какие задачи возлагаются на работников ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства
«По секрету всему свету», или Как организовать конфиденциальное делопроизводство
В коммерческом секторе и госструктурах тема информационной безопасности становится все актуальнее. Разрабатываются различные программы для предотвращения хакерских атак и контроля за несанкционированным доступом к конфиденциальной информации. Однако конфиденциальное бумажное делопроизводство (учет носителей конфиденциальной информации и их специфическое оформление) еще никто не отменял.
Данную тему будем рассматривать в порядке разделов Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации (далее – Инструкция):
Эти участки работы будем рассматривать с демонстрацией образцов оформления документов, потому «разговор» получится длинным – на несколько номеров журнала.
Порядок работы с носителями, содержащими коммерческую тайну, отличается от работы с персональными данными, потому эти две сферы целесообразно регламентировать разными локальными нормативными актами (далее по тексту – ЛНА).
Принципиальные моменты
В разделе «Общие положения» Инструкции, помимо целей разработки и области применения этого ЛНА, необходимо указать ответственных за конфиденциальное делопроизводство. Например, это можно сделать так:
Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях несут руководители подразделений.
Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях возлагаются на лиц, назначаемых руководителями Подразделений.
Права и обязанности лиц, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, закрепляются в их должностных инструкциях.
Сведения о работниках, назначенных ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства, сообщаются в Службу ДОУ и в Службу безопасности.
Работники, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении, могут включаться в состав Комиссии по вопросам ведения конфиденциального делопроизводства.
Вопросов по конфиденциальному делопроизводству (его еще называют закрытым) возникает много, и лучше сразу в Инструкции указать, кто будет по ним консультировать. Обычно это подразделение, ответственное за защиту информации, например, служба безопасности.
Проставление грифа ограничения доступа «включает» документ в более закрытую систему делопроизводства, и с ним начинают работать по особым, а не общим правилам.
В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: Перечень конфиденциальных сведений фирмы (возможен дополнительно разработанный Перечень документов с ограниченным доступом), требования партнеров и условия заключенных контрактов. При том на практике присваивать гриф конфиденциальности можно любому разрешенному для издания, но не включенному в «ограничительный перечень» документу, если это не противоречит действующему законодательству. Более того, некоторые организации делают Перечень открытым, путем помещения в него в самом конце следующей формулировки: «Сведения, не вошедшие в настоящий Перечень, но разглашение которых может навредить интересам Организации, также относятся к коммерческой тайне Организации». Данная формулировка имеет больше психологический характер, чем юридический, т.к. суду еще придется доказывать, что под нее подпадает, а что нет. Но на работников, которые ознакамливаются с Перечнем, она будет производить нужное впечатление.
Как установить режим коммерческой тайны в организации, описано пошагово в статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны»
Чтобы разобраться с понятиями «конфиденциальная информация» и «коммерческая тайна», а также с другими видами тайн, читайте статью «5 видов тайн. или все-таки больше?»
Организация может применять в своей работе несколько грифов для разного уровня ограничения доступа. Но тогда для каждого из них должен быть утвержден свой перечень подпадающей под него информации / документов, а также должна быть установлена разная процедура работы (либо можно ограничиться разным составом лиц, имеющих допуск). Например, более «массовым» может быть гриф «Конфиденциально», а более закрытым – гриф «Коммерческая тайна».
Гриф ставится на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержится хотя бы один из конфиденциальных показателей.
Некоторые организации на ценных, но не конфиденциальных документах проставляют не гриф, а пометку в виде надписи или штампа, предполагающую особое внимание к их сохранности, например: «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др.
Изменение или снятие грифа конфиденциальности с документа производится при изменении степени ценности содержащихся в нем сведений. Данная процедура должна быть четко регламентирована. После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства компании.
В общих положениях Инструкции можно также написать следующее:
Все носители, содержащие конфиденциальную информацию, изготовленные в компании или полученные от сторонней организации, подлежат обязательному учету в структурных подразделениях работниками, назначенными ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства.
Учет носителей, содержащих конфиденциальную информацию, включает в себя присвоение и проставление в учетных формах и на носителях регистрационных номеров и запись данных о носителе (учетном номере, дате, исполнителе, заголовке, количестве листов, местонахождении и т.д.).
