в какой программе лучше вести управленческий учет
Автоматизация управленческого учета на предприятии
Управленческий учет предоставляет заинтересованным лицам компании информацию, необходимую для принятия эффективных стратегических решений. Необходимо заранее определить круг пользователей управленческой отчетности и их информационные потребности. Доступ к системе может быть открыт генеральному директору, коммерческому директору, руководителям структурных подразделений, менеджерам и т.д.
Управленческий учет
Управленческий учет включает в себя следующие контуры:
Управленческая отчетность и бюджетирование состоят из трех основных отчетов и бюджетов:
С помощью отчета о прибылях и убытках можно определить проекты, которые генерируют нулевую или отрицательную рентабельность. Другими словами, отчет помогает определить те направления бизнеса, которые приносят выгоду. При этом формирование отчета можно проводить с учетом тех моментов, по которым еще не поступала оплата. Такой способ называют методом начисления.
Отчет о движении денежных средств помогает специалистам выяснить готовность компании генерировать денежный поток для поддержания текущей деятельности. Метод также хорош для развития компании в целом и покрытия действующих кредитов. Управлять финансами будет намного легче с использованием еженедельного прогноза движения денежных средств с названием «Платежный календарь».
Управленческий баланс позволяет свести результаты предыдущих двух отчетов. Метод нужен для контроля использования прибыли, любых видов задолженностей и корректности учета.
Управленческий учет похож на бухгалтерский учет, но у обоих методов нет ничего общего. Главными отличиями управленческого отчета от бухгалтерского являются:
Какие программы используются для ведения управленческого учета
Автоматизация управленческой отчетности помогает повысить эффективность принятия и реализации управленческих решений. Метод может быть задействован в организациях малого и среднего бизнеса.
Ведение управленческого учета допускается в Excel или же с помощью специализированных средств автоматизации, созданных исключительно для объединения разных источников информации в одной системе. В настоящие время компании одинаково могут пользоваться простыми Excel-таблицами и более сложными ERP-системами.
С помощью управленческого учета можно решить целый ряд задач, он позволяет выполнять следующие операции:
Автоматизация управленческой деятельности всегда подкреплена поддержкой соответствующего ПО, не ограничивает технические возможности и не создает никаких учетных проблем.
Основные средства автоматизации управленческого учета:
Любая из вышеперечисленных программ может содержать нужный функционал. При этом некоторые отдельные блоки могут отсутствовать. При выборе программного продукта следует сравнить особенности системы с потребностями управленческого учета компании. Таким образом, можно выбрать наиболее оптимальный вариант программы автоматизации управленческого учета.
Управленческий учет предприятия любого масштаба, на базе 1С:Предприятие 8
БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет
Планирование и отчетность в Excel
Наиболее популярной программой для управленческого учета малых предприятий принято считать Excel. Преимущество программы вызвано необоснованностью использования дорогостоящих программ в небольших компаниях. Программа Excel обладает достаточным функционалом для ведения основных отчетов:
Программа имеет неоспоримые преимущества в сравнении с другими программными продуктами, среди которых особенно нужно отметить:
При этом у системы Excel есть свои недостатки:
По мере расширения бизнеса становится все сложнее поддерживать актуальность учета в больших таблицах. Специалисты компании, не имея специальных навыков, вполне могут допустить ошибку при работе с системой, что может повлечь за собой принятие неверных решений в управлении бизнесом.
Такое развитие событий является абсолютно недопустимым для компании, поэтому выбор специализированных программных продуктов станет взвешенным и мудрым решением.
Управленческий учет на базе 1С
Рынок предлагает большое количество специализированных программ для оптимизации управленческого учета. Большинство решений построено на базе 1С: Предприятие.
Основные подсистемы БИТ.ФИНАНС
Результатами использования БИТ.ФИНАНС являются:
1С:ERP Управление предприятием 2 для комплексной автоматизации предприятия
Необходимость использования для автоматизации компаний системы класса ERP подтверждена развитием роста и бизнеса компаний. Ускорение бизнес процессов неминуемо приводит к поиску новых решений для их автоматизации.
ERP-системы включают в себя следующие модули:
Современные ERP-системы достаточно универсальные и открывают пользователям широкие возможности для реализации большого количества процессов. Немаловажен тот факт, что по мере развития бизнеса включаются в работу все больше модулей, присутствующих в системе.
Внедрение ERP-систем позволяет объединить различные бизнес-процессы в одной удобной системе.
