какие задачи у функции контроля в управленческой деятельности
Задачи управленческого контроля
Вы будете перенаправлены на Автор24
Управленческий контроль
Управленческий контроль является важнейшей функцией управления на предприятии. Без контроля управлять и организовывать процессы на предприятии достаточно сложно, а самое главное, определять конечные результаты деятельности, получены они или нет.
Если говорить об управленческом контроле в целом, то необходимо, прежде всего, отметить, что это система, которая состоит из двух определяющих элементов: элемент входа, то есть это та информация, которая обеспечивает контроль, и, элемент выхода, та информация, которая получена по результатам контроля. Также подобная система подразумевает целый совокупный ряд таких элементов как: ответственные центры, компьютерная техника и технологии, процедура системы контроля, внешняя и внутренняя среда контроля.
Цели управленческого контроля
Для того чтобы управленческий контроль был эффективным необходимо выделить основные цели:
Задачи управленческого контроля
Для того чтобы достигнуть представленные цели управленческого контроля и обеспечить их эффективную реализацию, необходимо решить ряд задач:
Таким образом, для достижения поставленных целей в управленческом контроле необходимо четко следовать и выполнять поставленные задачи, которые приведут к повышению эффективности работы предприятия в целом. Задачи управленческого контроля обязательны к выполнению, и руководитель компании должен это понимать и осознавать.
Раздел 1. Контроль
Тема 1. Теоретические основы и принципы организации контроля
Цель – изучение основ и принципов организации контроля.
Оглавление
1.1. Сущность, роль и функции контроля в управлении экономикой
Понятие контроля встречается в различных научных направлениях: философии, теории управления, политике, кибернетике и т. д.
Специалисты по теории управления, выделяя три стадии управленческой деятельности (проектирование и определение цели; организация выполнения принятого решения; контроль исполнения), трактуют контроль как особую стадию цикла управления.
Большинство исследователей рассматривают контроль в качестве одной из функций управления. С этой точки зрения контроль можно рассматривать как деятельность по наблюдению и проверке соответствия процесса функционирования объекта принятым управленческим решениям – законам, планам, нормам, стандартам, правилам, приказам и т. д.
Таким образом, контроль как функция управления – это система наблюдения и проверки функционирования управляемого объекта с целью оценить обоснованность и эффективность принятых управленческих решений, выявить степень их реализации, наличие отклонений и неблагоприятных ситуаций, о которых целесообразно своевременно проинформировать компетентные органы, способные принять меры по улучшению положения дел.
Следовательно, контрольная функция по своему содержанию включает в себя три элемента:
1) получение необходимой информации;
2) анализ и оценку информации;
3) реагирование на выявленные отклонения от установленных правил и требований.
Основная цель контроля состоит в объективном изучении фактического положения дел различных областей общественной и государственной жизни, в выявлении факторов и условий, которые принципиально сказываются на выполнении принятых решений и достижении поставленных целей.
Контроль может носить правовой, административный характер. Большое значение имеет технический контроль; хозяйствующие субъекты организуют экономический и общехозяйственный контроль. Особое место в системе контрольных функций занимает финансовый контроль.
Финансовый контроль означает проверку исполнения тех или иных хозяйственных решений с целью установления их законности и экономической целесообразности. Финансовый контроль предполагает постоянное действие механизма возврата к ранее принятым решениям. Он является объективной необходимостью в сфере деятельности любой экономики, будь то экономика страны или организации.
Экономика страны не может нормально функционировать и развиваться без постоянной системы финансового контроля, который используется ею в качестве основного средства обратной связи.
Функции системы финансового контроля отражаются в деятельности контрольных органов по проверке фирм, концернов, акционерных обществ и государственных организаций на предмет соблюдения нормативно-законодательных актов государства. В то же время финансовый контроль призван обеспечить на основе законности решение задач конкурентной борьбы организаций. Финансовый контроль направлен на всемерное совершенствование организации производства и повышение эффективности его работы ради роста благосостояния работников, инвесторов и государства.
К общепринятым в мире функциям государственного и муниципального финансового контроля относятся:
Государственный финансовый контроль подразделяется по субъектам: президентский контроль, контроль законодательных органов власти и местного самоуправления (Счетная палата РФ), контроль, осуществляемый Министерством финансов РФ, Федеральным казначейством РФ, Центральным банком РФ и т. д.