Гриф конфиденциальности документу присваивается Исполнителем (работником, подготовившим документ или осуществляющим обработку поступившего документа) по согласованию с непосредственным руководителем или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) этот документ. Основанием для присвоения грифа является включение в него информации, указанной в Перечне информации, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации Организации.
Учет носителей, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется в журналах учета. Журнальный учет может дублироваться автоматизированным учетом.
При журнальном учете каждый носитель регистрируется однократно.
Документы учитываются по количеству листов, издания – поэкземплярно, а дискеты, CD- и DVD-диски, ZIF- и ZIV-накопители и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – поштучно.
В журналах учета запрещается производить подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой, а вносимые работником, ответственным за конфиденциальное делопроизводство, исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.
Какие задачи возлагаются на работников ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства
2.7. Организация делопроизводства
в структурных подразделениях
2.7.1. Для непосредственного ведения делопроизводства в структурных подразделениях руководителями этих подразделений назначаются ответственные работники, права и обязанности которых определяются их должностными регламентами.
2.7.2. На работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
ежедневное получение поступившей корреспонденции в экспедиции Управления делами и проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в системе «Дело»;
доклад документов руководителю структурного подразделения и последующая передача их работникам подразделения на исполнение;
регистрация исходящих и внутренних документов, подписанных руководителем структурного подразделения, проверка правильности их оформления;
контроль за прохождением документов в подразделении и соблюдением сроков их исполнения;
составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения и ее хранение;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел по решению руководителя структурного подразделения на хранение в центральный архив Судебного департамента;
учет служебной информации, поступившей и переданной по средствам связи;
хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;
еженедельное информирование руководителя структурного подразделения о состоянии делопроизводства в подразделении, а также об исполненных и находящихся на исполнении документах.
2.7.3. Передача исполненных в структурном подразделении документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство, под роспись в реестре.
Служебные документы, исполненные, зарегистрированные в структурном подразделении, доложенные Генеральному директору Судебного департамента, минуя Управление делами, непосредственно руководителем структурного подразделения и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами для постановки их на контроль, затем возвращаются в структурное подразделение для последующего их размножения работником, ответственным за делопроизводство, и передачи соисполнителям для исполнения в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента.
Документы, зарегистрированные на имя руководства Судебного департамента, передаются из одного структурного подразделения в другое только через отдел прохождения документов Управления делами.
2.7.4. Документы со штампом «Подлежит возврату в Управление делами» после исполнения в обязательном порядке должны быть возвращены в отдел прохождения документов Управления делами.
2.7.5. Документы, которые исполняются несколькими работниками подразделения, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
2.7.6. На время болезни (отпуска, командировки) работника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого работника.
При увольнении или при назначении работника, ответственного за делопроизводство, в другое структурное подразделение, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается руководителем структурного подразделения.
2.7.7. В целях обеспечения эффективного контроля за организацией и практическим ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом исполнения поручений Управление делами периодически (один раз в три года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 20.01.2015 N 8)
Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?
П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.
Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?
Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?
Руководитель за все в ответе!
Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.
Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.
С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении – и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.
Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.
Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета, а главный бухгалтер – за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.
А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.
Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).
Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции. ».
Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).
Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.
В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.
Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.
См. новость «Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардный рубеж»
ПРИКАЗ от 23 декабря 2020 г. N 888 Об утверждении Типового положения о подразделении делопроизводства и режима территориального органа МВД России
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 23 декабря 2020 г. N 888
Об утверждении Типового положения о подразделении делопроизводства
и режима территориального органа МВД России
Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 52, ст. 7614; 2019, N 52, ст. 7933.
1. Утвердить прилагаемое Типовое положение о подразделении делопроизводства и режима территориального органа МВД России.
2. Внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденную приказом МВД России от 20 июня 2012 г. N 615:
2.1. Пункт 6 признать утратившим силу.
2.2 Пункт 7 изложить в следующей редакции:
«7. Подразделение делопроизводства и режима выполняет следующие основные функции:».
генерал полиции Российской Федерации
к приказу МВД России
о подразделении делопроизводства и режима территориального органа МВД России
2. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением территориального органа МВД России и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).
3. Подразделение делопроизводства и режима в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России, иными нормативными правовыми актами и настоящим Типовым положением.
5. Организационная структура и штатное расписание ПДиР утверждается в установленном порядке.