Преимуществами таких решений являются:
Недостатки в системе, как таковые, отсутствуют. Единственным минусом можно назвать, разве что высокую стоимость программного продукта. Также требуется решение проблемы безопасности данных, которую можно решить с помощью настроек доступа.
При работе с системой особое внимание следует уделять обеспечению надежности работы сервера и своевременно выполнять настройку дополнительных систем резервного копирования.
Программы 1С для автоматизации управленческого учета
Результативность управления предприятием зависит от сведений, доступных топ-менеджерам и владельцам бизнеса. Сведения, требуемые для принятия различных решений, все заинтересованные люди смогут получить на основе информации управленческого учета и из управленческих отчетов.
Какое приложение для ведения учета идеально подойдет именно вашей организации, зависит от масштабов предприятия и опционала, которым желают располагать владельцы и иные заинтересованные люди. Это могут быть не только комплексные типовые программы 1С, но и иные сервисы.
Учет в стандартных конфигурациях 1С
На данный момент на рынке имеется несколько программ 1С, включающих в себя автоматизацию и настройку учета.
1С:Управление нашей фирмой (УНФ)
В программе имеется все самое необходимое для ведения управленческого учета, контроля, анализа и планирования на будущее. В ней отсутствует ненужный функционал. Ее можно с легкостью настроить под характерные черты конкретного предприятия. При помощи УНФ получится повысить результативность бизнеса, давая собственникам и руководству обширный перечень инструментов для управления. К их числу относятся:
Управление торговлей/Комплексная автоматизация (УТ/КА)
Управленческий учет в приложениях «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» помогает планировать и вырабатывать грамотные решения в финансовой сфере, регулировать достижение финансовых задач. Способы бюджетного планирования могут применяться на стратегическом, тактическом и операционном уровнях.
1С: ERP
В ходе роста фирмы и усложнения бизнес-процессов появляется необходимость применять для автоматизации системы разряда ERP.
1С:ERP состоит из нескольких модулей, охватывающий почти все области деятельности компании:
1C:ERP. Мы внедрили уже более 1000 проектов!
Благодаря 1С:ERP получится объединить разнообразные бизнес-процессы в одну комфортную систему. Главные достоинства подобного варианта:
Сводная таблица сравнения стандартных конфигураций на 1С
Ведение управленческого учета на нескольких планах счетов
Только управленческий план счетов
Трансляция хозяйственных операций
Документы и разделы параллельного учета
Отражение корректировок, исключение ВГО и НПР
Формирование заявок на оплату
Указание сроков оплаты в документах оперативного учета
Формирование прогноза платежей по договору
Настройка маршрутов согласования
Документы и справочники системы
Используется «Статус платежа» – указывается один из вариантов: утвержден или не утвержден.
Подготовленные менеджером заявки на расходование денежных средств на оплату поставщику согласовываются руководителем. Для этих целей используется отдельное рабочее место «Заявки к согласованию» (раздел Казначейство).
Возможно только поставить решение «Согласовано» в целом по документу без каких-либо маршрутов.
Небольшие компании, ИП
Для производственных компаний и крупного бизнеса
Нестандартные конфигурации программы для управленческого учета
Если в организации уже имеется система автоматизации, но требуется решить конкретные цели по созданию управленки в программе, то идеально подойдут специализированные решения от фирм-партнеров 1С. Подобные решения, основанные на платформе 1С 8.3., отлично подойдут для маленьких и средних предприятий, в которых уже имеется «1С:Бухгалтерия 8».
Бит.Финанс
Этот продукт может поддерживать синхронизацию с программами для бухгалтеров и помогает получать фактические сведения.
В программе имеется большое количество инструментов, необходимых для автоматизации:
БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет
Комплексное решение на базе 1С:Предприятие 8 для организации управленческого учета предприятия любого масштаба:
Другие решения для автоматизации учета
Применение дорогостоящих средств автоматизации учета далеко не всегда требуется. К примеру, в маленьких организациях для подобных задач можно применять Excel либо специальные сервисы, в которых достаточно опционала для создания главных отчетов.
Excel
Большинство российских фирм до сих пор осуществляют управленческий учет при помощи таблиц Excel. Это связано с тем, что программа является многофункциональным инструментом, в котором имеется большое количество различных формул, алгоритмов, механизмов учета и так далее. При этом не нужно нести никакие значительные расходы.
Однако чем крупнее предприятие, тем труднее поддерживать актуальность учета в больших связанных таблицах с учетом выполненных макросов. Следовательно, вероятность сделать ошибку в отчетах высока. А значит, вследствие этого можно принять неправильное управленческое решение.