В настоящее время число органов, имеющих право осуществлять контроль деятельности предприятий и организаций, достаточно велико. В стране действует не менее 50 только федеральных контролирующих структур, к которым следует добавить контролирующие органы и сугубо регионального уровня. Ряд контрольных функций выполняют и органы местного самоуправления.
Каждый контролирующий орган выполняет определенные функции и для этого наделен правами и обязанностями, исчерпывающий перечень которых обычно содержится в нормативном акте, регулирующем его деятельность.
Функциями государственного контроля наделены практически все федеральные органы государства, проверяющие различные направления производственной и хозяйственной деятельности.
Деятельность Счетной палаты РФ, осуществляемая на основании Федерального Закона №4-ФЗ от 11.02. 1995 г., связана с контролем использования федеральной собственности и расходования федеральных средств. Контрольным проверкам подлежат все организации и независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности, органов управления, если они получают и используют средства федерального бюджета и государственных внебюджетных фондов, а также используют или управляют федеральной собственностью или имеют определенные льготы по налогам, предоставленные налоговыми и таможенными службами. Счетная палата РФ имеет право контролировать деятельность Центрального банка России и Правительства РФ по вопросам обслуживания и выполнения обязательств по государственному долгу, эффективности использования иностранных кредитов и займов.
Форма контроля Счетной палаты РФ выражается в организации тематических проверок и ревизий. По результатам проверки и выявленным нарушениям руководителям организаций направляются представления для принятия мер по их устранению, а в случаях хищения государственных средств дела передаются в прокуратуру.
Министерство финансов РФ осуществляет финансовый контроль на всех стадиях формирования и исполнения федерального бюджета и внебюджетных фондов. В соответствии с Положением «О требованиях к деятельности по осуществлению государственного финансового контроля» (приказ МФ РФ от 25.12.2008 г. №146н) последующий государственный финансовый контроль осуществляется в виде ревизий и проверок.
Органы Федерального казначейства наряду с Министерством финансов РФ осуществляют финансовый контроль за соблюдением исполнения федерального бюджета и внебюджетных фондов на основании Положения «О Федеральном Казначействе» (постановление Правительства РФ от 01.12.2004 г. № 703). Федеральным Казначейством ведется предварительный и текущий контроль за ведением операций с бюджетными средствами главных распорядителей и получателей и других участников бюджетного процесса.
Параллельно с деятельностью Министерства финансов РФ, Федеральным Казначейством и другими организациями отдельные функции контроля по формированию доходной части бюджета выполняет Федеральная налоговая служба, действующая на основании Положения «О Федеральной налоговой службе» (Постановление Правительства РФ от 30.09.2004 г. № 506). Контрольные функции этой службы выражаются в виде налоговых проверок, получении объяснений налогоплательщиков, проверке и сборе данных учета, отчетности, осмотре помещений и территорий, используемых для получения дохода и других форм. Наиболее распространенной формой, безусловно, является налоговая проверка.
Контрольные функции в пределах своей компетенции осуществляют также следующие федеральные органы исполнительной власти: Федеральная служба финансово-бюджетного надзора, Федеральная служба по финансовому мониторингу, Федеральная служба страхового надзора, Федеральная таможенная служба.
Наряду с финансовым контролем немалую роль в системе управления играет производственно-хозяйственный контроль, который выражается в проверке производства продукции, использования сырья и материалов, основных фондов и трудовых ресурсов, состояния экологии и т. д.
Общественный контроль осуществляется средствами массовой информации. При наличии законодательных актов существует возможность широкого привлечения к данному процессу различных общественных организаций, партий и отдельных граждан. Общественный контроль должен развиваться в органическом сочетании с государственным контролем и быть направлен на пресечение коррупции чиновников различного уровня.
Резюмируя можно сказать, что общие принципы контрольной деятельности представляют собой прямо закрепленные в нормативных правовых актах или вытекающие из них положения, которые определяют важнейшие свойства этой деятельности.
1.2. Виды контроля
В зависимости от вида информационного обеспечения контроля различают документальный контроль и фактический контроль.
Документальный контроль – это проверка документов. Например, в Положении о финансовом контроле в Министерстве обороны, утвержденном приказом министра обороны СССР от 19.09.1982 г. № 200, указывается, что основным методом ревизии является проверка законности и достоверности совершенных финансово-хозяйственных операций по подлинным первичным оправдательным документам за весь период, прошедший с начала проведения предыдущей ревизии, или за больший срок, установленный начальником, назначившим ревизию.
Фактический контроль предполагает проверку контролируемых объектов в натуре путем инвентаризации, осмотра материальных объектов, замера и т. д.
Данная классификация является основой деления методов контроля на документальные и фактические. Наиболее эффективно сочетание двух видов контроля, но в некоторых случаях невозможен либо фактический контроль (имущество территориально удалено или утрачено), либо документальный (например, документы утрачены при пожаре). Поэтому иногда осуществляется только один вид контроля. На выбор вида контроля может влиять оценка вероятности искажения данных, недобросовестности проверяемой организации, целесообразности и экономичности осуществления контрольного мероприятия.
Разграничение контроля на камеральный и выездной наиболее характерно для государственных органов финансового контроля.
Камеральная проверка проводится по месту нахождения контрольного органа и, как правило, является документальной.
Выездная проверка проводится по месту нахождения проверяемой организации и может быть как документальной, так и фактической.
В зависимости от момента совершения контролируемых операций различают следующие виды контроля:
2) текущий (оперативный);
В гл. 26 ст. 265 Бюджетного кодекса Российской Федерации указано, что законодательные (представительные) органы местного самоуправления осуществляют следующие формы финансового контроля:
В зависимости от охвата операций управляемого субъекта в ходе осуществления контроля различают следующие виды контроля: тематический (частичный); комплексный (полный).
Тематические контрольные проверки – это форма текущего финансового контроля однородных хозяйственных операций, выполняемых предприятиями и организациями, например проверка использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, проверка сохранности государственной собственности. Тематические проверки имеют сходство с текущими проверками, но проводятся по более широкому кругу показателей конкретной темы с применением методов экономического анализа, вычислительной техники и привлечением специалистов различного профиля. Если в процессе текущего обследования применяются в основном методы фактического контроля, то при тематических проверках используются планово-нормативная и договорная информация, данные бухгалтерского учета, хронометражные наблюдения, проводится выборочная инвентаризация ценностей.
Комплексными, как правило, являются ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятий, научно-исследовательских и научно-испытательных учреждений, других учреждений и организаций, осуществляющих операционно-производственную деятельность и состоящих на сметно-бюджетном финансировании.
Основные задачи комплексной проверки – всесторонняя проверка состояния экономики предприятий, учреждений и организаций, анализ их производственной и операционной деятельности, проверка использования производственных мощностей, осуществления мероприятий по снижению себестоимости и обеспечению высокого качества продукции, выполнения хозяйственных и финансовых планов.
Для проведения комплексной ревизии или проверки создается ревизионная группа во главе с руководящим должностным лицом. В состав группы включаются специалисты, способные глубоко проверить и дать объективную оценку производственной и финансово-хозяйственной деятельности.
В зависимости от уровня организации финансового контроля различают финансовый контроль на уровне:
В зависимости от нормативной базы осуществления контроля различают финансовый контроль, осуществляемый на основании:
В зависимости от сферы осуществления финансового контроля различают следующие его виды:
В связи с тем, что названные сферы существенно различаются, для их проверки могу создаваться специальные контрольные органы (например, соблюдение налогового законодательства Российской Федерации проверяет Федеральная налоговая служба).
В зависимости от источника финансирования различают следующие виды финансового контроля:
Средства проверяемого субъекта являются источником финансирования коммерческого финансового контроля, оплаты услуг внешних аудиторских организаций. За счет проверяемого субъекта организуется также и внутренний контроль, формой оплаты которого является оплата труда внутренних ревизоров.
Государственный контроль осуществляется, как правило, за счет средств управляющего субъекта, то есть соответствующей статьи государственного бюджета. Поскольку организации формируют доходную часть бюджета в форме уплаты налогов, фактически та же налоговая проверка косвенно финансируется за счет самих же налогоплательщиков. Но при проверке бюджетных организаций источником финансирования является управляющий субъект.