6. Положение о ПДиР разрабатывается в соответствии с настоящим Типовым положением и утверждается руководителем (начальником) территориального органа МВД России.
7. Работа ПДиР строится на основе сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, принципов соблюдения прав человека и гражданина, персональной ответственности каждого сотрудника, федерального государственного гражданского служащего и работника системы МВД России за выполнение возложенных на них обязанностей.
8. Подразделение делопроизводства и режима в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами и (или) руководителем (начальником) территориального органа МВД России, осуществляет взаимодействие по вопросам своей деятельности с иными подразделениями системы МВД России, с соответствующими подразделениями правоохранительных органов, государственными и муниципальными органами, общественными объединениями и организациями.
Подразделение делопроизводства и режима для обеспечения своей деятельности использует печать органа внутренних дел с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
II. Основные задачи подразделения делопроизводства и режима
9. Основными задачами подразделения делопроизводства и режима являются:
9.1. Обеспечение установленного в органах внутренних дел Российской Федерации режима секретности.
9.2. Ведение секретного делопроизводства.
9.3.1. Документационного обеспечения деятельности территориального органа МВД России.
Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2018, N 53, ст. 8454.
9.3.3. Личного приема граждан руководством территориального органа МВД России.
9.4. Координация деятельности территориального органа МВД России и его структурных и подчиненных подразделений по вопросам защиты государственной тайны, документационного обеспечения управления и рассмотрения обращений, контроль за выполнением требований законодательных и иных нормативных правовых актов в указанных сферах деятельности.
III. Основные функции и полномочия подразделения делопроизводства и режима
10. Основными функциями подразделения делопроизводства и режима являются:
10.1. Осуществление мероприятий, направленных на обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, соблюдение режима секретности проводимых работ, ведения секретного делопроизводства в территориальном органе МВД России.
10.2. Реализация в пределах своей компетенции мероприятий по технической защите информации, при ее обработке на средствах вычислительной техники.
10.3. Разработка предложений руководству территориального органа МВД России по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима.
10.4. Разработка проектов правовых актов и организационно-распорядительных документов территориального органа МВД России по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима, а также подготовка предложений по их совершенствованию.
10.5. Рассмотрение и подготовка предложений руководству территориального органа МВД России по оптимизации организационной структуры и штатной численности подразделения делопроизводства и режима.
10.6. Оказание практической помощи подразделениям делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориальных органов МВД России в организации и проведении мероприятий по вопросам их деятельности.
10.7. Проведение в пределах компетенции и в установленном порядке занятий (инструктажей) с сотрудниками подразделений делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России по вопросам деятельности ПДиР, в том числе подготовка предложений по организации их специального первоначального обучения и повышения квалификации.
10.8. Осуществление в установленном порядке проверок состояния работы по направлениям деятельности подразделения делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориальных органов МВД России.
10.9. Подготовка и направление в подразделения делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориальных органов МВД России предложений по распространению положительного опыта по вопросам деятельности ПДиР.
10.10. Оказание содействия правовому подразделению территориального органа МВД России или уполномоченному должностному лицу в представлении в установленном порядке в судах интересов органов внутренних дел Российской Федерации по предметам споров в части компетенции ПДиР.
10.11. Регистрация и обработка законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, служебных документов, обращений, а также другой корреспонденции, поступающей в адрес территориального органа МВД России и его руководства.
10.12. Обеспечение в установленном порядке получения и отправки документов и обращений, в том числе посредством Сервиса электронного документооборота Единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России, системы межведомственного электронного документооборота и информационных систем общего пользования.
10.13. Подготовка информационных, справочных и иных материалов для руководства территориального органа МВД России по направлению деятельности ПДиР с привлечением, при необходимости, других структурных подразделений территориального органа МВД России.
10.14. Организация своевременного рассмотрения и подготовки документов и обращений на доклад руководству территориального органа МВД России.
10.15. Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции и направление поступивших документов, не требующих доклада руководству территориального органа МВД России, на исполнение непосредственно в соответствующие подразделения.
10.16. Осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству территориального органа МВД России.
10.17. Обеспечение учета исходящих документов, подписанных руководством территориального органа МВД России, отправка их адресатам.
10.18. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений руководства территориального органа МВД России в пределах компетенции подразделения делопроизводства и режима.