Сервис «Управленка»
Добавлять поправки в бюджет при помощи Excel и поддерживать таблицы в действительном состоянии достаточно трудности. Если в бюджете возникают какие-либо изменения, если поправить что-либо в таблице, то потом довольно сложно понять, по какой причине поменялась какая-либо цифра. Как альтернативу Excel для малого бизнеса можно применять готовые интернет-сервисы.
Данный сервис помогает моментально получить сведения по деньгам и правильно рассчитать, сколько средств можно получить за определенный проект (либо сколько убытков он приносит). Приложение позволяет с легкостью планировать платежи, тогда не будут появляться кассовые разрывы.
Дополнительно заказав аутсорсинг учета, вы отдадите решение методологических вопросов специалистам по аналитике, а сами сосредоточитесь на управлении бизнесом. К поддержке относятся:
Эффективность учета поможет вывести управление предприятием на иной уровень, увязывающий учет со всеми этапами строительной работы и позволяет достигать необходимого результата.
Подбор системы для управленческой отчетности в 1С
Система приложений «1С:Предприятие» считается многофункциональной, необходимой для автоматизации работы организаций разных форм и типов, автоматизации опций учета. Применение 1С как системы управленческого учета позволяет решить любые задачи по получению почти любых требуемых для менеджмента сведений.
Внесение автоматизированных систем учета приводит к увеличению регулирования затрат и доходов, а следовательно, увеличению дохода, вырастает финансовая стойкость, понижается риск банкротства, организации становится проще адаптироваться к влиянию внешних факторов.
Общая градация систем рассмотрена в таблице.
От простого к сложному (функционал управленческого учета)
Веб-сервисы управленческого учета
Автоматизация управленческого учета на предприятии
Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice
Автоматизация управленческого учета на предприятии
Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice
Программы управленческого учета ориентированы на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться генеральный директор (СЕО), финансовый директор (CFO), руководители структурных подразделений, менеджеры и т.д.
Управленческий учет в компании
Управленческий учет может включать в себя различные контуры:
Контур управленческой отчетности и бюджетирования в основном состоит из трех ключевых отчетов и соответствующих им бюджетов:
Отчет о прибылях и убытках поможет определить те проекты (сегменты бизнеса), которые генерируют нулевую или отрицательную рентабельность. P&L помогает сконцентрироваться на тех направлениях бизнеса, которые приносят реальную прибыль. Для формирования отчета используется метод начисления, то есть могут учитываться обязательства, по которым еще не было оплаты.
Управленческий баланс – это отчет, который сводит результаты предыдущих двух отчетов в один. Документ помогает контролировать корректность учета, направления использования прибыли, дебиторскую и кредиторскую задолженности.
Несмотря на то, что состав управленческой отчетности схож с бухгалтерской, управленческий учет может не иметь с бухгалтерским учетом ничего общего, либо быть похожим на регламентированный только в какой-то части.
В основном, управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:
Программы для ведения управленческого учета
Автоматизация управленческой отчетности возможна уже в организациях малого и среднего бизнеса, если необходимо повысить эффективность принятия и реализации управленческих решений.
Управленческий учет в компании можно собирать и вести в Excel (что актуально для малого бизнеса), а можно использовать более специализированные средства автоматизации для объединения разных источников информации в одной системе, то есть программы или облачные сервисы. В текущее время компании по мере роста могут проходить путь от простых Excel-таблиц к сложным ERP-системам.
Внедрение управленческого учета позволяет эффективно решать целый ряд важных задач:
Автоматизация управленческой деятельности компании должна поддерживаться программным обеспечением, которое соответствует задачам, поставленным в компании. И при этом не должна ограничивать технических возможностей и приводить к возникновению учетных проблем.
На текущий момент можно определить следующие основные средства (программы) для автоматизации управленческого учета:
При этом любая программа управленческого учета будет иметь как подходящий функционал, так и отсутствующие блоки автоматизации, поскольку разработчики никогда не смогут учесть все возможные особенности бизнеса из разных областей. Для выбора наиболее оптимального программного продукта в организации необходимо сопоставить возможности системы и потребности управленческого учета компании.
Управленческий учет, планирование и отчетность в Excel (Google sheet, Numbers…)
Excel – одна из самых популярных программ автоматизации управленческого учета малого бизнеса и небольших предприятий. Использование дорогостоящих программ управленческого финансового учета не всегда оправдано в небольших компаниях. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:
Excel обладает неоспоримыми преимуществами:
Чем крупнее бизнес, тем сложнее поддерживать актуальность учета в огромных связанных таблицах с учетом разработанных макросов. Не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно сделать ошибку при составлении отчетов. А это может повлечь за собой принятие неверных управленческих решений.
Данная ситуация абсолютно недопустима для бизнеса, поэтому наиболее оптимальным решением будет выбор специализированных программных продуктов для управленческого учета.
Использование специализированных онлайн-сервисов для управленческого учета
Сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию по финансам компаний, в частности:
Для автоматизации управленческого учета в сегменте малого бизнеса сервис выполняет ряд очень важных функций:
С работой в сервисе вы получите:
В объем консультационной поддержки входит:
С помощью сервиса, даже не имея опыта в финансовом и управленческом учете, можно точно определить, сколько денег приносит тот или иной проект или оценить убыток от реализации проекта. Также он помогает планировать платежи и избегать кассовых разрывов, и вам не нужно думать, хватит ли денег на зарплату сотрудникам и оплаты подрядчикам.
Специализированные решения для управленческого учета на базе 1С
На рынке существует большое количество программ управленческого учета, построенных на платформе «1С: Предприятие», решающих задачи автоматизации функций управленческого учета и финансового блока в целом.
Одной из лучших программ является WA:Финансист – отдельный программный комплекс, включающий модули для автоматизации бюджетирования и управленческого учета:
Данный продукт поддерживает синхронизацию с бухгалтерскими программами и позволяет получать фактические данные в режиме реального времени.
Специализированные средства для управленческого учета рассчитаны в большей степени на крупный и средний бизнес – они позволяют получать информацию по всем аспектам управленческого учета, как по финансовым показателям, так и по качественным.
Для корректной работы «WA: Финансист» необходимо настроить под конкретное предприятие. С использованием программных продуктов «WA: Финансист» можно реализовать различные варианты автоматизации процессов учета и бюджетирования:
ERP-система для комплексной автоматизации предприятия
Развитие бизнеса, рост компаний, усложнение бизнес-процессов приводит к необходимости использовать для автоматизации компаний системы класса ERP.
Обычно ERP-системы включают в себя несколько модулей, охватывающих все области функционирования организации:
Большинство современных ERP-систем достаточно универсальные – они имеют широкие возможности для реализации огромного количества процессов. Но при этом при внедрении системы используется только часть этих возможностей. Остальные модули могут понадобиться в будущем по мере роста и развития компании.
Внедрение ERP-систем позволяет объединить различные бизнес-процессы в одной мощной и удобной системе.
Основные преимущества такого решения:
К недостаткам внедрения ERP-системы можно отнести в первую очередь ее высокую стоимость, которая может быть обусловлена лишь тогда, когда компания «созрела» для внедрения такого продукта. При этом стоимость внедрения системы может превышать стоимость «коробки» в несколько раз.
Во-вторых, вследствие того, что в системе работает большинство сотрудников компании, возникает проблема обеспечения безопасности данных. Необходимо настроить доступ разных подразделений к различным модулям системы. Возникающие проблемы требуют дополнительного времени на тестирование и отладку.
Необходимо особо внимательно относиться к обеспечению надежности работы сервера, на котором работает система, и настройке дополнительных систем резервного копирования.
Компания 1С-WiseAdvice уделяет особое внимание вопросам безопасности и сохранности данных своих клиентов:
Все это исключает возможность какого-либо стороннего вмешательства в информационную систему компаний-клиентов, а также риски утраты данных.
Как за семь шагов автоматизировать управленческий учет
Каждому предпринимателю и организации нужен управленческий учет. С ним в разы повышается эффективность и скорость принятия решений. Имея под рукой управленческие показатели, вы сможете найти и исправить причины убытков, спрогнозировать будущее развитие, понять за счет чего можно увеличить прибыль. В общем, управленческая отчетность, умение ее составлять и анализировать — это очень полезные и незаменимые вещи, если вы хотите опередить конкурентов и удержаться на рынке.
«Из всех трудностей, с которыми столкнулись НАСА, отправляя человека на Луну, управление было наверно самой сложной задачей», — верно подметил американский историк Роджер Лаунис.
Мы живем в век автоматизации и цифровизации, почему бы искусственному интеллекту не поручить сбор данных, составление отчетности и визуализацию результатов.
Вот к чему приведет автоматизация управленческой отчетности:
Ответив на вопрос, для чего нужна автоматизация управленки, переходим к описанию шагов по внедрению автоматизации в свой учет.
