какие задачи согласно системе gtd нужно выполнять сразу же по получении сдо
GTD за 2 минуты
Часто встречали странные буквы GTD? Боитесь что это очередная секта?
Не бойтесь. Сейчас я все расскажу.
Что такое вообще это GTD?
Что возникает у вас в голове, когда вы слышите название GTD? Я тут поспрашивал знакомых, и нарисовалась забавная картина. Все, кого я знаю, представляют себе ГТД примерно так:
Даже как-то стыдно становится. Люди с высшим образованием, а воображают такую чушь.
GTD, Getting Things Done (по-русски можно смело читать как Гэ-Тэ-Дэ) — это система для самоорганизации, придуманная американским автором Дэвидом Алленом. С момента выпуска соответствующей книги в 2000 году миллионы неорганизованных людей наконец обрели счастье и душевное спокойствие. Ведь система, как заявляется, позволяет привети дела в порядок.
Основные принципы GTD очень просты. В основе лежат три привычки*, к которым должен приучить себя каждый эффективный человек.
1. Записывать свои дела
2. Быстро решать, что делать дальше
3. Делать то, что записал
1. Выписываем дела (у автора — Collect)
Почему многие люди испытывают постоянный стресс и ничего не успевают? Потому, что они хранят все дела в голове. А мозг человека способен одновременно удерживать в памяти только 7 объектов. Если хранить в голове слишком много мусора, многие вещи просто забываются и вспоминаются только тогда, когда уже поздно. В итоге получаются все эти «Забыл», «Не успел», «Ай, сделаю завтра»…
Первым шагом на пути к светлой голове будет отложить на 10 минут все дела в сторону, взять листок бумаги и выписать все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают вам покоя. Тем самым мы освобождаем голову и переносим все свои дела на «внешний носитель».
Пример? Пожалуйста. Слушаю я радио, и вдруг слышу рекламу про наступающий праздник 8 марта. В голову сразу приходит мысль «Не мешало бы купить подарок маме». Не откладывая в долгий ящик, сразу записываю: «Купить подарок маме на восьмое марта».
Готово? Переходим к следующему пункту.
2. Что дальше? (Process)
На этом этапе нужно пройтись по всем записанным делам и для каждого из них задать себе один важный вопрос: какой следующий шаг?
Этот простой вопрос не так прост, как кажется. Например: вам нужно купить подарок маме и вы прилежно записали в блокнот «купить подарок маме на восьмое марта».
Что из этого получится? Скорее всего, вы будете долго искать себе отмазки, а подарок будет куплен в последний день. Ну и в результате накануне придется отстоять полдня в очередях, хотя на неделю раньше могли бы купить за пять минут.
Давайте посмотрим, что в этом случае советует GTD.
GTD говорит вот что: сначала нужно выделить конкретный следующий шаг для покупки подарка. Конкретный шаг означает то, что ты оторвешься от стула и реально что-нибудь сделаешь. Например «Позвонить тете Оле и посоветоваться насчет подарка». Задача вдруг стала намного конкретнее, не правда ли? Теперь не нужно долго раздумывать: надо взять телефон и позвонить прямо сейчас.
Вот мы и пришли к третьему пункту.
Если до этого было сделалано всё правильно, то на данном этапе есть простая и понятная задача: «Позвонить тете Оле».
Так получается потому, что конечным итогом применения системы GTD является «кристально чистый» список «следующих шагов» по всем задачам. В этом списке собраны конкретные и понятные дела, которые можно выполнять без раздумий. Все раздумия уже проведены на этапе «Что дальше».
Теперь, при наличии такого кристально чистого списка, можно спокойно и не отвлекаясь щелкать дела одно за одним, как семечки. Никаких лишних терзаний, никаких сомнений — сплошной концентрированный поток действия. Лично я, когда прохожусь в таком состоянии по таскам, чувствую себя терминатором.
Вот такая интересная и полезная система. Надеюсь этот обзор помог получить о ней представление. Если понравилось — можете попробовать сами. Но учтите, что GTD немного сложнее, чем те три пункта, про которые я написал 🙂
Где можно еще почитать про GTD?
* Данная статья не претендует на полноту описания системы GTD. В GTD есть множество подробностей, которые я не включал в статью. Тем не менее, считаю, что для начала предложенной информации вполне достаточно чтобы составить представление о GTD.
Что такое метод GTD и как это работает? Алгоритм
Метод GTD был разработан экспертом и консультантом в вопросах управления временем и продуктивности Дэвидом Алленом.
Оглавление:
Что это такое?
Если мы что-то планируем сделать и, в итоге не осуществляем этого, со временем, наше сознание начинает «бить тревогу», так как незаконченные процессы — отнимают много сил и энергии. Соответственно, наша результативность при решении новых задач будет минимальной, так как голова забита нерешенными, старыми.
Метод GTD — это системный алгоритм, позволяющий распределять и повышать производительность использования своего времени. И как следствие, увеличивать продуктивность при осуществлении своей работы и своих идей.
Зачем это нужно? Затем, что используя метод GTD — легче координировать свои дела. Вся информация сосредоточена в одном месте, что беспрепятственно позволяет переходить от одного к другому.
В чем преимущество GTD? Преимущество в том, что в методе GTD фиксируется абсолютно вся информация, все, что приходит на ум. Это позволяет освободить пространство вашего сознания и задействовать энергетические ресурсы мозга по максимуму.
GTD подходит людям любых профессий, любого возраста и социального положения.
Как работает метод? Алгоритм
Итак, как работает метод GTD? Важный вывод, который сделал и изложил Дэвид Аллен в результате своих долгих исследований, заключается в следующем:
Основываясь на этом, Дэвид Аллен разработал метод GTD, воспользовавшись которым, можно в разы повысить свою продуктивность.
Метод GTD работает по алгоритму, который содержит 5 главных пунктов.
1. Сбор информации
Вы должны сосредотачивать всю информацию о том, что хотите сделать, в одном месте. Это может быть блокнот и ручка, звукозаписывающее устройство, приложение на вашем телефоне и др. Важно, чтобы все это записывалось и хранилось в одном месте. Например, для меня удобнее записывать все в блокнот, кому-то, по душе мобильные приложения (Trello, Wunderlist, Evernote. ). Имеется ввиду не только ваша работа, записывайте абсолютно все, все что хотите сделать:
Почему так важно — все записывать? Память — это первая причина, вызывающая проблемы с нашей продуктивностью. Есть память долговременная и кратковременная. Задача, которую человек хочет выполнить в ближайшее время, фиксируется в кратковременной памяти.
Кратковременная память человека работает как оперативная память компьютера. Когда появляется новая информация, старая сжимается и постепенно вытесняется (забывается). И когда вы вспоминаете о том что, что-то не сделали, испытываете стресс, нервозность, беспокойство и теряете веру в себя.
Большая трата энергии, которая ведет к снижению работоспособности мозга, настроения и мотивации. Это вторая причина, тормозящая продуктивность человека. Человеческий мозг практически не отличает воображаемое от реального.
Таким образом, когда вы прокручиваете (воображаете) в голове то, как выполняете какую-то задачу, ваш мозг будет воспринимать, что вы реально это делаете. То есть энергия, которую вы тратите на прокручивание в голове = энергии, которую вы потратили, если бы сделали дело.
Теперь представьте, что вы запоминаете какие-то дела и прокручиваете их в своей голове по раз 5 — 10. В результате получается, что вы выполняете одну и ту же задачу несколько раз. Запасы ментальной энергии истощаются, активность мозга снижается. Визуализация, вещь хорошая, но она рассчитана на воображение конечной цели и практикуется в определенных условиях, смотрите подробнее в: Что такое визуализация желаний? Алгоритм для правильной визуализации.
Именно по этому, в методе GTD сбор и конспектирование информации стоит на первом месте. Именно по этому, свой волшебный блокнот со своим интеллектуальным потенциалом необходимо держать при себе, везде и всегда.
2. Расклад заданных дел
По поставленной задаче задаем вопросы:
Кроме этого, метод GTD предусматривает в пункте №2 определение четких шагов для выполнения конкретного дела. Например, в вашем списке пометка: создать бизнес-план для нового проекта. Тогда, чтобы закончить это дело, вы должны разбить его на более мелкие, связанные между собой подзадачи.
Если задача состоит в том, чтобы создать бизнес-план, тогда, это дело часто представляет собой большой объем работы. И каждый раз, когда вы смотрите на эту пометку в своем списке, вам хочется отложить это снова и снова. Проблема в том, что ваш мозг воспринимает эту задачу без конкретики. По этой причине нужно разделить эту задачу на несколько, более мелких:
Почему так легче? Потому что, наш мозг любит планировать и делить большие задачи на более мелкие. Причем, это происходит постоянно. Допустим, вы хотите сходить в ресторан. Ваш мозг начинает поэтапно думать (планировать):
Таким образом, мозг разделяет эту задачу на подзадачи и без особой нагрузки, поэтапно все решает. А в более сложных и менее приятных делах, мозгу необходима ваша помощь.
3. Систематизирование дел
Третий пункт метода GTD заключается в том, чтобы систематизировать дела:
Для этого необходимо создать несколько категорий и подкатегорий, после чего, распределить дела по ним.
— Первая категория — это неважные и несрочные дела. Это дела, которые незначительно будут влиять на ваши основные цели и качество жизни.
В первой категории создайте подкатегории. 1 подкатегория — может я это сделаю; 2 подкатегория — это желательно сделать;
Пример 1. Через месяц у вас встреча с бывшим приятелем по работе. Вы хотите с ним встретиться, но вы не знаете, что может случится в течении этого периода времени, где вы будите и т. д. Эту задачу смело можно добавлять в подкатегорию №1. Поставить напоминание в гугл календарь за неделю и потом решать этот вопрос.
Пример 2. У вас возникло желание — научиться медитировать. По сути, это для души. И это можно сделать тогда, когда будет время. Эту задачу можно добавить в подкатегорию №2, т. е. — желательно сделать.
— Вторая категория — это важные дела. Оцениваем примерное время, которое уйдет на это дело. Если оно занимает меньше 3 минут (прочитать небольшую статью, ответить на электронное письмо. ), то его нужно сделать сразу, до того, как начнете куда-то его записывать.
После этого, категорию №2 разделите на подкатегории. К примеру, 1 — проект, 2 — личное; 3 — бизнес. Распределите свои затеи по категориям и если есть вопросы, которые нужно решить в определенное время, тогда рядом укажите именно это время.
4. Просмотр и обновление
В системе GTD, пункт №4 также очень важен. 1-2 раза в неделю просматривайте свой список. Это делается для того, чтобы добавить новое, удалить сделанное, либо удалить дела, утратившие свою актуальность.
Многие, используя систему GTD, игнорируют этот пункт. А это, один из важнейших этапов. Потому что, основа продуктивности — это аккуратность и осознанность. Если ваш список будет в ужасном виде, у вас не будет желания к нему возвращаться и вы забросите свое начинание.
5. Выполняйте
Выполняйте свои дела по мере их срочности, важности, вашего настроения и мотивации. Для того, чтобы внедрить метод GTD в свою жизнь, необходима практика и дисциплина.
Это того стоит, потому что, пользуясь инструментарием GTD, вы будите успевать, развиваться и чувствовать себя полноценными!
Система GTD – плюсы и минусы для вашей продуктивности
В компании Goalton.com мы по роду своей деятельности уделяем крайне высокое внимание любым методам повышения персональной и командной продуктивности. Для нас стало нормой постоянно искать и тестировать как самые новые методики в этой области, так и достаточно хорошо раскрученные старые. И сегодня мы хотим рассказать о тех нюансах, плюсах и минусах, которые мы испытали на себе, применяя подход GTD. Как обычно, наши эксперты сделали для вас максимально концентрированную выжимку, чтобы к концу статьи вы достаточно хорошо разбирались в этом вопросе и могли бы стать хоть чуточку эффективнее.
Основная идея
Итак, суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации. Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов в нашей жизни порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело. Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.
Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена
Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – они наконец-то стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists).
Чтобы освободить голову и записывать дела, достаточно установить себе удобный таск-менеджер или воспользоваться облачным сервисом, например Goalton, Remember the milk, Asana или Todoist.
Практика планирования
После того как вы выгрузите из своей головы все что в ней накопилось, вам необходимо разобрать это по кучкам. Поэтому второй постулат Аллена к планированию своего времени опирается на так называемую шестиуровневую модель обзора своей работы. Фактически автор GTD говорит о том, что человек должен уметь посмотреть на свои дела с высоты птичьего полета. Для этого он предлагает выделить 6 уровней перспективы взгляда:
Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того, чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важная рекомендация методистов Goalton.com в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом. Трудно ли это? Еще как! Но именно такая постановка вопроса дает вам толчки к кардинальному изменению вектора собственного развития. Ведь если изо дня в день вы упорно делаете одно и то же, то почему ваш результат должен измениться?
Немного о целях
Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы к концу рабочего дня или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?
Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость, вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры. Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы». Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя», вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится.
Особые действия – это то, чего нет в вашем обычном распорядке, это новые, целенаправленные действия, например учебные курсы или занятия с тренером. Они всегда требуют усилий. В Goalton.com мы называем такой подход декомпозицией – берем цель верхнего уровня и начинаем ее дробить на составные части, потом составные части разбиваем на еще более мелкие шаги, до тех пор пока не получим набор абсолютно элементарных действий, которые абсолютно ясны по сути и имеют четкую формулировку длительности по времени. Такие действия нельзя не выполнить и собственно из них и должен состоять ваш список дел. Если вам интересна эта тема познакомьтесь с нашей статьей о принципах успеха на Спарке.
Метки и контексты на практике
Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли описанное выше на GTD? К сожалению, лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница?
Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего именно от перегруженности контекстами.
Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи. Это выглядит крайне удобным, потому что теперь вы точно не забудете задать ему ни один свой вопрос. Аналогично вы можете помечать задачи контекстом географического места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».
Пример реализации методики GTD в Goalton.com
Также вы можете создавать отдельную группировку дел в зависимости от имеющегося в вашем распоряжении количества свободного времени. Например, на скриншоте выше вы видите списки дел разбитые по их длительности:
Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.
В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников во всех уголках земного шара. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо по контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени. В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано».
Как видите, применять метод GTD используя, например Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.
Поговорим о минусах GTD
Применять предложенный метод просто и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы быть объективными и добиться большей эффективности в работе.
Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события.
В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель), вне зависимости от того являются ли эти цели личными или рабочими. Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия, а отталкиваясь от их приоритетности.
Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.
«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное или отказываться от них вовсе. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»
Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен. Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:
Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.
Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратить внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.
Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»
В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет. Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!
Дело в том, что помимо определения того, чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче. Кстати, для тех кому интересен именно этот аспект мы рекомендуем почитать о помидорных техниках. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.
Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали в предыдущей статье.
Наши выводы
Подводя итог, можно сказать что Дэвид Аллен и его метод GTD оказали большое влияние на многих людей, прежде всего благодаря тому, что обратили внимание на саму проблему продуктивности и некоторые причины ее возникновения. В целом метод Getting Things Done хорошо зарекомендовал себя в мире и может быть рекомендован нами для личного использования, с учетом тех оговорок, на которые мы постарались обратить ваше внимание. Если вы использовали данный метод в своей жизни, то напишите в комментариях к статье каков был ваш опыт, какие моменты у вас получилось воплотить и каких целей это позволило вам добиться. Если же вы используете иные способы организации своей работы, то мы также предлагаем вам поучаствовать в обсуждении и поделиться своими предпочтениями.