10.19. Участие в контроле за выполнением структурными и подчиненными подразделениями территориального органа МВД России требований законодательных и иных нормативных правовых актов по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима, а также оказание им методической и практической помощи.
10.20. Анализ информации о ходе и состоянии исполнения поручений руководства территориального органа МВД России, контроль за которыми осуществляет ПДиР, подготовка предложений по обеспечению их своевременного выполнения, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.
10.21. Копирование и оперативное размножение документов.
10.22. Организация в территориальных органах МВД России рассмотрения обращений и личного приема граждан, в том числе в режиме видео-конференц-связи, руководством территориального органа МВД России.
10.23. Анализ и оценка рассмотрения территориальным органом МВД России обращений, с внесением предложений по совершенствованию данной служебной деятельности и подготовкой соответствующих информационно-статистических обзоров.
10.24. Обобщение и анализ информации о состоянии документооборота в территориальном органе МВД России, предоставляемой структурными и подчиненными подразделениями территориального органа МВД России, по вопросам, отнесенным к компетенции подразделения делопроизводства и режима.
10.25. Выработка (реализация, координация) организационно-практических мероприятий по оптимизации состояния документооборота.
10.26. Регистрация, учет, выдача в установленном порядке, сбор и последующее хранение доверенностей, выдаваемых для представления интересов территориального органа МВД России.
10.27. Хранение печати органа внутренних дел с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и в установленном порядке удостоверение (заверение) ею в подлинности соответствующих документов, подписанных уполномоченными должностными лицами органов внутренних дел Российской Федерации.
10.28. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры на согласование в информационный центр территориального органа МВД России.
10.29. Формирование, учет и хранение документального фонда территориального органа МВД России, его подготовка для передачи на архивное хранение, обеспечение его сохранности и использования до передачи этих документов на архивное хранение.
10.30. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их экспертной комиссией территориального органа МВД России.
10.31. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.
10.32. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.
10.33. Ведение учета сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и режимных помещений, ключей от их замков, множительной аппаратуры и персональных компьютеров, предназначенных для обработки сведений, составляющих государственную тайну, а также средств беспроводной связи и коммуникации, сертифицированных на соответствие требованиям по противодействию иностранным техническим разведкам и по технической защите информации, осуществление учета, хранения и выдачи печатей и штампов территориального органа МВД России.
10.34. Осуществление организационно-технического обеспечения деятельности экспертной комиссии территориального органа МВД России по режиму секретности и контроля за своевременностью представления материалов на ее рассмотрение.
10.35. Взаимодействие с территориальным органом безопасности по вопросам организации и обеспечения системы защиты государственной тайны в территориальном органе МВД России.
10.36. Изучение в пределах компетенции оперативно-служебной, научно-исследовательской, опытно-конструкторской и производственно-технической деятельности территориального органа МВД России, обобщение информации о возможных каналах утечки сведений, составляющих государственную тайну (за исключением защиты информации с использованием технических (криптографических) средств защиты информации), разработка мер по их закрытию.
10.37. Ведение учета фактов разглашения сведений, составляющих государственную тайну, утрат носителей, содержащих такие сведения, анализ причин и подготовка предложений руководству территориального органа МВД России о привлечении должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
10.38. Осуществление взаимодействия с органами, уполномоченными на ведение лицензионной деятельности в области защиты государственной тайны, по вопросам лицензирования деятельности по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а также с осуществлением мероприятий и (или) оказанием услуг по защите государственной тайны.
10.39. Осуществление контроля за обеспечением режима секретности при работе с документацией в местах эвакуации и на неэвакуируемых объектах территориального органа МВД России.
10.40. Разработка, согласование, ведение и хранение в установленном порядке номенклатуры должностей сотрудников территориального органа МВД России, подлежащих оформлению на допуск к сведениям особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям, в том числе структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России.
10.41. Организация в территориальном органе МВД России работы по допуску сотрудников к сведениям, составляющим государственную тайну, разработка соответствующих методических рекомендаций.
10.42. Хранение учетных материалов по допуску к государственной тайне.
10.43. Ведение учета фактической осведомленности сотрудников в сведениях, составляющих государственную тайну.
10.44. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства, в том числе консультирование сотрудников территориального органа МВД России по вопросам работы с документами.