Шаг № 1 — планирование и выбор
В идеале ещё до запуска вы должны в бизнес-плане предусмотреть расходы на автоматизацию максимального количества процессов: бухгалтерский и управленческий учет, торговля, производство, логистика, обслуживание клиентов и т. д. Важный нюанс, нужно выбирать программное обеспечение «на несколько размеров больше». Потому что главная цель любого бизнеса это рост и развитие, а он невозможен без увеличения оборотов, штата и усложнения процессов. Возможно, что на смену ПО вы потратите больше денег и времени, чем если установите заранее с запасом.
Для существующих организаций, понявших, что без автоматизации развиваться невозможно, советуем выбирать ПО, основываясь на существующих и предстоящих задачах.
Например продукты 1С применяются абсолютно во всех видах деятельности. Их можно использовать как выборочно, так и единым комплектом, потому что между собой они не будут конфликтовать. Каждый отдел работает в своем индивидуальном продукте 1С, в итоге в управленческую отчетность без ошибок и нестыковок попадают все необходимые данные.
Выбирая ПО, обращайте внимание на его возможности и перспективы:
Шаг № 2 — подготовительные работы
Изучив и выбрав ПО для внедрения автоматизации или взамен существующей, нужно провести предустановочные и проектные работы. Каждый бизнес по-своему уникален, поэтому нужно определиться с ключевыми задачами и под их решение подготовить план автоматизации.
План действий должен показать:
Многие финдиректора и специалисты по автоматизации без стеснений рекомендуют сначала «обкатать» планируемые процессы и отчеты в старом-добром Excel.
Шаг № 3 — путь реализации проекта
Мало разработать план, нужно выбрать метод управления проектом. Вкратце скажем, какие модели существуют:
Какой бы подход вы не выбрали, вам необходимо разделить проект на задачи, установить сроки выполнения, определить контрольные точки, проверять работу, сверяясь с планом, оперативно решать текущие задачи.
Шаг № 4 — определите бюджет автоматизации
Будьте внимательны и не покупайтесь на рекламу быстрой и дешевой автоматизации, за этим могут скрываться дополнительные расходы и последующая ежемесячная обязательная техническая поддержка. Выбираете ПО, которое не требует ежедневных наладок и обновлений. Загляните в будущее, возможно выбранный поставщик планирует прекратить выпуск бесплатных обновлений, организуется ли его замена. Наглядный пример, окончание поддержки 1С 7.
Шаг № 5 найдите исполнителей для внедрения и настройки автоматизации
В вашей команде обязательно должны быть профессионалы, тогда количество проектных работников можно сократить. Привлекайте IT-специалистов с опытом реализации подобных проектов. Каждый вид деятельности имеет свою специфику, которую быстрее и проще понимать человеку из этой или схожей сферы. Кроме этого в состав рабочих групп должны входить представители отделов, которые потом будут эксплуатировать систему. Вместе с ними вы сможете разработать конкретное и четкое технического задание.
Не бойтесь ставить невыполнимые задачи перед разработчиками, после автоматизации вам должно стать легче и удобнее работать.
И не забывайте периодически тестировать систему в процессе её сборки. Тогда конечный результат вас не разочарует.
Шаг № 6 — подготовка и обучение персонала
Еще на этапе планирования вы прогнозировали будущее обучение. Настало его время. Специалисты по внедрению должны обучить не только, как включать кнопки, но и как с помощью нее составлять отчеты. Вместе с ними можно разработать подробные инструкции, чтобы даже новички быстро вливались в процесс.
Совет: не отступайте от намеченного плана. Иногда вместо внедрения новой системы происходит ремонт и латание дыр в прежней.
Мы разработали курс «Построение бизнес-процессов» специально для собственников бизнеса и руководителей, которые хотят выстроить системные процессы в компании. На курсе вы научитесь грамотно использовать автоматизацию и увеличивать прибыль компании.
Шаг № 7 — настройка рабочей панели руководителя
Финал, то ради чего затевалась автоматизация управленческого учета и отчетности — максимальная скорость и простота анализа для принятия решения. Ключевые показатели и метрики должны оказаться на дашборде руководителя. Это своего рода приборная панель, с помощью которой можно следить за финансовым здоровьем организации. Аналогичные формы можно вывести на рабочие столы начальников всех отделов, отображая только необходимые показатели для эффективности участка.
Правильная настроенная автоматизация убережет от ошибок, незапланированных трат свыше лимита, подскажет какому клиенту звонить в первую очередь, предупредит о возникновении кассовых разрывов и т.д.
Теперь вы знаете какие действия и в какой последовательности нужно выполнить для получения эффективной управленческой отчетности.
Хотите узнать больше? Подписывайтесь на наши каналы и соцсети: