opentext office editor что это за программа
Opentext office editor что это за программа
Решения Open Text в области управления данными для SAP- инсталляций
Open Text разработала специализированное решение для хранения и интеграции контента в различных ИТ-ландшафтах, в том числе и для SAP-инсталляций. Оно поставляется в рамках партнерской программы, действующей уже более 20 лет. В России решение активно продвигается с середины 2008 года.
Большинство крупных и средних российских предприятий к настоящему моменту прошли первичный этап автоматизации, в ходе которого была создана необходимая инфраструктура, внедрены промышленные ERP-системы. Сегодня, когда инвестиции в ИТ-проекты подвергаются значительным сокращениям, организации, в первую очередь, вкладывают средства в повышение эффективности использования уже установленных систем. Одна из актуальных задач повышения эффективности – задача связывания структурированных и неструктурированных данных, возникающих при работе с различными информационными системами обеспечения единого подхода к управлению жизненным циклом и хранением данных.
К неструктурированным данным, в первую очередь, относятся электронная почта, личные файлы, данные систем сканирования, специализированные базы данных, данные, выгружаемые из ERP, CRM, BI-систем. По данным независимых аналитиков соотношение структурированных и неструктурированных данных, циркулирующих в организациях, составляет 1 к 9. Обработка и поиск неструктурированного контента – одни из самых затратных операций, отнимающих много времени у сотрудников организаций и предприятий.
Долгое время большинство организаций раздельно управляли структурированными (в ERP-системах) и неструктурированными (в ECM-системах и системах электронного документооборота) данными. Однако тенденцией последнего времени становится создание разработчиками ECM-систем специализированных решений, которые встраиваются в ERP-системы и позволяют полноценно управлять документами и неструктурированными данными в интерфейсе ERP
Крупнейшие ECM-вендоры
Источник:Gartner Research, 2008
Например, многолетний лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем, компания Open Text разработала специализированный пакет решений для SAP-инсталляций (ERP, CRM, HR, PLM), который решает задачи по повышению доступности к внешним данным при работе в SAP-приложениях. Это решение носит название SAP Document Access by Open Text и позволяет решать задачи интеграции данных на основе аккумуляции информации вокруг конкретного бизнес-процесса или объекта SAP. Рассмотрим подход Open Text на примере решений для интеграции и управления контентом для SAP-инсталляций.
Задачи
У предприятий, которые продолжительное время используют приложения SAP, существует несколько основных задач в области управления контентом.
— управление хранением и архивированием SAP-базы
При достижении объема базы данных 500Гб, времени бэкапа более 3 часов, сложной структуре хранения информации, наличии различных систем (например, CRM, BW, системы потокового сканирования документов, электронной почты) архивирование и хранение данных традиционными инструментами не обеспечивают необходимого удобства работы и гарантии непрерывности работы системы. При этом, в соответствии с требованиями российского законодательства и внутренними потребностями в снижении рисков, ИТ-отдел должен гарантировать сохранность документов и информации в долгосрочном периоде (более 10 лет).
— обеспечение доступа к различным документам и информации из интерфейса SAP
Работая в конкретном приложении (модуле), сотрудник должен иметь возможность использовать данные или копии документов, которые созданы и хранятся в других системах. Переключение между системами и поиск необходимой информации снижает эффективность работы. Сотрудники нуждаются в доступе ко всем необходимым данным, связанным с конкретным бизнес-процессом или объектом из одной точки. Причем единой точкой может быть как сама система SAP, использующая данные других информационных систем (ИС), так и любая другая система, например, сторонняя CRM или WMS система, использующая данные из хранилища SAP.
— структурирование хранения, представление данных в структурированном виде
Как правило, данные создаются и хранятся в различных ИС. Из-за этого сотрудники предприятия не имеют возможности увидеть полную картину «в одном окне» и при принятии решений руководствуются неполной и зачастую недостоверной информацией. Предприятие в связи с этим несет риск и дополнительные издержки. Для обеспечения оптимального качества работы компании увеличивают затраты на обучение сотрудников и операционную поддержку. Бизнес принимает дополнительные риски от неэффективно выстроенных инструментов доступа к информации. Возникает необходимость в оптимизации процессов обработки информации и принятия решения.
— обеспечение процессов workflow в ERP-системе
Организации нуждаются в том, чтобы автоматизированные бизнес-процессы были сквозными и обеспечивали полноту и целостность данных в различных ИТ-системах.
Решение
Компания Open Text разработала специализированное решение для хранения и интеграции контента в различных ИТ-ландшафтах, в том числе и для SAP-инсталляций. Данное решение поставляется компаниями SAP и Open Text в рамках партнерской программы, действующей уже более 20 лет. В России решение активно продвигается с середины 2008 года.
Решение состоит из двух компонент:
1. SAP Archiving by Open Text;
2. SAP Document Access by Open Text.
Решение задач архивирования осуществляется с помощью продукта SAP Archiving by Open Text. Дополнительно к SAP устанавливается консоль Archive Server от Open Text, которая обеспечивает управление архивированием и доступ из системы SAP к документам, хранящимся в других системах. Консоль позволяет с высокой (точностью. ) настраивать политики хранения и доступа к данным для администраторов и пользователей системы.
Если архивирование данных – это сугубо ИТ-функция, то продукт SAP Document Access by Open Text решает прикладные задачи процессно-функциональной группировки контента и обеспечения доступа к нему из интерфейсов модулей SAP.
Решение Document Access позволяет привязывать все относящиеся к бизнес-процессу данные (почтовые сообщения, принт-листы, сканированные копии документов, техническую документацию) в автоматическом режиме и предоставлять пользователям доступ к этим данным в контексте бизнес-процессов и операций, в которых они принимают участие. В целом решение ориентировано на комплексное управление контентом для SAP-систем и систем, являющихся источником данных для SAP-инсталляций.
Основными возможности SAP Document Access являются:
Эффективность решения
Более 60% компаний из 14 000 клиентов Open Text являются клиентами SAP. Согласно проведенным среди клиентов компании SAP исследованиям, решения данного класса окупаются в среднем в срок менее года. Среди основных преимуществ решений можно выделить:
Повышение эффективности операций и процессов:
Снижение полной стоимости владения и затрат на ИТ:
Открытость архитектуры, реализованной на базе NetWeaver
Адаптируемое и динамически обновляющееся бизнес-содержание
Возможность развития на базе данного решения полнофункциональной СЭД (на базе Open Text LiveLink ECM Suite)
Приход Open Text в Россию (в результате покупки Hummingbird) и последовавшее заключение стратегического договора с SAP о совместном продвижении и продаже решений SAP Archiving и SAP Document Access говорят о серьезном отношении компаний к российскому рынку управления контентом. Решения Open Text в интеграции с SAP уже внедрены и внедряются в ряде российских компаний.
В Terralink прогнозируют, что через три-четыре года подобные решения по управлению неструктурированной информацией будут внедрены в 50% крупных российских корпораций, использующих SAP. Заказчики таких систем будут первыми в России компаниями, получающими существенный эффект от совместного использования ERP и ECM-систем.
Управление корпоративным контентом
OpenText: Управление корпоративным контентом
Управление корпоративным информационным контентом необходимо на каждом предприятии. Создание электронного архива документов на базе решений OpenText позволит работать с документацией, цифровыми данным и web-контентом компании.
SAP Extended ECM by Open Text
SAP Extended ECM by Open Text интегрирует контент в бизнес-процессы компании. Компоненты решения образуют законченную систему, отвечающую основным требованиям, предъявляемым к информационным системам:
Функционал SAP Extended ECM by Open Text также включает в себя:
SAP Document Access by OpenText
Решение SAP Document Access by OpenText основывается на технологиях архивного сервера, что упрощает поиск информации в системе SAP ERP и управление корпоративным контентом. Функционал решения включает в себя:
Работа с корпоративным контентом
В решении SAP Document Access by OpenText данные из модулей SAP могут быть представлены в иерархическом виде в одном окне, отражающем структуру определенного процесса – так называемые «виртуальные папки». Использование модуля существенно увеличивает комплексные возможности транзакционных процессов системы SAP ERP, благодаря взаимодействию с процессами управлениянеструктурирован ной информацией в интерфейсе пользователя SAP GUI или SAP Portal.
Производительнос ть модуля позволяет ежегодно обрабатывать 500 млн документов. Надежное решение OpenText обеспечивает хранение, управление, виртуализацию и доступность большого объема данных. Кроме того, OpenText интегрирован и поддерживается платформой SAP.
Услуги для этого решения
Поставка и поддержка ПО
Компания «Информационные технологии и консалтинг» с 2007 года занимается внедрением проектов автоматизации.
Компания «Информационные технологии и консалтинг» предлагает услуги по разработке эксклюзивной информационной системы для Вашего предприятия.
Мы предоставляем широкий спектр услуг по сопровождению информационных систем, являемся официальным партнером SAP и регулярно подтверждаем сертификат Partner Center of Expertise.
Проведение обучения и тестирования
Компания «Информационные технологии и консалтинг» предлагает услуги по организации, проведению семинаров и тестированию специалистов.
Обновление и модернизация информационных систем
Наша компания предлагает услуги по обновлению, модернизации и миграции информационных систем.
Компания «Информационные технологии и консалтинг» поможет организовать процесс тиражирования и обеспечить эффективную и бесперебойную работу бизнеса.
Компания «Информационные технологии и консалтинг» поможет Вам подготовить бизнес-требовани я, выбрать программный продукт и организовать процесс внедрения решений.
OpenText Extended ECM — цифровая платформа для автоматизации документооборота
Бейдер Александр Ильич — директор по развитию направления ECM компании TerraLink. Профессионально занимается внедрением промышленных систем документооборота с 1994 года. Работает в должности директора по развитию направления ECM компании TerraLink с 2009 года. Отвечает за адаптацию продуктовых линеек промышленных ЕСМ-систем к особенностям российского рынка, разработку и вывод на рынок новых продуктов компании TerraLink, организацию работы на новых рынках.
Выполнил первую промышленную установку системы OpenText на территории Республики Казахстан. Автор ряда коммерческих продуктов по автоматизации делопроизводства в соответствии с требованиями российского законодательства.
В настоящее время специализируется на задачах управления финансовыми, кадровыми, медиа и другими бизнес-документами в рамках ECM и ERP-систем. Активно пропагандирует идеи влияния задач управления бизнес-контентом на повышение эффективности бизнеса в профессиональной прессе и социальных сетях.
— Александр, в чем вы видите особенности современного этапа развития систем документооборота?
— Появление системы управления предприятием SAP ERP и, затем, SAP S4/HANA, в которых были реализованы инновационные идеи единого информационного пространства, централизации бизнес-процессов и комплексной автоматизации, в свое время стало важным стимулом для всего рынка информационных технологий. И хотя на рынке автоматизации документооборота стали появляться и другие крупные специализированные игроки, с моей точки зрения, они в большинстве ориентированы скорее на решение технологических вопросов. В то время, как и SAP, и OpenText помогают своим клиентам, в первую очередь, в решении ключевой бизнес-задачи. А именно — повышении эффективности компании за счет автоматизации работы с бизнес-документами.
Информационные технологии уже давно стали неотъемлемым элементом системы управления предприятием, и это в полной мере относится не только к ERP-системам, но и к системам документооборота.
— Каковы потребности современных заказчиков систем документооборота?
— По мере развития автоматизации и роста бизнеса, компании, особенно крупные, понимают, что их документационное обеспечение необходимо выстроить как процесс, сопровождающий всю цепочку создания дополнительной стоимости.
Усиление госрегулирования, появление новых отраслевых и региональных стандартов — все это подталкивает к развитию систем документооборота. Ведь, если посмотреть непредвзято, ни один из этапов цепочки добавленной стоимости не обходится без документов. И особенно это видно в банках, страховых компаниях, фармацевтике, т. е. всюду, где вопросы регулирования и, следовательно, документирования и регламентации бизнес-процессов, критически важны.
Одним из самых заметных преимуществ решений OpenText является то, что там изначально заложена идея интеграции с SAP ERP — фактически, отраслевым стандартом для многих индустрий. Это выгодно и тем, кто выбирал OpenText, а в перспективе планировал внедрять SAP, и тем, кто уже использовал SAP и искал надежную систему документооборота. Благодаря этому компания TerraLink реализовала ряд крупных проектов, в которых система документооборота была глубоко интегрирована в SAP ERP, что предоставило дополнительные выгоды для бизнес-пользователей обеих систем.
— О чем важно помнить заказчикам, приступающим к внедрению электронного документооборота?
— «Электронный документооборот» — привычный и закрепившийся термин, но сегодня более правильно говорить не просто о документах, а о бизнес-контенте. Это связано с тем, что мы работаем уже не только с традиционными офисными, бумажными или отсканированными документами, но также и со сложными электронными информационными объектами, которые имеют такую же юридическую значимость и ими также нужно управлять в интересах бизнеса. Вообще говоря, даже не очень важно, какого формата документ, какого он объема и какими путями он попал в систему: принципиально важно то, какую роль он играет в обеспечении бизнеса компании. Поэтому, когда мы общаемся со своими потенциальными заказчиками, стремимся чаще использовать термин «управление бизнес-контентом» чем «документооборот».
Очень часто именно с системы документооборота начинается комплексная автоматизация компании, так как документооборот — процесс, который охватывает все ее подразделения. Как правило, все заказчики очень быстро приходят к пониманию того, что внедрять систему в одном департаменте неэффективно: другие подразделения также вовлечены в корпоративные бизнес-процессы. Отсюда вытекает необходимость интеграции с финансово-учетными, кадровыми системами, системами ремонта, затем — и с крупными бизнес-системами: ERP или бюджетирования. Но чем больше масштаб, тем и выше требования: работа 100 человек и 10000 человек в одной системе — большая разница. Требования к надежности, быстродействию, удобству и многому другому возрастают экспоненциально.
Поэтому в инновационной платформе SAP S4/HANA сделана ставка на быструю обработку огромных массивов данных. Это — насущная потребность современных компаний, ведь объем информации, с которым они ежедневно работают, уже достиг астрономического уровня. В своих проектах TerraLink исходит из того, что системы документооборота — один из важнейших источников необходимой бизнесу информации, и эти системы также развиваются по пути наращивания скорости, функциональности обработки документов, производительности управления потоками работ и взаимодействия с ERP-системами.
Наиболее яркий пример такого подхода — система SAP Extended ECM by OpenText. Она полностью интегрирована в SAP S4/HANA, поддерживает облачные технологии, реализована в наиболее современном и функциональном интерфейсе SAP Fiori и совместима с самыми инновационными решениями SAP, например, SAP Success Factors. В пакете решений компании SAP есть и другие специализированные приложения, предназначенные для работы с бизнес-документами, которые разработаны компанией OpenText.
Как мы видим, эти решения, в совокупности, уже гораздо больше, чем просто контроль прохождения документов. Наиболее корректное современное название для систем такого уровня — Enterprise Content Management (ECM) — системы управления бизнес-контентом, и это является частью более широкой дисциплины — Enterprise Information Management.
— Дают ли внедрения ECM/EIM какой-либо измеримый эффект?
Исследование показало, что компании окупают внедрение решений OpenText, интегрированных с SAP ERP, менее, чем за 16 месяцев. Коэффициент окупаемости внедрения составил (ROI) 68% за три месяца. Часто простые, но технологически правильно реализованные решения, дают наиболее быстрый и заметный эффект. Так, удаленный доступ к архивам бизнес-документов, отчетам, аналитике, реализованный с помощью мобильных устройств, внес 29% вклада в эффективность внедрения, а автоматизация обработки получаемых и выставляемых счетов, включая получаемую в результате этого оптимизацию процессов закупок и поставок — 26%.
Есть и другие аспекты, которые вносят заметный вклад в экономическую эффективность внедрений: унификация ландшафта, управление хранением, вывод из обращения устаревших приложений с полным сохранением их данных и документов вносят 25%, автоматическая генерация бизнес-документов — 11%, и контролируемое управление печатью документов — 9%.
Есть и другие, не менее впечатляющие, данные. Так, в результате исследования компании ARC Advisory Group было определено, что неэффективное управление информацией о производственных активах обходится предприятиям в среднем в 1,5% от их годовой выручки. Но это в среднем. В то же время, отдельные аварии и происшествия могут значительно превысить этот уровень, что может нанести непоправимый ущерб окружающей среде, здоровью персонала, а также репутации организации.
Важно отметить еще и гуманитарный аспект внедрения систем этого класса. Так, результаты, приведенные в исследовании SAP Performance Benchmarking, 2013, показывают, что 53% компаний сталкиваются с потерями энергии и штрафами за ущерб окружающей среде и здоровья персонала вследствие нарушений в области безопасности в ходе выпуска их основного продукта. А по данным компании APQC, внедрение системы управления документацией может снизить показатель потери времени персонала вследствие производственных травм (LTIFR), ни много ни мало — на 10%!
Имеется и много других аналогичных данных, которые наглядно показывают, что крупному бизнесу весьма выгодно внедрять решения OpenText для работы с бизнес-документами, специально разработанные и интегрированные в SAP ERP.
— Как все это согласуется с программой «Цифровой Казахстан»?
— Для программы «Цифровой Казахстан» определены три базовых принципа: цифровизация флагманских отраслей экономики, внедрение самых современных технологий и использование digital-подхода в целом. Однако решить эти задачи с помощью морально устаревших программных средств, очевидно, невозможно! Цифровые рудники, интеллектуальные месторождения, отслеживаемость продукции и другие упоминаемые в Программе инновации, могут быть реализованы только на основе современных технологий. Продукты SAP и OpenText, особенно в своих новейших выпусках, как раз и ориентированы на цифровой подход, на вызовы эпохи digital. Система SAP S/4HANA, включая приложения для управления бизнес-контентом от компании OpenText, — это и есть именно та цифровая платформа, с помощью которой предприятия Республики Казахстан смогут трансформировать свой бизнес, увеличить прибыль, повысить производительность и капитализацию.
Кроме того, в Программе заявлена цель: около 200 тысяч новых рабочих мест в цифровом секторе к 2021 году. И это, очевидно, должны быть казахстанские высококвалифицированные кадры. Для работы с инновационными решениями компаний SAP и OpenText потребуется обучение, сопровождение, локализация продуктов к требованиям, особенностям бизнеса, законодательству и регулированию Республики Казахстан. Поэтому получается, что внедрение SAP и OpenText полностью соответствует духу и букве программы «Цифровой Казахстан».
В решениях SAP S/4HANA и SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText нашли свое отражение лучшие мировые практики управления корпоративной информацией. Их изучение и последующее ведение проектов на их основе могут стать отличной профессиональной школой для разработчиков. Как правило, начиная продавать решения SAP и OpenText и оказывая услуги по их внедрению, партнеры SAP постепенно наращивают собственную компетенцию и выводят на рынок собственные адаптированные к местному рынку отраслевые решения, разработанные на их основе. В частности, наша компания, TerraLink, разработала на основе использования платформ SAP и OpenText решение, ориентированное на рынок Казахстана — решение TerraLink PME Docs, которое обеспечивает управление архивом инженерно-технических документов нефтедобывающих компаний.
— С какими казахстанскими продуктами вы знакомы, как вы оцениваете их качество и насколько, по-вашему, они конкурентоспособны?
— В Казахстане имеются системы, которые и выглядят вполне профессионально, и имеют вполне продвинутую функциональность. Наши казахстанские коллеги, например, очень тепло отзываются о системе «Тенгридок».
Как эксперт в области внедрений продукции OpenText, я лично вижу огромный потенциал для совместной работы на рынке Казахстана. В результате выгода будет общей — казахстанские пользователи смогут получить современный, локализованный, промышленный продукт, обеспечивающий потребности крупного бизнеса Республики в управлении организационно-распорядительными документами.
Понятно ведь, что наиболее высокий риск возникает не при использовании зарубежных решений, а при использовании решений, пусть даже родных и привычных, функциональность и технологическая основа которых морально устарели. Где гарантия, что такие системы, даже весьма распространенные на казахстанском рынке, будут соответствовать требованиям новой, цифровой экономики?
Было бы закономерно, если бы наши читатели поинтересовались — а почему вдруг документооборот? Сейчас в мире технологий много и других привлекательных идей — блокчейн, интернет вещей, роботизация рутинных процессов, искусственный интеллект, и это перечисление можно продолжить. Лидеры бизнеса, по определению, ориентированы на новое, и эти технологии им интересны. Однако согласитесь, что цифровая экономика плохо сочетается с бумажными документами. Невозможно заниматься инновациями, не решив базовые вопросы автоматизации бизнеса. И документооборот — один из них. Во всем мире огромное внимание уделяется обеспечению юридической значимости электронных документов. Мировая практика уже перешла от этапа интенсивных новаций к этапу стандартизации. Имеются такие общепризнанные мировые стандарты, как DoD, MoReq (dведение электронного документооборота), и другие, а также концепции ECM 2.0 (и уже 3.0), и для серьезных заказчиков крайне важно, чтобы внедряемая система им соответствовала. На этом фоне неразумно предлагать систему, которая выглядит как кнопочная Nokia по сравнению с iPhone X.
И не надо бояться конкуренции! Конкуренция — тяжелая и непростая вещь, но она необходима, чтобы стимулировать развитие. Тут бы я хотел привести слова Президента Назарбаева о конкуренции: «Без этого уважающая себя страна не может жить нормально. Нет конкуренции, отстанем и будем глотать пыль впереди идущих государств».
В результате, объединив усилия, мы сможем получить современный, промышленный, а главное — казахстанский продукт для управления бизнес-документами, отвечающий и текущим потребностям, и перспективам развития экономики Республики Казахстан.
Компания TerraLink, один из ведущих международных системных интеграторов, предоставляет услуги консалтинга и внедрения решений для бизнеса, включая решения для управления корпоративным контентом и автоматизации бизнес-процессов, управления ресурсами предприятия, а также услуги создания и поддержки ИТ-инфраструктуры для взаимодействия и коммуникаций. Уже более 25 лет клиенты доверяют компании внедрение решений корпоративного класса.
TerraLink имеет статусы SAP Gold Partner и OpenText Platinum Partner. Работа компании отмечена наградами MEE SAP Partner Excellence Award 2016, Партнер года SAP в странах СНГ 2016 и 2017, SAP Value Award 2017, OpenText Global Reseller of the Year 2016.
В команде более 300 сотрудников, офисы расположены в 5 странах.