10.45. Обеспечение сотрудников нормативными правовыми актами, необходимыми для исполнения должностных обязанностей.
10.46. Организация работы с документами и делами, находящимися на хранении в территориальном органе МВД России.
10.47. Организация проведения профилактической работы с сотрудниками по соблюдению требований режима секретности в обращении с документами, содержащими государственную и иную охраняемую законом тайну, в том числе образующимися в процессе оперативно-розыскной деятельности.
10.48. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.
10.49. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.
10.50. Участие совместно с заинтересованными структурными подразделениями территориального органа МВД России в рассмотрении запросов органов государственной власти Российской Федерации, организаций и граждан о рассекречивании сведений, составляющих государственную тайну, относящихся к компетенции территориального органа МВД России.
10.51. Использование информационных систем, сетей связи, а также современной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры.
10.52. Учет обращений, поступивших в адрес территориального органа МВД России и его руководства.
10.53. Принятие организационных решений по обращениям, не требующим доклада руководству территориального органа МВД России, о направлении их для рассмотрения по существу поставленных вопросов в структурные и подчиненные подразделения территориального органа МВД России, иные органы внутренних дел, другие государственные органы и органы местного самоуправления, организации и должностным лицам.
10.54. Рассмотрение в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов обращений по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима.
10.55. Организация изучения сотрудниками территориального органа МВД России в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства и режима секретности.
10.56. Осуществление в пределах компетенции мероприятий по гражданской обороне, поддержанию мобилизационной готовности.
10.57. Осуществление иных функций, отнесенных в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами к компетенции подразделения делопроизводства и режима.
11. ПДиР территориального органа МВД России для решения возложенных на него задач и осуществления функций имеет право:
11.1. Вносить предложения руководству территориального органа МВД России о создании рабочих групп и комиссий по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима.
11.2. Подготавливать за подписью руководства территориального органа МВД России запросы и получать в установленном порядке от государственных и муниципальных органов, предприятий, общественных объединений, организаций, подчиненных органов внутренних дел и их должностных лиц необходимые для принятия решений по вопросам деятельности ПДиР сведения, справки, документы (их копии) и иную информацию.
11.3. Привлекать по поручению руководства территориального органа МВД России образовательные, научные организации системы МВД России и иные организации, а также ученых и специалистов, в том числе на договорной основе, для выполнения задач, возложенных на подразделение делопроизводства и режима.
11.4. Участвовать в организации проведения научных исследований по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима.
11.5. Пользоваться в установленном порядке базами данных органов, организаций и подразделений системы МВД России для решения задач, возложенных на подразделение делопроизводства и режима.
11.6. Проводить проверки деятельности подразделений делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России по вопросам, относящимся к компетенции ПДиР, и контролировать ход устранения выявленных недостатков.
11.7. Вносить предложения руководству территориального органа МВД России о постановке на особый контроль подчиненных органов внутренних дел, имеющих низкие результаты деятельности, а также о привлечении к дисциплинарной ответственности их руководителей.
11.8. Проводить по указанию или разрешению руководителя территориального органа МВД России совещания, рабочие встречи, научно-практические конференции и семинары.
11.9. Проводить в установленном порядке инструктаж руководителей подразделений делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России.
11.10. Использовать при выполнении возложенных на подразделение делопроизводства и режима территориального органа МВД России задач возможности государственных и муниципальных органов, общественных объединений и организаций, средств массовой информации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
11.11. Принимать участие в разработке и рассмотрении концепций, программ, инициатив граждан и общественных объединений по наиболее актуальным вопросам, относящимся к компетенции ПДиР.
11.12. Принимать участие в работе комиссий, создаваемых в территориальном органе МВД России в соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД России.
11.13. Использовать в своей деятельности достижения науки и техники.
11.14. Осуществлять иные полномочия, предоставленные подразделению делопроизводства и режима территориального органа МВД России законодательными и иными нормативными правовыми актами.
IV. Организация и обеспечение деятельности подразделения делопроизводства и режима
13. Начальник (руководитель) подразделения делопроизводства и режима:
13.1. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью ПДиР и несет персональную ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него задач и функций, реализацию предоставленных прав.
13.2. Распределяет обязанности (делегирует часть своих полномочий) между своими заместителями или наиболее подготовленными сотрудниками, осуществляет контроль за исполнением ими возложенных на них обязанностей, а также за своевременным исполнением поступивших в подразделение делопроизводство и режима документов и поручений по ним.
13.3. Утверждает положения о структурных подразделениях делопроизводства и режима.
13.4. Вносит в установленном порядке руководителю территориального органа МВД России в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами и служебной необходимостью предложения об установлении внутреннего распорядка и режима работы ПДиР.
13.5. Организует и обеспечивает в пределах предоставленных нормативными правовыми актами МВД России прав подбор, расстановку, перемещение, профессиональную подготовку кадров, переподготовку и повышение квалификации сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников.
13.6. Вносит в установленном порядке руководителю территориального органа МВД России ходатайства и предложения:
13.6.1. По организации защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, конфиденциальной информации, а также по совершенствованию организации деятельности, отнесенной к компетенции подразделения делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России.
13.6.2. По аттестации сотрудников подразделения делопроизводства и режима.
13.6.3. О приеме на службу и увольнении из территориального органа МВД России, назначении, перемещении, временном отстранении, освобождении от должности сотрудников подразделения делопроизводства и режима.
13.6.4. О поощрении сотрудников подразделения делопроизводства и режима и наложении на них дисциплинарных взысканий, о представлении их к награждению государственными и ведомственными наградами, о присвоении специальных званий.
13.6.5. О направлении сотрудников подразделения делопроизводства и режима в служебные командировки.
13.6.6. О предоставлении отпусков сотрудникам подразделения делопроизводства и режима.
13.6.7. Об установлении сотрудникам подразделения делопроизводства и режима соответствующих надбавок и выплат.
13.6.8. По обеспечению необходимых условий для работы в соответствии с правилами техники безопасности и санитарно-гигиеническими нормами, а также для удовлетворения социально-культурных потребностей сотрудников ПДиР.
13.7. Организует защиту конфиденциальной информации и сведений, составляющих государственную тайну, в подразделении делопроизводства и режима.
13.8. Обеспечивает контроль за соблюдением режима секретности в обращении с документами, содержащими государственную и иную охраняемую законом тайну.
13.9. Осуществляет прием граждан, обеспечивает в пределах компетенции подразделения делопроизводства и режима своевременное и в полном объеме рассмотрение обращений, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.
13.10. Несет персональную ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений и приему граждан, а также соблюдение порядка и сроков рассмотрения обращений в территориальном органе МВД России.
13.11. Осуществляет общее руководство морально-психологическим обеспечением ПДиР, участвует в проведении мероприятий морально-психологического обеспечения и несет личную ответственность за морально-психологическое состояние личного состава, состояние социально-психологического климата в служебном коллективе, эффективность профилактической и воспитательной работы с ним, состояние служебной дисциплины и законности в ПДиР.
13.12. Организует и обеспечивает в установленном порядке в подразделении делопроизводства и режима мероприятия по мобилизационной подготовке и мобилизации, а также выполнение мероприятий гражданской обороны.
13.13. Обеспечивает надлежащие условия сохранности материальных ценностей и технических средств, используемых подразделением делопроизводства и режима.
13.14. Вносит в установленном порядке кандидатуры сотрудников подразделения делопроизводства и режима в состав комиссий и рабочих групп.
13.15. Согласовывает в установленном порядке назначение кандидатов на должности руководителей или лиц, исполняющих их обязанности, подразделений делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России.
13.16. По поручению руководителя территориального органа МВД России организует, принимает участие и проводит служебные проверки и расследования.
13.17. Проводит совещания, рабочие встречи, принимает участие в семинарах и выставках по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима.
14. Делопроизводство, мероприятия по обеспечению режима секретности, материально-техническое, финансовое, морально-психологическое и иное обеспечение подразделения делопроизводства и режима территориального органа МВД России осуществляются в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами.
15. Возложение на подразделение делопроизводства и режима полномочий, не относящихся к защите сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, документационному обеспечению управления и работе с обращениями граждан и организаций, не допускается.
1. Предусмотренные настоящим Типовым положением задачи и функции включаются в положения о ПДиР территориального органа МВД России исходя из специфики его деятельности и объемов полномочий.
Зарегистрирован Минюстом России 22 марта 2018 года, регистрационный N 50460.