит.

Дата завершения задачи, к которой проведена стрелка, должна быть позже или равна дате начала задачи, от которой стрелка начинается.

Дата завершения задачи, к которой идет стрелка, должна быть позже или равна дате завершения задачи, от которой эта стрелка исходит.

Пример проекта диаграммы Ганта

Диаграмму Ганта можно построить несколькими способами:

Для этого вам понадобятся всего лишь бумага и ручка. Такой способ больше подойдет для личного пользования или небольшим проектам и командам из нескольких участников.

Только стоит учитывать, что основная цель этой программы — написание и редактирование текстовых документов. Чтобы создать проект в виде диаграмм Ганта, потребуется вручную ввести имена столбцов, задач и их исполнителей. А создавать графики и вносить каждое изменение собственноручно — дело довольно времязатратное.

Создание диаграмм Ганта в Excel возможно, но не так удобно и просто. К сожалению, Microsoft Excel не может предложить пользователю встроенный шаблон диаграммы Ганта. Поэтому процесс создания и работы с графиками усложняется.

Как и в случае с Word, пользователю придется вносить все данные и изменения вручную. Кроме того, в этой программе не удастся создать зависимости между задачами. Очевидно, что создание средних и крупных проектов в Excel не самый подходящий вариант.

Диаграмма Ганта онлайн автоматизирует рабочие процессы в команде. С помощью программы управлять диаграммами станет гораздо легче. Инструмент будет особенно полезен тем, чьи проекты подвергаются изменениям в процессе реализации.

Занимательный факт: программы управления проектами экономят среднестатистическому сотруднику почти 500 рабочих часов в год. Впечатляюще, не так ли?

Давайте рассмотрим способы построения диаграммы Ганта на примере проекта по созданию видеоролика для рекламной кампании.

Пример построения диаграммы Ганта

Построить график Ганта вручную не составит особого труда:

1. Составьте вертикальную ось с задачами, необходимыми для завершения проекта. Не забудьте расположить их в хронологическом порядке.

2. Изобразите временную шкалу. Единицей деления таймлайна могут быть как дни, так и недели или даже месяцы. Это зависит от продолжительности планируемого проекта. В нашем случае это будут дни.

3. Далее напротив каждой задачи нарисуйте горизонтальные столбики, учитывая длительность каждой из задач.

Теперь можно назначать исполнителей на задачи. Важно следить, чтобы разные задачи для одного исполнителя не попадали на одни и те же даты. Иначе возникнет риск переработки либо неэффективного выполнения поставленной работы.

Итак, график Ганта готов. Дата начала первой задачи и дата окончания последней станут длительностью всего проекта.

Напомним, что такой пример построения диаграммы Ганта подходит небольшим командам и проектам, которые не предполагают каких-либо изменений в будущем. В противном случае, вам придется снова и снова перерисовывать график, что приведет к трате рабочего времени.

1. Зарегистрируйтесь в GanttPRO. Для этого используйте электронную почту или аккаунты Facebook, Microsoft и LinkedIn.

3. Перед вами появится проект в виде диаграммы Ганта. Здесь вы можете добавлять задачи и подзадачи, назначать исполнителей, создавать зависимости, вехи и делать многие другие вещи.

Теперь на временной шкале каждый участник проекта может найти всю необходимую информацию о проекте:

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Создавайте проекты любой сложности и длительности быстро и без усилий.

Шаблоны диаграммы Ганта

Кроме того, вы можете скачать готовые шаблоны в формате XLSX и редактировать его в любой момент с помощью Excel.

А если вы сохраните шаблон на Google Диске, то всегда сможете работать с ним в таблицах Google.

И в завершение, с GanttPRO можно легко сохранить созданный проект как шаблон и использовать его в будущем, а также делиться шаблоном с участниками команды.

Заключение

Чем лучше проектный менеджер справляется с несколькими задачами одновременно, тем выше вероятность своевременного и успешного завершения проекта. Диаграмма Ганта — полезный инструмент, который поможет добиться этих целей.

А с помощью специальных программ для построения диаграммы Ганта, вы сможете быстро создавать графики проектов, делиться ими с командой и эффективно контролировать рабочий процесс.

Источник

Как Построить Диаграмму Ганта в Excel: Инструкция для Новичков

Все мы хоть раз в жизни сталкивались с Excel — одним из самых распространенных инструментов для работы с электронными таблицами. С 1985 года множество специалистов из самых разных профессиональных сфер используют Эксель в повседневной работе.

Программа помогает работать с большими объемами данных, вести экономико-статистические расчеты, использовать графические инструменты для визуализации данных.

Кроме привычных возможностей, Excel позволяет решать и не самые тривиальные рабочие задачи. Например, с помощью этого инструмента начинающие проектные менеджеры могут построить диаграмму Ганта для визуализации рабочего процесса.

Содержание:

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это инструмент для визуализации рабочего процесса. Он помогает планировать проекты, управлять ими, а также структурирует рабочие процессы.

График назван в честь Генри Ганта — американского инженера, благодаря которому этот метод планирования стал известен на весь мир.

По вертикали вы можете увидеть задачи в хронологической последовательности. Все они должны быть выполнены для успешного завершения проекта.

По горизонтали расположена временная шкала или таймлайн. Он помогает понять, сколько времени запланировано на каждую из задач, а также на весь проект в целом.

Между осями диаграммы находятся горизонтальные полосы, которые изображают задачи. Длина полос зависит от времени, необходимого на выполнение каждой из задач.

Как построить диаграмму Ганта в Excel

Как мы уже рассказывали выше, диаграмму Ганта можно создать с помощью Excel. Инструмент предлагает широкий выбор графиков всевозможных разновидностей: от классических до лепестковых гистограмм.

Однако, шаблона диаграммы Ганта в Экселе никогда не существовало. Поэтому построение графика в программе возможно только собственноручно.

В этой статье мы пошагово продемонстрируем, как построить диаграмму Ганта в Excel 2016. Однако точно таким же образом вы можете создать график в Excel 2007, 2010 и 2013 годов.

1. Внесите информацию о проекте в таблицу

Добавьте в таблицу данные о проекте: его задачах, дате начала и дате завершения, а также о длительности каждой задачи. Последний параметр можно определить по формуле: дата окончания задачи-дата ее начала.

2. Создайте линейчатую диаграмму в Excel

Перейдем к созданию графика в Экселе. Для этого:

В результате на листе появится такая диаграмма:

3. Добавьте в график данные о длительности задач

Чтобы внести в график информацию о длительности задач, нужно:

Теперь, кроме дат начала, в вашей диаграмме будут отображаться и длительности задач. Итог должен выглядеть таким образом:

4. Добавьте в график описания задач

Чтобы в левой части диаграммы вместо цифр появились названия задач, вам следует:

После повторного нажатия на «OK» перед вами появится диаграмма с названиям задач слева:

5. Преобразуйте линейчатую диаграмму в диаграмму Ганта

Для того, чтобы гистограмма стала более похожа на диаграмму Ганта, сделаем синие полосы на ней невидимыми. Для этого:

Далее расположим задачи на нашей диаграмме в хронологическом порядке. Для этого:

Вот и все, задачи вашего проекта теперь расположены в хронологическом порядке, так же, как и в классической диаграмме Ганта.

5. Улучшите дизайн построенной в Excel диаграммы Ганта

Напоследок внесем еще несколько изменений, которые улучшат внешний вид диаграммы Ганта. Начнем с пустого места слева от задач в области графика. Чтобы убрать его, нужно:

Ниже вы можете увидеть, какие значения мы внесли для нашего графика.

Напоследок удалим пространство между полосами на диаграмме. Для этого:

И вот, наконец, наша диаграмма Ганта в Excel готова.

Создание диаграммы Ганта в Excel — дело довольно времязатратное. Процесс сложно назвать интуитивным, а командное взаимодействие с диаграммой Ганта в Экселе значительно усложняется из-за отсутствия возможности совместной работы над ней.

Поэтому, создание и работа с графиком Ганта в Excel больше подойдет небольшим командам, ведущим простые проекты.

Шаблоны диаграммы Ганта в Excel

Для упрощения работы с графиками Ганта в Excel существует множество готовых шаблонов, подходящих для различных профессиональных сфер:

Вы можете найти, выбрать и скачать бесплатно диаграмму Ганта в Excel в интернете, а также настроить шаблон под себя и сохранить для использования в будущем.

Как построить диаграмму Ганта онлайн

Как мы уже говорили, работать с диаграммой Ганта в Экселе проще, если вы ведете проект самостоятельно либо в небольшой команде. А как быть тем, кто планирует многоуровневый проект в крупной компании?

Решит эту проблему специальный инструмент для построения диаграммы Ганта. С его помощью вы можете быстро и легко создать график, управлять им, а также централизованно хранить всю информацию о плане в одном месте.

1. Зарегистрируйтесь в приложении, используя электронную почту либо аккаунты Microsoft, LinkedIn или Facebook.

2. Затем перейдите к добавлению нового проекта. В окне, появившемся после регистрации, нажмите «Создать новый проект». Настройте рабочий календарь, выберите дни для работы и отдыха, задайте единицу планирования проектов (от часов до месяцев).

Если вы начали работу с проектом в одном из классических приложений, а затем решили перейти в GanttPRO, мы можем предложить вам возможность импорта. В GanttPRO легко импортировать файлы форматов:

Таким образом, вся ранее созданная информация сохранится, и вам не придется тратить время на ее восстановление.

3. Итак, когда основные параметры будущего проекта заданы, нажмите на «Создать новый проект».

Перед вами откроется рабочее поле, где буквально за несколько секунд вы сможете начать создавать задачи. Для этого кликните на «Добавить задачу» слева от временной шкалы.

Вся информация о проекте всегда находится в одном месте и доступна каждому участнику команды 24/7.

Преимущества работы с диаграммой Ганта в GanttPRO:

С GanttPRO все эти действия не займут много времени и значительно облегчат работу над проектом.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Создавайте и управляйте задачами и проектами любой сложности.

Какой инструмент выбрать для создания диаграммы Ганта

График Ганта — универсальный инструмент для управления проектами. С его помощью можно просто и быстро визуализировать рабочие процессы и контролировать их реализацию.

Диаграмму Ганта можно создать с помощью множества классических инструментов:

Выбор инструмента зависит от того, насколько широкий функционал требуется для комфортной работы над проектом вам и вашей команде. Стандартные приложения, перечисленные выше, подойдут для работы с графиком начинающим менеджерам либо тем, кто работает в одиночку.

В Экселе полноценно работать с диаграммой Ганта довольно проблематично: внесение правок и корректировок будет отнимать много времени, которое можно было бы потратить на работу над проектом.

Если же вы планируете не только создание, но и работу с графиком Ганта и его данными, удобнее будет воспользоваться специальными инструментами для управления проектами.

Источник