Финансовый контроль за счет третьих лиц осуществляется крайне редко. Примером может быть общественный контроль, осуществление которого ведется за счет собранных инициаторами средств.
Сочетание видов финансового контроля по разным критериям его классификации может быть различным. Например, финансовый контроль за правильностью уплаты налоговых платежей, осуществляемый государственными органами (Федеральной налоговой службой), является внешним по отношению к проверяемой организации, но проверку правильности уплаты налогов можно поручить и внутренним аудиторам (внутренний контроль).
1.3. Взаимосвязь и отличия внешнего и внутреннего контроля, внутреннего управленческого контроля и ревизии
Внутренний контроль – это внутриведомственный, внутрипроизводственный, внутриорганизационный (внутрифирменный) контроль, который обеспечивает надлежащую работу предприятия и управление им.
Внешний контроль преследует иную цель – защиту граждан, организаций, общества и государства от всевозможных негативных последствий, которые наступают в результате несоблюдения установленных правил осуществления той или иной деятельности и невыполнения субъектами общественных отношений возложенных на них обязанностей. Внешний контроль призван служить обеспечению безопасности субъектов общественных отношений, защите прав, свобод.
Внешний контроль предприятия проводят государственные контрольные организации, общественные организации и аудиторские фирмы. Общие цели внешнего государственного контроля – выявление нарушений документирования хозяйственных операций, установление законности их проведения, правильности различных отчислений и пр. Аудитор, контролер или ревизор проверяют ведение учета на предприятии в соответствии с внутренними документами, инструкциями и другими нормативными документами по ведению бухгалтерского учета, законами Российской Федерации.
Потребность в таких формах внешнего контроля, как ревизия и аудит, возникает у разных организаций в зависимости от того, как построена система их управления. Потребность в ревизиях более четко выражена в организациях, где система управления построена преимущественно структурно, т. е. ориентирована на различные комбинации линейной и функциональной подчиненности. Цель ревизии – проверка обоснованности и целесообразности действий должностных лиц приемами и методами, характерными для ревизии.
Потребность в аудиторских проверках наиболее актуальна в организациях, где работники действуют строго в соответствии с утвержденными бизнес-процессами. В настоящее время наиболее распространен аудит процесса составления бухгалтерской и налоговой отчетности.
Ревизия выявляет виновных лиц и причины неэффективных действий, нарушения законодательства. По итогам ревизии принимаются решения о мерах дисциплинарного воздействия, возможна передача дел в следственные органы. В ходе аудита проверяется соответствие процессов нормам и правилам, определенным положениями по бухгалтерскому учету, иными нормативными актами. По аудиторским заключениям, содержащим отрицательное мнение, принимаются решения об изменении процессов в учетном органе и движении первичных документов.
Внутрихозяйственный контроль ведется на каждом предприятии в соответствии с принятым уставом и целями, стоящими перед системой контроля. Внутренний контроль предупреждает злоупотребления и нарушения, снижает степень риска.
Управленческие методы контроля за деятельностью работников используются администрацией предприятия для повышения эффективности внутрихозяйственного контроля. Выявляются отклонения фактического производства продукции от запланированного бизнес-планом посредством адекватных корректирующих действий на всех уровнях управления предприятием, поэтому персонал – это важный элемент системы контроля. При внутреннем контроле необходима надежная учетная система, которая способна накапливать информацию, анализировать ее, регистрировать и предоставлять отчетность о хозяйственных операциях. В то же время система учета не должна допускать повторного счета при отражении объемов реализации и других операций.
Внутренний контроль будет более эффективным, когда применяются контрольные процедуры, используются методы и правила, разработанные администрацией для достижения целей, стоящих перед предприятием.
Внешний и внутренний контроль объединяются общей целью, заключающейся в правильном и своевременном отражении хозяйственных операций в бухгалтерском учете и отчетности, законности хозяйственных операций и их целесообразности для предприятия. Так, данные внутреннего контроля помогают руководству предприятия и иному управленческому персоналу получать оперативную информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственных операций, а данные внешнего контроля обеспечивают руководство информацией, как о допущенных ошибках, так и о недостатках организации внутреннего контроля.
Степень взаимосвязи между внутренним и внешним контролем во многом зависит от особенностей функционирования конкретного предприятия. Так, некоторые предприятия могут вообще не подвергаться внешнему контролю, например если они не подлежат обязательному внешнему аудиту; инициативные аудиторские проверки такие предприятия не проводят и не являются участниками финансово-промышленной группы.
Внешний и внутренний виды контроля представляют собой взаимозависимые и взаимообусловленные компоненты единой системы контроля. Однако между ними имеются существенные различия.
Выводы
Экономика страны не может нормально функционировать и развиваться без постоянной системы финансового контроля, который используется ею в качестве основного средства обратной связи.
В зависимости от различных факторов различают следующие виды контроля: тематический (частичный) и комплексный (полный); камеральный и выездной; государственный и негосударственный; тематический и комплексный и т. д.
Внешний и внутренний виды контроля представляют собой взаимозависимые и взаимообусловленные компоненты единой системы контроля.
Однако между ними имеются существенные различия.
Discovered
О финансах и не только…
Управленческий контроль
Контроль является одной из общих функций менеджмента, без которой практически не могут быть реализованы в полной мере другие функции внутрифирменного управления. В рамках внутрифирменного управления, реализующего сочетания принципа централизации и децентрализации такого управления возникает вопрос оптимизации контроля при централизованном и децентрализованном управлении одновременно. Этой цели служит управленческий контроль.
Управленческий контроль (контроль как функция внутрифирменного управления) является одним из главных инструментов выработки политики и принятия управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование предприятия и достижение его целей в долгосрочной перспективе и текущей операционной работе.
Функции управленческого контроля
Одной из функций управления является управленческий контроль, без которого не могут быть реализованы в полной мере и другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности компании, а также изменяющиеся условия внутренней и внешней среды. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения коррективов в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей компании в целом. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.
В функцию контроля входят:
Задачи управленческого контроля
Задачами управленческого контроля являются:
Формы управленческого контроля
Функция контроля основана в первую очередь на организации системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа. Компании широко используют две формы контроля: финансовый (как основу общего управленческого контроля) и административный.
Финансовый контроль осуществляется получением от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она и служит основой сравнения фактических показателей с планируемыми.
В центре внимания оказываются такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по предприятию в целом.
Организационно-финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральную службу). Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей, в особенности от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.
Виды управленческого контроля
Выделяют 3 основных вида управленческого контроля:
Предварительный управленческий контроль характеризует контроль, проводимый до начала работ. На этом этапе контролируются правила, процедуры и линия поведения, чтобы убедиться, что работа развивается в требуемом направлении. Основное внимание, как правило, уделяется контролю персонала, материальных и финансовых ресурсов.
Текущий управленческий контроль характеризует процесс контроля непосредственно в ходе выполнения работ по реализации принятых решений. Как правило, он осуществляется непосредственным начальником или сотрудником, наделенным соответствующими полномочиями. Организован данный контроль на измерении фактических результатов проделанной работы и соотнесения их с установленными стандартами, нормативами, показателями.
Заключительный управленческий контроль характеризует контроль, проводимый после того, как работа выполнена. Если в процессе заключительного контроля отсутствует возможность непосредственно влиять на ход выполнения работы, то его результаты учитываются при проведении последующих работ. Еще одной важной функцией заключительного контроля считается его определяющая роль при реализации функции мотивации. Последняя осуществляется по результатам контроля. Результаты управленческого контроля учитываются при принятии последующих решений, планировании и организации работ.
При моделировании управленческой функции контроля выделяют объект и субъект контроля, а также контрольную ситуацию. В зависимости от используемой модели процесса стратегического управленческого контроля по разному могут определяться стадии контроля.
Встречается также и такая классификация управленческого контроля:
При направляющем управленческом контроле по его результатам могут быть предприняты действия, направленные па обеспечение выполнения плановых заданий. Для чего принятые ранее управленческие решения могут быть скорректированы. Фильтрующий управленческий контроль является своеобразным «ситом», не допускающим действий, ведущим к отклонению в выполнении плановых заданий. Задачи и возможности последующего контроля, по существу, совпадают с заключительным.
В зависимости от уровня централизации представлены следующие виды управленческого контроля:
Эффективность управленческого контроля
Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, то есть обеспечить достижение целей организации, он должен соответствовать нескольким важным требованиям: